Tarjousten vertailu Mercell Hankintajärjestelmässä
- Laura
Oletko luonut tarjouspyynnön Mercell Hankintajärjestelmässä ja nyt haluat vertailla saamiasi tarjouksia päätöksesi tueksi? Tässä oppaassa käymme läpi Mercellissä saatujen tarjousten vertailua ja Mercell Hankintajärjestelmän ominaisuuksia, jos hankintapäätös tehdään Hankintajärjestelmämme avulla.
Kun olet luonut tarjouspyynnön, olet valinnut arviointimenetelmän, joka vaikuttaa Hankintajärjestelmään, kun alat vertailla tarjouksia. Arviointimenetelmistä ja niiden valinnasta voit lukea lisää täältä. Arviointimenetelmä vaikuttaa siihen, kuinka tarjouksia vertaillaan järjestelmässä. Jos on valittu vaihtoehto: “Arviointi sähköisen kilpailutusjärjestelmän ulkopuolella” (joka on oletuksena), hankintapäätös voidaan toki tehdä ilman Hankintajärjestelmän ominaisuuksia.
Kuinka aloitan tarjousten vertailun Mercellissä?
1.Mene MyMercellissä kyseiseen tarjouspyyntöön/hankintaan. Klikkaa sitten yläoikealla olevaa “Vertaile tarjouksia” -ikonia.
Vertaile tarjouksia -ikoni löytyy yläpalkista oikealta.
Huomaat, kuinka Tila-välilehdellä kaikki kohdat ovat vielä punaisia, sillä niitä ei ole käyty tarjoajien osalta läpi (ks. ylempi kuva). Kun käyt kohdat läpi, ne muuttuvat vihreiksi ja voit edetä hankintapäätökseen ja lopulta sopimukseen.
Jos kyseessä on hankinta, joka on jaettu osiin, valitse ensin osa, jonka tarjouksia haluat vertailla. Klikkaa ensin Osat-välilehteä ja sitten haluttua osaa, ks. alla oleva kuva.
Kun olet klikannut “Vertaile tarjouksia” -ikonia, pääset alla olevan kuvan mukaiseen näkymään.
Oikealla “Tarjoukset”-otsikon alla on lueteltu kaikki tarjoajat, jotka ovat esillä myös sivun etualalla. Huomaathan, että jos tarjoajia on paljon, ne eivät mahdu etualan näkymään kaikki kerralla ja sivu saattaa herjata näkymää. Siksi, jos tarjoajia on paljon, suosittelemme, että vertailette tarjouksia esimerkiksi viisi kerrallaan, jotta näkymä pysyy oikeanlaisena. Pääset valitsemaan halutut tarjoajat mukaan vertailuun “Tarjoukset”-otsikon alta klikkaamalla tarjoajat mukaan tai pois, ks. alla oleva kuva.
2.Seuraavaksi tarjousten vertailussa kannattaa aloittaa käymällä oikealla olevan “Arviointi”-otsikon alla olevat arviointikriteerit läpi. Voit käydä ne läpi haluamassasi järjestyksessä, mutta kannattaa aloittaa niistä, jotka ovat hankintanne kannalta kaikista tärkeimmät, ja jotka määrittelevät sen, voiko tarjoaja olla mukana tarjouskilpailussa. Esimerkiksi “Vähimmäisvaatimukset”, “Tuotteiden arviointi” ja “Asiakirjat” -kohdista kannattaa aloittaa, jotta voitte tarkistaa, että tarjoaja on lähettänyt tarjouksessaan kaikki vaaditut asiat. Kun olet nämä kohdat käynyt läpi tarjoajien osalta, “Päätös”-osio tulee klikattavaksi.
Kun tarkistat kaikki arviointikriteerit kohta kohdalta, jokaisen osion lopussa on “Täyttyykö vaatimus?” -kohta, jossa on pudotusvalikko, josta tehdään valinta; kyllä, ei tai arvioimatta (ks. alla oleva kuva). Huomaathan, että järjestelmä saattaa herjata päätöksentekokohdassa, jos joitain kohtia ei ole tarjoajan kohdalla valittu.
Jos tarkistat kaikki kohta kohdalta, muista klikata valinta “Täyttyykö vaatimus?” -alasvetovalikosta.
”Hyväksy kaikki” -painikkeista pääset hyväksymään kaikki ESPD-perusteet kyseisen tarjoajan kohdalta kerralla. Huomaathan, että sinun tarvitsee tarkistaa ESPD-perusteet vain niiden tarjoajien kohdalta, jotka on valittu hankintaan. Kaikkien tarjoajien kohdalta ei siis tarvitse kaikkia ESPD-kriteereitä tarkistaa. Jos valitset tarjoajan, jonka ESPD-kriteereitä alat tarkistamaan ja huomaat, että siellä on puutteita, voit aina peruuttaa valintasi ja valita uuden tarjoajan, jonka ESPD-kriteerit sitten tarkistat.
