/
Versiotiedotteet 2022 (3)

Versiotiedotteet 2022 (3)

Owned by Chris
Last updated: Jun 25, 2023
8 min read

Illalla 21.12.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:


Sopimusmuutokset

  • Kytkemme kaikille organisaatioille käyttöön Cloudia Sopimuksen uuden Sopimusmuutokset - toiminnon

  • Toiminto on jo osalla organisaatioista ollut käytössä, näihin tällä ei ole vaikutusta

  • Tämä korvaa vanhan "Muutosehdotus" -toiminnon

  • Sopimusmuutokset näkyvät sopimuksen katselu -tilassa "Versiomuutokset" välilehdellä

  • Mikäli vanhan Muutosehdotus toiminnon kautta on luotu keskeneräinen muutosehdotus, sen tiedot saa näkyviin ja talteen otettavaksi ottamalla yhteyttä Cloudian tukeen, josta kytketään ensin uusi Sopimusmuutokset -toiminto pois päältä, ja laitetaan vanha toiminto päälle, jolloin tiedot voi hakea itselleen. Tämän jälkeen Cloudian tuki kytkee päälle takaisin uuden Sopimusmuutokset toiminnon

 

Salasana

  • Jatkossa Cloudia Sopimuksen ja käyttäjähallinnan salasanan on täytettävä seuraavat vähimmäisvaatimukset: salasanan on oltava väh. 8 merkkiä pitkä, sen on sisällettävä vähintään yksi iso ja yksi pieni kirjain, yksi numero, sekä erikoismerkin

  • Salasana vanhenee 90 päivän välein

  • Huom! Muutos ei koske niitä organisaatioita, joilla on käytössään AD-kirjautuminen

 

Alihankkijat

  • Jatkossa alihankkijan lisäys tapahtuu siten, että alihankkija valitaan alasvetovalikosta

    • Alihankkijaa voi etsiä valikon listauksesta nimellä tai y-tunnuksella

    • Jos kyseistä organisaatiota ei löydy, tulee vaihtoehdoksi lisätä alihankkija vihreästä plus-ikonista "Lisää alihankkija"

    • Alihankkijan tiedot kirjoitetaan avautuvaan ikkunaan ja tallennetaan

      • Alihankkijan tiedot tallentuvat Käyttäjähallinnan puolelle Sopimushallinnan yhteystietoihin

      • Huom! Jos käyttäjä yrittää tallentaa alihankkijaa, jonka nimi/y-tunnus löytyy jo yhteystiedoista (alasvetovalikon listauksesta), ilmoittaa järjestelmä tästä käyttäjälle, samalla nimellä/y-tunnuksella ei voi tallentaa uutta alihankkijaa

    • Mikäli käyttäjä on itse lisännyt alihankkijan, hän pystyy muokkaamaan alihankkijan tietoja jälkikäteen suoraan sopimuksille, joihin alihankkija lisätään

    • Muussa tapauksessa alihankkijan tiedot tulee muokata Käyttäjähallinnassa Sopimushallinnan yhteystiedoissa, pääkäyttäjien toimesta

 

Yhteystiedot

  • Käyttäjähallinnan Sopimushallinta > Yhteystiedot osiossa hallitaan sinne lisättyjen organisaaioiden, kuten toimittajien tietoja

  • Yhteystietoihin on tehty muutoksia siten, että "Tunnus" -kenttä on jatkossa nimellä "Y-tunnus tai muu"

  • Maa, OVT-tunnus sekä ALV-tunnus kentiltä on poistettu pakollisuudet

 

Sähköinen allekirjoitus

  • Allekirjoitukset välilehdelle on lisätty "Viimeisin status-tarkistus" tieto, joka osoittaa viimeisimmän ajankohdan järjestelmän automaattisen allekirjoituksen tilan tarkistukselle

    • Tarkistus tapahtuu puolen tunnin välein

  • Tieto on nähtävillä ainoastaan allekirjoitusprosessin ollessa käynnissä

 

