Contracttoevoegingen, zelf te definiëren velden

Administrators van uw organisatie kunnen contracttoevoegingen in CTM instellen. Contracttoevoegingen zijn zelf te definiëren velden bij het contract, naast de vaste velden in het systeem. De toevoegingen worden meegenomen in de contractrapportages en u kunt de toevoegingen gebruiken als filter om uw contracten eenvoudig terug te vinden.

1. Als administrator kunt u contracttoevoegingen in CTM instellen. Klik bovenin het hoofdmenu bij ‘Instellingen’ op ‘Bedrijfsadministratie’.

2. Klik vervolgens onderin het scherm bij ‘Instellingen contracttoevoegingen’ op ‘Bewerk’.

3. Via de button ‘Voeg toe’ kunt u nieuwe contracttoevoegingen aanmaken.

Door de bestaande toevoeging aan te klikken (de blauwe link) kunt u een bestaande toevoeging wijzigen. Voor het verwijderen van een contracttoevoeging vinkt u de contracttoevoeging aan de voorzijde aan en klikt u onderaan de pagina op ‘Verwijderen’. U kunt ook een contracttoevoeging deactiveren. Dit betekent dat de toevoeging niet meer gebruikt kan worden in een nieuw contract, maar wel zichtbaar blijft bij bestaande contracten. U klikt hiervoor op de knop ‘Deactiveren’ achter de toevoeging.

4. Nadat u op ‘Voeg toe’ heeft geklikt dient u het type toevoeging te selecteren en de beschrijving in te vullen. Verder geeft u aan of de contracttoevoeging zichtbaar mag zijn voor de leverancier en of u de toevoeging als standaard kolom in het contractenoverzicht zichtbaar wilt hebben. Als laatste selecteert u of de toevoeging een verplicht ingevuld onderdeel moet worden of niet.

Let op: Indien de contracttoevoeging zichtbaar wordt gemaakt voor leveranciers, kunt u deze toevoegingen niet aanpassen zonder de contracten die hiervan gebruik maken opnieuw door de leveranciers te laten accorderen. Voor het flexibel aanpassen van de contracttoevoegingen kiest u daarom voor ‘Nee’ bij ‘Zichtbaar voor leveranciers’.

5. Klik op ‘Opslaan’ om door te gaan.

6. Kies voor de volgende instellingen voor de omschrijving:

• Toevoeging als ‘vrije tekstveld’: In een contract kunt u dan een vrije tekst plaatsen waarop het contract gevonden kan worden. Zie bijvoorbeeld screenshot hieronder, ‘Verplichtingennummer’.

• Toevoeging als ‘optie waarden’: Dit zijn de keuzes ‘enkele keus’, ‘cijfer’ en ‘datum’. U kunt hier keuze-opties invoeren die in het contract in een pull-down menu geselecteerd kunnen worden en tevens bij zoekopdrachten in een pull-down menu gekozen kunnen worden. Zie het voorbeeld van een toevoeging ‘kostensoort’ hieronder.

Open

7. Klik op ‘Opslaan’ om de contracttoevoeging op te slaan.

8.  Keer terug naar het overzicht van de contracttoevoegingen via de ‘Terug’ knop.