Uuden tarjouspyynnön luominen

MyMercell-palveluun sisäänkirjautumisen jälkeen klikkaa päävalikon plusmerkkiä ja klikkaa “Tarjouspyyntö” luodaksesi uuden tarjouspyynnön. Voit myös luoda uuden tarjouspyynnön vanhan tarjouspyynnön pohjalta, ohjeistuksen tähän löydät oppaastamme täältä. Kolmas tapa on mennä haluamaasi kansioon ja klikata “Lisää uusi” Tarjouspyynnöt-välilehden alalaidasta.

Määrittele sitten uuden tarjouspyynnön asetukset. Jos olet luonut uuden tarjouspyynnön vanhan mallin pohjalta, ovat asetukset oletusarvoisesti samat kuin alkuperäisessä tarjouspyynnössä. Tarjouspyynnön asetukset ovat erittäin tärkeitä kynnysarvojen, hankintamenettelyjen sekä tarjouspyyntöön liittyvän hankintailmoituslomakkeen osalta.

Uuden tarjouspyynnön luominen alusta asti

Open

Open

Tarjouspyynnössä eteneminen

Kun olet täyttänyt ensimmäisen sivun tiedot ja tallentanut, pääset tarjouspyynnön seuraavaan vaiheeseen, jossa täytät tarjouspyynnön muut tiedot haluamassasi järjestyksessä. Tila-välilehdellä (ks. alempi kuva), näet kaikki järjestelmän antamat osiot, joita voit joko täyttää tai jättää täyttämättä, jos ette tarvitse niitä tässä tarjouspyynnössä. Nämä osiot ovat:

• Kuvaus

• Poissulkemisperusteet

• Valintaperusteet

• Vähimmäisvaatimukset

• Tuotteet

• Asiakirjat

• Dynaamiset asiakirjat

• Toimittajat

• Ehdot

• Välitavoitteet

• CPV-koodit

• Lomake

Open

Oikealla näet roskakori-ikonin jokaisen osion perässä, ja sitä klikkaamalla voit poistaa haluamiasi osioita, jos ette niitä tarvitse. Jokaisen osion edessä on värillinen palkki (joko punainen, keltainen tai vihreä) ja väri sekä osion perässä oleva laskuri, esimerkiksi 0/8, kertovat, onko osion kaikki tiedot täytetty ja onko osio täten valmis. Jos väri on vihreä ja laskurissa esimerkiksi 2/2, se kertoo, että osio on valmis.

Voit käydä hankinnan osiot, joilla jokaisella on oma välilehtensä, läpi haluamassasi järjestyksessä. Kun olet valmis osion kanssa, klikkaa osion perässä olevaa peukalon näköistä ok-ikonia, ja näin merkitset sen valmiiksi. Vinkki! Voit aina klikata yläpalkissa olevaa Tarkista-painiketta, joka kertoo, onko hankinta valmis julkaistavaksi vai onko jotain vielä kesken.

Hankinnan kuvaus

Kuvaus-välilehdellä näet tarjouspyynnön otsikon ja täällä voit myös määritellä tarjouspyynnön vastuuhenkilön ja vastaanottajan “Vastuuhenkilö”-kohdasta henkilöikonia klikkaamalla. Vastuuhenkilö on vastuussa tarjouspyynnöstä ja vastaanottaja saa vastuuhenkilön lisäksi kaiken viestinnän liittyen tähän tarjouspyyntöön. Viesteistä tulee aina sähköposti-ilmoitus, mutta itse viesti on luettavissa MyMercellissä “Viestit”-osiossa, jonne pääset etusivulta ylävasemmalta.

Hankinnan tunniste -kohtaan voi halutessaan laittaa omavalintaisen tunnisteen. “Kuvaus” ja “Hankinnan kuvaus” -kohdat ovat pakollisia ja maksimimerkkimäärä on 4000 merkkiä.

