Luo sopimus

Sopimuksen pääsee luomaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Luo sopimus”.

Tässä ohjevideo sopimuksen luonnin perusasioihin:

Luo uusi sopimus

Sopimuksen perustaminen

Pakolliset tiedot

Sopimuksen voi luoda vasta kun kaikki seuraavat tiedot ovat täytetty:

• Yksikkö

• Sopimustyyppi

• Sopimuspohja

• Kieli

Open

Sopimuksen perustaminen

• Yksikkö:

  • Klikkaa ”Valitse yksikkö” josta avautuu lista yksiköistä. Valitse haluamasi yksikkö ja klikkaa "Valitse"

Open

Sopimuskokonaisuus:

• Klikkaa ”Valitse sopimuskokonaisuus”

• Valitse oikea sopimuskokonaisuus avautuvasta listauksesta tai rajaa hakua

• Valitse haluamasi sopimuskokonaisuus ja klikkaa "Valitse"

• Voit esikatsella sopimuskokonaisuutta 

Jos sopimusta ei luoda suoraan sopimuskokonaisuuden alta, vaan tehdään toiminnolla "Luo uusi sopimus" ja liitetään sen jälkeen sopimuskokonaisuuteen, ei sopimuskokonaisuudelle pakotetut metatiedot periydy sopimukselle.

Open

Pääsopimus:

• Klikkaa ”Valitse pääsopimus”

• Valitse oikea pääsopimus listauksesta ja klikkaa ”Valitse"

Open

Tarjous

• Klikkaa "valitse tarjous"

• Valitse oikea tarjous avautuvasta ikkunasta

Open

Sopimustyyppi:

Sopimus täytyy liittää sopimustyyppiin

• Jos et ole valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuutta, avautuva lista näyttää kaikki järjestelmän sopimukset

  • Valitse haluamasi sopimustyyppi ja klikkaa "Valitse"

• Jos olet valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuuden, tulee sopimustyyppi sopimuskokonaisuuden tiedoista

Open

Sopimuspohja:

• Valitse:

  • Ei valintaa

  • Valitse kaikista pohjista

  • Valitse sopimuksista

  • Valitse tyypin pohjista

Open

Kieli:

• Jos kielivalintoja on vain yksi (esim. Suomi), on se automaattisesti valittuna

• Jos kielivalintoja on useita, valitse listauksen kieli klikkaamalla

  • Suomi 

  • Englanti 

  • Ruotsi

Open

Siirry seuraavaan vaiheeseen

Siirry "Seuraava" -painikkeella seuraavaan vaiheeseen. Järjestelmä varmistaa, että haluathan luoda uuden sopimuksen näillä perustiedoilla. 

Open

Klikkaa Ok ja sopimuksen muut osiot avautuvat muokattavaksi.

On this page

Luo sopimus (Word-dokumentti)

Microsoft Wordin käyttäminen Cloudia Sopimuksessa

Johdanto

Cloudia Sopimuksessa on nyt mahdollista tuoda Microsoft Word -asiakirjoja järjestelmään ja viedä niitä ulos järjestelmästä. Word-tuonnin tarkoituksena on ottaa Word-asiakirjan sisältö ja lisätä se sopimuskohdiksi.

Asiakirjan rakenne

Jotta Microsoft Word -asiakirjojen tuonti onnistuisi, kullakin sopimuskohdan otsikolla on oltava siihen liittyvä otsikko-taso. Otsikkotasot voidaan asettaa Microsoft Wordista käsin valitsemalla ne valintanauhasta.

Open

Otsikkotaso määrittää sopimuskohdat ja alakohdat. Esimerkiksi otsikkotaso 1 on aina pääkohta, otsikkotaso 2 alakohta, otsikkotaso 3 alakohdan alakohta ja niin edelleen. Seuraava esimerkki havainnollistaa, miten tämä voisi näyttää asiakirjassa

Open

Open

Asiakirjan tuominen sopimukseksi

Sopimus voidaan luoda Word-asiakirjan pohjalta valitsemalla tuontivalinta ylävalikosta.

