Merkkipaalut
- Miro Nygren
Analytics
Merkkipaalujen tarkasteleminen
Sopimusjoukolle asetettuja merkkipaaluja ja tehtäviä voidaan tarkastella yhdestä paikasta käsin. Näkymä löytyy näytön yläreunan valikkorivin Seuranta-osiosta.
Tehtävien ja merkkipaalujen luettelo tulee näyttöön aikajärjestyksessä. Käytettävissä on pikasuodattimia listaamaan tiettynä aikana erääntyvät tai kaikki tietylle käyttäjälle osoitetut tehtävät. Hakua on myös mahdollista rajat vastuuhenkiön tai yksikön perusteella.
Yksittäinen merkkipaalu voidaan määrittää useille sopimuksille. Tämä tehdään valitsemalla "Merkkipaalun massaluoni" -painike suodattimien yläpuolelta. Näyttöön tulee kehote, jossa sinua pyydetään luomaan uusi merkkipaalu tai tuomaan merkkipaalu kirjastosta. Napsauttamalla hiirtä saat esiin tavanomaiset valinnan merkkipaalun luomista varten, mutta tietty merkkipaalu voidaan myös määrittää ryhmälle sopimuksia tekemäsi valinnan mukaisesti.
Taulukkonäkymässä luetellaan kaikki organisaatioon liittyvät tehtävät ja merkkipaalut. Kuvakkeet ovat väriltään vihreitä, jos toimenpide on valmis tai siihen liittyy katseltavaa sisältöä. Käytettävissä on myös linkki sopimukseen, johon merkkipaalu tai tehtävä on liitetty.
Näkymässä näkyy luettelon kohdan tyyppi (lippu, jos kyseessä on merkkipaalu, ja paperilennokki, jos kyseessä on tehtävä) sekä merkkipaalun tai tehtävän nimi. Vihreä valintamerkki tai punainen risti ilmaisee, onko tehtävä/merkkipaalu valmis, ja viemällä hiiren osoittimen pienen i-kuvakkeen päälle saat näyttöön kuvauksen tiedot. Lisäksi näytössä näkyy eräpäivä, vastuuhenkilö ja sopimus, johon tehtävän merkkipaalu liittyy. Kun napsautat sopimuksen nimeä, siirryt suoraan kyseisen sopimuksen Merkkipaalut-sivulle.
Muistutuksia tai tehtäviä voidaan myös etsiä tiettyjen hakuehtojen, aikavälien tai vastuuhenkilöiden mukaan. Kun syötät tekstiä hakukenttään, saat luettelon hakuehtoja vastaavista tehtävien merkkipaaluista. Aikavälit voit määrittää itse tai käyttää pikasuodatinta (katso edellä).
Luetteloa voidaan myös suodattaa näyttämään kaikki tulokset tai tietyt merkkipaalut tai tehtävät. Käyttäjän lisääminen näyttää kohteet, jotka on osoitettu tietylle henkilölle. Kun valitset Näytä menneet -valintaruudun, hakutuloksiin otetaan mukaan menneet tapahtumat.
Merkkipaalukirjasto
Kirjastoon voidaan tallentaa joukko valmiiksi määritettyjä merkkipaaluja. Merkkipaalut ja tehtävät voidaan toisin sanoen luoda yhdellä kertaa ja ottaa sitten käyttöön sopimuksissa tarpeen mukaan. Jos esimerkiksi jokaisen sopimuskauden alussa tarvitaan samat tehtävät, tätä varten voidaan luoda vakiomerkkipaalu.
Merkkipaalukirjastoon pääsee käyttöliittymän yläreunassa olevasta Seuranta-valikosta. Tämän jälkeen näyttöön tulee hakulistanäkymä, jossa näkyvät kaikki kirjaston merkkipaalut.
Aloita merkkipaalun luominen valitsemalla Luo uusi merkkipaalu -painike.
Näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa voit luoda merkkipaalun kirjastoon. Kirjastoon voidaan luoda merkkipaalu toimenpiteille, jotka on aina tehtävä sopimuskauden päättyessä.
Tehtäville voi lisätä liitteitä.
HUOM! Merkkipaaluille ja tehtäville ei voi asettaa eräpäiviä, kun ne luodaan kirjastoon. Tämä johtuu siitä, että koska ne voidaan lisätä sopimukseen milloin tahansa, päivämäärät tulee määrittää siinä vaiheessa, kun ne lisätään.
Kun lisäät sopimukseen merkkipaaluja, voit lisätä ne kirjastosta valitsemalla "Lisää kirjastosta", jos valinta on käytettävissä. Näyttöön tulee kirjastoon luotujen merkkipaalujen luettelo, joista voit valita haluamasi vaihtoehdon.
Kun olet valinnut haluamasi vaihtoehdon, merkkipaalun nimi ja tehtäväluettelo latautuvat. Tämän jälkeen on määritettävä merkkipaalun ja tehtävien eräpäivät sekä käyttäjät, jotka ovat vastuussa tehtävistä.
