Evaluering i Mercell

I denne veilederen tar vi for oss evalueringsfunksjonene i Mercell, og består av disse avsnittene:

Generelt om valg av evalueringsmetode

Evaluering av tilbud er et viktig og komplisert tema. Det er mange fallgruver, og valg av metode er ofte avgjørende for utfallet av konkurransen. Det finnes sjelden en fasit, og diskusjonen mellom forskjellige innkjøpere og jurister, tyder på at det også er uenighet om hvilke metoder som er best egnet i de forskjellige situasjonene.

På generell basis er er ingen evalueringsmetoder som er direkte ulovlige å bruke, så lenge metoden du benytter belønner de relative forskjellene i tilbudene. Før du bestemmer deg for hvilken metode du skal benytte, anbefaler vi at du vurderer fordeler og ulemper med de forskjellige metodene.

Ut fra rettspraksis og KOFA-avgjørelser ser vi at absolutt metode fremstår som et tryggere valg enn relativ metode. Fallgruvene og mulighetene for konflikt er flere ved bruk av relativ metode, fordi hvilken beregningsmodell du benytter for beregning av poeng på pris, vil ofte ha avgjørende betydning for utfallet av konkurransen.

Fanebladet Evaluering

Under dette fanebladet finner du seksjoner hvor du kan definere evalueringsmetode, ESPD-skjema eller kvalifikasjonskrav, krav, produkter og kriterier. Tilgjengelige seksjoner avhenger av type kunngjøring, om ESPD er aktivert og om evalueringsmetode er valgt.

Denne veilederen tar for seg oppsett av evalueringsmodulen i Mercell. Vi skal se på hvilke valg du har, hvordan dette ser ut for leverandørene og hvordan du kan bruke dette for å effektivisere tilbudsevalueringen.

I guiden Registrere tildelingskriterier viser vi deg hvordan du oppretter tildelingskriteriene.

Evalueringsoppsett

Her velger du om du ønsker å benytte deg av Mercells evalueringsmodul eller ikke. Standard valg er satt til "Ingen evaluering i Mercells system". For å aktivere evalueringsfunksjonene må du derfor velge ett av de andre alternativene i menyen.

Open

Laveste pris

Denne er ganske selvforklarende; tilbudet med laveste pris vinner. Metoden forutsetter at leverandørene oppgir priser i Mercell (Produkter).

Absolutt metode

Absolutt metode kalles gjerne “Prissetting av kvalitet”. Metoden fungerer slik at manglede oppfyllelse av kvalitets-kriteriene medfører et beregnet påslag på tilbyderens pris slik at man kommer frem til en sammenligningspris. Tilbyderen med laveste sammenligningspris utpekes som vinner. Metoden forutsetter at leverandørene oppgir priser i Mercell (Produkter).

Relativ metode

Med relativ metode regnes priser om til poeng. Dette er tradisjonelt den metoden som er mest brukt i Norge, mens i f.eks. Sverige brukes den i mindre grad.

Metoden forutsetter ikke at leverandørene oppgir priser i Mercell (Produkter), men dersom du allikevel benytter Produkter-funksjonen, vil leverandørenes priser legges til grunn for beregning av poeng på pris-kriteriet. Matematikken knyttet til denne beregningen beskrives lenger ned i denne guiden.

Kost / Nytte forhold

Med denne metoden er ikke pris et vektet kriterium. Her er det kun kvalitetskriterier som evalueres med poeng, og tilbydernes pris deles på oppnådde kvalitetspoeng (kost per poeng). Man kommer da frem til hvor mange kroner ett poeng koster. Metoden forutsetter at leverandørene oppgir priser i Mercell (Produkter).

Prisevaluering utenfor Mercell

Dette valget bruker du i tilfeller hvor du vil at leverandørene oppgir prisene direkte inn i Mercell (Produkter), men ønsker å beregne poeng på prisene selv med egne evalueringsmodeller. Denne muligheten har du ikke hvis du velger relativ metode som beskrevet ovenfor.

Oppsett av poeng og visning

I oppsettet kan du velge hvilken poengskala som skal brukes i evalueringen av tilbud. 

