/
Forhandlingsmodul - Sådan gennemfører du forhandlinger

Forhandlingsmodul - Sådan gennemfører du forhandlinger

Owned by Former user (Deleted)
Last updated: Apr 20, 2021
13 min read

Denne guide viser dig, hvordan du bruger Mercell-forhandlingsmodulet. Modulet gør forhandlinger i flere faser lettere og giver dig god kontrol og dokumentation gennem hele forhandlingsprocessen.

Guiden er baseret på det faktum, at funktioner relateret til krav og produkter bruges i udbuddet. Dette er yderligere funktioner, der kan være nyttige i forbindelse med forhandlinger, men ikke strengt nødvendige. Du kan bruge forhandlingsmodulet uafhængigt af disse funktioner.

 

 

Det er ingen indstillinger knyttet til forhandlingene når du opretter udbuddet. Funktionen er heller ikke begrænset til hvilken type udbud du har publiceret. Du kan derfor aktivere funktionen for forhandlinger uanset hvilken type udbud du har publiceret.

 

For at du kan bruge funktionen som er beskrevet, må licensen for forhandlingsmodulen være aktivert på din brugerprofil. Har du ikke sådan en licens, tag kontakt til systemadministrator i din virksomhed.

 Hvordan fungerer forhandlinger i Mercell Udbudsportal

Forhandlingerne finder sted som forhandlingsrunder, og du har mulighed for at reducere antallet af tilbud, der forhandles gennem forhandlingsprocessen ved at gennemføre flere runder. I hver forhandlingsrunde vælger du, hvilke leverandører der må deltage, samt hvilke frister leverandørerne skal have til at indsende deres reviderede tilbud. Du kan også indstille en fælles frist, der gælder for alle leverandører.

Efter en afsluttet forhandlingsrunde kan du vælge at sende en tildelingsbeslutning eller gennemføre yderligere runder med nye reviderede tilbud.

Aktivering af forhandlingsmodulet

Du behøver ikke aktivere forhandlinger på udbuddet, før du rent faktisk begynder at starte forhandlingerne. Der er ved oprettelse af udbud intet valg, du skal foretage for at oprette forhandlinger. Udbuddet registreres, offentliggøres og behandles som et helt almindeligt udbud, indtil du aktiverer funktionen for forhandling.

På hvilket tidspunkt skal du aktivere/starte forhandling?

Når første tilbudsrunde er afsluttet kan du påbegynde forhandling. Der kan dog være følgende scenarier, der udspiller sig, som først skal afvikles.

  1. Du aktiverer forhandlingsmodulet og opretter en forhandlingsrunde inden forhandlingsmøderne starter, og bruger funktioner til feedback og kommentarer som en elektronisk rapport i selve forhandlingsmødet. Når møderne er afsluttet, starter du forhandlingsrunden, så leverandørerne kan indsende reviderede tilbud baseret på kommentarer, du har afgivet til Mercell.

  2. Du afholder møder og fører referater på den sædvanlige måde. Aktiver derefter forhandlingsmodulet, og opret forhandlingsrunden, når møderne er afsluttet.

  3. Du bruger forhandlingsmodulet til en rent elektronisk afklaringsrunde uden møder.

Du kan derfor frit bruge funktionerne efter dine egne ønsker og behov.

Forbered dig på forhandlinger

Før du kan starte en forhandlingsrunde, skal du først aktivere selve forhandlingsmodulet. Du kan kun gøre dette, når en indledende evaluering af de modtagne tilbud er afsluttet.

I denne vejledning har vi brugt følgende funktioner:

  • Krav

  • Produktevaluering

  • Registrerede tildelingskriterier

Hvis du ikke har brugt krav, produkter og tildelingskriterier i udbuddet, mangler listen over evaluering / status, hvad der er markeret i den røde ramme, og viser kun (udelukkelsesgrunde til ESPD), udvælgelseskriterier og dokumenter/bilag. I så fald kan du springe direkte til sektionen Forhandling/tildeling.

 

Vurdering af krav

I eksemplet har vi lavet en indledende vurdering af leverandørenes besvarelse af kravspesifikationer. Det er fornuftig at lægge notater ind i kommentarboksene til internt brug.

 

Evaluering af tildelingskriterier

Også her kan det give mening at bruge kommentarfelterne til interne noter og rullemenuer til at indstille en beskrivende status.

 

OBS: Teksten i boksene ‘Kommentar til leverandør’ benyttes ikke i forhandlingsmodulen, og vil ikke kunne ses af leverandørene i forhandlingsrunden. Disse kommentarene kan imidlertidig benyttes for at give en tilbagemelding til leverandøren på selve tildelingen.

Efter denne del er det naturligt at afholde møder med leverandørerne og føre en dialog om indholdet af tilbudene.