Open

Oikealla olevaan “Tiedot”-osioon merkitään tarjouspyynnön eri päivämääriä, muun muassa sopimuksen kesto, tarjousten jättöaika ja kysymysten esittämisen määräaika. Muistathan tallentaa lopuksi yläoikealla olevasta Tallenna-painikkeesta.

Arviointi

Arviointimenetelmän ja -kriteerien asetukset määritellään Arviointi-välilehdellä. Täällä päätät myös poissulkemisperusteet (ESPD), valintaperusteet (ESPD), tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset sekä määrittelet tarjouspyynnön hinnoiteltavat tuotteet. Sovellettavat kohdat riippuvat hankinnan yleisasetuksista ja arvosta suhteessa kynnysarvoihin. Voit lukea ohjeistukset Arviointi-kohtaan artikkelistamme täältä.

Open

Asiakirjat

Asiakirjat-välilehdellä voitte lisätä tarjouspyyntöön liittyviä asiakirjoja/liitteitä. Asiakirjat → Lisää uusi -kohdasta pääset lataamaan liitteet. Dynaamiset asiakirjat tarkoittavat asiakirjoja/malleja, jotka on luotu järjestelmään niin, että ne päivittyvät automaattisesti, jos niihin tehdään jossain kohtaa muutoksia.

Open

Toimittajat

Täällä pääset kutsumaan toimittajia (tarjoajia) tähän tarjouspyyntöön. Voit lisätä toimittajia yksitellen tai ryhmä kerrallaan. Lisää uusi -kohdasta pääset lisäämään uusia toimittajia, tällöin sinulle avautuu näkymä (ks. kuva alla) ja sinun tulee täyttää pyydetyt tiedot, punaisella merkityt ovat pakollisia.

Open

Jos haluat valita jo lisättyjä toimittajia, voit valita ne “Valitse”-pudotusvalikosta.

Ehdot

Ehdot-välilehdellä määritellään tarjouspyynnön perusasetuksia, joista osa on määritelty jo tarjouspyynnön alussa etusivulla, kun aloitit luomaan uutta tarjouspyyntöä.

Open

• Neljän silmän periaate: tarjouksen avaaminen tapahtuu kahden eri käyttäjän toimesta 15 minuutin aikarajan sisällä.

• Sähköinen allekirjoitus: valitse tämä, jos haluat tarjoajien tunnistautuvan sähköisesti. Mercell-järjestelmä tukee suomalaisia pankkitunnuksia, mobiilivarmennetta ja ID-kortin käyttöä.

• Rinnakkaiset tarjoukset: valitse tämä, jos sallit, että sama tarjoaja voi lähettää rinnakkaisia tarjouksia samaan tarjouspyyntöön.

• Vaihtoehtoiset tarjoukset: jos vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään, tarjoajat voivat tarjota useita erilaisia ratkaisuja, jotka täyttävät vaatimukset. Mercell suosittelee arvioimaan vaihtoehtoiset tarjoukset järjestelmän ulkopuolella.

• Julkaise suoraan HILMAan: valitse tämä, jos haluat, että tarjouspyyntö julkaistaan suoraan HILMA-palveluun. Jos jätät tämän valitsematta, Mercellin laadunvalvonta tarkistaa aineiston ennen julkaisua. Hankintailmoitus toimitetaan tällöin suoraan kolmansien osapuolien tietokantaan (Hilma tai TED).

• Käytä ESPD-lomaketta: valitse tämä, jos haluat käyttää tarjouspyynnössä ESPD-lomaketta tai jotain sen osaa.

Välitavoitteet

Välitavoitteet-välilehdellä voit määritellä esimerkiksi sisäisiä tavoitteita tarjouspyynnön eri vaiheisiin ja voit määritellä näille tavoitteille vastuuhenkilöt.