Katsele sopimuksen merkkipaaluja
Voit siirtyä merkkipaaluihin sopimusta tarkastellessasi valitsemalla vasemmalla olevasta valikosta Tapahtumat. Näyttöön tulee sopimuksen aikajana, jolla näkyvät kaikki sopimukseen liitetyt merkkipaalut/tehtävät.
Aikajanasegmentit on jaettu kuukausiin. Jos merkkipaalun tai tehtävän eräpäivä on kuukauden aikana, se näkyy aikajanalla.
Jos merkkipaalun eräpäivä on kyseisen kuukauden aikana, sen merkkinä näkyy neliö.
Jos tehtävälle on määräpäivä, aikajanalla näkyy pieni merkki.
HUOM! Jos tehtävän ja merkkipaalun eräpäivä on samassa kuussa, aikajanalla näkyy neliö.
Jos kuukauden aikana ei ole erääntyviä tehtäviä ja merkkipaaluja, kyseinen aikajanan jakso on tyhjä.
Napsauttamalla haluamaasi kuukautta saat näkyviin esikatselun kyseisen kuukauden tehtävistä tai merkkipaaluista eräpäivineen. Tehtävien ja merkkipaalujen yksityiskohtaiset tiedot näkyvät aikajananäkymän alapuolella.
Tapahtumat ryhmitellään oletusarvoisesti merkkipaalujen mukaan aikajärjestykseen, mutta ryhmittelyperusteeksi voi muuttaa myös tehtävät (valitsemalla ao. valintanapin). Saat näyttöön lisätietoja merkkipaalusta napsauttamalla merkkipaalun nimen vieressä olevaa pientä nuolta. Näyttöön tulevat tiedot merkkipaalusta ja siihen mahdollisesti liitetyistä tehtävistä.
Näkymässä tehtävät voidaan merkitä päättyneiksi laittamalla ruksi tehtävän kohdalle. Toiminto voidaan tehdä mikäli käyttäjällä on siihen tarvittavat oikeudet. Etenemispalkki päivittyy automaattisesti, kun tehtävä on tarkistettu. Jokaisen tehtävän kohdalla näkyy myös sen eräpäivä ja kuvaus (tulee näkyviin, kun siirrät hiiren osoittimen pienen i -kuvakkeen päälle).
Kun tehtävän valintaruutu on valittu, käyttäjää pyydetään syöttämään tehtävää koskeva kommentti. Tämä on valinnainen kenttä, jonka tiedot voidaan päivittää tai lisätä myöhemmin. Kommentin puhekupla muuttuu vihreäksi, jos kommentti on lisätty.
Voit lisätä tehtävään liitteen tai tarkastella sitä napsauttamalla pientä paperiliitinkuvaketta.
Jos tehtävällä on kuvaus, pieni i-kuvake näkyy vihreänä. Kuvaus tulee näkyviin, kun siirrät hiiren osoittimen kuvakkeen päälle.
Sopimuksen tehtäväsuodattimen valitseminen listaa kaikki tehtävät aikajärjestyksessä. Tehtävät voidaan merkitä valmiiksi ja liitetiedostoja voidaan tarkastella tai ladata myös tästä näkymästä.
Merkkipaalujen luominen
Merkkipaalua käytetään osoittamaan sopimuksen elinkaaren ajankohtaa, jolloin jotakin tulisi tapahtua tai jolloin joukon tehtäviä tulisi olla valmiina. Merkkipaalu voidaan myös luoda ilman yhtäkään tehtävää.
Yksittäistä sopimusta muokattaessa voidaan merkkipaaluja luoda käyttöliittymän kolmesta eri kohdasta:
suoraan sopimuksesta tai optiokausista käsin
sopimuskohtia muokattaessa
erikseen käyttöliittymän Merkkipaalut-välilehdestä käsin (HUOM! täällä voit lisätä merkkipaaluja myös suoraan kirjastosta)
Jos haluat luoda merkkipaalun suoraan sopimuksesta tai optiokaudesta käsin, luo merkkipaalu klikkaamalla päivämääräkentän vieressä olevaa lippukuvaketta.
Jos haluat luoda merkkipaalun suoraan sopimusehdoista käsin, napsauta sopimuskohdan alapuolella olevaa lippukuvaketta.
Jokaisella järjestelmään luodulla merkkipaalulla on seuraavat ominaisuudet:
Nimi*
Eräpäivä*
Tehtävät
Muistutus
Kuvaus
Päivämääräkenttä määrittää ajankohdan, jona merkkipaalu tapahtuu. Tämä päivämäärä näkyy sopimuksen aikajanalla. Voit asettaa päivämäärän napsauttamalla pientä kalenterikuvaketta.