Kun tämä vaihtoehto on valittu, tehdään normaalit toimenpiteet sopimuksen perustamiseksi (aseta tyyppi ja malli jne.), minkä jälkeen asiakirja ladataan palvelimeen. Kun sopimus on perustettu, asiakirjan sisältö löytyy Sopimuskohdat-välilehdeltä.

Open

Asiakirjan tuominen sopimukseksi sopimuskohdissa

Sisältöä voidaan tuoda suoraan sopimukseen Word-dokumentista valitsemalla sopiva vaihtoehto sopimusta muokattaessa.

Open

Kun tämä toiminto valitaan, näyttöön tulee Tiedostojen lataus -ikkuna, jonka kolmesta vaihtoehdosta voit valita, kuinka tuonti vaikuttaa asiakirjaan:

Täytä osiot ja aloita sopimus

• Korvaa sopimuskohdat tuodulla asiakirjalla

  • Kaikki sisältö korvautuu tuodulla.

• Lisää tuotu sisältö olemassa oleviin sopimuskohtiin

  • Word-asiakirjasta otetut tiedot liitetään lisäsopimuskohdiksi.

• Lisää vain uudet tuodusta asiakirjasta löytyneet kohdat

  • Lisätään vain ne asiakirjasta löytyneet sopimuskohdat, joiden otsikko ei vastaa yhtäkään olemassa olevista sopimuskohdista.

Kun sopimuskohdat lisätään asiakirjaan, niillä näkyy järjestelmässä automaattisesti määritetyt otsikot.

Järjestelmä tunnistaa taulukot ja kuvat automaattisesti ja määrittää niille saman tietotyypin järjestelmässä.

Sopimusdokumentin lataaminen word-dokumentiksi

Järjestelmässä laadittu sopimusdokumentti voidaan ladata word-muotoon kahdella tapaa

Aloita valitsemalla:

• Dokumentti-välilehti sopimuksen muokkausnäkymässä. Valitse sitten Lataa sopimus Word-dokumenttina

• Sopimuksen esikatselu muokkausnäkymässä, oikealta ylälaidasta löydät word-dokumentti-ikonin

Open

Näyttöön tulee valintaikkuna asiakirjan tallentamista varten.

Kun asiakirja on viety, Word-asiakirjaan voidaan tehdä muutoksia, minkä jälkeen se voidaan tuoda uudelleen.

On this page

Tuo sopimus

Sopimuksen pääsee tuomaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Tuo sopimus”.

Sopimuksen perustaminen

Pakolliset tiedot

Sopimuksen voi luoda vasta kun kaikki seuraavat tiedot ovat täytetty:

• Yksikkö

• Sopimusdokumentti

• Sopimustyyppi

• Kieli

Open

Sopimuksen perustaminen

• Yksikkö:

  • Klikkaa ”Valitse yksikkö” josta avautuu lista yksiköistä. Valitse haluamasi yksikkö ja klikkaa "Valitse"

Open

Sopimuskokonaisuus:

• Klikkaa ”Valitse sopimuskokonaisuus”

• Valitse oikea sopimuskokonaisuus avautuvasta listauksesta tai rajaa hakua

• Valitse haluamasi sopimuskokonaisuus ja klikkaa "Valitse"

• Voit esikatsella sopimuskokonaisuutta 

Jos sopimusta ei luoda suoraan sopimuskokonaisuuden alta, vaan tehdään toiminnolla "Luo uusi sopimus" ja liitetään sen jälkeen sopimuskokonaisuuteen, ei sopimuskokonaisuudelle pakotetut metatiedot periydy sopimukselle.

