Sähköinen allekirjoitus (Visma X-Sign)

Sopimuksen sähköinen allekirjoittaminen 

Sopimuksen sähköinen allekirjoittaminen vaatii toimittajan sekä tilaajan tunnistautumisen verkkopankin, mobiilivarmenteen tai sähköisen henkilökortin kautta.

• Verkkopankkitunnus

  • Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta tai omasta pankista.

• Mobiilivarmenne

  • Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.

• Sähköinen henkilökortti

  • Sähköinen henkilökortti (VRK-kortti) on Väestörekisterikeskuksen henkilövarmenne. Lisätietoja VRK-kortista saat Väestörekisterikeskuksesta.

Sopimuksen sähköisen allekirjoittamisen prosessi etenee seuraavasti:

1. Sopimuksen käsittelijä käynnistää allekirjoitusprosessin

Sopimuksen käsittelijä määrittelee sopimuksen sopijaosapuolet (perustiedot) sekä allekirjoitustavaksi sähköisen allekirjoituksen (Allekirjoitus). Allekirjoitus -sivulle lisätään tilaajan ja toimittajan allekirjoittajien tiedot sekä valitaan allekirjoitettavat dokumentit. Sopimuksen käsittelijä vahvistaa sähköisen allekirjoitusprosessin aloittamisen. 

2. Osapuolet allekirjoittavat sopimuksen sähköisesti

Sopimuksen osapuolet saavat sähköpostin (osoitteesta allekirjoitus@cloudia.fi), jossa on linkki sopimuksen allekirjoituspalveluun. Palveluun syötetään sähköpostiosoite, jonka jälkeen allekirjoittaja saa tekstiviestinä koodin, jolla hän pääsee kirjautumaan allekirjoituspalveluun. Sopimuksen allekirjoittaminen tapahtuu verkkopankkitunnistautumisella, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla. 

3. Sopimus on allekirjoitettu

Sopimuksen osapuolet saavat sähköpostilla vahvistuksen sopimuksen allekirjoituksesta. Sähköposti sisältää allekirjoitetun sopimuksen sekä allekirjoitusten yhteenvedon.

Sopimuksen käsittelijä käynnistää allekirjoitusprosessin

Sopimusosapuolet määritellään sopimuksen "Perustiedot" -osiossa 

• Lisää tilaaja- sekä toimittajatiedot (ks. luo sopimus -> perustiedot)

Allekirjoitustapa valitaan "Allekirjoitus" -osiossa 

• Allekirjoitustavaksi valitaan "Sähköinen allekirjoitus" 

Seuraavaksi valitaan käytettävä allekirjoituspalvelu:

• DocuSign

• Visma X-Sign allekirjoituspalvelu (ohjeet tässä artikkelissa)

Open

KUVA: Valitse allekirjoitustapa alasvetovalikosta (Visma X-Sign tai Dogusign), sekä sen alta lisätäänkö allekirjoittajatietoihin kohdat yksikölle sekä allekirjoittajan tittelille.

Allekirjoittajaosapuolten sekä allekirjoittajien määrittely

• Allekirjoittajia voi olla enintään 10 henkilöä

• Lisää allekirjoittajien tiedot valinnoilla "Lisää sopimusosapuoli B -toiset osapuolet" sekä "Lisää Sopimusosapuoli A - Luoja/tuojat"

  • voit lisätä useampia allekirjoittajaorganisaatioita allekirjoittajaosapuoliksi

  • Klikkaa "Muokkaa" tarkentaaksesi allekirjoittajaosapuolen tietoja

Open

• Valitse osapuolitieto (organisaatio) alasvetovalikosta, jotka muodostuvat perustiedot-välilehdelle täytettyjen tietojen mukaan

• Lisää allekirjoittaja 

  • plus -painikkeesta    

    • Määritä allekirjoittajalle nimi, sähköposti sekä puhelinnumero. HUOM! 01-, 02-alkuisia sekä ulkomaisia puhelinnumeroita ei voi käyttää sähköisessä allekirjoituksessa. Kaikki tiedot ovat oleellisia allekirjoitusprosessin onnistumisessa. 

