Forhandlingsmodulen - slik gjennomfører du forhandlinger
- Former user (Deleted)
- Torben Jenssen
- Kent
Denne guiden viser deg hvordan du bruker forhandlingsmodulen i Mercell. Modulen legger til rette for forhandlinger i flere faser, og gir deg god kontroll og dokumentasjon gjennom hele forhandlingsprosessen.
Guiden tar utgangspunkt i at funksjoner knyttet til krav og produkter er brukt i konkurransen. Dette er tilleggsfunksjoner som kan være nyttige i forbindelse med forhandlinger, men ikke strengt nødvendige. Du kan bruke forhandlingsmodulen uavhengig av disse funksjonene.
Se gjerne gjennom dette webinaret hvor vi demonstrerer hvordan modulen fungerer.
Innhold i denne guiden:
- 2 Gjennomføre en forhandlingsrunde
- 2.1 Aktivere forhandlingsfunksjonen
- 2.2 Hva skal leverandørene kunne endre?
- 2.3 Revidere svar på kravspesifikasjon
- 2.4 Revidere priser
- 2.5 Revidere tilbudsdokumenter
- 2.6 Opprette forhandlingsrunden
- 2.7 Sette individuelle frister
- 2.8 Sette felles frist for revidert tilbud
- 2.9 Slik velger du hva leverandørene kan endre i tilbudet sitt med noen få klikk
- 2.10 Innstillinger for den enkelte leverandør
- 3 Start forhandlingsrunden
- 4 Avslutte forhandlingsrunden
- 5 Hvordan ser det ut for leverandørene?
- 6 Relaterte artikler
Det er ingen innstillinger knyttet til forhandlingene når du registrerer konkurransen. Funksjonen er heller ikke begrenset til hvilken type konkurranse du har kunngjort. Du kan derfor aktivere funksjonen for forhandlinger uansett hvilken type konkurranse du har publisert.
For at du skal kunne bruke funksjonene som er beskrevet, må lisens for forhandlingsmodulen være aktivert på din brukerprofil. Har du ikke en slik lisens, ta kontakt med systemadministrator i din virksomhet.
Hvordan fungerer forhandlinger i Mercell KGV?
Forhandlinger foregår som forhandlingsrunder, og du har mulighet til å redusere antall tilbud det forhandles om gjennom forhandlingsprosessen (nedvalg) ved å gjennomføre flere runder. I hver runde velger du hvilke leverandører som skal være med og hvilke frister leverandørene skal få for å levere revidert tilbud. Du kan også sette en felles frist som skal gjelde for alle leverandørene.
Etter en avsluttet forhandlingsrunde kan du velge å sende ut tildelingsbeslutning eller gjennomføre ytterligere runder med nye reviderte tilbud.
For leverandørene finnes det ikke noe som heter “forhandlingsmodul”. De leverer reviderte tilbud på samme måte som et vanlig tilbud.
Aktivering av forhandlingsmodulen
Du trenger ikke aktivere forhandlinger på konkurransen før du faktisk skal begynne å gjennomføre forhandlingene. Det finnes ingen altså valg innledningsvis når du registrerer konkurransen, som du må gjøre for å klargjøre for forhandlinger. Konkurransen registreres, publiseres og behandles som en vanlig konkurranse, helt frem til du aktiverer funksjonene for forhandlinger.
På hvilket tidspunkt bør du aktivere forhandlinger?
Det er i praksis ingen fasit for når forhandlingsmodulen aktiveres og en ny forhandlingsrunde startes. Vi kan se for oss forskjellige scenarier:
Du aktiverer forhandlingsmodulen og oppretter en forhandlingsrunde før forhandlingsmøtene starter, og bruker funksjoner for tilbakemeldinger og kommentarer som et elektronisk referat i selve forhandlingsmøtet. Når møtene er gjennomført, starter du forhandlingsrunden slik at leverandørene kan levere revidert tilbud basert på kommentarer du har lagt inn i Mercell.
Du gjennomfører møter og fører referat på vanlig måte. Deretter aktiverer du forhandlingsmodulen og oppretter forhandlingsrunden etter at møtene er gjennomført.