Open

Pääsopimus:

• Klikkaa ”Valitse pääsopimus”

• Valitse oikea pääsopimus listauksesta ja klikkaa ”Valitse"

Open

Tarjous

• Klikkaa "valitse tarjous"

• Valitse oikea tarjous avautuvasta ikkunasta

Open

Sopimusdokumentti:

Sopmusdokumentti tulee ladata sopimukselle pdf muodossa

• Klikkaa “Lisää sopimusdokumentti”

  • Lataa tiedosto aukeavaan ruutuun

Open

Sopimustyyppi:

Sopimus täytyy liittää sopimustyyppiin

• Jos et ole valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuutta, avautuva lista näyttää kaikki järjestelmän sopimukset

  • Valitse haluamasi sopimustyyppi ja klikkaa "Valitse"

• Jos olet valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuuden, tulee sopimustyyppi sopimuskokonaisuuden tiedoista

Open

Kieli:

• Jos kielivalintoja on vain yksi (esim. Suomi), on se automaattisesti valittuna

• Jos kielivalintoja on useita, valitse listauksen kieli klikkaamalla

  • Suomi 

  • Englanti 

  • Ruotsi

Open

Siirry seuraavaan vaiheeseen

Siirry "Seuraava" -painikkeella seuraavaan vaiheeseen. Järjestelmä varmistaa, että haluathan luoda uuden sopimuksen näillä perustiedoilla. 

Open

Klikkaa Ok ja sopimuksen muut osiot avautuvat muokattavaksi.

On this page

Tuo sopimuksia (tiedostotuonti)

Määrämuotoiselle Excelille kirjataan haluttu määrä sopimuskokonaisuuksia/sopimuksia ja niiden perustietoja. 

1. Määrämuotoinen Excel täytetään ja ladataan järjestelmään

2. Lisätään sopimuksen dokumentit

• Sopimusdokumentti*

• Sopimuksen liitteet

• Muut liitteet

1. Tuodaan sopimukset

HUOM! Jos organisaatiosi Sopimushallintajärjestelmään ei ole kytketty massatuontityökalua tai käyttöoikeutesi ei oikeuta sopimusten tuontiin, ei tätä valintaa näy.

Sopimuksia pääsee massatuomaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Tuo sopimuksia (tiedostotuonti)”.

Massatuontipohjan tiedot

Ladattavaan Exceliin voidaan täyttää seuraavat tiedot (sarakkeet A-R):

• Sopimuskokonaisuuden numero

  • Numeron tulee vastata perustetun sopimuskokonaisuuden numeroa 

• Sopimustyyppi*

  • Sopimustyypin tulee vastata järjestelmästä löytyviä sopimustyyppejä. Tyypin nimi tulee syöttää tuonti-Exceliin samassa muodossa, kuin järjestelmään perustettu tyypin nimi 

• Sopimuksen nimi*

• Sopimuksen numero

• Diaarinumero

• Sopimuksen kuvaus

• Tilaajan nimi

• Tilaajan tunniste

• Tilaajan osoite

• Toimittajan nimi

• Toimittajan tunniste

• Toimittajan osoite

• Sopimuskauden alkamispäivä

• Sopimuskauden päättymispäivä

• Optiokauden alkamispäivä

• Optiokauden päättymispäivä

• Sopimuksen tila

• Sopimusryhmä

• Sisäinen sopimus

• Julkaisu työpöydälle

• Sopimuksen arvo 

Lisätiedot (metatiedot) (sarake S ->)

Sarakkeesta S eteenpäin voit lisätä lisätietoja (metatietoja) laittamalla otsikkoriville (1. riville) lisätiedon nimen ja riveille arvon/arvot.)