    • Tarvittaessa lisää plus painikkeella useampi allekirjoittaja organisaatiolle HUOM! Allekirjoitusprosessilla voi olla yhteensä 10 allekirjoittajaa

  • alasvetovalikosta

    • Jos organisaation/yrityksen tietoja on käytetty aiemmin sähköisessä allekirjoituksessa löytyy henkilötiedot alasvetovalikosta. Henkilötiedot täydentyvät alasvetovalikkoon, kun käyttäjätietoja on ensimmäisen kerran käytetty organisaation/yrityksen allekirjoittajana. 

Valitse allekirjoitettavat dokumentit

• Sopimusdokumentti tulee automaattisesti allekirjoitettavaksi asiakirjaksi HUOM. Sopimusdokumentti tulee olla pdf -muodossa. 

• Sopimusliitteet listautuvat ruudulle, niistä voidaan valita halutut myös allekirjoitettavaksi (dokumentteja voi esikatsella)

HUOM! Sopimuksen liitteitä voi olla sopimusdokumentin lisäksi 24 kpl. Yhden liitteen maksimikoko on 100 Mt ja kokonaismaksimikoko 256 Mt

Open

Voit määritellä allekirjoitusjärjestyksen klikkaamalla täpän kohtaan "Allekirjoitusjärjestys käytössä"

• Mikäli asetus laitetaan päälle, allekirjoitusprosessi tapahtuu vuorotellen niin, että toimittajan ensimmäinen allekirjoittaja aloittaa allekirjoittamisen. Kutsu seuraavalle allekirjoittajalle lähtee, kun edellinen allekirjoittaja on vienyt sähköisen allekirjoituksen loppuun asti.

• Mikäli asetusta ei laiteta päälle kutsu allekirjoittamaan lähtee kaikille allekirjoittajille yhtä aikaa.

Halutessasi voit määritellä allekirjoitusprosessille määräajan

• Määräajan jälkeen allekirjoitusprosessi umpeutuu ja prosessi on aloitettava uudelleen.

• Huom! Jos erääntymispäivää ei syötetä niin valitse "käytä oletusarvoa", tällöin järjestelmä käyttää allekirjoituksen erääntymisessä oletusarvoa (60 päivää). Huom! allekirjoituslinkki on voimassa 60 päivää. 

Valitse allekirjoituspalvelussa käytettävä kieli (FI, ENG, SWE)

Halutessasi voit muokata järjestelmän lähettämää sähköpostiviestiä.

Lähetä sähköisen allekirjoitusprosessin dokumentit allekirjoittajille halutessasi.

Open

Lukitse ja aloita sähköinen allekirjoitus

• Pop up -ikkuna avautuu ruudulle. Klikkaamalla "OK" sopimus lukitaan ja sähköinen allekirjoitusprosessi alkaa. Allekirjoittajat saavat automaattisen allekirjoituspyynnön ja ohjeistuksen sähköiseen allekirjoitukseen sähköpostitse. 

Open

Kun allekirjoitusprosessi on aloitettu, sopimus lukkiutuu. Allekirjoituksen status päivittyy sopimukselle 30 minuutin välein. Tarkistaaksesi allekirjoitusprosessin statuksen tiheämmin voit klikata "Tee status -tarkistus" painiketta ja järjestelmä hakee viimeisimmän tiedon. 

Allekirjoitusprosessin peruutus

Allekirjoitusprosessin voi myös halutessaan peruuttaa kohdasta "Peruuta sähköinen allekirjoitusprosessi ja poista sopimuksen lukitus". Tällöin sähköisen allekirjoituksen prosessi perutaan sekä sopimus siirtyy takaisin luonnos-tilaan, jolloin sitä voidaan muokata edelleen. 

Muistuta allekirjoittajia

Toiminto lähettää muistutuksen vuorossa olevalla allekirjoittajalle, jos tämä ei ole käynyt allekirjoittamassa vuorokauden loppuun mennessä. Muistutus lähetetään kerran päivässä joka päivä siihen asti kunnes allekirjoitus on saatu tai allekirjoitusprosessi päättyy tai keskeytetään. Muistutusviestissä on myös allekirjoituksen linkki, mikäli alkuperäinen linkki on hukkunut.

Osapuolet allekirjoittavat sopimuksen sähköisesti

• Jokainen allekirjoittaja saa allekirjoitussähköpostin samaan aikaan (mikäli allekirjoitusjärjestys käytössä -täppä ei ole päällä). 