3.Muista tallentaa “Tallenna”-painikkeesta, kun siirryt sivulta toiselle.
Hankintayksikön kommentti -osiossa hankintayksikön jäsenet voivat jättää kommentteja liittyen kyseiseen tarjoajaan. Nämä kommentit tulostuvat myös tarjouspyynnön raporttiin ja muihin tulosteisiin – ne ovat julkisia ja täten näkyvät myös tarjoajille.
Kuten aiemmin jo mainittiin, oikealla “Arviointi”-otsikon alla huomaat kaikki kohdat, jotka tulee käydä läpi tarjoajien osalta, jotta pääset Hankintajärjestelmässä eteenpäin. Nämä osiot ovat klikattavia, ja voit siis käydä ne läpi haluamassasi järjestyksessä – hankintayksikkönä tiedätte, mikä näistä osioista on kriittisin ja mikä kriteeri on tärkein, ja voitte aloittaa esimerkiksi niistä. Kun osio on käyty läpi, sen eteen tulee ok-merkki, ja jos osio on vielä läpikäymättä, sen edessä on X-merkki, ks. alla oleva kuva.
Myös tarjoajat muuttuvat oikealla vihreiksi ja niiden eteen tulee ok-merkki, kun tarjoajat on käyty läpi.
Tarjoajan rinnakkaistarjoukset
Jos olette hankintaa/tarjouspyyntöä luodessanne sallineet rinnakkaistarjoukset, sama tarjoaja voi lähettää teille useamman tarjouksen eli rinnakkaistarjouksen. Jos tarjoaja on lähettänyt rinnakkaistarjouksia, huomaatte, kuinka tarjoajan nimen alla näkyy “Rinnakkaistarjous”. Rinnakkaistarjouksia tulee kohdella omina itsenäisinä tarjouksinaan. Jos tarjoajan nimen alla lukee “Paras tarjous”, se tarkoittaa, että tällä tarjoajalla on vain tämä yksi tarjous.
Oikealla Tarjoukset-otsikon alla näkyy esimerkkinä, kuinka yritys “Akun tehdas” on listalla kaksi kertaa, sillä kyseisellä yrityksellä on rinnakkaistarjous, nämä tulevat myös sivulle etualalle näkyviin.
Tarjouspyynnön Tila-välilehdellä (ks. alla oleva kuva) näet, mitkä osiot on käyty läpi tarjoajien osalta tarjousten vertailussa.
Alla olevassa esimerkissä “ESPD Poissulkemisperusteet” on käyty läpi ja tämä osa on muuttunut vihreäksi ja palkki näyttää, että 100 % on tarkistettu.
4.Tarjoajan valitseminen. Kun olet käynyt läpi kaikki arviointikriteerit, huomaat, että sivun oikealla laidalla olevat “Arviointi”-kohdat ovat muuttuneet vihreiksi ja niiden eteen on tullut ok-merkki. Nyt pääset siis valitsemaan tarjoajista, kuka on valittu ja keitä ei ole valittu. Valitse tarjoajista “Valittu” tai “Ei valittu”, ks. alla oleva kuva. Voit halutessasi kirjoittaa kommentin/viestin tarjoajalle “Päätöksen perustelu” -kohdan kirjoituskenttään. Kun päätös lähtee järjestelmästä kaikille tarjoajille, tällöin tarjoaja saa myös tämän kirjoittamasi kommentin/viestin.
5.”Vahvista päätös” -painiketta klikkaamalla vahvistat päätöksen, kuka tarjoajista on valittu (ks. yllä oleva kuva). Voit vielä tässä vaiheessa mennä päätöksissä takaisin klikkaamalla vieressä olevaa “Takaisin”-painiketta, jos et ole vielä vahvistanut päätöstä.
Kun olet valinnut “Neuvottele/Päätös” -osiossa kaikkien tarjoajien kohdalla “Valittu” ja/tai “Ei valittu” ja klikannut “Tallenna”, järjestelmä vahvistaa, että oletko hyväksynyt ESPD-valintaperusteet valituilta tarjoajilta ja tarkistanut poissulkemisperusteet. Tämän jälkeen arviointikohdan kriteerit muuttuvat vihreiksi ja voit suorittaa toimeksiannon loppuun.
Kun päätös on tehty, tarjouspyynnön Tila-välilehdellä kaikki osiot ovat muuttuneet vihreiksi ja enää jäljellä on sopimuksen teko ja mahdollinen jälki-ilmoitus (EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat), ks. alla oleva kuva.
Kun vahvistat päätöksen, se julkaistaan ja lähetetään kaikille tarjoajille. Muutoksenhakuaika on pakollinen kohta ja sen tulee olla vähintään 14 päivää. Vasta muutoksenhakuajan umpeuduttua voidaan tehdä sopimus.