Sopimusten haku

  • Sopimusten hakuun on lisätty hakuehto: Reklamaation tila

    • Luonnos

    • Tarkastuksessa

    • Käsitelty

    • Reklamaatioehdotus

____________________________________________

Illalla 16.11.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Sopimuskori

  • Jatkossa sopimuskoriin voi lisätä sopimuksia vasemmassa reunassa olevilla "plus" pikanäppäimillä

  • Kaikki sopimushaulla haetut sopimukset voi lisätä kerralla sopimuskoriin vasemmalta listauksen yläreunasta, kolmen pisteen kuvakkeen takaa "Lisää kaikki hakutulokset sopimuskoriin"

 

Sopimuksen julkaisu Työpöydälle

  • Lisätty käyttöliittymälle infoteksti sopimuksen työpöydälle julkaisuun:

    • "Huomaa: Kun sopimus julkaistaan työpöydälle, julkaistaan työpöydälle myös sopimuksen liitteet"

 

Alihankkijat

  • Sopimukselle on mahdollista lisätä alihankkijoita Yleiskatsaus -välilehdellä

  • Alihankkijat lisätään ensin Käyttäjähallinnan Sopimushallinta > Yhteystiedot osiossa

    • Tämän jälkeen yritys tulee valittavaksi alasvetovalikkoon

  • Huom! Mikäli käytössänne on Cloudia Toimittajahallinta, alasvetovalikosta voi valita sinne lisättyjä toimittajia, eikä toimittajia tarvitse erikseen lisätä Yhteystietoihin. Jos toimittajia ei löydy, olethan yhteydessä Cloudian tukeen; tämä vaatii toiminnon kytkemisen päälle 

  • Mikäli organisaatiollanne on käytössä Tilaajavastuu integraatio, on mahdollista hakea alihankkijan tilaajavastuutiedot

  • Dokumentit -välilehdellä, "Aseta lisäkentät" osiossa voi määritellä, näytetäänkö alihankkijat sopimusdokumentilla

 

  • Alasvetovalikkoon voi myös kirjoittaa suoraan alihankkijan nimen, jos ei halua selata yritystä alasvetovalikosta

  • Hakukentällä (nimi) voi hakea tiettyä alihankkijaa sopimukselle lisättyjen alihankkijoiden joukosta

 

_____________________________________________________________________________

Illalla 19.10.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Reklamaatiot

  • Reklamaatioista on nyt mahdollista ladata ZIP-paketti, joka sisältää historian, tarkastusvaiheet, reklamaation perustiedot sekä liitteet

    • Lataus tapahtuu reklamaation Tila-välilehdeltä

 

Sopimusten haku

  • Sopimusten hakuun on lisätty hakuehtoja:

    • Luontipäivämäärä

    • Muokkauspäivämäärä

    • Salassapidettävä sopimus

    • Salassapidettäviä osia

 

Sopimuskokonaisuuden ja sopimuksen arvon jyvitys

  • Sopimuksen arvoon lisätty jyvitys: vuosittain, kvartaaleittain, kuukausittain

  • Jatkossa myös sopimuskokonaisuuden arvoa on mahdollista jyvittää


Poistetut kohteet

*Päätason yksikön Admin -toiminnallisuus

  • Poistetuista kohteista näkee jatkossa myös poistetut sopimuskohdat sekä metatiedot


Sopimuksen liitteet

  • Sopimukselle lisättävien liitteiden maksimikoko jatkossa 100Mt. Huom! Sähköisessä allekirjoituksessa voimassa edelleen aiemmat rajoitukset, katso ohjeet täältä

  • Liitteitä voi jatkossa tarkastella myös esikatselu -tilassa ja nämä voi pakata ZIP-tiedostoksi



Yleishaku

  • Yleishaku toiminnon avulla voidaan hakea sopimuksia sekä niiden liitteitä tietyn hakusanan avulla

  • Yleishaku löytyy oletuksena vain Cloudia Sopimuksen Pääkäyttäjiltä. Muille käyttäjille tämä tulee lisätä erikseen roolien hallinnan kautta esimerkiksi luomalla uusi rooli "Yleishaku" jolle lisätään toiminnoksi yleishaku

  • Huom! Liitteiden haku ei ole alkuun mahdollista vielä kaikilla organisaatioilla, vaan tulemme lisäämään tämän toiminnallisuuden kaikille asteittain loppuvuoden aikana

