Registrere konkurranse med delkontrakter

En konkurranse med delkontrakter er en konkurranse hvor det skal tildeles en eller flere kontrakter på flere kontraktsområder. Eksempler på dette er:

• avtaler på snøbrøyting hvor det skal tildeles en avtale pr. brøyterode

• entreprisekontrakter hvor det skal inngås egne kontrakter for bygg, elektro, ventilasjon osv.

• rammeavtale på inventar hvor det skal inngås egne kontrakter for kontorstoler, kontormøbler, kantinemøblement osv.

Slike konkurranser må kunngjøres slik at delkontraktene er godt beskrevet, og det må fremkomme i kunngjøringen om det er mulighet til å levere tilbud på deler av eller hele kontrakten. Dette oppnår du kun når du markerer for Del opp i delkontrakter når du starter registreringen av en konkurranse. Både Mercell-portalen og kunngjøringsskjemaet blir nå klargjort for å registrere delkontrakter.

Open

En konkurranse med delkontrakter vil i praksis medføre at det registreres og gjennomføres separate konkurranser pr. delkontrakt. Leverandørene må levere tilbud pr. delkontrakt, hver delkontrakt må evalueres og tildeles som separate konkurranser.

Vær OBS på følgende:

• Det er ikke mulig for leverandørene å levere tilbud på hovedkonkurransen som et felles tilbud på alle delkontraktene. Det er kun mulig å levere tilbud på delkontraktene.

• Hvis en leverandør har levert tilbud på kun én av delkontraktene i den tro at dette tilbudet kan gjelde for alle delkontraktene, vil du ikke kunne tildele denne leverandøren på en annen delkontrakt enn den han faktisk har levert tilbud på.

• Tilbudsfristen må oppgis på hovedkonkurransen. Det er ikke mulig å ha forskjellige tilbudsfrister på de forskjellige delkontraktene.

Registrere kvalifikasjonskrav og ESPD

Du kan kun registrere ESPD og kvalifikasjonskrav på hovedkonkurransen. Hvis forskjellige delkontrakter krever forskjellige kvalifikasjonskrav, må du registrere alle på hovedkonkurransen, og beskrive tydelig for leverandørene hvilke krav som gjelder for hvilken delkontrakt.

Registrere krav og produkter

Krav, produkter og tildelingskriterier skal registreres på den enkelte delkontrakten. Det er ikke mulig å registrere overordnede krav på hovedkonkurransen.

Dersom du har krav, produkter og kriterier som skal gjelde for alle delkontraktene, kan du bruke kopi-funksjonen etter at du har registrert den første delkontrakten.

Registrere tildelingskriterier

Hvis du skal bruke evalueringsfunksjonene og registrere tildelingskriteriene i Mercell, må du velge evalueringsmetode i hovedkonkurransen under fanen Evaluering. Deretter kan du registrere kriteriene i de enkelte delkontraktene. Du kan ha forskjellige kriterier på de forskjellige delkonkurransene.

Laste opp dokumenter 

De dokumentene du legger til i hovedkonkurransen, vil være tilgjengelig på alle delkonkurransene. Du kan derfor laste opp generelle konkurransegrunnlag og vedlegg på hovedkonkurransen. De dokumenter som gjelder spesifikt for de enkelte delkonkurransene, laster du opp på respektive delkonurranser.

Dersom du bruker dynamiske dokumenter, vil disse flette inn informasjon fra den konkurransen de er opprettet i. Det vil si at et dynamisk konkurransegrunnlag i en delkontrakt, ikke kan hente informasjon fra hovedkonkurransen.

Slik registrerer du delkontrakter

Når du har huket av på Del opp i delkontrakter, vil du få opp en ny fane i konkurransebildet.

Open

Open

I dette bildet må du ta stilling til om leverandørene skal kunne levere tilbud på én eller flere delkontrakter.

Deretter må du registrere hver enkelt delkontrakt som egne konkurranser. Klikk på ‘+ Legg til’  for å opprette den første konkurransen.

Oppgi navn på delkontrakten og klikk Opprett.

Open

Open

Klikk på delkontrakten for å registrere den ferdig på vanlig måte. Hvis du skal legge inn krav, produkter og tildelingskriterier gjør du dette på denne delkontrakten før du oppretter de andre.

Kopiere delkontrakter

Når du har registrert den første delkontrakten, kan du kopiere den slik at du slipper å registrere alt som skal være felles for alle delkontraktene fra bunnen av.

Klikk på kopi-knappen til høyre på skjermen:

Open

Klikk OK på boksen som kommer opp.

Open

Open

Kopien får navnet "Kopi av [navn på delkontrakt 1]". 

Følgende informasjon blir kopiert fra [delkontrakt 1]:

• Kort beskrivelse

• Krav

• Produkter

• Kriterier

• Dokumenter

• CPV-koder

• Milepæler

Du kan selvsagt gjøre alle de nødvendige endringene på de forskjellige kopiene uten at disse påvirker hverandre.

Når alle delkontraktene er ferdig registrert og du har ferdigstilt kunngjøringsskjemaet, kan du publisere.

Kommunikasjon med leverandørene

Både hovedkonkurransen og delkonkurransene vil ha sin egen kommunikasjonsfunksjon. Dette betyr at leverandørene kan sende inn spørsmål både på hovedkonkurransen og på den enkelte delkonkurransen. Du må derfor passe på hvor du står når du sender ut ny informasjon eller gjør endinger.

Vær klar over følgende:

• Hvis du sender ut tilleggsinformasjon fra hovedkonkurransen, vil dette kun være synlig for leverandørene på hovedkonkurransen.

• Tilleggsinformasjon du sender ut på en delkonkurranse, vil ikke være synlig på de andre delkonkurransene eller på hovedkonkurransen.

Gjøre en endring i konkurransen

Hvis du har behov for å gjøre en endringer i konkurransen, kan du gjøre dette fra delkonkurransene og fra hovedkonkurransen.

Hvis du må laste opp nye eller reviderte dokumenter på hovedkonkurransen eller endre tilbudsfrist, må du gjøre endringen i hovedkonkurransen.

Hvis du må laste opp nye eller reviderte dokumenter på en av delkonkurransene, gjør du endringen fra den aktuelle delkonkurransen.

Hvordan kan du forenkle konkurranser med delkontrakter?

Noen av Mercells kunder gjennomfører konkurranser med svært mange delkontrakter, og opplever at usikkerhet og forvirring fra leverandørenes side, medfører at konkurranser i verste fall må avlyses. I stedet for å registrere samtlige delkontrakter som egne konkurranser, velger de derfor å opprette kun én delkontrakt og beskrive samtlige delkontrakter i denne. 

Dokumenter og vedlegg, slik som kravspesifikasjoner og prisskjemaer som skal besvares av leverandørene, må bygges opp på en måte som gir leverandørene tilstrekkelige instrukser om hvordan de skal forholde seg til delkontraktene.

Det du oppnår er:

• Leverandørene har kun én konkurranse de kan levere tilbud på

• Kommunikasjon forenkles ved at du kun har én delkonkurranse å forholde deg til

• Du unngår problematikken med at du ikke får tildelt en leverandør som feilaktig har levert tilbud i feil delkonkurranse