Du bruker forhandlingsmodulen til en ren elektronisk avklaringsrunde uten møter.
Du står altså fritt til å bruke funksjonene etter ditt eget ønske og behov.
Klargjøre for forhandlinger
Før du kan starte en forhandlingsrunde må du først aktivere selve forhandlingsmodulen. Dette kan du gjøre først etter at en innledende evaluering av innkomne tilbud er gjennomført.
I denne veilederen har vi brukt følgende funksjoner:
Krav
Produkter
Registrert tildelingskriterier
Dersom du ikke har brukt Krav, Produkter og Tildelingskriterier i konkurransen, vil Evaluering/status-listen mangle det som er markert i rød ramme, og vil kun vise (Avvisningsgrunner ved ESPD), Kvalifikasjonskrav og Dokumenter. I så fall kan du hoppe rett til avsnittet Gjennomføre en forhandlingsrunde.
Vurdering av krav
I eksempelet har vi gjort en innledende vurdering av leverandørenes besvarelse av kravspesifikasjon. Det er fornuftig å legge inn notater i kommentarboksene til internt bruk.
Evaluering av tildelingskriterier
Også her kan det være fornuftig å bruke kommentarfeltene for interne notater.
OBS: Teksten i boksene ‘Kommentar til leverandør’ benyttes ikke i forhandlingsmodulen, og vil ikke synes for leverandørene i forhandlingsrunden. Disse kommentarene kan imidlertid benyttes for å gi en tilbakemelding til leverandøren på selve tildelingen.
Etter dette tidspunktet er det naturlig å gjennomføre møter med leverandørene og ha en dialog om innholdet i tilbudene.
I denne veiledningen vil nå ta utgangspunkt i at vi har hatt møter med alle 3 leverandører, de har muntlig fått tilbakemelding på tilbudene og det er skrevet møtereferater. Vi har også blitt enig med leverandørene om en frist for å revidere tilbudet.
En anskaffelse med forhandlinger åpner for at man kan ha individuelle frister for å revidere tilbudet. Dette kan være nyttig dersom forhandlingsmøtene strekker seg over flere dager. For at alle skal ha like lang frist etter avsluttet møte, kan man derfor sette individuelle frister.
FOA del III er det et krav at den siste og endelige revisjonen av tilbudet skal ha lik tilbudsfrist for alle leverandørene.
For å åpne for at leverandørene kan revidere tilbudet, må vi nå aktivere forhandlingsfunksjonen og starte en forhandlingsrunde.
Gjennomføre en forhandlingsrunde
Aktivere forhandlingsfunksjonen
For å aktivere forhandlingsfunksjonen, går du til Forhandling/Tildeling, og klikker på Aktiver forhandling i toppmenyen.
Du blir nå presentert for en informasjonsboks. Klikk OK.
Det blir ikke sendt noen systemgenerert melding til leverandørene om at du oppretter en forhandlingsrunde.
Hva skal leverandørene kunne endre?
I utgangspunktet sier regelverket at man kan forhandle om alle sider ved tilbudet. Dette betyr ikke automatisk at alle leverandørene skal ha mulighet til å gjøre endringer i alle deler av tilbudet. Derfor må du som innkjøper aktivt åpne opp for de delene av tilbudet som kan endres.
I dette eksempelet skal vi åpne for at leverandørene skal kunne endre sine besvarelser på:
Krav
Priser (Produkter)
Laste opp nye tilbudsdokumenter
Har du ikke brukt Krav og Produkter kan du hoppe til avsnittet Revidere tilbudsdokumenter
Revidere svar på kravspesifikasjon
Først skal vi åpne for at leverandørene kan endre besvarelsen på noen av kravene. Som innkjøper må du vurdere i hvilken grad kravene faktisk trenger revidert besvarelse. Når det er konkrete Ja/Nei-krav som allerede er akseptert av leverandør, er det ikke behov for videre avklaring.
Klikk på Krav i Evaluering/Status og huk av for de kravene hvor leverandøren skal kunne endre besvarelsen i forhandlingsrunden.