Denne guide vil nu være baseret på det faktum, at I har haft møder med alle 3 leverandører, de har modtaget mundtlig feedback på tilbudene, og der er skrevet mødereferater. I er også blevet enige med leverandørerne om en frist for revision af tilbuddet.

Et indkøb med forhandlinger giver mulighed for individuelle frister til at revidere tilbuddet. Dette kan være nyttigt, hvis forhandlingsmøderne strækker sig over flere dage. For at alle skal have den samme tid, efter at mødet er afsluttet, kan der derfor fastsættes individuelle deadlines.

Det er et krav, at den sidste og endelige revision af tilbuddet skal have samme tilbudsfrist for alle leverandører.

For at åbne for at leverandørene kan revidere tilbudet, må I aktivere forhandlingsmodulet og starte en forhandlingsrunde.

Gennemføre en forhandlingsrunde

Aktivere forhandlingsfunktion

For at aktivere forhandlingsfunktionen, går du til Forhandling/Tildeling, og klikker på Aktiver forhandling i topmenuen.

 

Du bliver nu præsenteret for en informationsboks. Klik OK.

 

Hvad skal leverandørene kunne ændre?

I princippet siger reglerne, at du kan forhandle alle aspekter af tilbuddet. Dette betyder ikke automatisk, at alle leverandører har mulighed for at foretage ændringer i alle dele af tilbuddet. Derfor skal du som indkøber aktivt åbne for de dele af tilbuddet, der kan ændres.

I dette eksempel tillader vi leverandører at ændre deres svar til:

  • Krav

  • Priser (Produkter)

  • Upload nye tilbudsdokumenter/bilag

Hvis du ikke har brugt krav og produkter, kan du springe til afsnittet Revider tilbudsdokumenter

Revider svar på kravspecifikation

For det første vil vi tillade leverandører at ændre svaret på nogle af kravene. Som køber skal du overveje, i hvilket omfang kravene faktisk skal revideres. Når der er specifikke Ja / Nej-krav, der allerede er accepteret af leverandøren, er der ikke behov for yderligere afklaring.

Klik på Krav i evaluering / status, og marker de krav, hvor leverandøren skal kunne ændre svaret i forhandlingsrunden.

 På dette billede kan du markere de krav, som leverandøren skal have mulighed for at ændre i det reviderede svar. Vi anbefaler at bruge kommentarfeltet til at guide leverandørerne. Kommentarerne kan f.eks. afspejle det, der er bemærket i mødereferatet, så du har al dokumentation fra forhandlingsprocessen i Mercell.

Kommentaren i feltet "Kommentar fra køber" vises ikke til leverandøren i denne fase af udbuddet.

Husk at klikke på Gem, inden du fortsætter.

 

 

Revider priser

Hvis du har brugt en traditionel prisformular i Excel eller andre prisdokumenter, skal leverandøren uploade nye dokumenter for at ændre priser. I så fald skal det gøres i næste afsnit 'Bilag'.

I vores eksempel har vi brugt funktionen til produktpriser i udbuddet, og vi kan nu åbne for leverandører til at revidere priser direkte i Mercell. Klik på Produktevaluering i Evaluering / Status

Marker afkrydsningsfeltet, og tilføj om nødvendigt en kommentar til leverandørerne for de priselementer, der kan ændres. Også her anbefaler vi, at kommentarerne afspejler det, der er noteret i protokollen, så du har al dokumentation fra forhandlingsprocessen i Mercell.

Revider tilbudsdokumenter

Vi tillader også leverandører at uploade nye versioner af udbudsdokumenterne eller uploade helt nye filer/dokumenter. Klik på Filer/Dokumenter i evaluering / status, marker afkrydsningsfeltet Forhandle, indtast kommentarer og klik på “Gem ændringer”.

 

Leverandørene har foreløbig ikke mulighed for at lave ændringer i tilbudet. Det bliver først muligt efter du har startet forhandlingsrunden.

 

Oprette forhandlingsrunde

For at oprette en ny forhandlingsrunde klikker du på hammerikonet:

 

Dette vinduet dukker op.

 

Her har du følgende valg:

  • Overskrift: Giv forhandlingsrunden en titel

  • Individuelle deadlines: "Deadline" betyder det samme som en budfrist i almindelige udbud. Leverandøren kan ikke revidere tilbuddet, efter at denne frist er udløbet. Kontroller, om de forskellige leverandører skal have individuelle frister for at afgive et revideret tilbud. Dette kan være nyttigt, hvis forhandlingsmøderne strækker sig over flere dage.

  • Vis tilbud: Her kan du vælge, om du skal have mulighed for at se de reviderede tilbud straks efter at de er leveret eller først efter forhandlingsrunden er afsluttet.

