Interne- en documenten voor leveranciers, checklist-item
- Maartje Rietsema
Analytics
Documenten kunnen vanaf 5 niveaus worden toegevoegd aan de aanvraag:
Vanaf uw eigen computer of netwerk
Vanuit uw persoonlijke bibliotheek (online – wordt beheerd met uw eigen profiel)
Vanuit de projectbibliotheek (online – wordt beheerd door leden van het project)
Vanuit de bedrijfsbibliotheek (online – wordt beheerd door een bedrijfsadministrator)
Vanuit de ‘Operator’ (online – wordt beheerd door CTM Solution)
In de checklist kunt u via ‘Interne documenten’ documenten toevoegen die niet zichtbaar zijn voor leveranciers. Hier plaatst u documenten die u alleen met teamleden wilt delen. Bij ‘Documenten voor leveranciers’ kunt u documenten toevoegen die de leveranciers kunnen downloaden uit de aanvraag.
Let op! In de document(en) voor leveranciers dient u enkele teksten op te nemen m.b.t. elektronische aanvragen via CTM. Zie hiervoor de bijlage ‘Tekst op te nemen in document voor leveranciers’.
Toevoegen documenten vanaf uw computer of netwerk
Via de button ‘Upload nieuw bestand…’ onder aan de pagina kunt u de documenten lokaal vanaf uw computer of netwerk uploaden. Volg hiervoor de online beschrijving.
Toevoegen documenten vanuit bibliotheek
Documenten uit de operator-, bedrijfs-, project- of persoonlijke bibliotheek (Bijvoorbeeld standaard bijlagen) kunnen voor elke nieuwe aanvraag worden hergebruikt. Deze documenten kunt u uploaden via de ‘Bibliotheek…’ button
Kies vervolgens linksboven bij ‘Selecteer bibliotheek’ de bibliotheek die u wilt gebruiken. Vink de benodigde documenten aan en klik op ‘voeg bestand toe’. U wordt dan teruggebracht naar het vorige scherm, ‘Toevoegen van documenten’.
NB: In de ‘Operator’-bibliotheek vindt u altijd de laatste versie van de handleiding voor leveranciers en veelgestelde vragen. U kunt deze voor de volledigheid voor de leveranciers toevoegen aan de aanvraag.
Publiek beschikbare documenten
Het is mogelijk om documenten publiek beschikbaar te maken. Een leverancier kan in dat geval de documenten inzien voordat hij besluit zich aan te melden voor de aanvraag.
Als u een document heeft geüpload klikt u op de button ‘Publiek zichtbaar’. Vervolgens selecteert u het document en klikt u op ‘Voeg toe’. Als een document publiek zichtbaar is verschijnt er een wereldbol-icoon voor het document.
Let op! Alleen documenten geüpload vanaf uw computer of netwerk kunnen publiek beschikbaar worden gemaakt.
Versiemanagement van documenten in de bedrijfsbibliotheek (voor administrators)
Het is voor een administrator mogelijk om van documenten uit de bedrijfsbibliotheek nieuwe versies te uploaden met behoud van het overzicht van eerdere versies.
Klik op het pijltje bij de bestandsnaam waarvan een nieuwe versie geüpload moet worden. In het menu dat tevoorschijn komt kunt u klikken op ‘Bewerk’. Vervolgens ‘Uploaden nieuwe versie’. Zoek de nieuwe versie op uw computer of netwerk en klik op ‘Uploaden’.
De nieuwe versie wordt ook toegevoegd op eerdere plekken waar het document is toegevoegd.