• Tuotavien lisätietojen tulee vastata järjestelmän sopimustietuekirjastoon valmiiksi perustettuja metatietoja

• Tuonti-Excelillä sopimuksille liitettävät lisätiedot tulee kirjoittaa samassa muodossa kuin järjestelmään perustetut metatiedot

Lataa massatuontipohja

• Valitse massatuontipohja

  • Valittavissa:.xls Office 97 -2003 -versioille tai .xlsx uudemmalle Office-versiolle 

  • Klikkaa lataus -kuvaketta ja Excel -tiedosto latautuu tietokoneelle

Open

Lataa tuontitiedosto

• Täydennä tarvittavat tiedot ja lataa Excel valitsemalla ”Lataa tuontitiedosto” -painiketta

  • Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla

  • Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa "Sulje"

  • Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla

• Tuotavat sopimukset

  • Viimeistele sopimuksen tuonti liittämällä sopimusdokumentti. Voit muokata rivejä klikkaamalla riviä

• Lisää sopimuksen liitteet

  • Sopimusdokumentti*

  • Sopimuksen liitteet

  • Muut liitteet

  • Valitse ”Tuo sopimus”, jonka jälkeen sopimus muodostuu automaattisesti

HUOM! Varsinainen sopimuksen ja sille liitettyjen tietojen tuonti tapahtuu automaattisesti, kun sopimusdokumentti ladataan. Sopimuksen onnistuneen latauksen jälkeiset muokkaukset tulee tehdä sopimuskohtaisesti järjestelmän normaalin sopimusmuokkausprosessin mukaan.

Jos massatuontipohjan tiedot ovat virheellisiä

• Jos tiedostossa on tietoja, jotka eivät täsmää järjestelmässä oleviin tietoihin (esim. virheellinen sopimus-tyyppi), ei massatuonti onnistu

• Tuontivirheet voidaan ladata Excel -tiedostona, klikkaamalla ”Lataa Excel-tiedostona” -painiketta. Tiedosto latautuu tietokoneelle

• Tämän jälkeen Exceliin voidaan tehdä tarvittavat korjaukset, ja se voidaan ladata tuontitiedostona uudelleen

Huomioitavaa sopimusten massatuonnin jälkeisistä toimenpiteistä

HUOM! Tuotujen sopimusten jatkomuokkaus tehdään järjestelmän kautta sopimuskohtaisesti

• Sopimuksen omistavaksi yksiköksi tulee automaattisesti tuonnin suorittaneen käyttäjän (sisäänlukijan) yksikkötieto

• Sopimusvastuuhenkilöksi tulee automaattisesti tuonnin suorittanut käyttäjä

• Tuotavien sopimusten lukuoikeudet ovat tuonnin jälkeen määritelty ”kaikki organisaation alaiset käyttäjä”

• Muokkausoikeudet tuoduille sopimuksille on automaattisesti tuonnin suorittaneella yksiköllä ja sen sopimusvastuullisella ja ”oikeudet periytyvät” -ruksi päällä

• Sopimushallintaan asetetut tyyppi- sekä sopimuskokonaisuuskohtaiset periytetyt lisätiedot siirtyvät automaattisesti tuoduille sopimuksille pakottavuuksineen. Myös kaikille sopimuksille periytetyt lisätiedot siirtyvät tuoduille sopimuksille automaattisesti

• Sopimuksia ei automaattisesti julkaista työpöydälle tuonnin yhteydessä 

On this page

Yleiskuvaus - Uusi sopimus

Sopimuskokonaisuus

Käyttäjä voi luoda sopimuskokonaisuuksia ja liittää kuhunkin halutun määrän sopimuksia. Mikäli organisaatiolla on käytössään integraatio Cloudia Kilpailutukseen (*lisätoiminnallisuus), voidaan sopimuskokonaisuus muodostaa myös automatisoidusti hankinta-asiasta kilpailutusintegraation avulla.

