Opprette en dynamisk innkjøpsordning (DPS)

I denne guiden viser vi deg hvordan du oppretter en dynamisk innkjøpsordning (DPS) og hvordan du gjennomfører konkurranser på DPS-en.

Hva er en dynamisk innkjøpsordning? Les mer om dette temaet her.

Les mer om regelverket knyttet til DPS i FOA og i Forsyningsforskriften.

Les regjeringens veileder her.

Slik fungerer innkjøpsordning (DPS) i Mercell:

1. Du kunngjør først en begrenset anbudskonkurranse.

2. Du behandler alle søknadene og tar opp alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene. Du kan ikke begrense antallet leverandører.

3. Søknader skal behandles innen 10 dager etter at de er mottatt. Dette kan utvides til 15 dager i spesielle tilfeller, f.eks. dersom man må vurdere supplerende informasjon

4. Først når du skal kjøpe inn en konkret ytelse, ber du om tilbud fra leverandørene.

Avrop/anskaffelser skal gjennomføres på denne måten:

1. Du kan tidligst gjennomføre en konkurranse 30 dager etter at DPS-en ble sendt til TED

2. Alle innkomne søknader må være behandlet før du inviterer til en konkurranse.

3. Alle leverandører som er kvalifisert på ordningen på tidspunktet for avropet, skal inviteres til å gi tilbud. Tilbudsfristen skal være på minst 10 dager.

4. Du tildeler kontrakt etter å ha vurdert tildelingskriteriene du har oppgitt i kunngjøringen. Tildelingskriteriene kan presiseres ved hvert enkelt avrop.

5. Du kunngjør en kontraktstildeling når konkurransen er tildelt og evt. karensperiode er passert

Du kan kvalifisere leverandører fortløpende hele perioden.  

Starte registrering av Dynamisk innkjøpsordning i Mercell KGV

Du begynner med å opprette en ny konkurranse. 

I boksen til venstre velger du  "Kunngjøring av konkurranse med kvalifisering (to trinn)"

Open

I innstillinger må du oppgi navn på DPS-en, og velger:

• "Over EU terskelverdi",

• aktuell forskrift,

• skjema 02 - Kunngjøring,

• begrenset prosedyre,

• riktig kontraktstype

• huk av for Dynamisk innkjøpsordning helt nederst.

• dersom DPS-en skal deles opp i kategorier, huker du av for ‘Del opp i delkontrakter’

 Deretter klikker du på "Lagre".

Under fanebladet Beskrivelse velger du DPS-ens varighet.

Open

Første kvalifikasjonsrunde skal vare i 30 dager. Du kan derfor ikke begynne å gjennomføre konkurranser på ordningen før det har gått 30 dager.

For øvrig registrerer du DPS-kunngjøringen ferdig som trinn 1 en to-trinns konkurranse. Les veilederen her.

Slik oppretter du kategorier

En DPS kan deles inn i kategorier som er objektivt definert på grunnlag av egenskapene ved anskaffelsene som skal gjennomføres innenfor den enkelte kategori. Slike kategorier kan f. eks. være:

• Geografisk inndeling

• Maksimalt tillatte størrelsen på kontraktene

• Varene eller tjenestenes egenskaper

Registrering av kategorier forgår på samme måte som delkontrakter i andre konkurranser. Se egen veileder for dette her.

Når du oppretter DPS-en må du huske å huke av på ‘Del opp i delkontrakter’, se bildet lenger opp i denne guiden.

Gå til fanen ‘Delkontrakter’

Open

Velg hvordan leverandørene kan søke på DPS-en dersom dette er relevant, eller velg ‘Alle delkontrakter’.

Klikk på + Legg til for å opprette en kategori og oppgi navnet på kategorien og klikk ‘Opprett’.

Open

Klikk deg inn på de forskjellige kategoriene og ferdigstill de enkelte kategoriene.

Dokumenter du laster opp på hoved-DPS vil også vises på de enkelte kategoriene. Du kan derfor laste opp dokumenter som er felles for alle kategoriene på hoved-DPS, og så laste opp dokumenter knyttet til den enkelte kategori under ‘Dokumenter’ på kategorien.

Alle kategoriene må publiseres samlet. Man kan altså ikke legge til nye kategorier etter at den er publisert.

Dersom dere finner ut at ordningen ikke fungerer for en av kategoriene, kan den enkelte kategorien kanselleres på samme linje som man kansellerer en konkurranse.

Gjennomføre kvalifisering av søkerne

Etter hvert som leverandørene melder interesse og leverer søknader på deltakelse, vil du se deres status på fanen Leverandører. Statusene betyr:

• Har tilgang. Leverandøren har meldt interesse for å delta i konkurransen

• Ønsker å levere kvalifikasjonsanmodning. Leverandøren har klikket på en knapp markert Ønsker å levere kvalifikasjonsanodning. Dette er ikke å anse som forpliktende for leverandøren, og han kan når som helst trekke interessen tilbake.

• Kvalifikasjonsanmodninger levert. Leverandørene i denne listen har levert søknad, men er foreløpig ikke godkjent. Disse leverandørene vil ikke motta invitasjon om å levere tilbud når du publiserer konkurranser på DPS-en.

• Kvalifisert. Disse leverandørene er godkjent som leverandør. Når du  publiserer en ny konkurranse på DPS-en, vil invitasjonen om å delta i konkurransen sendes til leverandørene i denne listen.

Når du skal godkjenne en enkelt leverandør, kan du klikker du på leverandørnavnet i fanen Leverandører og velger fanen Kvalifikasjonsanmodningsdetaljer.

Open

Klikk deg gjennom avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav, og gjør en vurdering om leverandøren er kvalifisert eller ikke. Dette skjer på samme måte som i en vanlig konkurranse.

Open

Under menyen Kvalifisering velger du om leverandøren er kvalifisert eller ikke. Dersom leverandøren er kvalifisert, velger du Kvalifisert, legger evt. inn en kommentar og laster evt. opp et dokument til leverandøren.

Open

Last opp eventuelle dokumenter og klikk på Lagre.

Velg fanen ‘Oppsummering’ og velg en annen leverandør.

Open

Hvis du vil godkjenne flere leverandører i ett og samme bilde, kan du gå til Sammenlign kval. anmodninger:

Open

På samme måte som når du gjennomfører en vanlig konkurranse, går du nå gjennom alle stegene og markerer kravene med "I henhold til krav" eller "Ikke i henhold til krav".

Open

Sende ut meddelelse om kvalifisering

Når du skal sende beskjed til leverandøren(e) om de er godkjent eller ikke, klikker du Kvalifiser-knappen. Denne knappen finner du både i Sammenlign kval. anmodning bildet, og på fremsiden av konkurransen.

Open

Når du klikker på knappen får du opp et bilde hvor du må kvalitetssikre kvalifiseringen. Klikk på OK for å sende beslutningen til leverandørene.

Open

Gjennomføre konkurranser på innkjøpsordningen

Når du skal gjøre et avrop gjennom innkjøpsordningen, oppretter du en konkurranse. Fra forsiden i Mercell må du lete deg frem til selve DPS-en.

Når du står på DPS-en klikker du på Opprett konkurranse.

Open

Registrering og gjennomføring av konkurransen skjer nå på vanlig måte som i en vanlig konkurranse.

De leverandørene som er kvalifisert i innkjøpsordningen, vil legges til i konkurransen. Du finner disse under Leverandører i konkurransen.

Konkurranser som er registrert på DPS-en, vil du finne under fanen Konkurranser.

Open

Relaterte artikler: