Avdelinger - Beskrivelse av funksjonalitet
- Former user (Deleted)
Innledning
Denne artikkelen beskriver muligheten for å dele opp virksomheten i avdelinger i Mercell-portalen. Avdelinger gir muligheten til å styre/begrense rettigheter til prosjekter, konkurranser, avtaler og andre elementer som ligger hos virksomheten.
Oppsett av avdelinger
For at en bruker skal kunne sette opp avdelinger i sin virksomhet, så må virksomheten ha lisens for “Avdelinger”-funksjonen. Dette settes opp av en kontaktperson i Mercell. Kontakt support eller din kundekontakt for å legge til denne lisensen.
Administrator-funksjonalitet
Når virksomheten din har Avdelinger-lisens, kan brukeren som er definert som kundeadministrator i Mercell-portalen opprette avdelinger, og legge til brukere i disse.
Opprette en avdeling
For å opprette eller endre en avdeling, går man til firmainformasjon ved å klikke på virksomhetens navn øverst til høyre:
Deretter går man til fanen “Avdelinger”. Denne fanen er kun synlig når virksomheten har Avdelinger-lisens.
På skjermbilde nedenfor er en avdeling allerede opprettet (IT - Avdeling). For å opprette en ny avdeling, klikker man på + tegnet eller “Legg til”
Man kommer da til registrering av avdelingen. Her skal man gi avdelingen et navn.
Det er også valg for å opprette underavdeling til en allerede opprettet avdeling. Dette forutsetter at man har opprettet en avdeling tidligere. Dersom man huker av for “Opprett underavdeling”, så må man velge hvilken avdeling denne underavdelingen skal ligge under.
Man har mulighet for å legge til spesifikke detaljer om avdelingen, hvis man ønsker dette. Dette er spesielt relevant om avdelingen f.eks. har en annen adresse enn hovedvirksomheten.
Dersom man skal kunngjøre konkurranser over EU terskelverdi, må feltet “Org.nummer” utfylles. Dette kan være samme organisasjonsnummer som hovedvirksomheten eller et annet organisasjonsnummer. Adresseinformasjon og organisasjonsnummer til avdelingen blir automatisk fylt ut i kunngjøringsskjemaet.
I dette eksemplet ønskes ikke egen informasjon om adresse. Klikk “OK” for å opprette avdelingen:
Avdelingen er nå opprettet, og man kan legge til brukere som skal høre til under denne.
Legge til kontakter i avdelingen
Gå inn på den aktuelle avdelingen, ved å klikke på avdelingens navn i oversikten i fanebladet “Avdelinger”
Klikk deretter på fanen “Kontakter”
En kundeadministrator kan legge til brukere.
Det er kun mulig å legge til en bruker dersom denne personen ikke er i en avdeling fra før. Dette betyr at samme bruker ikke kan være tilknyttet flere avdelinger.
Merk at man ikke kan fjerne en bruker fra en avdeling, når denne er lagt til. Dersom man ønsker å “flytte” brukeren, må brukeren de-aktiveres, og legges til på nytt i eventuell annen avdeling.
Når administrator klikker på “Legg til”, vil man kunne velge mellom brukerne i virksomheten. Dersom ønsket bruker ikke finnes i listen, betyr det enten at brukeren ikke er opprettet eller at den allerede er registrert i en annen avdeling.
Huk av ved ønsket bruker, og klikk OK for å fortsette
Brukeren er nå lagt til. For å legge til lisenser eller eventuelt markere brukeren som “Avdelingsadministrator”, klikker man på brukerens navn.
Informasjon om brukeren:
Rettighetene til avdelingsadministrator er knyttet til tilgang til innhold som andre brukere i virksomheten har tilgang til. Dette betyr at dersom en medarbeider i avdelingen blir gitt lesetilgang til et prosjekt, vil avdelingsadministrator arve denne tilgangen.