Open

Tilbyders poengskala

Er bare relevant når du ønsker at tilbydere skal gi seg selv poeng på et kriterium. Dette forutsetter valgt responstype "Poeng" på kriteriet. Les mer om respons på kriterier i denne guiden Respons på tildelingskriterier

Min/Maks Poeng på kriterier

Her skal du oppgi hvilken poengskala du skal bruke under evalueringen av tildelingskriteriene. Mest brukt er 0 - 10 men 0 - 100 er også brukt.

Produktevaluering

Kan brukes når du vil evaluere kvalitative egenskaper ved priselementene du registrerer under Produkter. Systemet vil da opprette et tildelingskriterium kalt "Produkter" (dette kan du døpe om til f.eks. ‘Kvalitet’). Hver enkelt varelinje må vektes på en skala fra 1-10, og du må sette en kvalitetsscore på alle varelinjene. 

Vis kriterier til leverandør

Huk av for å vise tildelingskriteriene for leverandørene. Når subkriterier legges til, kan du velge om disse også skal vises for leverandør.

Synlighet prosentvis vekting

Velg om leverandør skal se prosentvis vekting:

Open

Du kan velge å vise prosentvis vekting på alle kriterier, kun på hovedkriteriet eller skjule prosentvis vekting for leverandører.

Evalueringsmetodene forklart

I all hovedsak er det 3 metoder innebygget i Mercell:

• Absolutt metode

• Relativ metode

• Kost/nytte forhold

Som beskrevet innledningsvis, er det først og fremst når leverandørene registrerer prisene i Mercell du må være kjent med hvordan Mercell foretar beregning av poeng (relativ) eller kostnadspåslag (absolutt).

Relativ metode

Mercell sin relative evalueringsmetode opererer med referansepriser for beregning av antall poeng en leverandør skal oppnå på priskriteriet.

Mottatte pristilbud blir plassert (lineært) mellom referansenivåene i dette intervallet og rangert i forhold til plassering. I praksis vil det si at et mottatt pristilbud som er lik laveste referansepris, vil få maksimalt antall poeng. Eksempel:

Open

Laveste referansepris settes automatisk til laveste tilbudspris, men dette kan innkjøper justere.

Innkjøper anbefales å ha et bevisst forhold til referanseprisene i hver konkurranse, og da spesielt den høyeste referanseprisen, fordi desto høyere referanseprisen settes, jo mindre utslag vil prisforskjellene gi.

For å beregne poengene i forhold til referansepris, blir følgende kalkulering gjort:

Open

For å kunne beregne poeng ut fra mottatte pristilbud, er prisene plassert på skalaen mellom laveste og høyeste referansepris. Dette blir gjort ved å bruke følgende kalkulering:

Open

Endre/justere referanseverdier

Når man benytter relativ evalueringsmetode må man ta stilling til referanseprisene. Når tilbudene er åpnet, så vil laveste og høyeste referanserpris være automatisk beregnet (se formel ovenfor), men innkjøpere bør likevel ta aktivt stilling til referanseverdiene. Dette gjøres ved å gå til tildelingskriterier på konkurransen:

Open

Klikk på ‘Pris’ og legg inn ønskede referansepriser i boksene ‘Mellom’. Du ser også hvilke verdier systemet har beregnet ut fra formelen vist ovenfor.

Open

Evaluering av kvalitative kriterier

Score på kvalitetskriterier legges inn manuelt av den som evaluerer tilbudene. Vektet poengsum beregnes slik: Oppnådd poeng på kriteriet*prosentvekt på kriteriet = Vektet poengsum. 

Eksempel:

10 poeng oppnådd på et kriteriet med 50 % vekt:

10 * 50 % = 5 poeng vektet poengsum.

Absolutt metode

Prissetting av kvalitet innebærer at man ved hjelp av matematiske formler uttrykker kvalitetspoeng i kronebeløp.

Kort forklart innebærer denne metoden at man legger tilbudets pris til grunn, og at denne blir matematisk justert basert på poengene som er gitt på de kvalitative kriteriene. Hvis et tilbud oppnår maksimal poengscore på alle kvalitative kriterier vil pristillegget være 0, mens tillegget vil øke jo lavere score tilbudet får på de kvalitative kriteriene. 

Begrep

Nedenfor vil du finne en forklaring på begrepene som benyttes i Mercells absolutte metode. Disse begrepene vil du finne igjen i simuleringsfilen som du kan laste ned fra fanen "Kriterier" dersom absolutt metode er valgt.

