Bestaande contracten importeren

Voor het importeren van een groot aantal contracten kunt u gebruik maken van onze Excel-template.

1. Open de contractenmodule en klik onderin op de button ‘Importeer contractmaster’.

2. Om een nieuwe template te downloaden klikt u op de knop ‘Exporteren’. Sla het bestand op en open het document.

3. Bekijk eventueel de voorbeeld-gegevens en verwijder deze. Vul daarna uw eigen contractgegevens in:

Referentie: Uw eigen interne referentie voor het contract.

Naam: De naam van het contract.

Beschrijving: Een beschrijving van het contract. U kunt hier maximaal 500 tekens kwijt.

Contractwaarde: Vul hier de waarde van het contract in.

Valuta: Gebruik EUR voor euro.

Startdatum: De startdatum van het contract (Dag, maand, jaar. Bijv. 01-09-2016).

Einddatum: De einddatum van het contract (Dag, maand, jaar. Bijv. 30-06-2017).

*Titel opmerking: Indien u een opmerking wilt toevoegen, geeft u hier een titel op. Dit onderdeel kunt u ook gebruiken om optionele verlengingen aan te geven. Wijzig in dat geval deze kop in ‘Verlengingen’.

*Opmerkingveld: Indien u een opmerking wilt toevoegen geeft u die hier op, of als u hier verlengingen wilt invullen kunt u ter informatie de verlengingsopties invullen.

*Leverancier ID: U kunt direct een leverancier aan het contract toevoegen, mits zij al een registratie op het CTM platform hebben. Zij zullen hier geen bericht van ontvangen. Via de volgende stappen kunt u het leverancier ID vinden:

Ga vanuit uw homepage naar ‘Zoek leveranciers. Type de naam van de leverancier in het zoekveld en klik op zoeken. Bij de resultaten staat het gewenste nummer vóór de naam van de leverancier. Dit leverancier ID nummer vult u vervolgens in bij de corresponderende kolom in de import template.

Voor een grote hoeveelheid kunt u CTM Solution vragen een match te maken tussen uw leveranciersbestand en de leverancier-ID’s op CTM.

Contracttype: Hier geeft u aan of het een contract is met een enkele leverancier of een raamovereenkomst. Vul ‘1’ in wanneer het een enkel contract met een leverancier betreft, of vul ‘2’ in wanneer het een raamovereenkomst betreft. Bij een raamcontract heeft u na het importeren de mogelijkheid om extra leveranciers toe te voegen. Vul ‘3’ in wanneer het een afroepcontract betreft.

Contracteringsproces: Het contracteringsproces geeft aan op welke manier u het contract wilt samenstellen. U kunt de volgende opties kiezen:

·       Uitgebreide ondertekening met leverancier: Het meest volledige en uitgebreide proces. Dit wordt met name toegepast indien er gebruik wordt gemaakt van digitale handtekeningen. U dient zowel het concept als het definitieve contract naar de leverancier te sturen ter accordering. Iedere wijziging na accordering houdt in dat het opnieuw naar de leverancier gestuurd dient te worden.

·       Ondertekening met leverancier: Dit proces biedt de mogelijkheid om een verkort traject met de leverancier te doorlopen. De leverancier hoeft hier alleen het concept contract te accorderen. Elke wijziging hierna moet wel alsnog geaccordeerd worden.

·       Ondertekening buiten CTM: De ondertekening van het contract vindt plaats buiten CTM. Het contract is alleen beschikbaar binnen CTM voor administratieve doeleinden. De informatie en status van het contract kan te allen tijde worden gewijzigd. De leveranciers kunnen binnen dit type contracten alleen de contractinformatie bekijken en daarnaast hebben zij de mogelijkheid om bijlagen te downloaden. Bijvoorbeeld een scan van het ondertekende contract. Leveranciers hoeven niets te accorderen.

Gunning: De gunning kan alleen ingevuld worden indien er voor een ‘Ondertekening buiten CTM’ is gekozen bij het contracteringsproces. Vul een ‘0’ in, indien het contract nog niet gegund is. Vul een ‘1’ in, indien het contract wel reeds gegund is.

Afroepprocedure: Indien er voor een raamovereenkomst is gekozen kiest u de gewenste afroepprocedure. Vul het bijbehorende nummer in:

·       1 - Minicompetitie: leveranciers worden via een minitender in concurrentie gesteld

·       2 - Op rang: Bij dit proces is het mogelijk om bij het aanmaken van het contract de leveranciers een rang mee te geven. Deze procedure zorgt er tevens voor dat er geen minicompetities als afroep kunnen worden uitgevoerd. De afroepen zullen plaatsvinden buiten CTM.

·       3 - Combinatie: Zowel op rang als een minicompetitie is toegestaan, de leveranciers kunnen een rang krijgen en er kan een minicompetitie worden uitgevoerd.

·       4 - Op rang (met verdeelsleutel): Dit proces gaat verder dan de optie ‘Op rang’. Bij deze procedure is het mogelijk om niet alleen numeriek de rangorde aan te geven, maar ook op basis van een andere verdeelsleutel per type afroep. Met andere woorden; elk type afroepen heeft een eigen rangorde.

·       5 - Anders: geen van de genoemde afroepprocedures.

·       6 - Raamovereenkomst met één leverancier.

4        Na het invullen van de template slaat u het bestand op uw computer op.

5        Open opnieuw de pagina ‘Importeer contractmaster’.

6        Klik op de button ‘Bladeren’ en browse naar het bestand op uw pc.

7        Klik op de button ‘Importeren’. Het systeem zal dan een controle uitvoeren op de ingevulde contracten.

8        Controleer de resultaten. Indien het systeem aangeeft dat een van de regels een foutieve waarde bevat dient u dit eerst te corrigeren in het originele bestand. U kunt een uitleg van de fouten lezen door uw muis over het rode veld te houden. Indien het bestand goed gevalideerd wordt klikt u onderaan op ‘Volgende’.

9        U krijgt de melding dat de import gestart wordt en dat u tijdens het importeren door kunt gaan met andere acties. Indien u een klein bestand importeert krijgt u direct het resultaat te zien.

10     De contracten zijn nu geïmporteerd.