Opprette og administrere maler
- Former user (Deleted)
Denne veilederen er skrevet for systemadministratorer og andre som er ansvarlig for strukturen og oppbyggingen av Mercell i din virksomhet. Dersom du ikke har en slik rolle, vil du ikke ha mulighet til å opprette maler. Kontakt din systemadministrator dersom du trenger denne tilgangen eller hvis du savner noen maler.
Innhold:
- 1 Generelt om maler
- 2 Hvordan maler er organisert i Mercell
- 3 Tilgang til malene
- 4 Hvor ligger malene og hva inneholder de?
- 5 Slik oppretter du en ny anbudsmal
- 6 Opprette en ny mal med dynamisk dokument
- 7 Slik gjør du endringer i en dynamisk dokumentmal
- 8 Opprette en konkurranse basert på en mal
- 9 Kopiere maler fra en samarbeidende virksomhet
Generelt om maler
Flere steder i Mercell har du mulighet til å sette inn et forhåndsdefinert innhold. Dette forhåndsdefinerte innholdet kalles med en fellesbetegnelse "maler".
En mal er et sett med forhåndsdefinert innhold. Det kan være:
Forhåndsdefinerte ESPD-skjema og kvalifikasjonskrav
Forhåndsdefinerte krav og tildelingskriterier
Forhåndsdefinerte prisskjemaoppsett
Dynamiske dokumentmaler
Milepæler
I denne veilederen går vi gjennom hvordan du oppretter og administrerer slike maler i din virksomhet.
Du kan ikke lage maler for andre typer dokumenter enn dynamiske dokumenter. Det er altså ikke mulig å lage maler for Word-dokumenter eller Excel-regneark i Mercell.
Hvordan maler er organisert i Mercell
Maler er i praksis en egen kategori med funksjoner på linje med konkurranser og avtaler.
Maler må derfor organiseres i prosjekter på samme måte som konkurranser og avtaler, og derfor vil du se fanen Maler i alle prosjektene i Mercell. De er derfor lett tilgjengelig og måten de er organisert på gjør funksjonen fleksibel. Men denne fleksibiliteten medfører også at oppsettet fort kan bli rotete og uoversiktlig hvis du ikke har en klar plan for hvordan malene struktureres og organiseres.
Anbefalt struktur for maler
Først og fremst anbefaler vi at dere oppretter et eget prosjekt for malene, eller flere mal-prosjekter, slik at dere har alle maler samlet. Dette gjør det enklere og finne frem til og administrere malene.
Videre anbefaler vi på det sterkeste at alle andre brukere enn mal-administratorer kun skal ha lesetilgang til mal-prosjektet. Dette for å forhindre at en bruker uforvarende kan komme til å gjøre endringer i malene eller opprette nye maler som så blir tilgjengelig for hele virksomheten. Vi garanterer at det blir mye rot i løpet av kort tid hvis du ikke er restriktiv på rettighetene.
Vi anbefaler også at mal-prosjektet heter "00 - Maler". Når du setter 00 (null-null) foran, vil mal-prosjektet alltid ligge øverst i oversikten over prosjekter.
Tilgang til malene
Med tilgang mener vi hvem som skal kunne bruke malene i Mercell. Tilganger og rettigheter til malene styrer du på fanen Brukere på prosjektet hvor du plasserer malene.
Du kan gjøre malene tilgjengelig for hele virksomheten. Da klikker du på Hele virksomheten til venstre, og markerer for Lese - Kun lesetilgang. Dette gjør at også nye brukere som blir registrert i Mercell senere, automatisk får tilgang til malene.
Vær påpasselig med at vanlige brukere kun skal ha lese-tilgang. På den måten reduserer du muligheten for at noen uforvarende kan komme til å endre på malene.