  • Generel information om forhandlingsrunden: Her kan du sende en kommentar eller besked til leverandørerne. Denne kommentar synes for alle leverandører at være en del af forhandlingsrunden, se afsnittet; Hvordan ser det ud for leverandørerne?

  • Upload vedhæftede filer: Her kan du uploade dokumenter. Dette kan være revideret beskrivelser, justeret prisformular eller andet. Disse dokumenter vil være synlige for alle leverandører, der er involveret i forhandlingsrunden.

Vær opmærksom på at du ikke kan uploade nye dokumenter, når først forhandlingsrunde er påbegyndt.

Klik på Gem for at fortsætte.

 

Sætte individuelle frister

Hvis du krydset af for Individuelle frister, må disse angives på den enkelte leverandør.

Klikk på leverandørnavnet til en af leverandørene i listen eller brug blyanten til høyre.

 

 

 

  • Startdato for forhandling: Startdato betyder, at leverandøren ikke får mulighed for at ændre tilbuddet inden denne dato. Du kan indstille en tid tilbage i tiden, f.eks. tidspunktet for forhandlingsmødet, så leverandørerne kan komme ind for at ændre tilbudet straks efter at du har aktiveret runden.

  • Slutdato for forhandling: Har den samme funktion som tilbudsfristen i et almindeligt udbud. Leverandører kan ikke ændre deres tilbud efter denne dato.

  • Kommentar: Her kan du sende en generel kommentar til leverandøren. Dette vises kun for denne ene leverandør.

  • Upload vedhæftede filer: Her kan du uploade en vedhæftet fil, der kun skal sendes til denne udbyder. Dette kan f.eks. være en protokol.

Husk at gemme, inden du fortsætter.

Klik derefter på en af ​​de andre leverandører for at foretage de samme indstillinger for alle leverandører, der skal inviteres til forhandlingsrunden.

 

Klik på “Gem” og derefter på “Tilbage” når du er færdig med indstillingene på alle leverandørene.

 

Her ser du fristene du har opgivet.

 

Sætte fælles frist for reviderede tilbud

Hvis du ønsker at sætte en fælles frist for at levere reviderede tilbud, krydser du ikke af for individuelle frister og udfylder start- og slutdato.

 

Sådan vælger du, hvilke leverandører der kan ændre i deres tilbud med et par klik

Når forhandlingsrunden er oprettet, og du har tilføjet leverandørerne, der skal inviteres til forhandlingsrunden, kan du bruge en genvej til at beslutte, hvad de skal kunne ændre.

Almindelige indstillinger for alle leverandører

I afsnittet ”Hvad skal leverandørerne kunne ændre?” så du, hvordan du kan vælge, hvad den enkelte leverandør kan ændre i det reviderede tilbud. Hvis du vil have, at alle leverandører skal kunne ændre alle dele af deres tilbud, kan du bruge denne genvej, som vi beskriver her.

Når du er på indstillinger til forhandlingsrunden, skal du klikke på Vælg / Fjern.

 

Du får dette billede op.

 

I rullemenuen kan du vælge:

  • Nuværende opsætning / valg: Du beholder de indstillinger, du har foretaget under Krav, Produkter, dokumenter/bilag osv. Under afsnittet Hvad skal leverandørerne kunne ændre?

  • Aktiver muligheden for forhandlinger om alle udbudselementer i budrunden: Hvis du vælger dette, vil du aktivere forhandlinger om alle udbudselementer (alle krav, alle produkter osv.) For alle leverandører. Dette overskriver de indstillinger, du tidligere har foretaget, se punkt ovenfor.

  • Deaktiver muligheden for forhandlinger om alle budelementer i budrunden: Det modsatte af det forrige punkt. Dette overskriver de indstillinger, du har foretaget tidligere.

I feltet Forhandlingskommentarer kan du skrive en kommentar til leverandørerne. Denne kommentar kopieres til alle tilbudselementerne (alle krav, alle produkter osv.) For alle leverandører. Dette overskriver de indstillinger, du har foretaget tidligere.

Indstillinger for den enkelte leverandør

Du har den samme mulighed for bulkindstillinger for hver leverandør. Klik på den relevante leverandør.

 

Klik på knappen Vælg/Fjern forhandling

  

Du får samme billede op som i forrige afsnit, og du har de samme valgmuligheder, men ændringene gælder altså kun den pågældende leverandør. Dette vil overskrive eventuelle indstillinger du har lavet tidligere under “hvad skal leverandøren kunne ændre? “

 

Start forhandlingsrunden

Foreløbig er forhandlingsrunden i redigeringsmode. Før leverandørene kan levere deres reviderede tilbud, må du starte forhandlingsrunden. Klik på «Start forhandlings»-knappen for at starte runden.

