Checklist

De checklist is dynamisch. Afhankelijk van uw type contract en organisatie u alleen de voor u relevante opties zult zien. Niet alle velden zijn verplicht en u kunt zelf de volgorde waarin u de velden invult bepalen.

Open

Bij de instructies ziet u het gekozen contracteringsproces en een korte beschrijving. Aan de bovenzijde van de checklist ziet u uw eigen referentie, het contractnummer op CTM en de naam van het contract.

Vul de checklist in waar dat gewenst is. Mogelijke checklist-onderdelen zijn:

Checklist: Contract

Klik op ‘Bewerk’ om het formulier te zien waarmee u het contract heeft gemaakt. U kunt dan onder andere de referentie, naam, beschrijving, nummer, waarde, en data wijzigen.

Checklist: Contracttoevoegingen

Op de bedrijfsadministratie kunnen contracttoevoegingen worden gemaakt door een administrator binnen uw organisatie. Zie hoofdstuk ‘Contracttoevoegingen’. In de checklist bij het onderdeel ‘Contracttoevoegingen’ kunt u de toevoegingen vervolgens instellen.

Checklist: Externe documenten

Plaats hier uw documenten die ook zichtbaar mogen zijn voor de leverancier. Let op! Als uw organisatie gebruik maakt van de Contract Light User functionaliteit waarbij contractinformatie via het intranet wordt gedeeld, dan is deze map met documenten ook zichtbaar op uw intranet.

Checklist: Interne documenten

Plaats hier uw documenten voor intern gebruik. Deze zijn niet zichtbaar voor de leverancier. De bestanden in deze map zijn ook niet zichtbaar voor de Contract Light User op uw intranet.

Checklist: Trefwoorden en interne informatie

Om uw contracten eenvoudig terug te vinden kunt u trefwoorden instellen. Bij interne informatie kunt u extra informatie bij het contract kwijt die niet zichtbaar is voor de leverancier.

Checklist: KPI’s en overige formulieren

Voeg dynamische formulieren toe die op de bedrijfsadministratie voor u zijn aangemaakt. Let op: Neem contact op met CTM Solution om deze functionaliteit aan te zetten.

Checklist: Beheer leverancier

Bij ‘Beheer leverancier’ kunt u ervoor kiezen om een leverancier toe te voegen die al een registratie op ons platform heeft. Klik hiervoor op ‘Voeg toe’ om te zoeken. Indien de leverancier nog geen registratie heeft, kunt u op ‘Pre-registratie leverancier’ klikken. U krijgt dan een invulveld te zien waarin u een registratie voor de leverancier aanmaakt. Bij een raamcontract kunt u meerdere leveranciers toevoegen. Daarnaast is het mogelijk om bij dit onderdeel aanvullende contactinformatie voor de leverancier(s) in te vullen.

Checklist: Begeleidend schrijven opgesteld

Indien u dat wenst kunt u een begeleidend schrijven toevoegen. De leverancier zal de brief online zien wanneer hij op de link klikt bij het ontvangen van het (concept)contract.

Checklist: Contract verzonden naar leverancier

Klik op ‘Verzenden’ in de checklist om de contactpersoon toe te voegen en eventueel het bericht aan te passen welke de leverancier in zijn e-mail zal ontvangen (niet nodig bij ‘Ondertekening buiten CTM’).

Checklist: Contract geaccepteerd door leverancier

Dit geeft de status van de leverancier aan. Zodra het contract is geaccepteerd kunt u het contract definitief maken.

Checklist: Definitief contract opgesteld

Maak het contract definitief. Het contract zal dan van het tabblad ‘Onderhanden’ naar ‘Actief of ‘Voltooid’ verplaatst worden.