Brug hasteprocedurer i Mercell
- Former user (Deleted)
I nogen tilfælde er der et presserende behov, der skal være opfyldt, og hvor almindelige krav til udbudsfrister ikke kan overholdes.
Selv om reglerne indeholder bestemmelser om udbudsfrister og procedurer for tildeling af en kontrakt, er der stadig en række undtagelser i udbudsreglerne, der kan være relevante, når der er behov for at gennemføre et indkøb hurtigt.
I hastetilfælde er det muligt at fastsætte en væsentligt kortere tilbudsfrist end den, der gælder i almindelige indkøb. F.eks. Kan udbudsfristen i et offenligt udbud forkortes fra 35 til 15 dage.
Desuden kan ordregiver i nogle tilfælde bruge udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse. Der skal så være en særlig omstændighed, som ordregiver ikke har skylden for og ikke kunne forudse. De uforudsete omstændigheder skal også gøre det umuligt at overholde de forkortede minimumsfrister, der er nævnt ovenfor.
Gennemføre et udbud med kortere tilbudsfrist
I Mercell er der ingen barrierer, der forhindrer dig i at sætte korte deadlines. Du behøver ikke foretage nogen specielle indstillinger i udbuddet for at bruge forkortede deadlines. Det betyder, at du kan tilmelde udbuddet som normalt.
Hvad du skal huske er at retfærdiggøre brugen af hasteproceduren i meddelelsesformularen.
Klik på ‘Gå til skema/skjema’:
Gå til skemaet del VI.1, hak felten af for “Hastetilfælde/Hastetilfelle” og beskriv begrundelsen i tekstboksen:
Derefter registrerer og publiserer du udbuddet almindeligvis.
Brug procedureskemaet “udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse"
Denne form for procedure er tilladt i meget specielle tilfælde. For eksempel. når der opstår kriser, der udgør en risiko for væsentlig materiel skade eller fare for liv og sundhed. Eksempler på dette er hurtig sikring af jordskredsområder og køb af udstyr i krisesituationer, hvor kontraktleverandørerne ikke kan opfylde deres leveringsforpligtelser
I et forhandlingsudbud uden forudgående offentliggørelse skal du invitere leverandører til at afgive bud og vælge ikke at annoncere udbuddet på TED. Du tilføjer leverandører til udbuddet under fanen Leverandør.
Dette kan kun gøres ved at vælge 'Under national tærskelværdi' i udbudsindstillingerne og undlade at vælge formularen.
Selvom dette teknisk set ikke er den korrekte tærskelværdi, er dette den eneste mulighed, da du skal undgå at annoncere på TED.
Leverandører kan ikke se, at du har valgt denne tærskel, men protokoller og andre automatisk genererede dokumenter kan indeholde en henvisning til tærskelvalget.
Under fanen 'Betingelser' skal du vælge, om du vil invitere et udvalg af leverandører, eller om du også skal sende anmodningen til leverandører i Mercell-databasen.
Vi anbefaler, at du vælger 'Mercells database over leverandører og udvalgte leverandører', da du derefter når et større marked, end hvis du kun inviterer udvalgte leverandører. Hvis du stadig vælger kun at sende til udvalgte leverandører, får du en kasse med en anbefaling også til Mercells leverandørbase. Du kan dog lukke dette og kun invitere udvalgte leverandører.
Hvis du skal bruge ESPD-formularen, skal du aktivere denne manuelt under fanen 'Betingelser'.
Under fanen ‘Leverandører’ kan du indsætte de leverandørene du ønsker at invitere.
Når du registrerer nye leverandører anbefaler vi at du kontakter leverandøren på forhånd og sørger for at du har korrekt kontaktinformation. På den måde sikrer du dig at forespørselen kommer frem til den rigtige modtager, og du reducerer mulighedern for unødige forsinkelser.
Du bør også gøre leverandøren opmærksom på at de vil blive inviteret til udbuddet, og bede dem om holde udkig efter en meddelse fra Mercell.