 

Muuta:

  • Sopimusdokumentin asettelua paranneltu vähentämällä PDF:ltä tyhjiä rivivälejä

  • Oikeassa yläreunassa näytetään jatkossa käyttäjän sähköpostiosoite

  • Sopimuskoriin lisätyistä sopimuksista on mahdollista ladata excel-rapotti

  • Sopimusraportille lisätty oma sarake osapuolen yhteyshenkilön sähköpostille

  • Jos sopimuksen osapuolelle on merkitty yhteyshenkilö, tällöin nimi ja sähköpostiosoite näkyy sopimuksen Katselu -tilassa

 


Alla olevat päivitykset koskevat niitä organisaatioita, joilla on käytössä Työpöytä

Sopimuskori: Julkaisu Työpöydälle

  • Sopimuskoriin lisätty mahdollisuus julkaista massana sopimuksia ja niiden tietoja Työpöydälle:

    • Tuotteet

    • Sopimuksen muut liitteet (Huom! Kun sopimus julkaistaan työpöydälle, sopimuksen omat liitteet julkaistuvat sen mukana automaattisesti)

    • Optiopäätösdokumentit

    • Linkit

  • Toimii myös toisin päin, eli poistamalla valinnat ja klikkaamalla "Suorita" julkaisut poistuvat

 

______________________________________________________________

Illalla 14.9.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Reklamaation haku

  • Sisäinen osaanottaja on lisätty uudeksi hakuehdoksi reklamaatioita haettaessa

Reklamaation kommentointikierros

  • Osaanottajaksi lisätyt henkilöt näkyvät koko prosessin ajan ja ne näkyvät kommentointisivulla

 

Sopimuskori

  • Jatkossa sopimuskori aukeaa pop-up ikkunaan ja toimenpiteet suoritetaan samaisessa ikkunassa

    • Jos muutos ei ole onnistunut, jää sopimus edelleen sopimuskoriin ja järjestelmä antaa virheilmoituksen miksi muutoksien suoritus ei ole onnistunut

    • Pääkäyttäjien on mahdollista poistaa metadata sopimuksilta

    • Muutoksien yhteydessä on mahdollista asettaa täppä poistetaanko sopimukset sopimuskorista muutoksien jälkeen

Salassapidettävä sopimus osapuoli

  • Jos sopimusosapuoli asetetaan salassapidettäväksi, ei tätä näe hakutuloksissa muut kuin sopimuksen vastuuhenkilöt

Merkkipaalu

  • Merkkipaalukirjastossa on nyt mahdollista lisätä liitetiedosto tehtävälle (pääkäyttäjät)

Sopimusdokumentin asettelu

  • Jatkossa sopimuskohtien otsikko- ja tekstiosio on samalla sivulla

Poistetut kohteet

  • Kyseiseltä sivulta näkyy nyt myös poistetut sopimuskokonaisuudet sekä sopimuspohjat

_________________________________________________________________________________________

Illalla 20.7.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Sopimuksen päättymispäivän asettaminen

  • Jatkossa on mahdollista määrittää sopimukselle haluttu päättymispäivä sopimuksen tilan muuttamisen yhteydessä

  • Päivämäärä voi olla tulevaisuudessa tai menneisyydessä, järjestelmä muuttaa sopimuksen tilan automaattisesti tämän mukaan

Sopimusosapuolen yhteyshenkilö

  • Sopimuksen osapuolille on mahdollista asettaa yhteyshenkilön tiedot

    • Tämän vastuuhenkilön voi lisätä suoraan reklamaatiolle ja kommentointikierroksille

    • Vastuuhenkilön voi poimia myös excel raportille

Sopimuksen poistaminen

  • Järjestelmästään jää jälki poistetuista sopimuksista ja poiston yhteydessä on mahdollista lisätä tieto miksi sopimus on poistettu järjestelmästä

Muita uudistuksia

  • Lisää hakuehtoja sopimuspohjien, metatietojen ja sopimuskohtien hakuun

  • Jos reklamaatio luodaan Työpöydän kautta, sen tekijä asetetaan automaattisesti sisäiseksi osanottajaksi