Perustiedot

• Pakolliset tiedot

• Sopimuskokonaisuuden nimi*

• Sopimuskokonaisuuden kuvaus

• Diaarinumero

• Sopimuskokonaisuuden numero*

• Sopimuskokonaisuuden tunniste

  • Muodostuu automaattisesti sen jälkeen, kun sopimuskokonaisuus on tallennettu 

• Sopimustyyppi*

  • Valittu sopimustyyppi periytyy sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille oletustyypiksi. Oletuksen voi myös pakottaa kaikille sopimuskokonaisuuden sopimuksille 

• Sopimuskokonaisuuden kausi

• Sopimuskokonaisuuden dokumentit (ohjeistukset, lisätiedot)
  
  

Metatiedot

• Sopimuskokonaisuudelle voi määritellä lisätietoja (metatietoja) samalla periaatteella kuten sopimuksen osalta esitettiin. Nämä periytyvät oletuksiksi sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille

Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Sopimuskokonaisuudelle voi määritellä vastuuhenkilöt sekä luku- ja muokkausoikeudet. Nämä periytyvät oletuksiksi sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille. Organisaatio- ja vastuuhenkilötiedot voivat periytyä myös kilpailutusintegraation kautta.

• Yksikkö*

• Sopimuskokonaisuuden vastuuhenkilö

• Vastuuhenkilön varahenkilöt

• Lukuoikeudet

• Muokkausoikeudet

Arvo

Sopimuskokonaisuuden ennakoitu arvo voidaan määritellä tai se voi tulla kilpailutusintegraation kautta.

• Ennakoitu arvo yhteensä

Kooste ja tila

• Kooste ja tila -välilehti koostaa sopimuskokonaisuuden tiedot yhteen näkymään

HUOM! Kun sopimuskokonaisuus on tallennettu, voi sen tilaa (keskeneräinen, voimassa oleva) muttaa "Sopimuskokonaisuuden tila" -kentässä.

Tiedotteet

Kun sopimuskokonaisuutta katsellaan, avautuu sopimuskokonaisuudelle ”Tiedotteet” -välilehti.

• Näkymään tulee kaikki ko. sopimuskokonaisuuden tiedoteet

Sopimukset

Sopimuskokonaisuudelle voi liittää halutun määrän sopimuksia.

Tehtävälistapohjat

Kun sopimuskokonaisuutta muokataan, avautuu sopimuskokonaisuudelle ”Tehtävälistapohja” -välilehti.

• Sopimuskokonaisuudelle voi liittää tehtävälistoja, kuten sopimuksen osalta esitettiin. Nämä periytyvät oletuksiksi sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille

Sopimus

Käyttäjä voi luoda ja muokata rakenteisia sopimuksia. Sopimus voidaan luoda sopimuspohjaa hyväksikäyttäen, joka määritellään käytettävän sopimustyypin mukaan (valitaan sopimustyyppi), tai sopimus laaditaan muokkaamalla aikaisemmin luotua sopimusta (valitaan sopimuspohja). Cloudia Sopimuksessa sopimuksen sisältö luodaan dynaamisina sopimusosioita käyttäen. Sopimus on myös mahdollista luoda ilman sopimuspohjaa.

Sopimus voidaan liittää valittuun sopimuskokonaisuuteen, jolloin sopimus toimii ”pääsopimuksena” (esim. puitejärjestelyn toimittajasopimukset). Sopimus voidaan liittää myös jonkun pääsopimuksen alasopimukseksi (esim. puitejärjestelyn toimitussopimukset). Rakenteisten sopimusten avulla tehostetaan erityisesti sopimusten määrämuotoisuutta, löydettävyyttä ja seurattavuutta sekä sisältömuutosten hallittavuutta.

Kun sopimus luodaan (tai tuodaan) järjestelmään uutena sopimuksena, määritellään sille tietyt vakiot perustiedot. Näitä tietoja käytetään mm. sopimuksen hakemisen ja seuraamisen tukena. Perustietoja voidaan täydentää itsehallittavilla lisätiedoilla (metatiedoilla). Rakenteisen sopimuksen sisältö luodaan itsehallittavilla sopimuskohdilla.