Husk at føre protokol
Når du vælger at anvende denne procedure, må dette begrundes i anskaffelsesprotokollen.
Klik på ‘Protokoll’ og klik på overskriften ‘Aftalen - Information om genstand, varighed, værdi og regler’:
I boksen ‘Kommentarer til procedure og/eller aftale’ udfylder du begrundelsen.
Gennemføre forhandlinger
Hvis du har behov for at lave nogen afklaringer med leverandørene eller gennemføre forhandlinger, kan du bruge en af disse metoder:
Brug forhandlingsmodulen: Forhandlingsmodul - Sådan gennemfører du forhandlinger
Ændre tilbudsfristen for de enkelte leverandørene
Bruge kommunikationsmodul. Leverandøren kan sende opdateret tilbudsdokumenter vedhæftet i beskeder.
Bruger du forhandlingsmodulet vil systemet automatisk protokolføre alle forhandlingsrunder og ændringer i tilbudene. Se egen vejledning for brug af forhandlingsmodulet.
Det er altså mulig at ændre tilbudsfristene for leverandørene efter at den oprindelige frist er udløbet. Dette er en forenklet måde at have forhandlinger på, men du mister den automatiske protokolfunktion som forhandlingsmodulet giver dig.
Gå til fanen ‘Leverandører’ og klik på leverandøren som skal få ny frist:
Klik på ‘Sæt ny tilbudsfrist’:
Klik OK på beskeden som dukker op.
Sæt en ny frist og læg en besked til leverandøren ind:
Det sendes nu en email til leverandøren med information om at udbuddet er åbnet for nyt tilbud.
Gentag for de øvrige leverandørene hvis dette er relevant.
Med denne metoden vil de opdaterede tilbud være tilgængelige for dig som indkøber så snart leverandøren har leveret tilbudet, og leverandøren kan også levere nye tilbud helt frem til fristen udløber.
Husk at opdatere protokollen med relevant information under afsnittet Dato og tilbudsfrist.
Lægge dokumenter op eller importere email iet udbud
I nogle tilfælde kan det gå så hurtigt i svingene, at du har kommunikeret med leverandørerne via regelmæssig e-mail i stedet for at bruge kommunikationsfunktionen i Mercell. Det kan så være relevant at uploade en vedhæftet fil i udbuddet, efter at fristen er udløbet, så du har dokumentationen samlet i Mercell.
Hvis du har brug for at importere en e-mail fra f.eks. Outlook, skal du først gemme e-mailen på din pc eller filserver.
Gem en e-mail i MS Outlook
De fleste e-mail-programmer har muligheden at gemme en e-mail som en fil eller et dokument/muligheder for at gemme e-mails i e-mail-programmet. Forskellige programmer og programversioner har forskellige løsninger, men vi inkluderer eksempler fra MS Outlook.
OBS: fremgangsmåden kan være forskellig afhængigt af hvilken version du bruger
Dobbeltklik på e-mailen du ønsker at importere til Mercell. Klik på Fil og vælg ‘Gem som’.
Giv filen et navn og vælg en placering. Hvis du vælger filformat ‘Beskedsformat i Outlook’ vil filen gemmes som en fil som senere vil åbnes i Outlook.
Læg et dokument op eller vedhæft
E-mailen vi gemte i forrige afsnit, kan nu behandles som en almindeligt vedhæfting.
Gå til fanen 'Leverandører' og klik på den leverandør, du vil uploade den vedhæftede fil til:
Vælg fanen ‘tilbudsdetaljer’, menuen ‘filer/dokumenter’ og klik på ‘tilføj ny’, og læg dokumenterne du ønsker at importere ind.
Vedhæftningen vil ikke være synlig for leverandøren, men det vil være tilgængelig for ordregiver under ‘Filer/Dokumenter’ på ‘Sammenlign tilbud’-funktionen.