I dette bildet kan du huke av for de kravene leverandøren skal ha muligheten til å endre i revidert besvarelse. Vi anbefaler å bruke kommentarfeltet for å veilede leverandørene. Kommentarene kan f.eks. gjenspeile det som er notert i referatet fra møtet, slik at dere har all dokumentasjon fra forhandlingsprosessen i Mercell.
Kommentaren i boksen «Kommentar fra innkjøper» vil ikke vises for leverandøren i denne fasen av konkurransen.
Husk å klikke Lagre før du går videre.
Revidere priser
Dersom du har brukt et tradisjonelt prisskjema i Excel, NS-beskrivelser eller andre prisbilag, må leverandøren laste opp nye dokumenter for å endre priser. I så fall går du til neste avsnitt ‘Revidere tilbudsdokumenter'.
I vårt eksempel har vi brukt funksjonen for produktpriser i konkurransen, og vi kan nå åpne for at leverandørene reviderer prisene direkte i Mercell. Klikk på Produktevaluering i Evaluering/Status.
Huk av i boksen Forhandle og legg eventuelt inn en kommentar til leverandørene for de priselementene som skal kunne endres. Også her anbefaler vi at kommentarene gjenspeiler det som er notert i referatet fra møtet, slik at dere har all dokumentasjon fra forhandlingsprosessen i Mercell.
Revidere tilbudsdokumenter
Vi skal også åpne for at leverandørene kan laste opp nye versjoner av tilbudsdokumentene eller laste opp helt nye dokumenter. Klikk på Dokumenter i Evaluering/Status, huk av i boksen Forhandle, legg inn kommentarer og klikk til slutt på Lagre endringer.
Leverandørene har foreløpig ikke mulighet til å gjøre endringer i tilbudet. Det blir mulig først etter at du har startet forhandlingsrunden.
Opprette forhandlingsrunden
For å opprette en ny forhandlingsrunde klikker du på hammerikonet:
Dette vinduet dukker opp.
Her har du følgende valg:
Overskrift: Gi forhandlingsrunden en tittel
Individuelle frister: «Frist» betyr det samme som en tilbudsfrist i vanlige konkurranser. Leverandøren får ikke revidert tilbudet etter at denne fristen har gått ut. Huk av dersom de forskjellige leverandørene skal få individuelle frister for å levere revidert tilbud. Dette kan være nyttig dersom forhandlingsmøtene strekker seg over flere dager.
Vis tilbud: Her kan du velge om du skal ha mulighet til å se de reviderte tilbudene umiddelbart etter at de er levert eller først etter at forhandlingsrunden er avsluttet.
Generell informasjon om forhandlingsrunden: Her kan du legge inn en kommentar eller melding til leverandørene. Denne kommentaren synes for alle leverandørene som er med i forhandlingsrunden, se avsnittet Hvordan ser det ut for leverandørene?
Last opp vedlegg: Her kan du laste opp dokumenter. Dette kan være reviderte beskrivelser, justert prisskjema eller annet. Disse dokumentene blir synlig for alle leverandørene som er med i forhandlingsrunden.
Klikk på Lagre for å gå videre.
Sette individuelle frister
Hvis du huket av for Individuelle frister, må disse angis på den enkelte leverandør.
Klikk på leverandørnavnet til en av leverandørene i listen eller bruk blyanten til høyre.
Startdato for forhandling: Startdato betyr at leverandøren ikke får mulighet til å endre tilbudet før denne datoen. Du kan sette et tidspunkt tilbake i tid, f.eks. tidspunktet for forhandlingsmøtet, slik at leverandørene kan gå inn å endre tilbudet umiddelbart etter at du har aktivert runden.
Sluttdato for forhandling: Har samme funksjon som tilbudsfrist i en vanlig konkurranse. Leverandørene får ikke endret sitt tilbud etter denne datoen.
Kommentar: Her kan du legge inn en generell kommentar til leverandøren. Denne vil kun synes for denne ene leverandøren.
Last opp vedlegg: Her kan du laste opp et vedlegg som kun skal sendes til denne leverandøren. Dette kan f.eks. være et møtereferat.