CPV-koodit

Tällä välilehdellä pääset lisäämään CPV-koodeja tarjouspyyntöön. Voit hakea CPV-koodeja hakusanoilla kohdassa “CPV-koodit” ja “Hae” tai etsiä niitä suoraan luettelosta. Klikkaa >-painikkeesta lisätäksesi koodit, tällöin ne siirtyvät oikealle kohtaan “Valitut CPV-koodit”. Kun olet valinnut koodit, voit valita myös, otatko koko koodiryhmän vai pelkästään tietyn yksittäisen koodin. Jos valitset >-merkin, valitset kyseisen CPV-koodiryhmän alakoodeineen tai jos valitset =-merkin, vain tämä yksittäinen tarkka koodi valitaan. Tallennetut koodit siirtyvät automaattisesti hankintailmoituslomakkeelle. Muistathan lopuksi tallentaa yläoikealta Tallenna-painikkeesta.

Open

Valitse myös, mikä koodeista on ensisijainen CPV-koodi tarjouspyynnöllesi klikkaamalla koodin edessä olevaa ympyrää (ks. alla oleva kuva).

Open

Halutessasi voit myös valita kohdan “Pyydä Mercell-asiantuntijaa lisäämään CPV-koodit”, jolloin tarjouspyyntö menee ennen julkaisua laatuasiantuntijoillemme, ja he lisäävät CPV-koodit tarjouspyyntöön.

Viestintä

Viestintä-osiossa kommunikoit tarjoajien kanssa. Tänne saat tarjoajien lähettämät viestit ja kysymykset hankintaan liittyen. Täällä voit myös vastata tarjoajille. Huomaathan, että kun tarjoajat lähettävät kysymyksiä hankintaan liittyen, hankintayksikön tulee vastata tiedotteella kaikille tarjoajille yhdessä, ts. sama tiedote kaikista tarjoajien kysymyksistä ja teidän vastauksistanne kaikille tarjoajille, jotta kaikilla tarjoajilla on sama tieto.

Tiedotteen lähetät kohdasta “Viestintä” ja “Lähetä tiedote kaikille toimittajille”. Täällä voit myös liittää tiedotteeseen asiakirjan/dokumentin, jos olette esimerkiksi koonneet kysymykset ja vastaukset omaan tiedostoonsa, ja lähettää asiakirjan/dokumentin viestin liitteenä tarjoajille.

Open

Open

Kun olet lähettänyt tiedotteen tarjoajille, näet sen Viestintä-välilehdellä alla olevan kuvan esimerkin mukaisesti.

Open

Käyttäjät

Täällä voit tarkastella kilpailutuslisenssinne käyttäjiä ja antaa heille oikeuksia liittyen kyseessä olevaan tarjouspyyntöön. “Käyttäjät”-kohdassa näet kaikki lisenssin käyttäjät, ja kun klikkaat käyttäjän nimeä, käyttäjä ilmestyy oikealla olevaan laatikkoon (nimi tulee “otsikoksi”) ja sitten voit määritellä käyttäjän oikeudet tähän tarjouspyyntöön. Oikeudet ovat:

• Pääkäyttäjä

• Päätä / Hyväksy

• Muokkaa

• Arvioi

• Lukuoikeudet

Open

Oikealla olevaan “Käyttäjän oikeudet” -ruutuun tulee klikata, mitkä oikeudet halutaan antaa. Tallenna sitten muutokset yläoikealla olevasta Tallenna-painikkeesta. Nämä oikeudet näkyvät sitten alla olevassa “Käyttäjien oikeudet” -osiossa.

Loki

Viimeisellä Loki-välilehdellä näytetään järjestelmän viestit ja tänne järjestelmä rekisteröi tiettyjä toimia. Oletushaku on kuukausi tästä päivästä taaksepäin. Suodattimet ovat tyhjiä niin kauan kun lokitietoja ei ole listattu. Täältä voit seurata, mitä tarjoajat ovat tehneet tarjouspyyntöönne liittyen, ovatko he esimerkiksi tutustuneet hankintaan tai lähettäneet viestin tai itse tarjouksen.