Det er ikke muligt at lave ændringer i en forhandlingsrunde efter den er startet. Hvis du opdager at der er fejl, må du afslutte runden og starte en ny.

 

 

 

Du får denne boks op. Klik OK.

 

Hvis du ønsker at sende individuelle beskeder med mere informtion, kan du gøre det gennem kommunikationsmodulet i Mercell, men leverandørene vil uanset hvad modtage en automatisk generert besked i Mercell og advarelse på email.

Leverandørene kan nu aflevere deres revideret tilbud. 

I udbudsoversigten kan du se, at der er dukket en ny fane op – Forhandlingsrunder. Her har du oversigt over alle forhandlingsrundene i udbuddet.

 

Afslutte forhandlingsrunden

Du kan på et hvilket som helst tidspunkt afslutte forhandlingsrunden, men det mest naturlige er at dette først sker efter at fristen er udløbet. Forhandlingsrunden afsluttes ikke automatisk når fristen er udløbet, men leverandørene vil ikke have mulighed for at ændre tilbuddet efter fristen.

Får at afslutte forhandlingsrunden klikker du på «afslut forhandlingsrunde»-knappen.

 

Evaluer reviderede tilbud

Evaluering af tilbudene foregår i Sammenlign tilbuddene.

 I feltet Evaluering / status skal du vælge, hvilke dele af tilbuddene du vil se.

  • Alle aktive tilbud: Viser de aktive tilbud. Hvis en leverandør ikke har revideret sit tilbud i forhandlingsrunden, vises denne leverandørs sidst leverede tilbud, mens det reviderede tilbud fra de andre leverandører vises.

  • Oprindeligt tilbud viser det oprindelige tilbud leveret af leverandørerne.

  • Runde 2 betyder i dette tilfælde de reviderede tilbud i denne runde. De forskellige runder er angivet med det navn, du gav runden, da den blev oprettet. Hvis en af ​​leverandørerne ikke har revideret sit tilbud i runde 2, vises denne leverandør ikke.

I denne fase af udbuddet skal du nu gennemgå alle svarene igen og sætte den korrekte status i rullemenuen. Dette gælder både krav og tildelingskriterier.

 

Under Produktevaluering kan du skelne mellem at se oprindelige priser og reviderede priser ved at vælge fra boksen Forhandlingsrunder.

Se på nye og gamle dokumenter

Under Fil/dokumentet i boksen trin Evaluering / Status vil du se alle de dokumenter, der er knyttet til tilbuddet, uanset hvilken runde de blev leveret i, og uanset hvilken runde er markeret i feltet Forhandlingsrunde.

Her skal du se på den ændrede dato for at se, om det er et nyt eller ældre dokument. I eksemplet er der indsendt nye CV'er, mens tilbudsbrevet ikke er ændret siden forrige indsendelse. Budfilen er en automatisk genereret fil, der opdateres, når leverandøren afgiver et nyt tilbud.

 

Hvordan ser det ud for leverandørene?

Når forhandlingsrunden er startet, men før fristen er udløbet, vil leverandørene som er blevet inviteret til at levere reviderede tilbud, finde udbuddet i udbudsoversigten når de logger ind i Mercell.

 

 Når vedkommende klikker sig ind på udbuddet får han nu mulighed for at levere tilbud. 

 

Klikker derefter på Rediger afsendte bud og send igen.

 

Hvis du har lagt en kommentar ind i boksen «Generel information om forhandlingsrunden», kommer denne kommentaren i dette felt hos leverandøren. Hvis du ikke har skrevet en kommentar, vil den hvide boks ikke vises. Hvis du har lagt et dokument op under Generelle filer/dokumenter, vil fil/dokumentet ligge vedlagt under feltet Generel informtion.

 

Leverandøren arbejder sig derefter igennem besvarelsen som om det er en almindelig tilbudslevering. Grønne piler betyder “Færdig”, hvide piler betyder “ikke færdig”. Blå pil betyder «her er du nu». 

 

I de næste step vil leverandøren kunne ændre sin besvarelse på de tilbudselementene hvor du som indkøber har åbnet op for ændringer.  I dette eksempelet kan leverandøren ændre alle priselementene. Hvis vedkommende ikke ønsker at lave ændringer kan han klikke “Næste” uden ændringer.

 

Hvis du har åbnet op for at leverandøren kan vedlægge nye tilbudsdokumenter, vil der være mulighed for dette med + Tilføj filer-knappen.Hvis ikke vil knappen ikke være tilgængelig.

 

De dele af besvarelsen som leverandøren ikke kan ændre er «gråtonet» og det er selvsagt ikke muligt at lave ændringer.

 

Sidste step er at sende det reviderede tilbud ind. Leverandøren kan revidere tilbudet flere gange, helt frem til fristen for forhandlingsrunden udløber.

 

 

Relaterte artikler

Related content