Vraag & antwoord module (voor Lead buyers)
- Jeroen van Duijvenvoorde
Analytics
In dit artikel wordt uitgelegd:
Vragen beantwoorden en meteen publiceren
Vragen beantwoorden en later publiceren
Alleen de vraag publiceren
Mededeling doen via Vraag & Antwoord
Vragen toewijzen aan collega's
Lees hier hoe je de Vraag & Antwoord module kunt activeren.
Lees hier hoe je antwoorden op vragen kunt importeren vanuit Excel.
Heb je een vraag toegewezen gekregen van een inkoper? Lees dan hier de instructie Instructie Vraag & antwoord (collega met toegewezen vraag).
Wanneer er vragen zijn gesteld door aanbieders in jouw tender ontvang je hier tweemaal daags een Daily digest notificatie van in je e-mail. Dit bericht bevat een overzicht van alle gestelde vragen die in de 12 uur daarvoor zijn gesteld. Aanbieders ontvangen een Daily digest met een overzicht van alle gepubliceerde vragen en antwoorden.
Vragen beantwoorden en meteen publiceren
Ga in je tender naar het tabblad Vraag & Antwoord. Je ziet hier een overzicht van alle gestelde vragen.
Klik op de titel van een vraag, de vraag klapt nu open.
Klik op de knop Publiek antwoord opstellen.
Een pop-op opent zich, hier kun je eventueel de tekst van de vraag aanpassen.
Dit kun je bijvoorbeeld doen wanneer een aanbieder hun organisatienaam in de vraag heeft genoemd.
Vul in het Antwoord tekstveld je antwoord in.
Je kunt hier de conceptantwoorden van collega's in kopiëren onder Antwoorden van collega's wanneer je deze vragen heeft toegewezen. Lees hieronder bij Vragen toewijzen aan collega's voor meer informatie.
Klik op Preview & Verzenden.
Je ziet een overzicht van de vraag en gegeven antwoord. Klik op Publiceren om het antwoord direct te publiceren.
De beantwoorde vraag heeft de status Gepubliceerd gekregen en is nu zichtbaar voor aanbieders.
Vragen beantwoorden en later publiceren
Ga in je tender naar het tabblad Vraag & Antwoord. Je ziet hier een overzicht van alle gestelde vragen.
Klik op de titel van een vraag, de vraag klapt nu open.
Klik op de knop Publiek antwoord opstellen.
Een pop-op opent zich, hier kunt eventueel de tekst van de vraag aanpassen.
Dit kun je bijvoorbeeld doen wanneer een aanbieder hun organisatienaam in hun vraag heeft genoemd.
Vul in Antwoord tekstvelduw antwoord in.
Je kunt hier de conceptantwoorden van collega's in kopiëren onder Antwoorden van collega's wanneer je deze vragen heeft toegewezen. Lees hieronder bij Vragen toewijzen aan collega's voor meer informatie.
Klik op Preview & Verzenden.
Je ziet een overzicht van de vraag en gegeven antwoord.
Klik op Sla op zonder publiceren.
De vraag krijgt nu de status Gereed voor publicatie. Je kunt doorgaan met het beantwoorden van andere vragen. Het gegeven antwoord is nog niet zichtbaar voor aanbieders.
Klik op het tabblad Gereed voor publicatie. Je ziet hier een overzicht van alle vragen met antwoorden die je hebt klaargezet.
Klik op Selecteer pagina (en daarna eventueel alle pagina's) en klik op Publiceren om alle vragen en antwoorden te publiceren.
De vragen en antwoorden zijn gepubliceerd en zijn verplaatst naar het tabblad Gepubliceerde Vragen en Antwoorden.
Alleen de vraag publiceren
Je kunt ervoor kiezen een gestelde vraag te publiceren om vervolgens op een later moment het antwoord te publiceren. Bijvoorbeeld als je niet direct het antwoord paraat hebt en wilt voorkomen dat meerdere aanbieders dezelfde vraag stellen.
Ga in je tender naar het tabblad Vraag & Antwoord.
Klik op de titel van de vraag, de vraag klapt nu open.
Selecteer de vraag (of meerdere vragen) door achter de vraag een vinkje te zetten in het selectievakje.
Klik onderaan de pagina op Alleen vragen publiceren.
De vraag is gepubliceerd en krijgt de status Alleen vraag gepubliceerd. Aanbieders kunnen bij deze gepubliceerde vraag zien: Antwoord wordt binnenkort verwacht.
Om deze gepubliceerde vraag te beantwoorden klik je in het tabblad Gepubliceerde Vragen en Antwoorden op de vraag en klik je op de knop Aanpassen.
Mededeling doen via Vraag & Antwoord
Door als inkoper zelf een vraag te stellen kun je een mededeling doen aan de leveranciers in de Vraag & Antwoord module.
Ga naar het tabblad Vraag & Antwoord
Klik op Stel een vraag en stel je mededeling op
Klik op Publiceer
Vragen toewijzen aan collega's
In Negometrix3 kun je vragen aan collega’s (bijvoorbeeld een interne klanten of materiedeskundigen) toewijzen. Zij moeten hiervoor deelnemer zijn in de tender.
Ga in je tender naar het tabblad Vraag & Antwoord.
Selecteer de vraag (of meerdere vragen) door achter de vraag een vinkje te zetten in het selectievakje
Klik onderaan de pagina op Vragen toewijzen.
Selecteer de gewenste collega of collega's en klik op Opslaan.
De namen van de betreffende collega's zijn nu zichtbaar in de kolom Toegewezen aan.
De collega ontvangt een notificatie dat er vragen aan hem/haar zijn toegewezen.
Na het koppelen van een collega ziet deze persoon in zijn of haar persoonlijke account enkel de toegewezen vragen, tenzij dit anders is ingesteld bij hun rechten. Collega’s hebben de mogelijkheid hun antwoorden in concept op te slaan en deze zonder of met jou te delen.
Is een naam van een collega oranje? Dan is een concept antwoord opgesteld zonder deze met je te delen.
Is de naam van een collega groen? Dan is het antwoord opgeslagen én met je gedeeld. Je kunt het antwoord lezen en gebruiken bij het opstellen van het publieke antwoord. De datum en tijdstip geven aan wanneer het antwoord met je is gedeeld.
Je kunt ook jezelf als inkoper toewijzen aan vragen om concept antwoorden te delen met collega's die zijn toegewezen aan dezelfde vragen.
Antwoorden importeren uit Excel
Meer informatie over het importeren van antwoorden in de Vraag & Antwoord module lees je hier.
Belangrijk
Nadat een antwoord is gepubliceerd is het niet meer mogelijk deze terug te trekken. Wel is het mogelijk de inhoud aan te vullen. Klik in Gepubliceerde vragen en Antwoorden op de vraag en vervolgens op Aanpassen. Formuleer je, aanvullende, antwoord en klik op Publiceer.
Is een vraag door een aanbieder als Individuele vraag ingestuurd? Dan herken je deze aan het paarse icoon. Na het openklappen van de vraag zie je tevens de motivatie van de aanbieder. Je kunt middels het beantwoorden van de vraag de aanbieder verzoeken de vraag nogmaals te stellen en niet als individueel aan te merken, indien gewenst.
De bijlagen die de aanbieder heeft geüpload bij een vraag worden nooit zichtbaar voor andere aanbieders in de tender. Wil je samen met jouw antwoord een document delen met de aanbieders in je tender? Dan diendeze zelf te uploaden onder het Antwoord tekstveld.