Dynamisk dokumentmal

Et dynamisk dokument er et dokument som automatisk henter inn informasjon som registrereres i Mercell. Når du legger inn beskrivelse, frister og kriterier, vil et dynamisk dokument kunne hente inn denne informasjonen og presentere den i dokumentformat (pdf).

Hva er et dynamisk dokument?

Et dynamisk dokument er et dokument som automatisk henter inn informasjon som registrereres i Mercell. Når du legger inn beskrivelse, frister og kriterier, vil et dynamisk dokument kunne hente inn denne informasjonen og presentere den i dokumentformat (pdf). 

Hvorfor benytte dynamisk dokument?

Hensikten med å bruke et dynamiske dokumenter er å sikre at informasjonen i konkurransedokumentene er lik informasjonen som er oppgitt i kunngjøringen. Du registerer informasjonen kun på ett sted, og du behøver for eksempel ikke å oppdatere konkurransedokumentet manuelt hvis noe endrer seg underveis i konkurranseregistreringen. 

Hvilke dokumenter kan være dynamiske?

I prinsippet kan alle typer dokumenter etableres som dynamiske, men i all hovedsak benyttes funksjonen til mal på konkurransegrunnlag og avtaledokumenter
 

Etablering av dynamisk dokumentmal

Opprett prosjekt for maler

Vi anbefaler at man oppretter et eget Prosjekt for maler generelt. Dette Prosjektet bør kun administreres av en som er ansvalig for maler for virksomheten, og bør være en admin-bruker/superbruker av systemet. 

Les mer om etablering og administrasjon av maler her Opprette og administrere maler

Opprett en "Malkilde"-konkurranse

Maler i Mercell må etableres ut ifra en konkurranse. Derfor må du opprette en ny konkurranse for å starte oppbyggingen av en ny dynamisk dokumentmal. Vi kaller denne typen konkurranse en "Malkilde", fordi det ikke er en konkurranse som skal publiseres, men kun brukes til å bygge maler.
Gå til fanebladet Konkurranser i prosjektet og klikk på "Legg til" eller på 
I skjermbildet med innstillinger behøver du ikke ta stilling til type kunngjøring, terskelverdi eller skjema. Dette er irrelevant i denne sammenhengen.
Gi Malkilden en overskrift som reflekterer innholdet. For eksempel: "01 Malkilde - Konkurransegrunnlag Del I"


Klikk Lagre for å fortsette

Opprett nytt dynamisk dokument

Gå til fanebladet "Dokumenter" og velg seksjonen "Dynamiske dokumenter"


Klikk ‘+ Legg til’ for å opprette et nytt dokument

Du skal nå gi dokumentet et navn. Dette navnet må vise hva malen inneholder. Du må også velge hva slags type dokument dette skal være: Konkurransedokument eller Avtaledokument.

• Velg hva slags type dokument dette er (konkurranse eller avtale)

• Gi maldokumentet et navn som reflekterer innholdet

Klikk ‘Lagre’
Du vil nå se et nytt faneblad som heter "Innhold". Det er her du skal begynne å bygge opp avsnitt og innhold i dokumentet.


Huk av hvis du ønsker at virksomhetens logo skal være på forsiden av dokumentet. Ta kontakt med Mercell hvis logo ikke er lagt til.

Avsnitt og innhold

Klikk på  for å legge til innhold i dokumentet.

Nivå: Det første avsnittet som opprettes blir automatisk "Nivå 1". Etter hvert som avsnitt bygges opp kan du bygge opp undernivå. Dette fungerer på samme måte som overskriftsnivåer i f.eks Word.

Uten avsnittsnummer: Huk av for dette hvis du ikke at avsnittet skal nummereres automatisk.

Overskrift: Dette vil være avsnittets overskrift.

Innhold: Her finner du en nedtrekksfane hvor du kan velge type innhold. Hvis dette er satt til "Kun tekst/hjelpetekst/verdi" er det kun informasjon i tekstboksen (Beskrivelse) som vises i dokumentet. 

Hvis du velger f.eks. "Konkurranse: Tildelingskriterier" vil dokumentet hente informasjon fra konkurransen det ligger i. I praksis vil det bety at når denne malen brukes på en reell konkurranse, så vil tildelingskriteriene som legges til på konkurransen automatisk overføres til konkurransegrunnlaget. 

Beskrivelse: Tekst som fylles ut her vil være synlig i dokumentet.