Husk å lagre før du går videre.
Klikk deretter på en av de andre leverandørene for å gjøre de samme innstillingene på alle leverandørene som skal inviteres til forhandlingsrunden.
Klikk på Lagre og deretter på Tilbake når du er ferdig med innstillingene på alle leverandørene.
Her ser du fristene du har oppgitt.
Sette felles frist for revidert tilbud
Hvis du ønsker å sette en felles frist for å levere revidert tilbud, huker du ikke av for individuelle frister og fyller ut start- og sluttdato.
Slik velger du hva leverandørene kan endre i tilbudet sitt med noen få klikk
Når forhandlingsrunden er opprettet og du har lagt til leverandørene som skal inviteres til forhandlingsrunden, kan du bruke en snarvei for å bestemme hva de skal kunne endre.
Felles innstillinger for alle leverandørene
I avsnittet ‘Hva skal leverandørene kunne endre?’ så du hvordan du kan velge hva den enkelte leverandøren kan endre i revidert tilbud. Dersom du ønsker at alle leverandørene skal kunne endre alle delene av tilbudet sitt, kan du bruke denne snarveien vi beskriver her.
Når du står i bildet for innstillinger på forhandlingsrunden, klikker du på Velg/Fjern.
Du får opp dette bildet
I rullegardinmenyen kan du velge:
Nåværende oppsett/valg: Du beholder de innstillingene du gjorde under Krav, Produkter, dokumenter etc. under avsnittet Hva skal leverandørene kunne endre?
Aktiver mulighet for forhandlinger på alle tilbudselementer i budrunden: Velger du denne vil du aktivere forhandlinger på alle tilbudselementene (alle krav, alle produkter, osv) for alle leverandørene. Dette vil overskrive innstillingene du har gjort tidligere, se ovenstående kulepunkt.
Deaktiver mulighet for forhandlinger på alle tilbudselementer i budrunden: Det motsatte av forrige kulepunkt. Dette vil overskrive innstillingene du har gjort tidligere.
I feltet Kommentarer til forhandling kan du skrive en kommentar til leverandørene. Denne kommentaren kopieres til alle tilbudselementene (alle krav, alle produkter, osv) for alle leverandørene. Dette vil overskrive innstillingene du har gjort tidligere.
Innstillinger for den enkelte leverandør
Du har samme mulighet til bulk-innstillinger for den enkelte leverandøren. Klikk deg inn på den aktuelle leverandøren.
Klikk på knappen Velg/Fjern forhandling
Du får opp samme bilde som i forrige avsnitt, og du har de samme valgene, men endringene gjelder altså kun den gjeldende leverandøren. Dette vil overskrive eventuelle innstillinger du har gjort tidligere under Hva skal leverandørene kunne endre?.
Start forhandlingsrunden
Foreløpig er forhandlingsrunden i redigeringsmodus. Før leverandørene kan levere revidert tilbud, må du starte forhandlingsrunden. Klikk på «play»-knappen for å starte runden.
Det er ikke mulig å gjøre endringer i en forhandlingsrunde etter at den er startet. Dersom du oppdager at noe er blitt feil, må du avslutte runden og starte en ny.
Du får opp denne boksen. Klikk OK.
Hvis du ønsker å sende individuelle meldinger med mer informasjon, kan du gjøre det gjennom kommunikasjonsfunksjonene i Mercell, men leverandørene vil uansett motta en automatisk generert melding i Mercell og varsel på epost.
Hvis noen av leverandørene i konkurransen, eller fra tidligere forhandlingsrunder ikke blir med videre i denne runden, blir det ikke sendt noen systemgenerert melding til disse leverandørene om dette. Du må derfor informere disse manuelt med meldinger i kommunikasjonsmodulen.
Leverandørene kan nå levere reviderte tilbud. Vi har skrevet en egen guide til leverandørene om fremgangsmåten. Du kan lese den her Levere tilbud i en forhandlet konkurranse
I konkurransebildet vil du se at det har dukket opp en ny fane – Forhandlingsrunder. Her har du oversikt over alle forhandlingsrundene i konkurransen.