• Sähköposti sisältää tietoa allekirjoitettavasta sopimuksesta, mahdollisen saatteen, allekirjoituksen määräajan sekä linkin allekirjoituspalveluun

• Linkkiä klikattaessa allekirjoittaja saapuu kirjautumissivulle, johon hänen tulee syötää sähköpostiosoitteensa ja klikata kännykän kuvaa. 

• Järjestelmä lähettää allekirjoittajan puhelimeen tunnuskoodin tekstiviestillä, joka tulee syöttää alempaan ikkunaan. 

Open

• Tekstiviesti lähetetään puhelinnumeroon, joka määriteltiin allekirjoittajien tietojen yhteydessä Cloudia Sopimuksessa. Kun tunnuskoodi on syötetty, allekirjoittaja saapuu allekirjoituspalveluun. 

Open

• Visma X-Sign allekirjoituspalvelu

  • Allekirjoituspalvelu listaa kaikki ko. henkilön allekirjoitettavat asiakirjat. Valitse listalta sopimus, jonka haluat allekirjoittaa.  

  • Mikäli vastaanottajalla on vain yksi sopimus allekirjoitettavana, kyseisen sopimuksen allekirjoitussivu avautuu automaattisesti

Open

Hyväksy tai hylkää sopimuksen sähköinen allekirjoitus

• Hyväksyn sopimuksen ehdot (kuva alla)

  • Valitse "Olen lukenut asiakirjat ja hyväksyn"

  • Valitse allekirjoita

  • Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa voit valita tunnistautumistavan seuraavista tavoista:

    • FINEID: VRK -kortti

    • Pankkitunnisteella: Verkkopankkitunnukset

    • Mobiilivarmenteella

Open

Open

Open

• En hyväksy sopimuksen ehtoja (kuva alla)

  • Valitse "En hyväksy"

  • Kirjoita tarvittaessa perustelu ja valitse "Hylkää"

  • Jos sopimuksen ehtoja ei hyväksytä, tulee sähköisen allekirjoitusprosessin tilaksi hylätty

Open

• Allekirjoituksen jälkeen sivulle tulee ilmoitus allekirjoitettu ja allekirjoituksen tiedot päivittyvät Cloudia Sopimukseen 

• Mikäli sopimus hylätään, näytölle tulee ilmoitus "Hylätty" ja allekirjoitusprosessin tilaksi Cloudia Sopimuksessa päivittyy hylätty (oikeanpuoleinen kuva)

Open

Sopimus on allekirjoitettu

Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, jokainen allekirjoittanut saa Visma Sign-Xltä sähköpostin, joka sisältää allekirjoitusten yhteenvedon sekä sopimuksen. Allekirjoitusten yhteenveto on lisätty sopimuksen kansilehdeksi ja sisältää tarkemmat tiedot jokaisesta allekirjoittajasta. Lisäksi Cloudia Sopimus lähettää sopimuksen vastuuhenkilölle sähköpostin, joka vahvistaa että allekirjoitusprosessi on viety loppuun ja sopimus on allekirjoitettu.  Allekirjoituksen tiedot päivittyvät myös Cloudia Sopimukseen ko. sopimuksen "" -osioon:

Mikäli allekirjoitusprosessia aloitettaessa määriteltiin, että allekirjoittajille toimitetaan sopimuksen liitteet, lähetetään allekirjoittaneille sähköposti, jossa on linkki liitteiden lataamista varten. Ladataksesi sopimuksen liitteet klikkaa kohtaa "Siirry lataussivulle" ja kirjoita avautuvaan ikkunaan oma sähköpostiosoitteesi ja klikkaa "Lähetä". Tämän jälkeen pääse lataamaan sopimuksen liitteet. 

On this page

Yksittäisten tiedostojen allekirjoitus (Visma)

Tämän toiminnallisuuden myötä järjestelmässä on mahdollista allekirjoittaa yksittäisiä tiedostoja Visman sähköisen allekirjoituspalvelun kautta. Toiminnallisuuden ajatus on esimerkiksi allekirjoittaa Muut liitteet-kohtaan lisättyjä liitteitä ilman, että sopimuksen tilaa tarvitsee vaihtaa voimassa olevasta luonnos -tilaan (esim. optiopäätös, muutostyötilaus tms.)