Avsnitt med tekst - standard innhold

Et avsnitt som ikke skal hente informasjon fra konkurransen eller inneholde hjelpetekst/verdier er gjerne "standardtekster" som ikke vil være nødvendig å justere på i hver enkelt konkurranse. For eksempel informasjon om oppdragsgiver.

Oppgi overskrift, fyll ut beskrivelse og klikk Lagre.

Sett inn verdi (fra konkurranse)

Avsnitt kan hente informasjon fra registrerte felter i en konkurranse. For eksempel 'Tilbudsfrist'.

1. Lag et nytt avsnitt

2. Velg 'Nivå'

3. Oppgi overskrift (f.eks. Tilbudsfrist)

4. Klikk ‘Lagre’

Pass på at markøren står i tekstboksen (Beskrivelse), og klikk på "Sett inn verdi"
I eksempelet nedenfor er det også lagt til en tekst foran verdien som skal settes inn:

Klikk på + for å komme til hjelpetekst eller verdiregistrering

I neste bilde skal du velge type: ‘Verdi hentet fra konkurranse, avtale eller leverandør’:


Velg "Konkurranse" for å se hvilke verdier som kan hentes inn:

Fra nedtrekksmenyen ‘Verdi’ velger du hva du ønsker å flette inn.

Klikk "Lagre og lukk" for å sette inn verdien i dokumentet ditt
Klikk "Sett inn" når ønsket verdi er valgt
Et verdifelt/flettefelt som du nå har opprettet vil være markert med grønn bakgrunnsfarge i avsnittet.


Husk å Lagre!

Når en tilbudsfrist er lagt til på konkurransen, vil denne vises i dokumentet slik:


Tilbudsfristen er hentet inn, og vil oppdateres automatisk hvis den blir endret i konkurransen, også etter at konkurransen er publisert.

Avsnitt med innhold hentet fra faneblad

Avsnitt kan hente informasjon fra et faneblad i en konkurranse. For eksempel ‘Tildelingskriterier’.

1. Lag et nytt avsnitt

2. Velg ‘Nivå’

3. Oppgi overskrift (f.eks. Tilbudsfrist)

4. Velg ‘Innhold' F. eks: 'Konkurranse: Tildelingkriterier’

5. Klikk "Lagre"

Open

MERK! Du vil ikke kunne se selve innholdet, i dette eksemplet "Tildelingskriterier", i avsnittet. Når tildelingskriterier er lagt til på konkurransen, vil de vises i dokumentet slik:

Avsnitt med hjelpetekst

Det vil i mange tilfeller være nødvendig å lage avsnitt som brukeren er nødt til å justere/redigere i hver enkelt konkurranse. I dynamiske dokumenter kan du opprette avsnitt med hjelpetekster for å sikre at disse avsnittene blir håndtert riktig.

1. Lag et nytt avsnitt

2. Velg ‘Nivå’

3. Oppgi overskrift (f.eks. Evalueringsperiode)

4. Klikk 'Lagre'

Pass på at markøren står i tekstboksen (Beskrivelse), og klikk på + for å komme til hjelpetekst eller verdiregistrering.

• La valget stå på 'Brukerdefinert verdi'

• Gi feltet et navn som reflekterer hva det gjelder

• La dette valget stå som ‘Opprett ny’

• I ‘Navn’ oppgir du navnet på feltet.

• Hjelpetekst/Instruksjoner: Denne teksten skal være en hjelpetekst/instruksjon til brukeren av den dynamiske malen. Teksten vil ikke være synlig i konkurransegrunnlaget.

Hvis du scroller ned i dette vinduet, vil du se flere valg. Disse brukes kun ved bruk av malen, og ikke i selve opprettelsen.

•  

• Ansvarlig: I en konkurranse kan man velge hvem som skal være ansvarlige for å fylle ut informasjon i relevante punkter, med evt. forfallsdato

• Format: Her kan du velge hvilket format informasjonen skal fylles som. Tekst, heltall, dato, dato og tid eller desimaltall. Velger du ‘Dato’ vil brukeren få en kalenderfunskjon der du ser det nå står ‘Tekst'

• Tekst: I feltet ‘Tekst’ skal bruker av malen fylle ut informasjonen det instrueres om i hjelpeteksten du har laget

Klikk "Lagre og lukk" for å sette inn hjelpeteksten, og gå tilbake til dokumentet ditt.

Hjelpetekst instruksjoner vil være markert med gult i avsnittet. Merk at hjelpeteksten ikke vil være synlig i forhåndsvisning eller pdf.