Sopimusten rakenteinen perussisältö

Perustiedot:

• Yksikkö

  • Yksikkö kertoo, mikä organisaation osa omistaa sopimuksen

• Sopimuskokonaisuus

  • Sopimuskokonaisuus kertoo, mihin sopimuskokonaisuuteen sopimus mahdollisesti liittyy. Jos sopimus luodaan aloittaen sopimuskokonaisuudelta, tieto tulee automaattisesti 

• Pääsopimus

  • Pääsopimus kertoo, onko sopimus mahdollisesti jonkun sopimuksen alasopimus (esim. toimitussopimus). Jos sopimus luodaan aloittaen pääsopimukselta, tieto tulee automaattisesti 

• Tarjous

  • Tarjous kertoo, liittyykö sopimus mahdollisesti johonkin kilpailutuksen kautta saatuun tarjoukseen (Cloudia kilpailutusintegraatio). Käyttäjä voi kytkeä sopimuksen tarjoukseen

• Sopimuksen nimi

  • Sopimuksen nimi on sopimuksen yksilöivä ja käyttäjän syöttämä nimi. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Sopimuksen kuvaus

  • Sopimuksen kuvaus on käyttäjän syöttämä sopimusta kuvaava vapaa tieto. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Diaarinumero

  • Diaarinumero on käyttäjän syöttämä tunniste 

• Sopimuksen numero

  • Sopimuksen numero on käyttäjän syöttämä tunniste. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Sopimuksen tunniste

  • Sopimuksen tunniste on palvelun automaattisesti generoima tunniste

• Sopimustyyppi

  • Sopimustyypillä määritetään millainen sopimus on kyseessä.
    
    

• Hankintasopimus

  • Valitaan onko sopimus hankintasopimus

• Toimittajat 

  • Toimittajat ovat sopimuksen toimittajaosapuolia. Käyttäjä valitsee tiedot palvelun tietovarastosta tai syöttää tiedot. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta. Erillisen asiakaskohtaisen projektin myötä toimittajatietoja voidaan tuoda myös muista asiakkaan järjestelmistä (esim. Laske)

• Tilaajat

  • Tilaajat ovat sopimuksen tilaajaosapuolia. Käyttäjä valitsee tiedot palvelun tietovarastosta tai syöttää tiedot

• Sopimuskausi

  • Sopimuskausi on käyttäjän määrittelemä tieto. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Optiokaudet

  • Optiokaudet ovat käyttäjän määrittelemiä tietoja. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Sopimuksen liitteet

  • Sopimuksen liitteet ovat osana sopimukseen kuuluvia sopimusliitteitä. Ne ovat käyttäjän omalta koneelta tai palvelun tiedostokirjastosta valittuja tiedostoja. Liitteet voivat tulla automaattisesti myös käytetyltä sopimuspohjalta periytyen

  • Sopimusliitteisiin käyttäjä voi määritellä myös salassapitoasetuksen ja sen perustelun. Liitteitä voi poimia myös kilpailutusintegraation kautta

• Muut liitteet

  • Muut liitteet ovat sopimukseen liittyviä muita lisätietoliitteitä. Ne ovat käyttäjän omalta koneelta tai palvelun tiedostokirjastosta valittuja tiedostoja. Liitteet voivat tulla automaattisesti myös käytetyltä sopimuspohjalta periytyen. Liitteitä voi poimia myös kilpailutusintegraation kautta

• Linkit

  • Sopimukselle voidaan lisätä linkkejä, jotka näkyvät sopimuksen tietosivulla ja Työpöydällä 

• Sisäinen sopimus

  • Sisäinen sopimus kertoo, onko sopimus organisaation sisäinen sopimus. Käyttäjä määrittää tiedon

• Sopimusryhmä

  • Sopimusryhmä kertoo, onko sopimukselle mahdollisesti asetettu ylätason luokittelu (ostosopimus, myyntisopimus, muu sopimus) 