Kun päivämäärä on asetettu, muistutuskenttään asetetaan automaattisesti sama päivämäärä. Tämä tar-koittaa, että sopimuksen omistajalle lähetetään muistutus (sähköposti ja järjestelmähälytys) kyseisenä päivänä. Huomaa, että kuvakkeet muuttuvat vihreiksi, kun arvo on määritetty.
Muistutusasetuksia voidaan tarvittaessa muokata tai lisätä. Voit muuttaa asetuksia napsauttamalla muistutuspainiketta.
Muistutus voidaan myös ajastaa tulemaan näkyviin määrättynä aikana ennen eräpäivää. Voit tehdä tämän napsauttamalla luetteloruutua ja valitsemalla siitä Ajastettu-vaihtoehdon. Tämän jälkeen voit valita, kuinka monta päivää, viikkoa tai kuukautta ennen eräpäivää hälytys annetaan.
Lisää-painiketta napsauttamalla voit lisätä ylimääräisen muistutuksen. Vain sopimuksen vastuuhenkilöt saavat muistutuksia merkkipaaluista.
Jos asetetaan useita muistutuksia, muistutuspainikkeesta näkyy, että muistutuksia on useita.
Kuvauskenttä on valinnainen, ja siihen voidaan lisätä tietoja merkkipaalusta. Nämä tiedot näkyvät muissa käyttöliittymän osissa.
Tehtävän lisääminen merkkipaalulle
Voit myös lisätä useita tehtäviä, joilla kullakin voi olla oma eräpäivänsä (jonka tulee olla merkkipaalun eräpäivänä tai ennen sitä). Aloita tehtävän luominen napsauttamalla Lisää-painiketta.
Jokaiselle tehtävälle on annettava nimi ja eräpäivä. Tehtävillä voi lisäksi olla kuvaus, muistutus ja vastuuhenkilö. Muistutukset asetetaan automaattisesti tehtävän eräpäiväksi samalla tavoin kuin merkkipaaluissa, mutta niitä voidaan muuttaa.
Voit lisätä tehtävään kuvauksen napsauttamalla tehtävän nimen vieressä olevaa pientä kuvaketta ja syöttämällä tiedot.
Jos haluat määrittää sisäisen käyttäjän tehtävän vastuuhenkilöksi, napsauta pientä käyttäjäkuvaketta, valitse Lisää ja sitten Selaa tai etsi haluamasi henkilö luettelosta.
Käyttäjäkuvaketta, jossa on pieni tähti, käytetään lisättäessä järjestelmän ulkopuolinen vastuuhenkilö. Ulkoiset käyttäjät saavat muistutusasetusten mukaisesti sähköpostiviestin, jossa on tiedot tehtävästä.
Merkkipaaluun voidaan lisätä useita tehtäviä. Kukin tehtävä näkyy sopimuksen aikajanalla.
Päätä merkkipaalun luominen napsauttamalla Tallenna-painiketta. Peruuta-painikkeen napsauttaminen poistaa kaikki merkkipaaluun tehdyt muutokset (HUOM!: myös sopimus on tallennettava, kun merkkipaalut on luotu ja tallennettu).
Voit tarkastella aiemmin luotuja merkkipaaluja valitsemalla vasemmalla olevasta valikkopalkista vaihtoehdon Tapahtumat.
Näyttöön tulee luettelo merkkipaaluista sekä valinnat, joilla voit lisätä uuden merkkipaalun tai tuoda merkkipaalun kirjastosta. Valikosta voidaan siirtyä muokkaamaan merkkipaalua tai poistaa se.
Merkkipaalun ulkoinen vastuuhenkilö
HUOM! Kyseessä on lisäominaisuus
Merkkipaalulle on mahdollista asettaa ulkoinen vastuuhenkilö
Ulkoinen vastuuhenkilö vastaanottaa sähköpostiin tiedon asiasta joka sisältää painikkeen josta pääsee tarkastelemaan hänelle asetettua tehtävää
Seuraavaksi hänen tulee syöttää sähköpostiosoite johon kyseinen ilmoitus on saapunut
Ulkoinen vastuuhenkilö pääsee tehtävän näkymään jossa näkyy sille lisätyt nimi, kuvaus ja liitteet
Kun tehtävä on suoritettu, on mahdollista lisätä vastaukseen uusi liite sekä kommentti. Kun ulkoinen vastuuhenkilö on valinnut "Valmis" ja tallentanut, niin tämän jälkeen hän ei voi tehdä enää muutoksia tietoihin.
Tehtävän edistymistä voi seurata sopimuksen Katselu näkymästä välilehdellä Tapahtumat. Ulkoisen vastuuhenkilön lisäämät liitteet näkyvät paperiliitin kuvakkeesta ja kommentti puhekupla kuvakkeesta.
Tarvittaessa tehtävä voidaan palauttaa keskeneräiseksi poistamalla sen edessä oleva täppä valinta. Tämän jälkeen ulkoinen vastaanottaja voi tarvittaessa muokata tietoja uudestaan mikäli tehtävän eräpäivä ei ole vielä mennyt.