  • Jatkossa on mahdollista lisätä tiedostokirjastosta liitteitä tehtäville

  • Sopimuksien poistaminen massana sopimuskorin kautta

______________________________________________________________________________________

 

Illalla 15.6.2022 asenttiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Reklamaatio (uusi)

  • Jatkossa järjestelmään on mahdollista luoda mallipohjia reklamaatioehdotusta varten joita käyttäjät voivat halutessaan käyttää luontivaiheessa

  • Päivityksen myötä on pääkäyttäjien mahdollista myös poistaa reklamaatioita sopimukselta

Sopimusdokumentin lataus

  • Painikkeen ulkoasua on päivitetty ja saman toiminnallisuuden alta saat nyt PDF ja Word versiot dokumentista

Muuta:

  • Järjestelmä tarkastaa automaattisesti sopimuksen numeron sekä asiahallinnan diaarinumeron ja poistaa tästä ylimääräiset välilyönnit alusta ja lopusta

  • Parannuksia tekstin asetteluun sopimusdokumentilla

_____________________________________________________________________________

 

Illalla 18.5.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Huom! Ruotsin ja Tanskan kielelle asennukset suoritetaan 23.5.2022.


Kommenttikierroksen tiivistelmä (PDF)

  • Kommenttikierroksista on nyt mahdollista ladata tiivistelmä

  • Dokumentti on muodoltaan PDF

 

Sopimuskokonaisuus: Sopimukset ja alasopimukset

  • Jatkossa pääsopimus ja alasopimus on mahdollista liittää eri sopimuskokonaisuuksien alle, eikä niiden ole enää pakko sijaita saman sopimuskokonaisuuden alla

__________________________________________________________________________

Illalla 25.4.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

 

Sopimusten lisääminen sopimuskoriin massana

  • Sopimuskokonaisuudella olevat sopimukset voi jatkossa lisätä sopimuskoriin massana

 

 

Sopimustyypin muuttaminen sopimuskorilla

  • Jatkossa sopimustyyppiä muutettaessa sopimuskorin kautta, on mahdollista lisätä uuden sopimustyypin merkkipaalut tehtävineen sopimukselle

 

Sopimusten hakeminen

  • Sopimusten hakuun on lisätty kaksi hakuehtoa:

    • Lukuoikeudet

      • Voit hakea sopimuksia, joilla lukuoikeudet ovat kaikilla käyttäjillä, vain vastuuhenkilöillä tai vain tietyillä käyttäjällä, yksiköllä tai käyttäjäryhmällä

    • Muokkausoikeudet

      • Voit hakea sopimuksia, joilla muokkausoikeudet ovat tietyllä käyttäjällä, yksiköllä tai käyttäjäryhmällä

 

____________________________________________________________________________

Illalla 16.3.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Sopimusryhmän ja sisäisen sopimuksen valinnat

  • Jatkossa voimassa oleva sekä lukittu -tilassa oleville sopimuksille voi tehdä valinnat sopimusryhmästä sekä sisäisestä sopimuksesta

    • Aiemmin tämä oli mahdollista vain luonnos -tilassa oleville sopimuksille

 


Työpöydän haku

  • Hakuun on lisätty hakuehdoiksi vastuu- ja varavastuuhenkilö

 

Muuta:

Sopimustyypin asetuksiin on paranneltu käyttöliittymän ohjeistusta info-kuvakkeilla.
Käyttöliittymän antamiin virheilmoituksiin on tehty pieniä päivityksiä.

 

___________________________________________________________________________________
Illalla 16.2.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Käyttäjähallinnan massatoiminnot

  • Käyttäjien hallinnassa on nyt mahdollista lisätä useita käyttäjiä käyttäjäkoriin ja
    suorittaa seuraavia toimenpiteitä käyttäjille:

    • Vaihtaa yksikköä

    • Muokata roolia

    • Muokata ulkoista yksikön roolia

    • Asettaa käyttäjät aktiivisiksi/ei-aktiivisiksi

    • Muokata käyttäjien kirjautumisjärjestelmää

    • Asettaa käyttäjien voimassaoloaika

    • Määrittää käyttäjät ryhmään

    • Poistaa käyttäjät

 

