Vraag & Antwoord

U krijgt een melding dat er een nieuwe vraag is gesteld door een aanbieder. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de vraag kunt beantwoorden en publiceren.

Vraag beantwoorden

• Open de tender en ga naar Vraag & Antwoord aan de linkerzijde. U ziet hier drie tabbladen.

  • Nieuw: Nieuwe vragen 

  • In behandeling: Conceptantwoord in behandeling

  • Gereed: Beantwoorde vragen, gereed om te publiceren. 

  • Gepubliceerd: Gepubliceerde antwoorden 

• In het tabblad Nieuw vindt u een overzicht van de nieuw gestelde vragen.

• Hoover met de muis over de vraag en u ziet de optie Beantwoordt verschijnen. Klik hierop, er verschijnt een tekstvlak

• Stel uw antwoord op in het tekstvlak. U heeft ook eventueel de mogelijkheid een document toe te voegen via de Upload button. 

• Klik op Opslaan. Uw antwoord staat nu gereed in In behandeling

Vraag beantwoorden en publiceren

• Open uw antwoorden, gereed voor publicatie in het tabblad Gereed

• Wilt u uw antwoorden in één keer publiceren, klik dan op de knop Publiceren rechts onderaan de pagina

• Om één vraag te publiceren (of de andere opties te bekijken) kunt u klikken op het menu-icoontje achter de vraag. De volgende opties verschijnen:

  • Details: Hier vind je o.a. de naam van de vraagsteller en datum van indiening

  • Antwoord publiceren: Met deze optie publiceert u het antwoord

  • Concept aanpassen: Hier heeft u nog de mogelijkheid uw conceptantwoord te bewerken

  • Antwoord verwijderen: Met deze optie verwijderd u uw gehele antwoord. De vraag gaat terug naar het tabblad Nieuw.

• Zodra er een vraag(en) wordt gepubliceerd dan ontvangt de aanbieder daar direct een notificatie van.

Gepubliceerde vragen

In het tabblad Gepubliceerde vragen ziet u een overzicht van de door u gegeven en gepubliceerde antwoorden. Het meest recent gegeven antwoord vindt u bovenaan.

Als u het menu-icoontje achter de vraag aanklikt worden de details weergegeven van wie de vraagsteller is, datum van stellen en de vraag zelf.

Voor de aanbieder wordt dit direct zichtbaar. Aanbieders zien nooit van wie deze afkomstig zijn.

Opmerking: Indien een aanbieder vragen heeft ingediend en tussentijds de tender heeft verlaten ziet u als inkoper de naam van de vraagsteller veranderd in 'Anoniem'.

Notificaties

Wanneer er nieuwe vragen binnen komen, krijgt u direct een notificatie. Mochten er binnen het uur opnieuw vragen binnen komen, dan krijgt u daar 1 uur ná de eerste notificatie een nieuwe melding van. Dit om te voorkomen dat u wordt overladen met losse e-mails.

Question & Answer

You will be notified every time that a new question is submitted by a supplier. This article explains how to answer the questions that come in to you as a buyer.

Answering Questions

Open the Solicitation and go to Question & Answer on the left. You will see four tabs here.

1. New

2. In Progress

3. Ready

4. Published

Answering questions and publishing

• In the New tab you will find an overview of the newly asked questions. Hover over the question and you will see the option Answer appear. Click on it, a text area will appear. On the right you may click the three dots and assign the question to a colleague. 

  • Write your answer in the text area. You also have the possibility to add a document via the Upload button. You may also change the wording of the submitted question here. 

• Click on Save Draft or Save as Ready. Your answer is now located in either the In Progress tab or Ready tab depending on what you designated it as. 

  • You may Save Draft if your answer is unfinished/needs editing or you may Save as Ready if your answer is ready to be published. 

• If you want to publish all answers at once, click on the Publish button at the bottom right of the Ready tab.

• To publish one question (or view the other options) you can click on the three dots icon to the right of the question. The following options will appear:

  • Details: Here you will find the name of the question asker and date of submission

  • Publish Answer: Here you may publish one answer at a time

  • Edit draft: Here you still have the possibility to edit your draft answer

  • Change reference: Here you may change the section that the question is referencing in your solicitation

  • Delete answer: This option deletes your entire answer. The question will return to the New tab.
    
    

Published questions

In the Published questions tab you will see an overview of the answers you have given and published. The most recent answer can be found at the top.

If you click the three dots to the right of the question you may see details such as who the questioner is and the date the question was asked. 

This is immediately visible to the supplier. Suppliers never see from whom they come.

Notifications

When new questions come in, you will be notified immediately. If there are new questions within the hour, you will receive a new notification 1 hour after the first notification. This to prevent you from being overloaded with loose e-mails.

Frage & Antwort

Bei neuen Fragen eines Anbieters erhalten Sie eine Benachrichtigung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Frage beantworten und veröffentlichen können.

Fragen beantworten

• Öffnen Sie die Ausschreibung, und wählen Sie links „Frage & Antwort“. Hier finden Sie drei Registerkarten.

  • Neu

  • Entwurf

  • Veröffentlicht

• Auf der Registerkarte Neu werden alle neuen Fragen angezeigt.

• Wenn Sie den Mauszeiger über eine Frage bewegen, erscheint die Option Antwort. Klicken Sie darauf. Nun erscheint ein Textfeld.

• Geben Sie Ihre Antwort im Textfeld ein. Sie können bei Bedarf auch einen Anhang zufügen, indem Sie auf Upload klicken. 

• Klicken Sie auf Speichern. Ihre Antwort befindet sich nun bei Entwurf.

Fragen beantworten und veröffentlichen

• Öffnen Sie Ihre Antworten, die zur Veröffentlichung bereit sind, auf der Registerkarte Entwurf.

• Um alle Antworten zugleich zu veröffentlichen, klicken Sie auf die Schaltfläche Veröffentlichen rechts unten.

• Um eine einzelne Antwort zu veröffentlichen (bzw. weitere Optionen anzuzeigen), klicken Sie auf das Menü-Symbol neben der Frage. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Details: Hier finden Sie unter anderem den Namen des Absenders und das Datum der Frage.

  • Antwort veröffentlichen: Mit dieser Option wird die Antwort veröffentlicht.

  • Entwurf bearbeiten: Hier können Sie Ihre Antwort noch einmal bearbeiten.

  • Antwort löschen: Mit dieser Option wird die gesamte Antwort gelöscht. Anschließend wird die Frage wieder der Registerkarte Neu hinzugefügt.

Veröffentlicht

Auf der Registerkarte Veröffentlicht werden alle von Ihnen erstellten und veröffentlichten Antworten angezeigt. Dabei steht die neueste Antwort oben.

Klicken Sie auf das Menü-Symbol neben der Frage, um Details anzuzeigen (Absender, Datum und Inhalt der Frage).

Anbieter sehen veröffentlichte Antworten sofort. Allerdings wird ihnen nicht angezeigt, von wem diese stammen.

Benachrichtigungen

Sie werden über neue Fragen sofort benachrichtigt. Falls innerhalb einer Stunde weitere Fragen eintreffen, dann erhalten Sie 1 Stunde nach der ersten Benachrichtigung eine weitere Nachricht. Auf diese Weise soll die Menge der E-Mails begrenzt werden.