Minimum og maksimum poengscore

Du setter en minimum og maksimum poengscore. Dette gjør du i evalueringsoppsettet. Innstillingene bestemmer hvordan formelen skal regne seg fram til kvalitetskompensasjonen. Man står fritt til å velge hva minimum og maksimum score skal være, men den mest brukte «skalaen» er fra 0 – 10.

Kalkuleringsvekt

Kalkuleringsvekten beregnes automatisk av systemet og viser forholdet mellom vekting av pris og kvalitet. Kalkuleringsvekt er også kjent som «faktor» i andre tilsvarende evalueringsmetoder. Kalkuleringsvekten er faktoren man ganger med for å beregne størrelsen på påslaget. Dersom prosentvis vekt på kvalitative kriterier og pris er lik (50/50), vil kalkuleringsvekten være 1,00. I praksis betyr dette at dersom man scorer 0 poeng på kvalitative kriterier, blir påslaget likt opprinnelig tilbudspris.

Kalkuleringsvekt = (1-prosentvekt pris)/prosentvekt pris

Ved 50 % vekting av pris og kvalitet:

(1-50%) / 50% = 1 (kalkuleringsvekt)

Høyeste kvalitet

Tallet som kalkuleres som «Høyeste kvalitet» brukes til å beregne korrekt oppnådd kvalitet, og er i så måte kun en «mellomregningsfaktor» for å kunne regne ut prosentvis oppnåelse basert på poeng oppgitt som desimaltall eller heltall.

For å komme frem til dette tallet gjøres følgende:

((Maksimum poengscore – Minimum poengscore) *(Prosentvekt kvalitet)) * 100 = Høyeste kvalitet

Eksempel med skala 0-10 og prosentvekt 50% på kvalitet:

((10 – 0) * (0,5)) * 100 = 500

Oppnådd kvalitet

Oppnådd kvalitet beregnes i prosent ved å kalkulere hvor langt unna minimum poengsum kvaliteten på tilbudt vare/tjeneste er. Dersom det kvalitative får maksimal poengscore, vil oppnådd kvalitet være 100 %. Man vil da heller ikke få kvalitetskompensasjon.

(((Oppnådd poengscore – Minimum poengscore) * Prosentvis vekt kvalitet)/Høyeste kvalitet)*100

Eksempel dersom vekt er 50 %, skala er 0-10 og oppnådd poengscore er 10 poeng:

(((10-0) * 50%) / 500) * 100 = 100%

Kvalitetskompensasjon

Kvalitetskompensasjonen beregnes ut fra kalkuringsvekte, altså forholdet mellom kvalitet og pris, hvor høy prosentvis oppnådd kvalitet tilbudet har og den opprinnelige prisen som er mottatt i tilbudet.

Kvalitetskompensasjon = Pris * (1- Oppnådd kvalitet) * Kalkuleringsvekt

Eksempel ved pris 150000, vekt 50% og oppnådd kvalitet 50%:

150000 * (1 - 50% ) * 1 = 75000 (kvalitetskompensasjon)

Sammenligningspris

Sammenligningsprisen er kort fortalt tilbudets pris + kvalitetskompensasjon. Det er sammenligningsprisen som avgjør hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Leverandøren med laveste sammenligningspris er vinner av konkurransen.

Pris + Kvalitetskompensasjon = Sammenligningspris

Eksempel med tilbud på 150.000, oppnådd kvalitet 50% og vekt 50%:

150.000 + 75.000 = 225.000 (Sammenligningspris)

Praktisk eksempel

I dette eksemplet er minimum – maksimum poengscore satt 0 – 10 poeng. Der er tre kriterier:

• Pris (40 %)

• Kvalitet (40%)

• Service (20%)

Med dette oppsettet beregnes kalkuleringsvekten slik ut fra prosentvis vekt av pris:

(1 - 40 % )/ 40 % = 1,50

De kvalitative kriteriene regnes sammen for å beregne «Høyeste kvalitet», og opp mot minimum og maksimum mulige poengscore:

((10 - 0) * 40 % + (10 - 0) * 20 %) * 100 = 600

Dermed er kalkuleringsvekten 1,5 og Høyeste kvalitet 600 i dette eksemplet.

Beregning av sammenligningspris for Profilhuset AS

Med opplysningen oppgitt i tabellen ovenfor og ved benyttede formler beskrevet ovenfor, så har Profilhuset oppnådd kvalitet på 80%.

