Gjennomføre minikonkurranser
- Former user (Deleted)
Når det er opprettet en parallell rammeavtale med flere leverandører, vil kontraktsvilkårene diktere hvordan avropene skal gjennomføres. En mulighet er minikonkurranser.
OBS
Før du begynner å gjennomføre minikonkurranser, må du sjekke med systemadministrator om det er spesielle forhold eller interne rutiner du må kjenne til.
Nye minikonkurranser opprettes direkte fra den aktuelle avtalen. Dette betyr at du først må finne den aktuelle rammeavtalen før du begynner å registrere minikonkurransen.
Bruk lupa og søk opp avtalen.
I søkefeltet som dukker opp kan du søke på:
Fritekst søk
Leverandør
Produkt/tjenesteområde
etc.
I fritekst søk kan du bruke spesielle søkebetingelser for å utvide eller avgrense søket. Se egen guide om dette her Spesielle søkebetingelser - avtalesøk.
Klikk deg inn på avtalen.
I menylinjen i avtalen vil du se denne knappen.
Klikk på knappen for å opprette en ny minikonkurranse
Gi konkurransen en overskrift. Du kan også velge hvilket prosjekt konkurransen skal lagres. Standardinnstillingen er samme prosjekt som avtalen, men du har muligheten til å velge et annet prosjekt. Forskjellige virksomheter har forskjellige rutiner, så hvis du er usikker må du kontakte systemadministrator.
Klikk på Lagre for å gå videre.
For øvrig registrerer du konkurransen på vanlig måte ved å fylle ut beskrivelse, oppgi tilbudsfrist, laste opp dokumenter osv.
Går du til fanen Leverandører, ser du at leverandørene som er registrert på rammeavtalen er lagt til i konkurransen.
Når all informasjon i konkurransen er fylt ut klikker du på Publiser. Leverandørene får nå en e-post med varsel om at de er invitert til å delta i en konkurranse.
Det kan være lurt å sjekke om leverandørene har lest meldingen i løpet av de første dagene etter publisering, særlig hvis det er kort tilbudsfrist.
Klikk på fanen Logg. Her ser du hvilke meldinger som er blitt sendt fra Mercell. Klikk på linken merket System melding.
Foran mottaker ser du en liten konvolutt.
Den lille konvolutten indikerer om meldingen er lest eller ikke.
| Meldingen er ikke lest |
| Meldingen er lest |
Holder du musepekeren over konvolutten, vil du se når meldingen ble lest.
Kopiere en tidligere minikonkurranse
I tillegg til å opprette en helt ny minikonkurranse fra bunnen av, kan du også kopiere en av minikonkurransene som er registrert på avtalen tidligere.
Noen virksomheter har opprettet maler for minikonkurranser, slik at alle minikonkurranser knyttet til en rammeavtale følger samme oppsett. En slik mal vil antagelig hete noe med "Mal - xxxx". Igjen, sjekk med systemadministrator hvis du er usikker.
For å kopiere en tidligere minikonkurranse eller bruke en mal-konkurranse, klikker du på kopi-knappen til høyre på skjermen.
Resten av konkurransen registreres og gjennomføres på vanlig måte.
Gjennomføre en minikonkurranse som en samarbeidende virksomhet
Samarbeidende virksomheter, f.eks. en sammenslutning av kommuner eller en virksomhet som fungerer som en innkjøpssentral, kan dele avtalene sine i Mercell, slik at nabokommuner eller de deltakende virksomhetene i innkjøpsfellesskapet kan se innholdet i avtalene. La oss kalle disse rollene for vertskommune og gjestekommune for enkelhets skyld.
Vertskommunen er altså den som oppretter avtalen på sin virksomhet, og gjestekommunene skal ha tilgang til avtalen og ha mulighet til å gjennomføre minikonkurranser. For at dette skal fungere er det et par vilkår som må være oppfylt:
Den som administrerer avtalen må gi de aktuelle brukerne i gjestekommunene redigere-rettighet på avtalen. Det er ikke nødvendig med lesetilgang på prosjekt-nivå.
Brukeren i gjestekommunen kan ikke lagre minikonkurransen i samme prosjekt som avtalen er lagret hos vertskommunen. Det er kun mulig å lagre minikonkurransen i et prosjekt tilhørende den aktuelle gjestekommunen.
En bruker i gjestekommunen vil nå ha mulighet til å opprette en helt ny minikonkurranse på samme måte som en bruker i vertskommunen slik det er beskrevet i Opprette en ny minikonkurranse.