Vragenlijst; Eisen en Criteria, checklist-item

Per aanvraagfase (selectie-/inschrijvingsfase) kan er per perceel een vragenlijst worden opgesteld. Klik in de checklist op de naam van het perceel naast ‘Vragenlijst; Eisen en criteria’. Hier kunt u alle eisen en criteria voor de aanvraag aanmaken.

U kunt op 3 manieren vragen maken:

1. Online: via de knoppen ‘Smart Add’ of ‘Vraag toevoegen’.

2. Bibliotheek: Voeg een voorgedefinieerde vragenlijst toe uit uw bedrijfsadministratie. Uw collega met administratorrechten in CTM beheert deze vragentemplates.

3. Importeren: U kunt ook in een Excel-template alle vragen invoeren en importeren (Of u kan uw bedrijfsadministrator vragen de Excel-vragenlijst toe te voegen aan de bedrijfsadministratie). Dit kan handig zijn als u de vragenlijst in de toekomst wilt hergebruiken in andere aanvragen. Daarnaast is het gebruik van Excel-templates sneller doordat cellen snel aangepast kunnen worden en daarnaast ook makkelijk gekopieerd kunnen worden.

 Let op! Als u de vragen heeft gemaakt dient u deze op te slaan. Dan zijn ze zichtbaar voor de leveranciers, uiteraard alleen wanneer de aanvraag is gepubliceerd of de wanneer de uitnodigingen zijn verstuurd. Vragen met het icoon van een potloodje er voor zijn vragen die in concept staan.

Er zijn 5 soorten vragen aan te maken:

1. Notitie: U kunt dit gebruiken als u alleen tekst of instructies in de vragenlijst wilt plaatsen waar de leverancier niet op hoeft te antwoorden;

2. Enkele keus: Een vraag waar de leverancier slechts 1 antwoordalternatief kan selecteren;

3. Meervoudige keus: Een vraag waar de leverancier één of meerdere antwoordalternatieven kan selecteren;

4. Vrije tekst: De leverancier kan in een tekstveld een antwoord invullen. U kunt hier kiezen voor korte tekst van maximaal 100 tekens, een medium tekst van maximaal 800 tekens of een lange tekst van maximaal 2.500 tekens;

5. Getal: Als de leverancier een numeriek antwoord dient te geven. Kies voor een ‘Heel getal’ of ‘Decimaal’.

Daarnaast kunt u bij elke vraag een extra instelling aangeven:

1. Het antwoord heeft een geldigheidstermijn;

2. Er is een bijlage toegestaan bij het antwoord; deze optie kiest u als u specifiek bij de vraag een document wilt ontvangen;

3. Er dient verplicht een bijlage te worden toegevoegd bij deze vraag*;

4. Aangeven of het een knock-out vraag is;

5. Aangeven of er een min. of max. numerieke waarde vereist is.

*Let op! Als u mapjes bij de vraag plaatst dan kunt u verplichten of de optie geven of er een document moet worden geplaatst bij de vraag. Naast de vragenlijst heeft de leverancier echter ook een algemene map waar documenten kunnen worden geplaatst. Aan de leverancierszijde heet deze map ‘Extra documenten’. Wij raden u aan één van de twee mogelijkheden te kiezen per aanvraag, zodat het voor de leverancier consequent en duidelijk is. De map ‘Extra documenten’ voor de leverancier heeft u aan of uit gezet bij het maken van de aanvraag. U kunt deze instellingen altijd wijzigen via de grijze button ‘Bewerk’ onder de checklist.

Tip: Via de button ‘Voorbeeld’ kunt u zien hoe de vragenlijst er voor de leverancier uitziet.

Open