Husk å Lagre før du går videre




I innholdslisten til venstre vil du etter lagring se en varseltrekant ved punktet. Dette er for å indikere for en bruker av malen at dette er et punkt som må manuelt ferdigstilles/fylles ut.

Dokumentansvarlige

Punkter som må ferdigstilles av innkjøper og markert med gult, merkes ved varseltrekanter i innholdslisten. De kan også lokaliseres under fanen 'Dokumentansvarlige'.
Her finner du en liste med alle punkter som må tas stilling til/fylles ut av brukere av malen. Man kan klikke på navnet for å se hjelpetekst/instruksjoner, og fylle ut.

Liste med alle punkter som må tas stilling til/fylles ut av brukere av malen. Man kan klikke på navnet for å se hjelpetekst instruksjoner, og fylle ut.
I en vanlig konkurranse vil denne fanen kunne fungere som en gjøremålsliste for en bruker av malen.

Eksempel på komplett dynamisk dokumentmal

Nedenfor kan du se skjermbilder av en komplett dynamisk dokumentmal. 

Innhold

Dokumentansvarlige

Slik kan en liste med gjøremål se ut under "Dokumentansvarlige":

Alle brukerdefinere verdier (de gulmarkerte feltene) legger seg her. En bruker av malen kan bruke denne listen til å ferdigstille dokumentet.

I en mal vil ingen punkter være ‘utført’. Når malen brukes skal brukeren ferdigstille punktene, ved å huke av for "Utført" på en hjelpetekst/instruksjon

Forhåndsvisning

Klikk på "Forhåndsvisning" for å se hvordan innholdet i dokumentet ser ut. Denne visningen viser dokumentet uten sideskift.

Sett inn sideskift

Hvis du laster ned en pdf av dokumentet, vil du se at det kan være nødvendig å justere f.eks. sideskift. Det kan f.eks. skje at overskriften kommer nederst på siden menst avsnittets innhold kommer på neste side. Dette kan man rette på ved å velge ‘Sett inn sideskift før’ på et avsnitt.

Etabler dokumentet som en mal

Så langt har du jobbet i en malkilde-konkurranse, og selv om dokumentet er ferdig oppbygd, så vil det ikke være tilgjengelig som valg under "Sett inn fra mal" før det er etablert som en mal fra malkilden.

Gå tilbake til malkilde-konkurransen

For å komme tilbake til malkilde-konkurransen (når du står inne på en dynamisk dokument) skal du klikke på navnet på malkilde-konkurransen. Dette finner du med liten skrift rett under navn på selve dokumentet du står i.


1
1
Klikk her for å komme tilbake til selve malkilden/konkurransen

Klikk "Opprett ny mal"

Når du er tilbake i malkilden/konkurransen vil du se dokumentet som er opprettet under "Dokumenter" i seksjonen "Dynamiske dokumenter"
Du kan nå klikke på "Opprett ny mal" for å etablere dokumentet ditt som en mal


2

1
1
Klikk "Opprett ny mal" for å starte prosessen med å gjøre dokumentet tilgjengelig som en mal for alle brukere
2
Her ligger dokumentet du har opprettet

Velg prosjekt

Etter som du står i prosjektet "MALER", så velger du "Nåværende prosjekt" ved spørsmål om hvor du ønsker å lagre malen.

Rediger navn og innhold i malen

Nå står du i det vi kaller en "anbudsmal" eller "malsett". Dette kan inneholde en rekke elementer, men i denne sammenhengen er kun Dynamiske dokumenter vi ønsker å inkludere.
Tittelen på malen er viktig, fordi det er dette en bruker vil se når man velger "Sett inn fra mal" på en reell konkurranse. Sørg derfor for at navnet er informativt, og reflekterer innholdet så godt som mulig.


3

2

1
1
Endre tittelen til et informativt navn, som tydelig viser innholdet i malen
2
Klikk på søppelkassen for å fjerne elementer fra malen.
3
Dette feltet skal IKKE fjernes, da dette er det du ønsker å etablere.

Lagre mal

2

1
1
Velg denne fanen hvis du ønsker å se innholdet
2
Lagre for å gjøre malen tilgjengelig

Bruker henter inn mal

Slik vil det ut for en bruker når han ønsker å hente inn malen som nå er etablert.
Merk at man kun får opp maler som inneholder relevant informasjon for det fanen man er i.