For å beregne kvalitetskompensasjon gjøres da følgende:

1.500.000 * (1 - 80 %) * 1,5 = 450.000

Sammenligningspris = 1.500.000 + 450.000 = 1.950.000

Beregning av sammenligningspris for Reklame AS

Med opplysningen oppgitt i tabellen ovenfor og ved benyttede formler beskrevet ovenfor, så har Profilhuset oppnådd kvalitet på 96,67%.

For å beregne kvalitetskompensasjon gjøres da følgende:

1.800.000 * (1 - 96,67 %) * 1,5 = 90.000

Sammenligningspris = 1.800.000 + 90.000 = 1.890.000

Reklame AS har dermed den laveste sammenligningsprisen, og har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.

Slik ser resultatet ut:

Pedagogisk forklaring

Selv om den matematiske metoden kan fremstå som noe komplisert, så finnes det en grei forklaring på hva resultatet blir ved å benytte denne metoden.

Den matematiske beregningen er nødvendig for at systemet skal kunne beregne kvalitetskompensasjonen riktig med mange faktorer å ta stilling til, men den pedagogiske forklaringen av selve resultatet kan forklares noe enklere.

I eksemplet der pris har 40 % vekt, Kvalitet har 40 % vekt og Service har 20 % vekt framkommer kalkuleringsvekten (forhold mellom kvalitativ og pris) slik:

Kalkuleringsvekt Kvalitet (Kvalitet/Pris) = 40 / 40 = 1

Kalkuleringsvekt Service (Service/Pris) = 20 / 40 = 0,5

Til sammen blir derfor kalkuleringsvekten 1,5, som vist i eksemplet ovenfor. Det den matematiske tilnærmingen i praksis gjør er altså følgende:

Profilhuset AS scorer 7 poeng på Kvalitet. Maks score er 10. Det betyr at scoren er 30 % lavere enn maks score. Påslagsprosenten er altså 30 %, og denne må ganges med kalkuleringsvekten. I dette tilfellet er denne 1 på kriteriet Kvalitet, og påslagsprosenten er da 30 %*1 = 30 %.

Det betyr at på det ene kvalitetskriteriet «Kvalitet» beregnes følgende:

1.500.000 * 30 % = 

450.000 i påslag

På kriteriet «Service» har Profilhuset AS 10 poeng, som er lik maks poeng, og skal da ikke ha noe påslag.

1.500.000 * 0 % = 0 i påslag

Sammenligningspris (Pris + totalt påslag):

1.500.000 + 450.000 = 1.950.000

Reklame AS scorer 9 poeng på «Service». Maks score er 10. Det betyr at scoren er 10 % lavere enn maks score. Påslagsprosenten er altså 10 %, og denne ganges med kalkuleringsvekten. I dette tilfellet er denne 0,5 på kriteriet Service, og påslagsprosenten er da 10 % * 0,5= 5 %.

Det betyr at på det ene kvalitetskriteriet «Service» beregnes følgende:

1.800.000 * 5 % = 90.000 i påslag

Reklame AS får 10 poeng på kriteriet «Kvalitet», som er lik maks poeng, og skal da ikke ha noe påslag.

1.800.000 * 0 % = 0 i påslag

Sammenligningspris (Pris + totalt påslag):

1.800.000 + 90.000 = 1.890.000

Kost / nytte forhold

Denne metoden er beregnet til situasjoner hvor:

• prisene er forutbestemt,

• du forventer tilnærmet like priser, eller

• leverandørene skal forholde seg til et fast budsjett.

I slike situasjoner er det lite hensiktsmessig å bruke vanlige evalueringsmetoder hvor du også vekter priselementet, siden alle leverandørene vil få tilnærmet lik score på pris. Med kost/nytte-metoden kan du derfor bruke hele vektingsskalaen på de kvalitative kriteriene.

Det fungerer slik at du oppgir vekting på kvalitetskriteriene, og i evalueringen gir du leverandørene poengscore basert på tilbudenes kvalitative egenskaper.

Leverandørene har fylt inn pris under ‘Produkter’ og de enkelte tilbydernes totalpris blir dividert på summen av oppnådd score på kvalitetskriteriene. Resultatet er et tall som indikerer pris pr. kvalitetspoeng. Leverandøren med laveste pris pr. poeng vinner konkurransen.

Relaterte artikler