• Sopimuspohja

  • Sopimuspohja kertoo, minkä sopimuspohjan pohjalle sopimus luodaan. Pohja voi olla tyhjä, sopimustyypin suosittelema sopimuspohja, joku muu valittu sopimuspohja tai joku muu aiemmin laadittu sopimus. Käyttäjä valitsee käytettävän sopimuspohjan

• Sopimuksen kieli

  • Sopimuksen kieli kertoo sopimuksen kieliasetuksen. Käyttäjä määrittää tiedon

Sopimuksen sisältö

Rakenteisen sopimuksen sisältö koostuu yhdestä tai useammasta sopimuskohdasta. Kullakin sopimuskohdalla on nimi, otsikko, tietotyyppi ja sisältö. Näistä tiedoista (sopimuksen ylä- ja alatunnistetietojen lisäksi) muodostuu sopimuskäyttäjälle näkyvä pdf-muotoinen sopimusdokumentti.

Sopimuskohdat voivat periytyä oletuksena sopimukselle käytetyltä sopimuspohjalta. Käyttäjä voi poistaa periytyneitä sopimuskohtia, jos niitä ei ole lukittu. Käyttäjä voi myös liittää sopimukselle muita sopimuskohtia valitsemalla sopimuskohtakirjastosta pääkäyttäjän etukäteen luomia sopimuskohtia. Käyttäjä voi luoda lennosta sopimukseen uusia omia sopimuskohtia.

Sopimuskohdan tietotyyppi määrittää, minkä muotoista tietoa sopimuskohta voi sisältää.  Sopimuskohdan sisältö voi olla käyttäjän sopimuksella syöttämää. Sopimuskohdalla voi olla myös sopimuskohtakirjaston tai sopimuspohjan kautta periytynyttä oletussisältöä, jota käyttäjä voi muokata, jos sisältöä ei ole lukittu.

Käyttäjä voi myös poimia sopimuskohdalle valmista sisältöä pääkäyttäjän ylläpitämästä sopimuslausekirjastosta. Kilpailutusintegraation tapauksessa käyttäjä voi poimia sisällöksi myös tietoja sopimukseen liittyvän tarjouspyynnön, tarjouksen tai hankintapäätöksen tiedoista.

Sopimus voi olla myös tuotu valmis sopimusdokumentti. Tässä tapauksessa sopimukselle voi määritellä kaikkia muita rakenteisia tietoja paitsi näitä rakenteisia sopimuskohtia.

Sopimuksen lisätiedot (metatiedot)

Sopimuksen metatiedot koostuvat halutusta määrästä lisätietoja. Kullakin lisätiedolla on nimi, tietotyyppi ja sisältö. Nämä tiedot eivät näy sopimusdokumentilla.

Lisätiedot voivat periytyä oletuksena sopimuskokonaisuudelta, johon sopimus mahdollisesti on liitetty. Lisätiedot voivat periytyä myös sen sopimustyypin tiedoista, johon sopimus on kytketty. Lisätiedot voivat periytyä myös lisätietokirjaston asetusten kautta kaikille sopimuksille. Käyttäjä voi poistaa periytyneitä lisätietoja, jos niitä ei ole lukittu.

Käyttäjä voi myös liittää sopimukselle muita lisätietoja valitsemalla lisätietokirjastosta pääkäyttäjän etukäteen luomia lisätietoja. Lisätiedon tietotyyppi määrittää, minkä muotoista tietoa lisätieto voi sisältää.

Lisätiedon sisältö voi olla käyttäjän sopimuksella syöttämää. Lisätiedolla voi olla myös lisätietokirjaston tai sopimuskokonaisuuden kautta periytynyttä oletussisältöä, jota käyttäjä voi muokata, jos sisältöä ei ole lukittu.

