Anskaffelsesprotokollen i Mercell
- Former user (Deleted)
- Torben Jenssen
- Kent
Anskaffelsesprotokollen er en automatisk funksjon for alle typer konkurranser og kunngjøringer i Mercell. Du trenger ikke aktivere noe for å opprette protokollen, den opprettes automatisk i det øyeblikket du oppretter en konkurranse eller en kunngjøring.
Protokollen finner du ved å klikke på knappen merket ‘Protokoll’ i konkurransen:
Systemet vil automatisk fylle inn relevant informasjon i protokollen basert på hendelser og informasjon du fyller inn på forskjellige steder i systemet. I tillegg inneholder protokollen felter for fritekst som du kan fylle ut underveis i konkurransen.
I denne artikkelen ser vi på hvilken informasjon du som minimum må fylle ut for at den skal oppfylle kravene i forskriften, og protokollens funksjon i forskjellige typer konkurranser. I tillegg viser vi deg hvordan du lagrer og arkiverer protokollen.
Protokollen redigerer du i web-visning og du kan laste ned en pdf-versjon ved behov. Mer om dette lenger ned i veilederen.
Protokollen vil ikke være tilgjengelig for leverandørene i Mercell.
Hvis leverandør ønsker å få innsyn i protokollen, eller du ønsker å sende en protokoll til leverandør, må du gjøre dette manuelt ved å laste den ned i pdf-format og sende den via en melding.
Hva må protokollen inneholde?
Først og fremst dekker protokollen i Mercell alle forskriftsmessige krav mht. protokollens innhold, samt en hel del annen informasjon.
I anskaffelsesforskriftene er det gjerne oppstilt noen minimumskrav til protokollens innhold. Her følger en liste over informasjon som skal protokollføres, og hvordan dette skjer i Mercell.
OBS: Hva som er protokollpliktig vil variere med forskjellige forskrifter og hvilke deler av forskriften som kommer til anvendelse. Sjekk den aktuelle forskriften for sikkerhets skyld.
Hva som er protokollpliktig | Hvordan |
|---|---|
Oppdragsgiverens navn og adresse | Fylles automatisk inn basert på opplysninger som er registrert om virksomheten i Mercell. |
Beskrivelse av hva som skal anskaffes, og den anslåtte verdien av anskaffelsen | Beskrivelse av hva som skal anskaffes hentes fra beskrivelsen i konkurransen. Den anslåtte verdien hentes fra feltet ‘Estimert totalverdi’ under fanen ‘Betingelser’. |
Begrunnelsen for ikke å dele opp kontrakten, (FOA del III) | Må fylles inn manuelt |
Begrunnelsen for å bruke konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring eller konkurransepreget dialog (FOA del III) | Må fylles inn manuelt |
Begrunnelsen for å bruke konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring eller anskaffelse uten konkurranse (FOA del III) | Må fylles inn manuelt |
Begrunnelsen for å bruke unntak fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon ved mottak av tilbud | Må fylles inn manuelt |
Navnet på leverandørene som har levert forespørsel om å delta i konkurransen | Listen over leverandører som har meldt interesse overføres til protokoll |
Navnet på leverandørene som er valgt ut i en konkurranse hvor det settes en grense for antallet deltakere | Listen over kvalifiserte leverandører etter at kvalifiseringen er gjennomført overføres til protokoll |
Navnet på leverandørene som har levert tilbud | Listen over leverandører som har levert tilbud overføres til protokoll |
Navnet på leverandørene som er avvist | Listen over leverandører som er blitt avvist overføres til protokoll |
Begrunnelse for avvisning | Begrunnelsen du legger inn i kommentarfeltet du får i dialogboksen ‘Informasjon til avvist leverandør’ når du avviser en leverandør overføres til protokoll. Se veilederen Avvisning av leverandør eller tilbud |
Navnet på den valgte leverandøren | Listen over tildelte leverandører overføres til protokoll |
Begrunnelse for valg av leverandør | Informasjon du fyller inn boksen for tildelingsinformasjon til øvrige leverandører når du tildeler konkurransen, kopieres til protokollen. Se veilederen for Sende tildelingsbeslutning til leverandørene Dersom du ikke får opp dette feltet eller lar feltet stå tomt må begrunnelsen fylles inn manuelt |
Begrunnelse for utvelgelsen av kvalifiserte leverandører | Samme som ovenfor. |
Navnet på leverandørene som oppdragsgiveren velger å ha dialog med, og en kort begrunnelse for utvelgelsen (FOA del II) | Må fylles inn manuelt |
Navnet på leverandørene som har fått sine tilbud forkastet i en konkurranse med forhandlinger | Må fylles inn manuelt |
Opplysninger om tilfeller av inhabilitet eller konkurransevridning som følge av dialog med leverandører og eventuelle avhjelpende tiltak | Må fylles inn manuelt |
Hvilke deler av kontrakten den valgte leverandøren planlegger at underleverandører skal utføre | Må fylles inn manuelt |
Begrunnelsen for at oppdragsgiveren avlyser konkurransen | Når du beskriver begrunnelsen i informasjonsboksen du får opp når du kansellerer konkurransen blir dette overført til protokollen. Se veilederen Avlyse en konkurranse |
Begrunnelsen for å reservere konkurransen ved kjøp av helse- og sosialtjenester for ideelle organisasjoner | Må fylles inn manuelt |
Når du klikker på Protokoll-knappen vist i begynnelsen av guiden, kommer du hit.
Protokollen vil ha forskjellig innhold og forskjellige avsnitt avhengig av type konkurranse og kunngjøring.
