Bruke hasteprosedyrer i Mercell
- Former user (Deleted)
I noen tilfeller har man et akutt behov som må dekkes og hvor ordinære krav til tilbudsfrister ikke kan følges.
Selv om regelverket inneholder bestemmelser knyttet til tilbudsfrister og prosedyrer for tildeling av kontrakt, finnes det likevel en rekke unntak i anskaffelsesregelverket som kan være aktuelle når det er behov for å gjennomføre en anskaffelse raskt. Mer informasjon om unntakene finnes i Nærings- og fiskeridepartementets veileder om regelverket.
I hastetilfeller er det mulig å sette en betydelig kortere tilbudsfrist enn det som gjelder i vanlige anskaffelser. For eksempel kan tilbudsfristen i en åpen anbudskonkurranse forkortes fra 35 til 15 dager.
Videre kan oppdragsgiver i enkelte tilfeller bruke prosedyreformen konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring. Det må da foreligge et særlig forhold som oppdragsgiveren ikke selv er skyld i og ikke kunne forutse. Det uforutsette forholdet må i tillegg gjøre det umulig å overholde de forkortede minimumsfristene omtalt ovenfor. Les mer i veilederen.
Gjennomføre en konkurranse med kortere tilbudsfrist
I Mercell finnes det ingen sperrer som forhindrer deg fra å sette korte frister. Du trenger altså ikke gjøre noen spesielle innstillinger i konkurransen for å benytte forkortede frister. Det betyr at du kan registrere konkurransen som vanlig.
Det du må huske er å begrunne bruk av hasteprosedyren i kunngjøringsskjemaet.
Klikk på ‘Gå til skjema’:
Gå til skjemaet del VI.1, huk av for ‘Hastetilfelle’ og beskriv begrunnelsen i tekstboksen:
Deretter registrerer og publiserer du konkurransen på vanlig måte.
Bruke prosedyreformen “konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring”
Denne prosedyreformen er tillatt i helt spesielle tilfeller. F.eks. når det oppstår kriser som medfører fare for betydelige materielle skader, eller fare for liv og helse. Eksempler på dette er hurtig sikring av rasområder, og innkjøp av materiell i krisesituasjoner hvor avtaleleverandørene ikke kan oppfylle sine leveringsforpliktelser.
I en konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring, må du invitere leverandører til å levere tilbud og velge å ikke kunngjøre konkurransen på Doffin/TED. Leverandører legger du til i konkurransen i Leverandør-fanen. Se egen veileder: Legge til nye leverandører
Dette kan bare gjøres ved å velge ‘Under nasjonal terskelverdi’ i innstillingene for konkurransen, og unnlate å velge skjema.
Selv om dette rent teknisk ikke er korrekt terskelverdi er dette altså eneste muligheten du har for å unngå kunngjøring på Doffin/TED.
Leverandørene vil ikke se at du har valgt denne terskelverdien, men protokoll og andre auto-genererte dokumenter kan inneholde en henvisning til valget av terskelverdi.
Under fanen ‘Betingelser’ må du velge om du skal invitere et utvalg leverandører, eller om du også skal sende forespørselen til leverandører i Mercell-databasen.
Vi anbefaler at du velger ‘Mercells database av leverandører og utvalgte leverandører’ siden du da når ut til et større marked enn om du kun inviterer utvalgte leverandører. Velger du allikevel å kun sende til utvalgte leverandører, vil du få opp en boks med anbefaling om å sende til Mercells leverandørbase i tillegg. Denne kan du imidlertid lukke og kun invitere utvalgte leverandører.
Dersom du skal benytte ESPD-skjema, må du manuelt aktivere dette under fanen ‘Betingelser’.
Under fanen ‘Leverandører’ kan du legge til de leverandørene du ønsker å invitere. Se egen veileder for å registrere nye leverandører her Legge til nye leverandører .
Når du registrerer nye leverandører anbefaler vi at du kontakter leverandøren på forhånd og sørger for at du har korrekt kontaktinformasjon. På den måten sikrer du deg at forespørselen kommer frem til riktig mottaker, og du reduserer muligheten for unødige forsinkelser.