 

Sopimusosapuolten lisätiedot katselunäkymässä

  • Kun sopimusosapuolen tietoihin on lisätty lisätietoja, nämä tiedot näkyvät nyt myös sopimuksen katselunäkymässä klikkaamalla i-kuvaketta toimittajan nimen vieressä

 

 

EI-sallitut merkit sähköisessä allekirjoituksessa

  • Järjestelmä poistaa nyt automaattisesti kielletyt merkit sopimuksen kuvauksesta ja nimestä ennen asiakirjan lataamista sähköistä allekirjoittamista varten. Tämä auttaa estämään tarpeettomat virheet allekirjoitusprosessin käynnistyksessä.


____________________________________________________________________________________

Illalla 19.1.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Käyttäjähallinnan päivitykset

  • Jatkossa käyttäjiä pystyy hakemaan seuraavien hakuehtojen perusteella:

    • Aktiivinen

    • Kirjautumisjärjestelmä

    • Käyttäjäryhmät

    • Roolit

    • Yksiköt

  • Uusi käyttäjä luodaan jatkossa "Toiminnot" valikon alta "Luo käyttäjä". Saman valikon alta tapahtuu myös käyttäjien massatuonti excelistä sekä käyttäjäraportin lataaminen

    • Käyttäjien massatuonnin yhteydessä voidaan asettaa käyttäjille rooleja myös Cloudian muihin järjestelmiin, jotka organisaatiolla käytössä

  • Käyttäjien tietoja voi jatkossa esikatsella klikkaamalla käyttäjätunnusta. Esikatseluikkuna avautuu sivun oikealle puolelle


Yksiköt

  • Organisaation yksiköt löytyvät nyt omalta välilehdeltään sivun yläreunasta

  • Yksikköjen ylätasoja voidaan määritellä "valitse ylätaso" välilehdeltä 

  • Uusi yksikkö luodaan oikeasta yläreunasta "luo organisaation yksikkö" -painikkeesta

 

Käyttäjäloki
*Admin-toiminnallisuus

  • Käyttäjäloki osiossa pääkäyttäjät voivat tarkastella käyttäjien kirjautumistietoja sekä käyttäjatunnuksen muutostietoja

    • Tapahtumia voi hakea tapahtuman tyypin, päivämäärän sekä käyttäjän perusteella

    • Lokitapahtuman tiedot saa auki klikkaamalla tapahtumaa. Tapahtumista saa myös ladattua excel-tiedoston

  • Huom! Käyttäjän perusteella suoritetut haut listaavat ko käyttäjän tapahtumat sekä tapahtumat, jotka kohdistuvat ko käyttäjään.

 

 

Sopimuksen varavastuuhenkilö -ryhmä

  • Jatkossa sopimuksen varavastuuhenkilöihin voi lisätä ryhmän

  • Kaikki ryhmään kuuluvat henkilöt tulevat sopimuksen varavastuuhenkilöiksi

    • Ryhmiä voi perustaa ja hallinnoida Käyttäjähallinnassa; Sopimushallinnan asetuksissa

 

Työpöytä: Haku

  • Työpöydän hakuehdot on nyt päivitetty vastaamaan sopimuksien hakutoiminnon hakuehtoja

  • Nyt sopimuksia voi myös hakea alkamis- tai päättymispäivän mukaan (sisältäen optiokaudet)

 

 

  • Työpöydän Sopimuksille/Sopimuskokonaisuuksille on lisätty oikeaan reunaan ikonit, joista ilmenee mikäli sopimukselle on tehty reklamaatioehdotus, reklamaatio, tai mikäli sopimuksella on voimassa olevia tiedotteita

 


Linkitetyt metatiedot sopimuskokonaisuuksilla
*koskee Metatiedon linkitys -toimintoa, joka on lisämaksullinen toiminnallisuus

  • Jatkossa sopimuskokonaisuuksien metatietoihin tulee myös linkitetyt metatiedot, mikäli linkitys on tehty

 

Tehty pieniä parannuksia myös sopimuskohtien monirivisen tekstikentän käytettävyyteen.