Tarjouksen laatiminen Mercell-järjestelmässä
- Laura
Tarkista ensin, missä hankinta kilpailutetaan
Kun yrityksesi on päättänyt tehdä tarjouksen johonkin tarjouspyyntöön/hankintaan, jonka löydät Mercellin kautta, ja haluat tietää, missä hankinta kilpailutetaan, klikkaa suoraan tarjouspyyntöön (esimerkiksi Mercell Update -viestin otsikosta tai MyMercellissä hankinnan otsikosta) ja pääset sen “Yleiskuvaus”-välilehdelle.
Yleiskuvaus-välilehdellä näet, onko tarjouspyynnössä suoraan “Tee tarjous” -välilehti. Jos on, hankinta kilpailutetaan Mercellissä, mutta jos näet violetin “Kilpailutusportaaliin”-painikkeen, hankinta kilpailutetaan muualla ja järjestelmämme ohjaa sinut kyseiseen kilpailutusjärjestelmään.
Jos hankinta kilpailutetaan muualla ja sinulle herää kysymyksiä kyseisestä järjestelmästä, sinun tulee olla yhteydessä sen järjestelmän omaan asiakastukeen. Tarvitset sinne omat, erilliset tunnukset.
Tarjouksen tekeminen suoraan Mercell-järjestelmässä
1.Klikkaa “Yleiskuvaus”-välilehdeltä “Kiinnostunut” (vihreä) tai “Lisää suosikkeihini” (violetti) -painikkeita tarpeesi mukaan. Jos klikkaat “Kiinnostunut”, hankintayksikkö saa tiedon osoittamastasi kiinnostuksesta ja järjestelmä alkaa seurata hankintaa puolestasi - saat esimerkiksi heti tiedon sähköpostitse ja viestitse Mercell-postilaatikkoosi, jos tarjouspyyntöön tulee muutoksia tai ilmoituksia. Jos klikkaat hankinnan suosikiksi, se tulee näkyviin MyMercellissä etusivulle; tämä on kätevää, jos päätät tutustua hankintaan myöhemmin. Näin sinun ei tarvitse etsiä hankintaa enää uudelleen vaan pääset siihen suoraan etusivulta.
2.Tee tarjous -välilehdeltä klikkaa “Näytä tarjouspyyntö ja asiakirjat” sivun oikeasta laidasta ja päädyt Hankinta-välilehdelle, jossa näet hankinnan yleistiedot eli yhteenvedon ja kuvauksen. Mene sitten uudelleen Tee tarjous -välilehdelle ja klikkaa “Haluan tehdä tarjouksen” ja sivulle ilmestyy vahvistusikkuna, josta klikataan “Ok”.
Tee tarjous -välilehti.
Näytä tarjouspyyntö ja asiakirjat.
Haluan tehdä tarjouksen tai En halua tehdä tarjousta.
3. Nyt Tee tarjous -välilehden näkymä on muuttunut niin, että jos tarjouspyynnössä vaaditaan täyttämään ESPD-lomake (Eurooppalainen yhtenäinen hankinta-asiakirja), tämä ESPD-lomake avautuu sivulle täytettäväksi. Lisätietoja ESPD-lomakkeesta löydät artikkelistamme täältä.
ESPD-lomakkeen aloitussivu.
4. Täytä ESPD-lomake. Huomaathan, että sinun tulee aina klikata jokaisen sivun alaoikealla olevaa vihreää “Seuraava”-painiketta, jotta pääset seuraavalle sivulle ja jotta järjestelmä tallentaa täyttämäsi tiedot. Jos painiketta ei klikata, tiedot eivät tallennu etkä pääse lähettämään tarjoustasi.
Seuraava-painike löytyy sivun alaoikealta.
5. Lopuksi, kun olet täyttänyt kaikki vaaditut kohdat, klikkaa yläoikealla olevaa “Tallenna-painiketta”. Huomaat myös, kuinka kaikki ESPD-lomakkeen osiot ovat muuttuneet vihreiksi sivun ylälaidassa olevassa janassa - tämä tarkoittaa, että pääset eteenpäin lähettämään tarjouksesi.
Kun yläpalkin janan osiot muuttuvat vihreiksi, pääset tarjouksessa eteenpäin.
HUOM! Jos haluat keskeyttää ESPD-lomakkeen täyttämisen ja jatkaa myöhemmin, voit tehdä sen missä vaiheessa tahansa klikkaamalla Tallenna-painiketta yläoikealla. Muistathan vain klikata myös Seuraava-painiketta sivun alalaidassa, jos vaihdat sivua.
6. Asiakirjat-osiossa voit liittää asiakirjoja/dokumentteja tarjoukseesi. Huomaathan, että sinun tulee tarkistaa, pyydetäänkö asiakirjat liittämään tarjouspyynnön tiettyyn osaan (esimerkiksi vähimmäisvaatimukset) vai riittääkö, että dokumentit liitetään asiakirjat-kohdassa. Kun kaikki osiot on täytetty, ne muuttuvat vihreiksi yläpalkin janassa ja pääset lähettämään tarjouksesi.
Huomaathan, että kaikki punaisella merkityt kohdat ovat pakollisia. Tarjouspyynnössä voi myös olla “Vastaaminen on pakollista” -osioita, jotka tulee myös täyttää. +-merkistä “Lisää asiakirja” -kohdasta pääset liittämään dokumentin.
7. Lähetä tarjouksesi “Lähetä tarjous” -painikkeesta.
Lähetä tarjous -painike löytyy viimeisen osion alaoikealta.
HUOM! Jos tarjouksestasi puuttuu pakollisia osioita, järjestelmä antaa sinulle ilmoituksen/virheviestin, kun klikkaat Lähetä tarjous -painiketta. Tällöin sinun tulee jatkaa tarjouksesi täyttämistä loppuun ennen kuin voit lähettää tarjouksesi.