Hvis det er forskjellige grupper i din virksomhet som skal ha tilgang til forskjellige maler, kan du løse dette med å opprette egne mal-prosjekter til de forskjellige gruppene, og differensiere tilgangen til mal-prosjektene for de forskjellige brukerne. Det kan f.eks. være at brukere på bygg- og eiendomsseksjonen skal ha egne maler tilpasset bygg-anskaffelser, mens brukere som jobber med andre anskaffelser skal ha mer generelle maler.
Dele maler med samarbeidende virksomheter
Hvis dere har samarbeidende virksomheter kan du gjøre malene tilgjengelig også for disse. Dette styrer du på Brukere-fanen, og velger virksomhet fra rullegardinen til venstre, velger brukere (evt. hele virksomheten) og gir lesetilgang til de brukerne som skal ha tilgang til malene.
Hvor ligger malene og hva inneholder de?
Maler ligger under fanen Maler i prosjektet.
Maler-fanen har 3 undermenyer:
Anbudsmaler
Avtalemaler
Dynamiske dokumentmaler
Hva er en anbudsmal?
En anbudsmal kan du se på som en verktøykasse som kan ha forskjellige typer innhold. En anbudsmal kan inneholde bare ett element (f.eks. ESPD avvisningsgrunner), eller flere elementer på en gang, slik som:
Kvalifikasjonskrav og ESPD-skjema
Tildelingskriterier
Krav
Dynamiske dokumenter
På den måten kan man f.eks. lage en mal for "Rammeavtale for kjøp av varer over EØS-terskelverdi" som inneholder følgende:
Alle ESPD avvisningsgrunner er huket av
Standard kvalifikasjonskrav for vareleveranser er registrert
Standard oppsett for tildelingskriterier for bruk ved vareanskaffelser er registrert
Dynamisk konkurransegrunnlag tilpasset rammeavtale for vareanskaffelser over EØS
Innholdet i malene bestemmer du når du oppretter malen. Når man senere henter inn en mal i en konkurranse, kan man selvsagt tilpasse innholdet i den aktuelle konkurransen etterpå, uten at dette påvirker selve malen.
I tillegg til å sette inn enkeltelementer i en konkurranse, kan du også opprette en helt ny konkurranse med hele malens innhold. Dermed kan man opprette et bibliotek med konkurransemaler som brukerne kan bruke som et utgangspunkt i nye konkurranser, uten at de trenger å "finne opp hjulet" på nytt hver gang. Dette er også årsaken til at anbudsmalen heter nettopp "Anbudsmal".
Hva er en avtalemal?
Avtalemaler er i praksis maler for milepæler knyttet til avtaler. Det kan være at dere har et standard opplegg for avtaleoppfølging med forhåndsdefinerte aktiviteter som skal utføres underveis i avtalen. Milepælsmaler gir dere derfor et godt utgangspunkt for at alle avtalene følger et standard opplegg for oppfølging.
Slik oppretter du en milepælsmal for avtaler.
Hva er dynamiske dokumentmaler?
Når du oppretter et nytt dokument i Word, kan du velge fra et bibliotek med ferdige dokumentmaler. Innebygget i Word finnes det en rekke ferdige maler, og du kan i tillegg opprette dine egne maler, eller virksomheten du jobber i kan ha laget et bibliotek med maler for brev, interne notater, etc.
I Mercell er en dynamisk dokumentmal en slik mal for et dynamisk dokument. På samme måte som i Word kan du velge fra et bibliotek med dokumentmaler når du står i Dynamiske dokumenter i Mercell. Disse dynamiske dokumentene er ikke Word-dokumenter, men de har mange av de samme funksjonene.
Men så kommer det fiffige. En anbudsmal kan inneholde flere dynamiske dokumentmaler. Du kan f.eks. opprette en anbudsmal med egne dynamiske dokumentmaler for:
Konkurransegrunnlag
Standard kontraktsvilkår
Bilag til kontrakten
Leverandørens besvarte kravspesifikasjon
Prisbilag
etc.
