Aanvraag starten

Nadat u het project heeft gemaakt (zie vorig hoofdstuk) volgt u onderstaande stappen om een aanvraag binnen dit project te starten:

1. Klik bij het gewenste project op ‘Creëer nieuwe Aanvraag...’. U ziet dan het volgende scherm:

Open

De beschikbare opties kunnen verschillend zijn afhankelijk van de door uw organisatie gebruikte instellingen.

2. Vul, indien gewenst, een referentienummer in voor de aanvraag. Dit kan een referentienummer corresponderend met uw eigen administratie zijn. Het invullen van een referentienummer is niet verplicht.

NB Naast het referentienummer krijgt elke aanvraag automatisch een uniek 5-cijferig nummer dat overal online wordt gebruikt en in correspondentie met de leveranciers ook terugkomt. Dit is het ‘Aanvraagnummer’.

 3. Vul daarna een korte beschrijving in voor uw aanvraag.

 4. Kies vervolgens voor een standaard procestemplate (standaard aanvraagprocedure, zoals Openbare procedure of Meervoudig onderhandse procedure).

5. Het is mogelijk om direct aan te geven wat voor type opdracht de aanvraag betreft. U kunt hier kiezen uit ‘Werken’, ‘Leveringen’ of ‘Diensten’. Deze keuze wordt onthouden binnen de aanvraag en is ook automatisch opgeslagen in het publicatieformulier en proces-verbaal van opening. Deze keuze is ook zichtbaar voor de leveranciers.

 6. Vul optioneel de geschatte waarde van de opdracht in. Als u de waarde niet kunt inschatten vult u 0 in. Deze waarde is alleen voor intern gebruik.

 7. Indien u de Aanvraag wilt opdelen in meerdere percelen vinkt u ‘Aanvraag met meerdere percelen’ aan.

 8. Bij de sluitingstijd vult u de deadline in waarop de inschrijvingen door de leveranciers moeten zijn ingestuurd. Deze datum kunt u later nog wijzigen.

9. Overige instellingen; afhankelijk van het type aanvraag kunt u diverse optionele instellingen aan of uit zetten:

• De notificatie ‘Verstuur automatische notificatie van wijziging in Aanvraag naar leveranciers’ is een automatische melding die naar ingeschreven leveranciers wordt verstuurd als er wijzigingen plaatsvinden in de aanvraag. Het bericht wordt maximaal 1x per 30 minuten verzonden bij de volgende wijzigingen:

• De notificatie ‘E-mailnotificatie als een Aanvraag is gepubliceerd of als een uitnodiging naar leveranciers is verstuurd’ houdt de eigenaar van de aanvraag op de hoogte wanneer de aankondiging van de opdracht succesvol is gepubliceerd of de eerste leveranciers zijn uitgenodigd voor de Aanvraag.

• ‘Gebruik kortingsbod bij meerdere percelen’ aanvinken zorgt er voor dat, indien een leverancier op meerdere of alle percelen van een Aanvraag heeft ingeschreven, de leverancier een totaalbod (kortingsbod) kan doen voor alle percelen samen.

• Door ‘Akkoordbevestiging op documenten’ aan te vinken kunt u de leveranciers documenten laten accorderen. Als u een handtekening op documenten verlangt zet u dit onderdeel niet aan, maar vraagt u de leverancier een ondertekend document te uploaden in de aanvraag.

• Bij ‘Voeg aanvraagvoorwaarden toe’ dient u de gewenste standaard voorwaarden te selecteren.

• Door ‘Sta Leveranciers toe (extra) documenten toe te voegen buiten de vragenlijst/eisen en criteria’ aan te vinken maakt u een aparte map beschikbaar waar de leveranciers (extra) documenten kunnen uploaden. Wanneer u dit uitvinkt heeft een leverancier alleen de mogelijkheid om documenten te uploaden in de mapjes bij de specifieke vragen in de vragenlijst.

  Let op! Als u deze mogelijkheid voor leveranciers uit zet, dan dient u bij de vragenlijst mapjes voor documenten te creëren, zie hiervoor hoofdstuk 8.9 Vragenlijst; Eisen en criteria’. Anders beschikt de leverancier niet over een mogelijkheid om documenten te uploaden.

   

10. Als laatste stap klikt u op ‘Opslaan’. U komt dan in de checklist van de aanvraag terecht. Indien u gekozen heeft voor meerdere percelen verschijnt eerst nog een scherm met de naam ‘Creëer percelen’. U kunt daar het aantal percelen opgeven. Klik vervolgens op ‘Ok’.