2-vaiheinen neuvottelumenettely Mercellissä

Tässä ohjeistuksessa käymme läpi, kuinka hankintayksikkönä luotte ja julkaisette 2-vaiheisen neuvottelumenettelyn Mercellissä. Tässä askelmerkit kyseisen hankintailmoituksen luomiseen:

1. Luodaan osallistumishakemus ja samalla varsinainen tarjouspyyntö, joka tulee luoda, jotta osallistumishakemuksen saa julkaistua – näin tarjoajat saavat heti aluksi enemmän tietoa, millaiseen hankintaan ovat lähettämässä osallistumishakemuksen. Huom! Järjestelmässämme varsinainen tarjouspyyntö näkyy kyllä, mutta siihen ei voida lähettää tarjouksia ennen kuin ensimmäinen vaihe, osallistumishakemukset, on ohi. Jos tarjoajaehdokas klikkaa tarjouspyynnön auki Mercellissä, hän näkee sen aikajanan ja yleiskuvauksen, mutta myös tekstin Hankinta-välilehdellä: “Vain kelpuutetut toimittajat voivat jättää tarjouksen tähän tarjouspyyntöön. On vielä mahdollista jättää osallistumishakemus kelpuutusjärjestelmään”. Lisäksi Yleiskuvaus-välilehdellä on "Alkuperäinen hankinta" -painike etusivulla, josta klikkaamalla pääsee tähän osallistumishakemus-vaiheeseen sitä tarkastelemaan.

2. Kun osallistumishakemukset on vastaanotettu, niistä tehdään valinta, ketkä hyväksytään mukaan varsinaiseen tarjouspyyntöön. Mercellissä klikataan “Vertaile osallistumishakemuksia” ja sieltä “Arviointi”-osiosta “Osallistumishakemus”-kohdasta klikataan tarjoajien kohdalla joko “Hyväksytty” tai “Ei hyväksytty”. Kommentti kannattaa kirjoittaa, tämä kommentti tulee tarjoajalle näkyviin viestissä, jonka tarjoaja saa hankintayksikön päätöksestä. Tähän kommenttiin voi ja kannattaa kirjoittaa perustelut valinnasta tai valitsematta jättämisestä. Myös Arviointi-kohdan “Vähimmäisvaatimukset” -kohta pitää käydä läpi (hyväksyä) mutta ESPD-osien kohdalta ne tarvitsee käydä läpi vain voittajan kohdalla - vain valitun/hyväksytyn tarjoajan kohdalla ESPD-osiot tulee hyväksyä.

3. Osallistumishakemus-kohdasta klikataan “Tallenna” ja sitten “Vahvista” – pelkkä tallennus ei siis riitä. Kun on klikattu “Vahvista”, kaikille tarjoajille lähtee tieto siitä, että ketkä tarjoajat on hyväksytty mukaan. Tämä on siis se julkinen tieto, “välipäätös” eli Hilmaan ja/tai Tediin ei julkaista välipäätöksiä 2-vaiheisissa neuvottelumenettelyissä. 

4. Kun tarjoajat on hyväksytty mukaan, heidät siirretään Mercellissä automaattisesti siihen varsinaiseen tarjouspyyntöön. He näkevät omilta tiedoiltaan, että heidät on hyväksytty mukaan ja he voivat jättää tarjouksen varsinaiseen tarjouspyyntöön, johon heillä on Mercellissä jo pääsy. Huom! Tarjoajat näkevät “Osallistumishakemukset” ja “Päätös” -välilehdillä hankintapäätöksen ja tilan: “Hyväksytty” jos ovat päässeet mukaan tai “Ei hyväksytty/Ei valittu” jos eivät ole mukana. “Hankinta”-välilehdeltä pääsee tarkastelemaan tarjouspyyntöä ja jättämään tarjouksen.

5. Jos halutaan neuvotella ennen tarjouksen jättämistä: tarjoajat ja hankintayksikkö voivat käydä “Viestintä”-osiossa keskustelua siitä, pitäisikö tarjouspyyntöön tehdä muutoksia, Viestintä-osion kautta he voivat käydä neuvottelua. Se kannattaa tehdä Mercellissä, jotta kaikki tieto jää talteen. “Loki”-välilehden kautta nähdään milloin ja millaisia viestejä on järjestelmästä lähetetty, ja sieltä voi klikata viestit auki.

6. Jos päädytään (jos hankintayksikkö päättää), että uusi versio tarjouspyynnöstä tarvitaan, uuden version, 2. version, voi luoda Mercellissä, johon tarjoajat sitten jättävät tarjouksen. Tämä ei siis ole korjauspyyntö vaan uusi versio, joka ei ole siis julkinen (ei tarvitse julkaista Hilmaan/TEDiin) tarjouspyyntö vaan ns. yksityinen vain näille hyväksytyille tarjoajille.

7. Jos päädytään, että neuvotteluja pitää jatkaa, Mercellissä voidaan valita eri osioita, jotka tarjoajilta hyväksytään ja jotka pitää lähettää uudelleen → nämä ovat niin kutsuttuja neuvottelukierroksia, joita voidaan jatkaa sen jälkeen kun tarjouspyynnön uusi versio on tarjoajille julkaistu.

8. Tarjoukset jätetään.

9. Tarjoukset vertaillaan → Valittu tai Ei valittu jne. Katso ohjeistuksemme: Tarjousten vertailu Mercell Hankintajärjestelmässä.

10. Voittaja valitaan ja päätös vahvistetaan Mercellissä → automaattiset järjestelmäviestit kaikille tarjoajille → muutoksenhakuaika eli valitusaika.

11. Jälki-ilmoitus

Sopimusta ei ole pakollista tehdä Mercell-järjestelmässä, mutta päätökset pitää vahvistaa Mercellissä, jotta järjestelmässä pääsee tekemään jälki-ilmoituksen suoraan Hilmaan. Näin saadaan myös kaikki viestintä hoidettua Mercellissä ilman erillisiä sähköposteja hankintayksikön ja tarjoajien välillä.