Et annet eksempel på en slik dokumentpakke er en avtale bestående av selve avtaleteksten samt en rekke bilag. Typiske eksempler på dette er SSA-avtalene. I en slik mal kan man opprette selve avtaleteksten og hvert bilag som separate dynamiske dokumenter.
Når du så registrerer en ny konkurranse, og du ønsker å sette inn en pakke med dokumenter som hører naturlig sammen, henter du inn anbudsmalen inneholdende alle disse dokumentene med kun 3 museklikk. På den måten slipper du altså å sette inn én og én dokumentmal.
Hvordan du oppretter en ny dynamisk dokumentmal kan du lese om her Opprette en dynamisk dokumentmal.
Slik oppretter du en ny anbudsmal
Før du begynner å lage maler, bør du altså opprette et prosjekt som du samler malene i. Vi går derfor ut fra at du nå har opprettet dette prosjektet som beskrevet ovenfor. Hvis ikke gjør du dette nå før du går videre.
Eksempel 1: mal for ESPD-skjema
I dette første eksemplet skal vi lage en mal for ESPD-skjema med avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav for vareanskaffelser over EU-terskelverdi. Fremgangsmåten er den samme for å opprette mal for krav og tildelingskriterier.
Vi skal altså opprette et ferdig oppsett av kvalifikasjonskrav som Mercell-brukerne i virksomheten din skal bruke som utgangspunkt for fremtidige anskaffelser. Malen skal også inneholde alle 24 ESPD avvisningsgrunnene ferdig huket av, slik at man slipper å huke de av manuelt.
En mal kan ikke oppstå fra intet, men må opprettes fra en konkurranse. Så første steg er altså å opprette en ny konkurranse. Denne konkurransen er kun en dummy-konkurranse og skal ikke publiseres. Dersom du i stedet ønsker å opprette en mal på en allerede registrert konkurranse, kan du hoppe rett til avsnittet Opprett malen
Vi anbefaler at du kaller konkurransen "[Malkilde] xxxx", slik at du senere lett kan se at denne konkurransen ikke er en ordinær konkurranse, men at den er en kilde for en mal. Dette reduserer sjansen for forvirring senere.
I det første bildet anbefaler vi at du velger riktig type kunngjøring, aktuell terskelverdi og forskrift, samt aktuelt kunngjøringsskjema. Årsaken til dette er at man også kan opprette en ny konkurranse basert på denne malen i tillegg til å bruke bare deler av malen når man registrerer en konkurranse fra scratch.
Pass på å velge riktig prosjekt: 00 - Maler i vårt tilfelle.
Klikk på Lagre som vanlig.
I det neste bildet kan du nå klikke på søppelbøtta på alle de funksjonene du ikke skal bruke i malen. I vår mal skal vi bare bruke ESPD avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav, og vi fjerner derfor alle de andre funksjonene for å gjøre det hele mer oversiktlig. Klikk på Lagre.
Du trenger ikke fylle ut noe på fanen Beskrivelser, men kan gå rett til Avvisningsgrunner. Huk av på de avvisningsgrunnene som malen skal inneholde. Vi anbefaler at alle er huket av.
Gå til ESPD Kvalifikasjonskrav og huk av for de kravene du skal ha i malen. Klikk så på blyanten for å legge til en beskrivelse av minimumskrav og dokumentasjonskrav.
Husk å lagre underveis.
Opprett malen
Når du er fornøyd med oppsettet mht. de kravene malen skal inneholde, klikker du på Opprett ny mal.
Klikk Ja på boksen som dukker opp.
Velg hvilket prosjekt malen skal lagres. Hvis du har fulgt oppskriften så langt, klikker du bare OK.
Du kommer til dette bildet som er oppsettet for denne malen.
Det er i dette bilde du velger hva malen inneholder, og i praksis bestemmer du her hvor i Mercell brukerne kan velge nettopp denne malen.
