Tarjouksen laatiminen tarjouspyynnön useampaan osaan
- Laura
Onko tarjouspyyntö jaettu osiin ja haluat tehdä tarjouksen useampaan osaan?
Jos tarjouspyyntö/hankinta kilpailutetaan Mercell-järjestelmässä ja se on jaettu useampaan osaan, näet sen siitä, että tarjouspyynnössä on “Tee tarjous” ja “Kaikki osat” -välilehdet.
Aloita siitä, että klikkaat tarjouspyynnön “Yleiskuvaus”-välilehdeltä “Kiinnostunut” (vihreä) tai “Lisää suosikkeihini” (violetti) -painikkeita tarpeesi mukaan. Jos klikkaat “Kiinnostunut”, hankintayksikkö saa tiedon osoittamastasi kiinnostuksesta ja järjestelmä alkaa seurata hankintaa puolestasi - saat esimerkiksi heti tiedon sähköpostitse ja viestitse Mercell-postilaatikkoosi, jos tarjouspyyntöön tulee muutoksia tai ilmoituksia. Jos klikkaat hankinnan suosikiksi, se tulee näkyviin MyMercellissä etusivulle; tämä on kätevää, jos päätät tutustua hankintaan myöhemmin. Näin sinun ei tarvitse etsiä hankintaa enää uudelleen vaan pääset siihen suoraan etusivulta.
Tarjouspyynnön jokaista osaa kannattaa ajatella omana tarjouspyyntönään. Eli jos haluat jättää tarjouksen useampaan osaan, jokaiseen niistä tulee jättää oma, erillinen tarjouksensa. Ei siis esimerkiksi riitä, että ensimmäisessä tarjouksessa ilmoitat, että tarjoat myös osaan X hinnalla X vaan tee siihenkin oma tarjouksensa, jonka lähetät erikseen.
HUOM! ESPD-lomaketta ei kuitenkaan tarvitse täyttää uudelleen jokaiseen osaan. Kun teet tarjousta ensimmäiseen osaan ja siinä samalla täytät ESPD-lomakkeen ja tallennat sen, se tallentuu järjestelmään. Kun sitten aloitat tekemään tarjousta 2. osaan, ESPD-lomake on jo täytettynä. ESPD-lomakkeen tiedot on yrityksesi osalta täytetty myös tulevaisuuden tarjouksia ajatellen eli vasta kun tulee jotain muutoksia, sinun tulee merkitä muutokset/täyttää ESPD uudelleen. Lisätietoja ESPD-lomakkeesta löydät artikkelistamme täältä.
Tarjouksen laatiminen osiin – näin etenet tarjouksessa
1.Jos tarjouksen tekeminen Mercellissä on sinulle uutta, lue ensin ohjeistuksemme Tarjouksen laatiminen Mercell-järjestelmässä.
2.Kaikki osat -välilehdeltä löydät tarjouspyynnön kaikki osat ja jokaista osiota klikkaamalla pääset sen yleiskuvaukseen.
3. Klikkaa haluamaasi osaa ja sen jälkeen mene “Tee tarjous” -välilehdelle ja klikkaa “Näytä tarjouspyyntö ja asiakirjat”. Sinut ohjataan Hankinta-välilehdelle tarkastelemaan hankinnan yhteenvetoa. Mene uudelleen Tee tarjous -välilehdelle ja klikkaa oikealta “Haluan tehdä tarjouksen” -painiketta. Tämä vaihe tulee tehdä jokaisen osan kohdalla aluksi, kun alat tekemään niihin tarjouksia.
Ensin klikataan Tee tarjous -välilehdeltä “Näytä tarjouspyyntö ja asiakirjat”.
Tee tarjous → Haluan tehdä tarjouksen.
4. Jos tämä on ensimmäinen osa/ensimmäinen tarjous, täytä ESPD-lomake. ESPD-lomaketta ei tarvitse täyttää tässä vaiheessa uudelleen, jos olet sen jo täyttänyt ensimmäisen osan tarjouksen yhteydessä. Lisää tietoa ESPD-lomakkeesta löydät artikkelistamme täältä.
Tarjouksen tekeminen osaan alkaa ESPD-lomakkeella, joka täytetään vain ensimmäisellä kerralla.
5. Kun etenet tarjouksessa, huomaat sivun ylälaidassa olevasta janasta, kuinka täytetyt osiot muuttuvat vihreiksi, tämä tarkoittaa, että pääset etenemään tarjouksessa.
Yläpalkin janasta voit seurata, onko jokin kohta täyttämättä. Kohdat muuttuvat vihreiksi, kun ne ovat valmiita. Sininen on vielä täyttämättä.
Huomaathan, että sinun tulee aina klikata jokaisen sivun alaoikealla olevaa vihreää “Seuraava”-painiketta, jotta pääset seuraavalle sivulle ja jotta järjestelmä tallentaa täyttämäsi tiedot. Jos painiketta ei klikata, tiedot eivät tallennu etkä pääse lähettämään tarjoustasi.
Seuraava-painike löytyy sivun alaoikealta.
6. Lähetä tarjouksesi “Lähetä tarjous” -painikkeesta viimeisestä osiosta.
HUOM! Jos tarjouksestasi puuttuu pakollisia osioita, järjestelmä antaa sinulle ilmoituksen/virheviestin, kun klikkaat Lähetä tarjous -painiketta. Tällöin sinun tulee jatkaa tarjouksesi täyttämistä loppuun ennen kuin voit lähettää tarjouksesi.
7. Kun olet tehnyt tarjouksen yhteen osaan ja haluat jatkaa seuraavaan, voit valita tästä kohdasta (ks. alla oleva kuva), mihin osaan haluat seuraavaksi tehdä tarjouksen.
Kun olet lähettänyt tarjouksen, löydät kaikki tarjouksesi tästä hankinnasta “Lähetetyt tarjoukset” -välilehdeltä. Täältä voit tarkastella tarjouksia, lähetetty tarjous on tilassa “Aktiivinen”.
Kun olet lähettänyt uuden tarjouksen, “Lähetetyt tarjoukset” -välilehdellä näet, että ylin tarjous on uusin ja sen tila on “Aktiivinen”.
Jos haluat tehdä ja lähettää tarjouksen uudelleen (jos esimerkiksi huomaat, että unohdit liittää dokumentin tai unohdit tarjouksesta jotain), voit lähettää uuden tarjouksen “Tee uusi tarjous” -painikkeesta. Uusin lähetetty tarjous on se, jonka hankintayksikkö ottaa huomioon tarjousten vertailussa.