Alle de grønne overskriftene representerer de forskjellige avsnittene i dokument-versjonen.
Klikker du på de grønne overskriftene utvider avsnittet seg, og du finner de forskjellige feltene du kan fylle ut med fritekst.
I eksemplet nedenfor ser du tekstfeltet du bruker for å fylle ut begrunnelse for å ikke dele opp kontrakten jf. FOA del III § 19-4.
Husk å lagre før du går ut av protokollen.
Protokollen i konkurranser med delkontrakter
I konkurranser med delkontrakter vil det opprettes en protokoll på hovedkonkurransen, og en på hver av delkontraktene.
Informasjon du har fylt ut manuelt, jf. tabellen ovenfor i en av disse protokollene, vil ikke overføres på tvers av protokollene.
Informasjon som er felles og som er knyttet til hovedkonkurransen, blir automatisk overført til alle delkontrakt-protokollene. Dette gjelder f.eks. tilbudsfrist og kvalifikasjonskravene som er registrert i hovedkonkurransen.
Både protokollen i hovedkonkurransen og protokollen i alle delkontraktene, vil inneholde tittelen på alle delkontraktene. Delkontrakt-protokollene vil ikke inneholde navnet på hovedkonkurransen.
Hva du må fylle ut og hva som automatisk blir protokollført, følger av tabellen ovenfor.
Protokollen i to-trinns konkurranser
Hvis du gjennomfører en konkurranse i to trinn, dvs. konkurranse med en kvalifiseringsfase og en konkurransefase, vil begge faser ha hver sin protokoll. Les veilederen for to-trinnskonkurranser her.
Siden kvalifiseringsfasen og tilbudsfasen har lite til felles, vil ingen informasjon fra protokollen i kvalifiseringsfasen bli overført til tilbudsfasen.
Som vi ser i tabellen ovenfor blir mye aktuell informasjon automatisk fylles inn, men avhengig av hvilken fase av konkurransen du er i, må du fylle ut relevant informasjon.
For eksempel begrunnelse for å benytte konkurranse med forhandling, fyller du ut i kvalifiseringsfasen. Navnet på leverandørene som har fått sine tilbud forkastet i en konkurranse med forhandlinger, er det naturlig å fylle ut i tilbudsfasen, siden det er i tilbudsfasen de faktisk har blitt forkastet.
Protokollen i en konkurranse med forhandlinger
Når vi her snakker om forhandlinger, dreier dette seg om bruk av forhandlingsmodulen. Forhandlingsmodulen kan også brukes i tilbudskonkurranser hvor du har en dialog med leverandørene etter tilbudsfrist.
Se egen veileder for bruk av forhandlingsmodulen.
Husk å fylle ut de relevante feltene knyttet til bruk av forhandlinger, dialog med leverandørene i en tilbudskonkurranse, reduksjon av leverandører i de forskjellige rundene, osv.
Protokollen får et nytt avsnitt ved bruk av forhandlingsmodulen.
I protokollen vil du nå finne dokumentasjon på de forhandlingsrundene som er gjennomført, og protokollen fylles automatisk ut for hver forhandlingsrunde som gjennomføres.
Hvis du bruker funksjonene for krav, produkter og kriterier med respons fra leverandørene, vil besvarelsene i det opprinnelige tilbudet, og i hver forhandlingsrunde gjengis her.
Skrive ut eller laste ned protokollen
Hvis en leverandør ber om innsyn i protokollen, eller du skal journalføre protokollen i sak/arkiv, kan du laste ned protokollen som en pdf.
Dersom dere har integrasjon mellom Mercell og sak/arkiv, trenger du ikke å laste ned. Vi viser deg dette senere i veilederen.
Men som du ser inneholder protokollen mye mer informasjon enn det som er protokollpliktig jf. forskriften. Du bør derfor vurdere om noen av avsnittene skal unntas innsyn. Er du usikker tar du kontakt med innkjøpsansvarlig i din virksomhet.
De avsnittene som blir med i pdf-versjonen, er de som har en hake til venstre for avsnittet. Hvis du ønsker at noen av avsnittene ikke skal være med i pdf-versjonen, fjerner du haken.
Husk å lagre.
For å laste ned protokollen, klikker du på pdf-knappen.
Du kan nå skrive ut eller lagre den på egnet sted.
Mal for protokoll
Dersom administratorene i din virksomhet har laget en eller flere maler for protokollen, kan du velge dette her.
Systemet vil da velge hvilke avsnitt som skal være med i protokollen basert på malen. Se veilederen for å opprette mal på protokoll.
Overføre protokollen til arkiv
Dersom dere har integrasjon mellom Mercell og sak/arkiv, vil du finne en egen knapp for å overføre protokollen til arkiv.
Klikker du på knappen før konkurransen er tildelt, vil du få en feilmelding.
Klikker du på knappen får du opp en boks hvor du kan velge om du skal sende en midlertidig protokoll eller en endelig protokoll.
Velger du ‘Endelig protokoll’ og klikker OK vil protokollen låses og du vil ikke få gjort noen flere endringer. Avhengig av innstillingene i integrasjonsgrensesnittet og hvilket system dere bruker, kan dokumentet få forskjellig dokument type og status. Imidlertid vil protokollen være et offentlig tilgjengelig dokument fra dette tidspunktet.
Velger du ‘Midlertidig protokoll’ overføres en protokoll til arkiv med tilgangkode UO, slik at denne vil ikke være offentlig tilgjengelig.
Vær OBS på at den arkiverte protokollen inneholder alle feltene i protokollen. De feltene du har huket bort, blir tatt med i den arkiverte versjonen.