2

1
1
Bruker klikker "Sett inn fra mal"
2
Bruker velger aktuell mal
Nå malen er kopiert inn kan brukeren se innholdet, og redigere eventuelle manuelle felter. Innholdet i den originale malen forblir uendret. Bruker får kun hentet inn en kopi.

Navn på dokumentet bør endres i hver enkelt konkurranse

 
 
 
Appendix 1: Opprett nytt prosjekt
Hvordan opprette nytt prosjekt
Opprettet: 21. juli 2017 11:10
Endret: 9. november 2018 12:49

Hva er et prosjekt i Mercell?

"Prosjektet" kan defineres som en overordnet mappe hvor anbud og forespørslene legger seg.
NB! For å få opprette nye kunngjøringer og avtaler må man først opprette et prosjekt å legge dem i.
Første gangen du skal registrere en ny kunngjøring eller avtale, må man altså opprette prosjektet først. Systemet tar deg automatisk til opprettelse av nytt prosjekt, hvis dette ikke eksisterer.
 

Hva bruker man prosjektet til?

Man kan velge å se hver anskaffelse som ett prosjekt eller om man velger å ha avdelingsnavn som prosjekt inndeling, evt. annen struktur er helt opp til deg som innkjøper og hvordan dere er organisert internt og evt. med innkjøpssamarbeid eksternt.
Prosedyre for opprettelse av et prosjekt er likt uansett hvilke anskaffelse eller konkurranseform du skal utføre. Det er først når du velger ny Konkurranse at du skal velge prosedyre for det.
Prosjekt i Mercell kan inneholde: konkurranser, avtaler, maler, interne dokumenter og innkjøpsplaner.
 

Styring av brukerrettigheter

Det Prosjekt i all hovedsak benyttes til er styring av brukerrettigheter til konkurransene som opprettes i prosjektet. Ved å gi rettigheter på prosjektnivå får brukere tilgang til alle konkurranser på prosjektet.

Beskrivelse av rettigheter

 Opprette nytt prosjekt

Hold musepekeren over Ny-symbolet, og velg Prosjekt

 
Gi prosjektet et navn. Beskrivelse er ikke nødvendig, men vi anbefaler å fylle ut informasjon om hva prosjektet vil inneholde. F.eks. "Her ligger alle anskaffelser og avtaler innen IT" 


2

1
1
Lagre prosjekt
2
Marker som favoritt
Klikk Lagre for å opprette prosjektet
 

Fanebladene i et prosjekt

Prosjektet er bygget opp med faneblad som vil fylles med data etter hvert som konkurranser og avtaler registreres.
Konkurranser - Her kan du starte registreringen av en konkurranse, eller se alle konkurransene som er registrert i dette prosjektet.


3

2

1
1
Klikk for å starte registrering av ny konkurranse
2
Klikk for å starte registrering av ny konkurranse
3
Kopier, Arkiver og Slett
Innkjøpsplan - Her kan du starte registreringen av en innkjøpsplan eller se alle innkjøpsplaner som er registrert i dette prosjektet. Forutsetter at virksomheten har lisens på Innkjøpsplan i Mercell.

Maler - Her kan du se eventuelle maler som er registrert i prosjektet. Vi anbefaler at fellesmaler legges i et eget prosjekt.

Avtaler - Her kan du starte registreringen av en avtale, eller se alle avtalene som er registrert i dette prosjektet.

Milepæler - Her kan du se en oversikt over alle milepæler som er registrert på konkurranser/avtaler i prosjektet

Dokumenter - Her kan du legge til dokumenter. Merk at dokumenter som ligger her kun er synlig for interne brukere.

Brukere - Her kan du se hvem som har tilgang til prosjektet, samt legge til/fjerne brukere.
 


4

3

2

1
1
Brukere registrert på virksomheten
2
Brukere med tilgang/rettighetsnivå
3
Eventuelle arvede rettigheter (kan ikke fjernes)
4
Huk av for å gi tilgang
Her kan du styre hvilke brukere som har tilgang til konkurransen. I boksen til venstre kan du enten velge din egen virksomhet eller en samarbeidspartner. Ta kontakt med Mercell Support for detaljer og oppsett av samarbeidspartnere. Klikk på et brukernavn for å se de individuelle rettighetene for brukeren. Vær oppmerksom på at enkelte brukere kan ha nedarvede rettigheter. Den venstre kolonnen viser nedarvede rettigheter som brukeren måtte ha. I høyre kolonne merker du av hvilke rettigheter den valgte personen skal gis på denne konkurransen.