Jälki-ilmoituksen laatiminen Mercell-järjestelmässä
- Laura
Jälki-ilmoitukset tulee tehdä silloin, kun kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä kilpailutus/hankinta. Jos hankintayksikkönä olette tehneet kilpailutuksen Mercell-järjestelmässä, järjestelmä ohjaa teidät tekemään jälki-ilmoituksen sen jälkeen, kun tarjoukset on vertailtu ja päätös tarjoajasta tehty.
Kun jälki-ilmoitus tehdään Mercell-järjestelmässä, järjestelmä julkaisee ilmoituksen suoraan myös Hilmaan eli erillistä ilmoitusta Hilmaan ei tarvitse enää tehdä.
Mistä aloitan tekemään jälki-ilmoituksen? Entä miten toimin, jos hankinta on jaettu osiin?
MyMercellissä mene kyseiseen kilpailutukseen ja päädyt hankinnan etusivulle Tila-välilehdelle. Tässä näkymässä näet missä vaiheessa kilpailutus on, ja jos tarjousten vertailu ja päätös on jo tehty, kaikki vaiheet on merkitty vihreiksi. HUOM! Jos hankinta on jaettu osiin, jälki-ilmoitus tehdään Mercell-järjestelmässä erikseen jokaiselle osiolle, sillä hankinnan jokaista osiota tulee ajatella omina tarjouspyyntöinään, joissa voi olla eri voittajat ja siksi niistä tulee ilmoittaa erikseen. Osat-välilehden kautta pääset tekemään ilmoitukset kullekin hankinnan osalle.
Jos et ole vielä vahvistanut päätöstä Mercell-järjestelmässä, eli Päätös-osio on vielä punaisella, se tarkoittaa, että päätös pitää vielä Mercellissä vahvistaa ennen jälki-ilmoituksen laatimista. Päätös vahvistetaan “Vertaile tarjouksia” -osion kautta:
Klikkaa haluttua tarjouspyyntöä/hankinnan osaa ja sen jälkeen näet “Vertaile tarjouksia” -ikonin ylhäällä työkalurivillä. Klikkaa kyseistä ikonia, ja täällä pääset valitsemaan tarjoajan, joka valitaan kyseiselle tarjouspyynnölle/osiolle, ja vain valitun tarjoajan ESPD-kriteerit tulee tarkastaa.
Kun olet hyväksynyt tietyn tarjoajan, niin seuraavaksi mene ”Neuvottele/päätös”-kohtaan, jossa klikataan joko ”Valittu” tai ”Ei-valittu” ja täällä voit kirjoittaa päätökseen perustelun halutessasi, joka sitten lähetetään kyseiselle tarjoajalle. Kun olet käynyt ESPD-kriteerit läpi valituille tarjoajille, huomaat, kuinka tarkistusikonit oikeassa reunassa muuttuvat vihreiksi.
Sitten “Vahvista päätös” -ikonia klikkaamalla vahvistat päätöksen tarjoajasta, minkä tehtyäsi lähtee siitä automaattisesti ilmoitus kaikille tarjoajille.
Tämän jälkeen, kun päätös on vahvistettu, työkaluriville ilmestyy “Luo jälki-ilmoitus”-ikoni, ks. ohjeet alla:
1.Klikkaa “Luo jälki-ilmoitus” -ikonia sivun oikeassa ylälaidassa.
2.Käy sitten läpi kaikki kohdat hankinnasta, ja tarkista, että tiedot ovat oikein. Järjestelmä on automaattisesti kopioinut hankinnan tiedot tähän, jottei niitä tarvitse kirjoittaa uudestaan, mutta ne on hyvä käydä läpi. Kun olet käynyt kohdat läpi, voit Tila-välilehdellä klikata peukalon näköistä ikonia, jotta merkitset kohdan valmiiksi, ks. alla oleva kuva.
Tila-välilehdellä näet kohdat, jotka tulee käydä läpi ja voit sitten merkitä ne valmiiksi peukalo-ikonista. Kohdat muuttuvat sitten vihreiksi (vasen puoli) ja janakin muuttuu vihreäksi, kun kohta on valmis (oikea puoli).
3.Täytä sitten “Täytettävä lomake” eli Hilma-lomake. Tila-välilehdellä oleva viimeinen “Lomake”-kohta tarkoittaa Hilma-lomaketta, jonka pääset täyttämään klikkaamalla yläpalkissa olevaa “Täytettävä lomake” -ikonia, ks. alla oleva kuva.
HUOM! Jos kyseessä on kilpailutus/hankinta, joka on jaettu useampaan osaan, jälki-ilmoitus tulee tehdä erikseen jokaiselle osiolle, ns. kannattaa ajatella jokainen osa omana kilpailutuksenaan. Tällöin kun menet kilpailutukseen, tulee mennä ensin “Osat”-välilehdelle, sitten klikata haluttua osaa ja aloittaa jälki-ilmoituksen tekeminen.
Täytettävä lomake -osiossa on omia välilehtiään, jotka tulee kaikki käydä läpi ja täyttää vähintään pakolliset, punaisella merkityt osat. Jokaisen sivun lopuksi muista klikata “Tallenna”-painiketta sivun yläoikealla.
Huomaathan, että jos kyseessä on osiin jaettu hankinta, tämä Hilma-lomake tulee tehdä jokaiselle osiolle erikseen, ja osat tulee numeroida, ks. alla oleva kuva. Punaisella merkityt ovat pakollisia kohtia.
4.Julkaise täytettävä lomake eli Hilma-lomake.
Julkaise-painikkeen löydät yläoikealta Tila-välilehdeltä. Tässä vaiheessa huomaat, kuinka kaikki osiot on vihreinä eli järjestelmä antaa edetä julkaisuun. Jos lomakkeelta puuttuu jotain, järjestelmä antaa sinulle virheviestin ja ilmoituksen, missä osioissa on puutteita, jotka tulee korjata ennen julkaisua.