Luonnostilassa oleva sopimus

Sopimus voi olla luonnos-tilassa, jolloin voidaan allekirjoittaa sähköisesti haluttuja sopimuksen liitteitä taikka muita liitteitä.

Valitse allekirjoitukset-osiosta ”sähköinen allekirjoitus” ja välilehti ”yksittäisten dokumenttien allekirjoitus”.

Open

Lisää vihreästä plus -painikkeesta allekirjoittavat sopimusosapuolet

Open

Tämän jälkeen valitse halutut allekirjoitettavat liitteet kohdasta ”Valitse allekirjoitettavat dokumentit”.

Open

^{KUVA: Valitse haluttu liite, klikkaamalla liitteen edessä olevaa valintalaatikkoa, kun halutut liitteet on valittu paina ”valitse”.}

Voimassa oleva sopimus  

Sopimuksen voimassa ollessa on mahdollista allekirjoittaa sopimuksen Muut liitteet-osioon lisättyjä liitteitä.

Jos halutaan allekirjoittaa sähköisesti sopimuksen liitteitä, tulee käyttää toiminnallisuutta ”sopimusmuutos”, jolloin voidaan sähköisesti allekirjoittaa sopimusdokumentti sekä haluttu liite.

Jos voimassa oleva sopimus on allekirjoitettu aiemmin käsin, voidaan yksittäisiä liitteitä kuitenkin allekirjoittaa sähköisesti (organisaatiolla oltava sähköinen allekirjoituspalvelu Visma käytössä).

Valitse allekirjoitukset-osiosta välilehti ”yksittäisten dokumenttien allekirjoitus” ja sieltä alasvetovalikosta ”Visma”.

Tämän jälkeen lisää halutut allekirjoittaja osapuolet ja valitse allekirjoitettavat liitteet.    

Open

Open

Allekirjoitusprosessi

Voit määritellä allekirjoitusjärjestyksen klikkaamalla täpän kohtaan "Allekirjoitusjärjestys käytössä"

• Mikäli asetus laitetaan päälle, allekirjoitusprosessi tapahtuu vuorotellen niin, että toimittajan ensimmäinen allekirjoittaja aloittaa allekirjoittamisen. Kutsu seuraavalle allekirjoittajalle lähtee, kun edellinen allekirjoittaja on vienyt sähköisen allekirjoituksen loppuun asti.

• Mikäli asetusta ei laiteta päälle, kutsu allekirjoittamaan lähtee kaikille allekirjoittajille yhtä aikaa.  

Halutessasi voit määritellä allekirjoitusprosessille määräajan

• Määräajan jälkeen allekirjoitusprosessi umpeutuu ja prosessi on aloitettava uudelleen.

Valitse allekirjoituspalvelussa käytettävä kieli (FI, ENG, SWE)

Halutessasi voit muokata järjestelmän lähettämää sähköpostiviestiä. Lähetä sähköisen allekirjoitusprosessin dokumentit allekirjoittajille halutessasi (prosessin päättymisen yhteydessä)  

Open

Lukitse ja aloita sähköinen allekirjoitus

• Pop up -ikkuna avautuu ruudulle. Klikkaamalla "OK" sopimus lukitaan ja sähköinen allekirjoitusprosessi alkaa. Allekirjoittajat saavat automaattisen allekirjoituspyynnön ja ohjeistuksen sähköiseen allekirjoitukseen sähköpostitse.  

Open

Allekirjoituksen status päivittyy sopimukselle automaattisesti 30 minuutin välein. Tarkistaaksesi allekirjoitusprosessin statuksen tiheämmin voit klikata "Tee status -tarkistus" painiketta ja järjestelmä hakee viimeisimmän tiedon.

Allekirjoitusprosessi on samanlainen kuin muutoin Visman sähköinen allekirjoitusprosessi.

Kun liite on allekirjoitettu, näytetään allekirjoitusaika osapuolen tiedoissa.    

Open

Yksittäisiä liitteitä on mahdollista allekirjoittaa useita. Kuitenkaan allekirjoitusprosesseja ei voi olla voimassa yhtä aikaa enempää kuin yksi.  

Jos haluat allekirjoittaa lisää yksittäisiä liitteitä:

Lisää halutut allekirjoittavat sopimusosapuolet ”plus-painikkeesta” ja valitse allekirjoitettavista dokumenteista haluttu liite.      

