Toevoegen documenten uit tender aan contract
- Maartje Rietsema
Analytics
Wanneer vanuit een tender een contract wordt gecreëerd, is het mogelijk om een of meerdere documenten uit de tender toe te voegen aan het contract. Het betreft hier zowel documenten toegevoegd door de inkopende organisatie als documenten vanuit de offerte van de leveranciers. Ook kunnen documenten toegevoegd aan een bericht op deze manier bij het contract worden geplaatst.
Toevoegen:
Ga naar ‘Voeg documenten uit de Aanvraag toe’
Klik op de knop ‘Verzamel de documenten’. Dit duurt een aantal minuten. U kunt in de tussentijd verder werken aan de checklist van het contract, zoals het instellen van contracttoevoegingen
U krijgt nu een lijst te zien met documenten, opgedeeld in 3 categorieën. U kunt documenten aanvinken, of een gehele categorie aanvinken om alle onderliggende documenten op slaan, en vervolgens slaat u deze selectie op.
Ga naar ‘Beheer contractdocumenten’
Hier ziet u de geselecteerde documenten en heeft u de mogelijkheid om de documenten een andere titel te geven. Deze wijziging van de titel slaat u vervolgens op.
Als u tevreden bent over de selectie en de titels, dan voegt u de documenten toe aan de externe documenten met de betreffende knop onderaan. Vanaf dit moment zijn de documenten uit de tender toegevoegd aan de map ‘Documenten voor de leveranciers’.
Opmerkingen:
Na het definitief maken van het contract is het niet meer mogelijk om documenten uit de tender toe te voegen en te beheren
Bij een raamcontract kun je bij het onderdeel ‘Voeg documenten uit de Aanvraag toe’ na het ophalen van de documenten aan de linkerkant filteren op de specifieke leverancier.
Als je vervolgens documenten toevoegt aan de externe documenten, komen deze te staan bij het subcontract met deze specifieke leverancier. Deze komen niet bij de overkoepelende raamovereenkomst te staan.
Op dit moment is het nog zo dat wanneer toegevoegde documenten bij het onderdeel ‘Beheer contractdocumenten’ worden verwijderd, deze niet opnieuw vanuit de tender zijn toe te voegen. Ze zijn wel toe te voegen vanaf de computer.