Avslutte forhandlingsrunden
Du kan på et hvilket som helst tidspunkt avslutte forhandlingsrunden, men det mest naturlige er at dette skjer først etter at fristen har gått ut. Forhandlingsrunden avsluttes ikke automatisk når fristen er passert, men leverandørene vil ikke ha mulighet til å endre tilbudet etter fristen.
Får å avslutte forhandlingsrunden klikker du på «stopp»-knappen.
Evaluere reviderte tilbud
Evaluering av tilbudene foregår i Sammenlign tilbud-bildet.
I Evaluering/status-boksen velger du hvilke deler av tilbudene ønsker å se.
Alle operative tilbud: Viser de operative tilbudene. Dersom en leverandør ikke har revidert sitt tilbud i forhandlingsrunden, vil denne leverandørens sist leverte tilbud vises, mens det reviderte tilbudet fra de øvrige leverandørene vises.
Opprinnelig tilbud viser det opprinnelige tilbudet leverandørene leverte.
Runde 2 betyr i dette tilfellet de reviderte tilbudene i denne runden. De forskjellige rundene er listet opp med det navnet du ga runden da den ble opprettet. Dersom en av leverandørene ikke har revidert sitt tilbud i runde 2, vil denne leverandøren ikke vises.
I denne fasen av konkurransen må du nå gå gjennom alle besvarelsene på nytt og sette riktig status i rullegardinen. Dette gjelder både Krav og Tildelingskriterier.
Under Produktevaluering kan du veksle mellom å se opprinnelige priser og reviderte priser ved å velge fra boksen Forhandlingsrunder.
Se på nye og gamle dokumenter
Under steget Dokumenter i Evaluering/status-boksen vil du se alle dokumentene som er knyttet til tilbudet, uavhengig av hvilken runde de ble levert i og uavhengig av hvilken runde som er markert i Forhandlingsrunde-boksen.
Her må du se på Endret dato for å se om det er et nytt eller eldre dokument. I eksempelet er det levert nye CV-er mens tilbudsbrevet ikke er endret siden forrige innlevering. Bid-filen er en automatisk generert fil som oppdateres når leverandøren leverer nytt tilbud.
Hvordan ser det ut for leverandørene?
Når forhandlingsrunden er startet, men før fristen har gått ut, vil leverandørene som har blitt invitert til å levere revidert tilbud, finne konkurransen i konkurranseoversikten når de logger inn i Mercell.
Når han klikker seg inn på konkurransen får han nå mulighet til å levere tilbud.
Klikker deretter på Start innlevering av revidert tilbud.
Hvis du har lagt inn en kommentar i boksen «Generell informasjon om forhandlingsrunden», kommer denne kommentaren i dette steget hos leverandøren. Hvis du ikke har skrevet en kommentar, vil den ikke den hvite boksen vises. Hvis du har lastet opp et dokument under Generelle dokumenter, vil dokumentet ligge som vedlegg under feltet Generell informasjon.
Leverandøren jobber seg deretter gjennom besvarelsen som om det er en vanlig tilbudslevering. Grønne piler betyr Ferdig, hvite piler betyr ikke ferdig. Blå pil betyr «her er du nå».
I de neste stegene vil leverandøren kunne endre sin besvarelse på de tilbudselementene hvor du som innkjøper har åpnet for endringer. I dette eksempelet kan leverandøren endre alle priselementene. Dersom han ikke ønsker å gjøre endringer kan han klikke Neste uten endringer.
Dersom du har åpnet for at leverandøren kan laste opp nye tilbudsdokumenter, vil det være muligheter for dette med + Last opp vedlegg-knappen. I motsatt fall vil ikke knappen være tilgjengelig.
De delene av besvarelsen som leverandøren ikke kan endre er «grået ut» og det er selvsagt ikke mulig å gjøre endringer.
Siste steg er å sende inn det reviderte tilbudet. Leverandøren kan revidere tilbudet flere ganger helt frem til fristen for forhandlingsrunden går ut.