Her må du nå endre navnet. Legg merke til at systemet automatisk henter navnet fra konkurransen du stod i, og legger til "[Mal] for" foran navnet på konkurransen. Slett det som ikke passer og velg et navn som gir brukerne informasjon om malens bruksområde og hva malen inneholder. Klikk på søppelbøtta på de elementene malen ikke skal inneholde, i vårt eksempel Kriterier og Skjema.
Klikk så på Lagre.
Du har nå opprettet en ny mal som er tilgjengelig for de brukerne som har lesetilgang til prosjektet.
Etter at malen er opprettet, er det ingen form for sammenheng mellom malen og malkilde-konkurransen du opprettet malen fra, og det er ingen form for kobling mellom de to.
Når du har opprettet malen, kan du gjerne gå tilbake til Konkurranser-fanen i mal-prosjektet, og legge malkilde-konkurransen i arkivet. Da vil konkurransen forsvinne fra listen over konkurranser for brukerne, men du har muligheten til å ta den frem igjen senere, dersom du på et senere tidspunkt må gjenopprette malen på grunn av at den har blitt slettet eller endret.
Skal du opprette flere varianter med andre kvalifikasjonskrav, eller opprette nye maler med f.eks. Krav eller Kriterier, følger du akkurat samme oppskrift som over, men du legger selvsagt inn de kravene og kriteriene som skal utgjøre malen.
Opprette en ny mal med dynamisk dokument
Når du skal opprette en mal inneholdende en dynamisk dokumentmal, begynner du på samme måte som over:
Gå til prosjektet 00 - Maler
Gå til Konkurranser-fanen og opprett en ny konkurranse
Igjen er det viktig at du kaller konkurransen "[Malkilde] xxx" slik at du lettere holder oversikt over hvor du er i systemet.
Nå klikker du på søppelbøtta for alle elementene utenom Dynamiske dokumenter. ESPD Avvisningsgrunner får du ikke fjernet, men dette fjerner du når du har opprettet malen.
Hvordan du oppretter selve dokumentmalen kan du lese i denne guiden.
For øvrig følger du samme fremgangsmåte som ovenfor ved å klikke på ‘Opprett ny mal’.
Slik gjør du endringer i en mal
På ett eller annet tidspunkt vil du få behov for å gjøre endringer i malene. For å endre en mal går du inn på mal-prosjektet, går til fanen Maler og og velger den malen du vil endre.
Klikk på det du ønsker å endre og gjør de nødvendige endringene. Når du klikker på Lagre, har du endret malen for fremtidig bruk. Dette vil ikke ha tilbakevirkende kraft på konkurranser hvor den gamle malen har vært brukt.
Slik gjør du endringer i en dynamisk dokumentmal
Følg samme oppskrift for å endre en anbudsmal, men nå velger du hvilket dokument du ønsker å endre. I eksemplet skal vi endre konkurransegrunnlaget i malen for åpen anbudskonkurranse FOA del III.
Du kommer nå inn i anbudsmalen. Klikk på Dynamiske dokumenter.
Klikk på dokumentet du skal endre. I denne malen er det kun ett dokument, men som nevnt tidligere kan en mal også inneholde flere dokumenter.
Klikk på fanen Innhold og gjør de nødvendige endringene. Klikk på Lagre når du er ferdig.
Dokumentmalen er nå endret og klar til fremtidig bruk. Dette vil ikke ha tilbakevirkende kraft på konkurranser hvor den gamle malen har vært brukt.
Du vil også finne det samme dokumentet under menyen Dynamiske dokumentmaler, og du kan velge å klikke deg inn på dokumentet her i stedet for å gå via Anbudsmaler. Velg den metoden som passer deg best, men det er viktig at du til enhver tid er klar over hvor i systemet du er.
Slik oppretter du en mal for milepæler til avtaler
Når du står i mal-prosjektet velger du fanen Avtaler og klikk på legg til
Gi avtalemalen et navn og fyll så ut alle obligatoriske felter merket med * stjerne. Det har ingen betydning hva du legger inn som varighet og annen informasjon. Klikk så på Lagre.
