Levere tilbud i en forhandlet konkurranse
- Former user (Deleted)
- Frode Daffinrud
I en konkurranse med forhandlinger, må man levere reviderte tilbud, ofte etter at det er gjennomført møter eller andre avklaringer om hva som bør endres og forbedres i et revidert tilbud.
I Mercell kan oppdragsgiver gjøre dette på forskjellige måter, og noen innkjøpere benytter en egen modul for nettopp forhandlinger.
For deg som er leverandør vil imidlertid levering av et revidert tilbud skje på samme måte som å levere et helt vanlig tilbud.
Hvis innkjøper henviser til “forhandlingsmodulen” i Mercell når dere blir instruert i å levere revidert tilbud, skyldes at innkjøper ikke kjenner til leverandørsiden av en forhandlet konkurranse.
Slik oppretter innkjøper forhandlingsrunder
Dette er egentlig ikke viktig for deg som leverandør hvordan dette fungerer, men det kan være nyttig å kjenne til.
Når det første tilbudet er evaluert, kan innkjøper aktivere forhandlingsmodulen, og opprette forhandlingsrunder. Innkjøper kan gjøre forskjellige innstillinger på forhandlingsrundene:
Start og sluttdato for forhandlingene. Denne betyr i praksis når leverandørene får mulighet til å starte levering av revidert tilbud, og siste frist for levering. Startdato kan settes tilbake i tid, f.eks. til tidspunktet man hadde forhandlingsmøter.
Samme eller individuelle datoer. Leverandørene kan ha samme eller forskjellige start- og sluttdato. I tilfeller der det er gjennomført møter over flere dager, bør de forskjellige leverandørene ha like lang tid til å levere revidert tilbud. Derfor kan det gis forskjellige frister. I siste forhandlingsrunde skal imidlertid alle ha samme frist.
Synlighet for reviderte tilbud: Reviderte tilbud kan være synlig for innkjøper så fort leverandørene har levert tilbudet, eller først etter at forhandlingsrunden er avsluttet.
Innkjøper kan legge inn kommentarer og laste opp dokumenter til forhandlingsrundene, både felles kommentar og dokument til alle, og individuelle kommentarer og dokumenter til de enkelte leverandørene.
Dersom du skal besvare forskjellige tilbudselementer (svare på krav, legge inn priser eller besvare kriterier) direkte i portalen ved tilbudslevering, kan innkjøper aktivere redigering av svarene i revidert tilbud og hvilke tilbudselementer du kan endre. Innkjøper kan også legge inn kommentarer knyttet til de enkelte tilbudselementene for å gi leverandørene veiledning om hva som bør endres.
I konkurranser hvor du bare skal laste opp dokumenter, må innkjøper huske å aktivere mulighet for å laste opp dokumenter i forhandlingsrunden.
Hvis innkjøper glemmer å aktivere redigering av svarene eller laste opp dokumenter, får du altså ikke lastet opp nye dokumenter eller endret besvarelsen i revidert tilbud. Det er en del innstillinger innkjøper må huske på i en forhandlingsrunde, så ha litt overbærenhet dersom innkjøper glemmer seg, og må starte forhandlingsrunden på nytt.
Når forhandlingsrunden først er startet, kan ikke innkjøper gjøre noen endringer. Dersom han har glemt noe må han derfor kansellere forhandlingsrunden og starte den på nytt.
Når forhandlingsrunden starter
Når innkjøper er klar med alle innstillingene i forhandlingsrunden, klikker han på en knapp for å starte runden. Da sendes det en e-post til de leverandørene som får bli med i forhandlingsrunden om at det er startet en forhandling i konkurransen.
Emne-feltet på e-posten sier at forhandlingsrunden har startet, fulgt av navnet på konkurransen.
Klikker du på linken Lenke til meldingen kommer du til systemmeldingen i Mercell.
Her ser du start og sluttdato for forhandlingsrunden, og kommentaren som innkjøperen har lagt inn som felles informasjon til alle leverandørene som er med i runden.
Klikker du på Gå til kommunikasjonsfanen, kommer du til kommunikasjonsfanen i den aktuelle konkurransen. Klikk så på Status for å komme til forsiden i konkurransen.
Slik finner du konkurransen på fremsiden i Mercell
Når du logger deg inn i Mercell, kommer du til startsiden, My Mercell.
Vanligvis vil du finne konkurransene du har levert tilbud i boksen Siste innleveringer. Når du er invitert til forhandlinger, vil konkurransen flyttes til boksen Konkurranser.
Levere revidert tilbud
Når du klikker deg inn på konkurransen, kommer du som vanlig inn på Status. Dette bilder bør være kjent, men legg merke til klokka som teller ned til fristen for å levere revidert tilbud. Som i andre konkurranser vil du ikke ha mulighet til å levere revidert tilbud etter at fristen er passert.
For å levere revidert tilbud klikker du på den grønne Gi tilbud-knappen, akkurat som om du leverer et tilbud på vanlig måte.
Klikk på knappen Start innlevering av revidert tilbud.
Første bilde er informasjon om forhandlingsrunden. Her ser du evt. kommentarer og dokumenter innkjøperen har lagt inn, både de som er tilgjengelig for alle leverandørene, og de som gjelder kun for dere.
Som ved vanlig tilbudslevering klikker du på Neste. I vårt eksempel har vi hoppet til Krav. Her ser du kommentaren fra innkjøper, og du ser at du kan endre besvarelsen, og evt. laste opp vedlegg.
Dersom innkjøper ikke har benyttet funksjoner for krav, priser og besvarelse av kriterier, vil du komme direkte til steget hvor du laster opp dokumenter.
Hvis knappen ikke er tilgjengelig, skyldes dette som nevnt tidligere, at innkjøper har glemt å aktivere denne funksjonen i forhandlingsrunden. Dette bør du informere innkjøperen om så snart som mulig.
Hvis du ikke leverer revidert tilbud
Dersom dere av forskjellige årsaker ikke leverer et revidert tilbud i forhandlingsrunden, vil ditt forrige tilbud bli med videre i konkurransen. Innkjøper kan til enhver tid se på tilbudene i de forskjellige rundene, og kan også filtrere på alle aktive tilbud. Ditt forrige tilbud vil i så fall være tilgjengelig med filteret Alle aktive tilbud.
Hvis du ikke blir invitert til en forhandlingsrunde
Innkjøper har muligheten til å redusere antall tilbud man forhandler om gjennom flere forhandlingsrunder. Innkjøpere kaller dette gjerne “nedvalg”.
De som ikke blir med videre vil ikke motta noen automatisk systemgenerert melding om dette, og innkjøper må derfor selv sende informere de aktuelle leverandørene. Dersom tilbudet eller løsningen de har tilbudt er forkastet, skal leverandøren få beskjed om dette “snarest mulig” og med en kort begrunnelse.