Open

Kaikki aiemmat yksittäisten liitteiden allekirjoituprosessit näkyvät "Aiemmin allekirjoitetut  dokumentit" kohdasta.      

Open

Open

Jos haluat tarkastella kaikkia sähköisiä allekirjoitusprosesseja, näet ne kootusti sopimuksen katselu-tilassa osiosta ”historiatiedot - sähköinen allekirjoitus”.

On this page

Sähköinen allekirjoitus (DocuSign)

DocuSign on kansainvälinen sähköisen allekirjoituksen alusta, jota voi käyttää kaikkien dokumenttien sähköiseen allekirjoittamiseen. Se tarjoaa ison määrän toiminnallisuuksia, jotka sallivat käyttäjälle suorittaa erilaisia toimenpiteitä, pohjautuen heidän tarpeisiinsa sähköisessä allekirjoittamisessa. Cloudiaan on luotu rajapinta DocuSignin sähköisen allekirjoituspalvelun toimintoihin.

Tässä ohjeessa perehdytään tarkemmin sähköisen allekirjoituksen suorittamiseen DocuSign-palvelulla.

Sähköisen allekirjoituksen käynnistäminen

Allekirjoitukset -sivulla valitaan allekirjoitustavaksi sähköinen allekirjoitus.

Tämän jälkeen sähköinen allekirjoitus -valikosta valitaan allekirjoitustavaksi DocuSign.

Open

Lisää toimittajan ja tilaajan yhteystiedot, halutessasi voit myös ottaa kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöön (maksullinen lisätoiminto).

Valitse allekirjoitettavat liitteet.

Valitse halutessasi allekirjoitusjärjestys sekä allekirjoituksen dokumenttien yhdistäminen käyttöön. Tallennuksen jälkeen 'Lukitse sopimus ja aloita sähköinen allekirjoitus' painike aktivoituu ja voit käynnistää allekirjoituksen.

Open

Allekirjoitus tulee vielä käynnistää DocuSign -palvelun puolella, pääset palveluun ikkunassa olevan linkin kautta.

Allekirjoituksen määrittely DocuSign-palvelussa

DocuSign palvelussa voit määritellä allekirjoituksen, allekirjoituspäivämäärän ym. tietojen paikan dokumentilla. Ylävalikosta vaihdat allekirjoittajaosapuolen tiedot, jonka allekirjoitukselle haluat määritellä paikan dokumenttiin. Kun dokumentti on valmis allekirjoitettavaksi, valitse oikeasta yläkulmasta 'SEND'. Cloudia Sopimus järjestelmä ilmoittaa myös kun allekirjoitus on aloitettu onnistuneesti.

Sähköinen allekirjoittaminen DocuSign-palvelussa

Allekirjoittaja saa sähköpostiin pyynnön allekirjoittaa sopimus, palveluun pääsee 'Tarkista asiakirjat' valinnan kautta.

Kaksivaiheisella tunnistautumisella allekirjoittaja saa ensin täydennettäväksi sivun, johon tulee täydennettäväksi tietoja käyttäjästä, esim. osoitetiedot.

Allekirjoittajalle avautuu tämän jälkeen sopimusdokumentti. Tässä vaiheessa allekirjoituksen voi mennä suorittamaan valitsemalla 'JATKA'.

'Muut toimenpiteet' valikon alta voi myös jättää allekirjoituksen odottamaan 'Viimeistele myöhemmin' toiminnolla tai siirtää toiselle allekirjoittajalle 'Määrää jollekulle muulle' toiminnolla.

Allekirjoitettavan sopimuksen voi hylätä 'Hylkää pyyntö' toiminnolla.

Allekirjoittaja pääsee tekemään allekirjoituksensa klikkaamalla allekirjoitukselle merkittyä paikkaa.

Kun pyydetyt tiedot on lisätty dokumentille, sivun yläreunassa voi kuitata allekirjoituksen valmiiksi. Yläreunan kuvakkeista voi myös tarvittaessa ladata tiedostot omalle työasemalle tai tulostaa. 

Kun allekirjoitus on tehty, allekirjoittajalle tulee ao. ilmoitus dokumenttien lähettämisestä sähköpostiin, kun allekirjoitusprosessi on kaikilta osin valmis. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, lähettää järjestelmä sähköpostiviestin, jossa on liitteenä allekirjoitetut asiakirjat.

On this page