Gå til fanen Milepæl og legg til de milepælene malen skal inneholde.
Les denne guiden for å få noen gode tips om hvordan du oppretter en oppfølgingsplan for avtaler.
Husk å lagre. Når du er fornøyd med milepælene, klikker du ‘Lagre’, og deretter ‘Opprett ny mal’
Klikk OK
I neste bilde må du velge prosjekt. Hvis du stod i riktig prosjekt da du opprettet avtalen, klikker du OK.
Du får opp bildet nedenfor. Her endrer du navn på malen. Pass på å gi malen et beskrivende navn. Klikk på Lagre.
Malen er nå ferdig og klar til bruk. Klikk på Tilbake, og du kommer så tilbake til malkilden, klikk deg videre tilbake til prosjektet. Prosjektet finner du som en link rett under avtalenavnet til venstre på skjermen.
I mal-prosjektet vil du finne både de milepælene som er lagt inn i malen og de milepælene som ligger i malkilde-avtalen, noe som medfører at alle milepælene ligger dobbelt opp.
Hvis du ønsker å rydde opp i dette må du gå inn på malkilde-avtalen og slette milepælene.
Du skal ikke slette alle milepælene som ligger på mal-prosjektet. Hvis du gjør dette, vil du slette milepælene i malen du akkurat har opprettet.
Bruk av milepælsmalen
Når man skal sette inn en milepælsmal i en avtale, må dette gjøres mens avtalen er i redigeringsmodus. Det betyr at hvis man ønsker å sette inn malen i en allerede aktivert avtale, må man klikke på blyanten for å opprette en ny versjon. Legg så inn malen og klikk på Lagre.
Men du trenger ikke å aktivere den nye versjonen. Du kan i stedet klikke Kanseller endringene og milepælene vil allikevel bli lagret på avtalen.
Man kan også legge inn en milepælsplan på leverandøren(e) i avtalen. Det kan være nyttig hvis det er en parallell avtale med flere leverandører. Da må man klikke seg inn på de enkelte leverandørene, velge fanen Milepæler og sette inn malen. Dette kan gjøres selv om avtalen er aktivert.
Opprette en konkurranse basert på en mal
Tidligere har vi sett at du kan sette inn maler for ESPD-skjema, Krav og Kriterier etc. i en konkurranse når du registrerer den. Vi nevnte også tidligere at når du oppretter en malkilde-konkurranse, så bør du velge riktig type kunngjøring, terskelverdi, forskrift etc.
Dette gjør man fordi man også kan opprette en helt ny konkurranse basert på malen. I dette eksemplet har vi laget en komplett konkurransemal for kjøp av konsulenttjenester etter FOA del III. Denne malen inneholder disse elementene:
Denne malen kan du nå bruke for å opprette en ny konkurranse med alt dette innholdet.
Gå til mal-prosjektet og fanen Maler.
Når du holder musepekeren over dette ikonet får du opp en boks som forteller hva malen inneholder.
Klikk på knappen:
Velg hvilket prosjekt konkurransen skal ligge i og klikk OK.
I bildet som kommer opp er mange av innstillingene allerede definert. Det du må legge inn er tittelen på konkurransen og type kontrakt. Klikk på Lagre.
Den nye konkurransen inneholder nå det samme som malen.
Kopiere maler fra en samarbeidende virksomhet
Når en samarbeidende virksomhet har delt sine maler med dere, kan du bruke disse malene direkte ved å bruke metodene beskrevet ovenfor. Dersom dere ønsker å kopiere en mal for å gjøre lokale endringer, kan du gjøre dette ved å opprette en konkurranse basert på en mal som beskrevet i forrige avsnitt.
Deretter gjør du de nødvendige endringer i malen, og klikker på Opprett mal.
Relaterte artikler