Aktivitet | Avdelingsadmin. | Virksomhetsadmin. |
|---|---|---|
Administrere avdelingsinformasjonen |
| |
Endre avdelingens logo | ||
Administrere avdelingens brukere | ||
Arve rettigheter fra alle brukere | ||
Arve rettigheter fra avdelingens brukere |
Laste opp avdelingslogo
Dersom avdelingen har en annen logo enn hovedvirksomheten, kan dette lastes opp ved å klikke på virksomhetsnavnet. Det er kun virksomhetsadministrator som laste opp logo.
Logoen brukes i portalen og i dynamiske dokumenter.
Klikk på avdelingen.
Klikk på knappen for laste opp logo, og velg bildefil fra filutforskeren som dukker opp. Bruk jpg eller png bildefil med god oppløsning.
Logo lastes opp. Dersom du får en feilmelding er filformatet ikke støttet, og du må velge et annet format.
Klikk Lagre.
Kunngjøring av konkurranse tilknyttet avdeling
Dersom en bruker tilknyttet en avdeling ønsker å opprette en konkurranse, vil det automatisk være avhuket for dette ved opprettelse av konkurransen. Merk at det først må opprettes et prosjekt i avdelingen.
En bruker i hovedvirksomheten har også mulighet til å opprette konkurranser tilknyttet avdelingen, men en bruker tilknyttet avdelingen har ikke tilgang til å opprette konkurranser på hovedvirksomheten eller andre avdelinger, med mindre man blir gitt tilgang til dette på prosjektnivå.
Oppdragsgiverens navn vil fremkomme slik: Navn på hovedvirksomhet - Avdeling.
I skjema:
På kunngjøringen i Mercell:
Gi rettigheter til hovedvirksomhetens eller andre avdelingers prosjekt
Ved å bruke avdelinger, vil det bli enklere å håndtere tilganger til konkurranser og avtaler for medarbeidere som jobber i samme avdeling.
Man kan gi rettigheter til enkeltbrukere eller hele avdelinger på prosjekter eller øvrige elementer. I fanen “Brukere” velger man aktuell avdeling i nedtrekksmenyen:
Dersom man velger hele avdelingen, vil alle brukere i denne få tilgang til prosjektet/elementet:
Her er Lesetilgang gitt, og brukeren legges til under oversikten:
Dersom rettighet er gitt til hele avdelingen, vil man kunne se denne som såkalt nedarvet rettighet på en bruker i avdelingen:
På samme måte kan en bruker i en avdeling gi tilgang for andre avdelinger eller til enkeltbrukere.
Dynamiske innkjøpsordninger delt med avdelinger
Dersom man ønsker å opprette en dynamisk innkjøpsordning (DPS) som skal benyttes av avdelingene, så kan hovedvirksomheten opprette DPS-en og gi tilgang til prosjektet hvor denne befinner seg. Brukerne i avdelinger med rettighet vil da kunne opprette konkurranser direkte fra denne DPS-en.
En avdeling kan også opprette sin egen dynamiske innkjøpsordning, og dele denne med hovedvirksomheten og/eller andre avdelinger.
Slette avdelinger
Dersom man ønsker å slette en avdeling, må alle brukere på avdelingen først deaktiveres. Det kan ikke være aktive brukere på avdelingen dersom den skal fjernes. Kundeadministrator kan deaktivere brukere ved å gå inn på den aktuelle brukeren, og klikke “Deaktiver”
Merk av eventuelle ansvarsoppgaver knyttet til brukeren må overføres til en ny bruker i virksomheten.
Når avdelingen er tom, kan man slette den ved å klikke på krysset til høyre for avdelingens navn i avdelingsoversikten.
Flytte brukere til andre avdelinger
Det er ikke mulig å flytte brukere til andre avdelinger, men man kan opprette en ny bruker i ønsket avdeling, og deaktivere den “gamle” brukeren. Dersom man ønsker at brukeren skal ha tilgang til historiske oppgaver, kan man gi den nye brukeren rettigheter til aktuelle prosjekter på den avdelingen han er fjernet fra.
Endre navn eller informasjon på avdeling
En virksomhetsadministrator kan endre navn på en avdeling ved å klikke seg inn på den aktuelle avdelingen, endre navn og klikke “Lagre”.