Käyttäjä voi myös poimia lisätiedolle valmista sisältöä pääkäyttäjän ylläpitämästä sopimuslausekirjastosta. Kilpailutusintegraation tapauksessa käyttäjä voi poimia sisällöksi myös tietoja sopimukseen liittyvän tarjouspyynnön, tarjouksen tai hankintapäätöksen tiedoista.

Sopimuksen tuotteet

Jos sopimus on muodostettu kilpailutusintegraation kautta, sopimukselle voi liittää rakenteisessa muodossa sopimustoimittajan tarjouksessaan antamia tuote- ja palvelutietoja. Käyttäjä voi lisäksi myös manuaalisesti syöttää rakenteisia tuotteita sopimukselle.

Käyttäjä voi poimia sopimukselle liitettävät tuoteryhmät ja tuotteet tarjouksen tiedoista (kaikki tai valintansa mukaan). Kustakin tuotteesta sopimukselle liitetään hankittava määrä, hinta, yksikkö ja valuutta.

Käyttäjä voi myös poimia kullekin tuotteelle liittyvät toimittajan tarjouksessa antamat ”kriteeritiedot” (kaikki tai valintansa mukaan). Poiminnan jälkeen tietoja voi myös muokata, poistaa tai lisätä.

Liitetyistä rakenteisista tuotetiedoista voidaan automaattisesti muodostaa tuoteliite (Excel tai PDF) sopimusliitteeksi tai muuhun käyttötarkoitukseen.

Sopimuksen arvo

Käyttäjä voi määritellä sopimukselle rakenteisena tietona sopimuksen ennakoidun arvon. Ennakoitu arvo voidaan jyvittää sopimuskauden vuosille. Jyvitetyille arvoille voi syöttää toteutuneen arvon tai tieto voi tulla esim. taloushallinnon integraation kautta.

Sopimuksen seuraamisen tiedot

Käyttäjä voi liittää sopimukselle halutun määrän tehtävälistoja. Tehtävälistat voivat periytyä oletukseksi myös siltä sopimustyypiltä, johon sopimus on liitetty. Kukin tehtävälista voi sisältää halutun määrän tehtäviä. Kullakin tehtävällä on nimi, kuvaus, alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä vastuuhenkilö. Tehtävälistoja voi liittää pääkäyttäjän ylläpitämästä tehtävälistakirjastosta tai käyttäjä voi luoda omia tehtävälistoja.

Käyttäjä voi liittää sopimukselle myös muistutuksia. Muistutuksia voi kohdistaa sopimus- tai optiokauden alkamis- ja päättymisaikoihin.

Sopimuksen dokumentti

Käyttäjä voi liittää rakenteisesta sopimustiedosta muodostuvalle sopimusdokumentille ylä- ja alatunnisteet pääkäyttäjän ylläpitämästä tunnistekirjastosta. Käyttäjä voi myös muuttaa allekirjoituksen tekstiä ja sijaintia sopimusdokumentilla mieleisekseen.

Sopimuksen käyttöoikeudet

Käyttäjä voi määrittää palvelun rekisteristä valitsemalla sopimukselle yhden vastuuhenkilön ja useita varavastuuhenkilöitä.

Käyttäjä voi määritellä sopimukselle tietoina yksilöidyt luku- ja muokkausoikeudet. Oikeuksia voi asettaa koko organisaatiolle, valituille organisaation osille, valituille käyttäjäryhmille ja valituille yksittäisille käyttäjille.

Sopimuksen tila

Käyttäjä voi määritellä sopimuksen tilan (keskeneräinen, voimassa oleva, purettu, irtisanottu, päättynyt, arkistoitu).

Sopimuksen allekirjoitus

Sopimuksille voi määritellä allekirjoittajia (nimi, titteli, osapuoli, päivämäärä). Sopimusten sähköinen allekirjoitus on mahdollista. Sähköistä allekirjoitusta käytettäessä kaikki allekirjoittajat poimitaan sähköisistä allekirjoituksista ja itse määritellyt allekirjoittajat poistetaan.

On this page