Du bør også gjøre leverandøren oppmerksom på at de vil bli invitert til konkurransen, og be de om holde utkikk etter en e-post fra Mercell.
Husk å føre protokoll
Når du velger å anvende denne prosedyren, må dette begrunnes i anskaffelsesprotokollen, jf. § 25-5 bokstav e. i FOA.
Klikk på ‘Protokoll’ og klikk på overskriften ‘Avtalen - Informasjon om gjenstand, varighet, verdi og regler’:
I boksen ‘Kommentarer til prosedyre og/eller avtale’ fyller du ut begrunnelsen.
Gjennomføre forhandlinger
Hvis du har behov for å gjøre noen avklaringer med leverandørene eller gjennomføre forhandlinger, kan du bruke en av disse metodene:
Bruke forhandlingsmodulen: Forhandlingsmodulen - slik gjennomfører du forhandlinger
Endre tilbudsfristen for de enkelte leverandørene
Bruke kommunikasjonsmodulen. Leverandøren kan sende oppdaterte tilbudsdokumenter som vedlegg i meldinger.
Bruker du forhandlingsmodulen vil systemet automatisk protokollføre alle forhandlingsrunder og endringer i tilbudene. Se egen veileder for bruk av forhandlingsmodulen
Det er altså mulig å endre tilbudsfristene for leverandørene etter at den opprinnelige fristen har gått ut. Dette er en forenklet måte å ha forhandlinger på, men du mister den automatiske protokollfunksjonen som forhandlingsmodulen gir deg.
Gå til fanen ‘Leverandører’ og klikk på leverandøren som skal få ny frist:
Klikk på ‘Sett ny tilbudsfrist’:
Klikk OK på meldingen som kommer opp.
Sett ny frist og legg inn en melding til leverandøren:
Det sendes nå en e-post til leverandøren med informasjon om at konkurransen er blitt åpnet for nytt tilbud.
Gjenta for de øvrige leverandørene hvis relevant.
Med denne metoden vil de oppdaterte tilbudene være tilgjengelig for deg som innkjøper så fort leverandøren har levert tilbudet, og leverandøren kan også levere nye tilbud helt frem til fristen er utløpt.
Husk å oppdatere protokollen med relevant informasjon under avsnittet Dato og tilbudsfrist.
Laste opp dokumenter eller importere e-post i en konkurranse
I noen tilfeller kan det gå såpass fort i svingene at du har kommunisert med leverandørene på vanlig e-post i stedet for å bruke kommunikasjonsfunksjonen i Mercell. Det kan da være aktuelt å laste opp et vedlegg i konkurransen etter at fristen har gått ut, slik at du har dokumentasjonen samlet i Mercell.
Hvis du skal importere en e-post fra f.eks. Outlook, må du først lagre e-posten på PC-en eller filserveren.
Lagre en e-post i MS Outlook
De fleste e-post-programmer har mulighet for å lagre en e-post som en fil eller dokument. muligheter for å lagre e-poster i e-post-programmet. Forskjellige programmer og programversjoner har forskjellige løsninger, men vi tar med eksempel fra MS Outlook.
OBS: fremgangsmåten kan være forskjellig avhengig av hvilken versjon du bruker
Dobbeltklikk på e-posten du ønsker å importere til Mercell. Klikk på Fil og velg ‘Lagre som’.
Gi filen et navn og velg en plassering. Hvis du velger filformat ‘Meldingsformat i Outlook’ vil filen lagres som en fil som senere vil åpnes i Outlook.
Laste opp et dokument eller vedlegg
E-posten vi lagret i forrige avsnitt, kan nå behandles som et vanlig vedlegg.
Gå til fanen ‘Leverandører’ og klikk på den leverandøren du skal laste opp vedlegget på:
Velg fanen ‘Tilbud/kval. anmodning detaljer’, menyen ‘Dokumenter’ og klikk på ‘+ Last opp vedlegg’, og last opp dokumentene du ønsker å importere.
Vedlegget vil ikke være synlig for leverandøren, men det vil være tilgjengelig for oppdragsgiver under ‘Dokumenter’ på ‘Sammenlign tilbud’-funksjonen.
