Sopimuspohjat (2)

Sopimuspohjien luonti ja käsittely

Sopimuspohjia pääsee tarkastelemaan klikkaamalla ylänavigaatiosta osiota "Sopimusasetukset" ja sen alapuolesta kohtaa "Sopimuspohjat".

Luo uusi sopimuspohja

Uuden sopimuspohjan luonti koostuu kolmesta osasta.

• Perustiedoissa määritellään sopimuspohjan käyttöasetukset

• Sopimuskohdissa määritellään sopimuspohjan sisältö

• Dokumentti osiossa määritellään sopimuspohjan ylä- ja alatunniste

Klikkaa "Luo uusi sopimuspohja":

Sopimuspohjan perustiedot

Luo sopimuspohjalle perustiedot

• Anna sopimuspohjalle nimi

• Syötä sopimuspohjan kuvaus

Sopimusten liitteet ja muut liitteet:

• Lisää kansio

  • Voit nimetä uuden kansion liitteille

• Lisää dokumentti

  • Tiedostojen latausikkuna avautuu

    • Valitse tiedostot omalta koneeltasi raahaamalla tiedosto ikkunaan tai painamalla laatikkoa

• Lisää dokumentti kirjastosta

  • Lisää dokumentti kirjastosta -ikkuna avautuu

    • Kirjastoon tallennetut dokumentit avautuvat listaukseen

    • Valitse halutut tiedostot ja klikkaa "Valitse"

Sopimuksen liitteen voi määritellä pakolliseksi klikkaamalla ruksi kohtaan "Pakota liite sopimukselle". Tällöin sopimuspohjaa käytettäessä liite tulee pakollisena sopimukselle eikä sitä voi poistaa sopimuksen muokkausnäkymässä. Liitteen voi poistaa valikosta rivin päästä.

Valitse sopimuspohjalle vastuuhenkilö järjestelmän käyttäjistä:

Oikeudet:

Sopimuspohjaan voidaan määritellä käyttöoikeudet erikseen. Tällä määritellään, kenelle kyseinen sopimuspohja on näkyvillä ja käytettävissä. Jos rajauksia ei tehdä, pohja on kaikkien organisaation käyttäjien käytettävissä. Oikeuksia voidaan lisätä käyttäjä/yksikkö/käyttäjäryhmä kohtaisesti.

• Lisää käyttäjä:

  • Yksittäisiä henkilöitä voidaan lisätä kohdasta "Lisää käyttäjä". Valitse avautuvasta ikkunasta oikea henkilö ja klikkaa "Valitse"

• Lisää yksikkö:

  • Lisää yksikkö klikkaamalla "Lisää yksikkö". Valitse tarvittavat yksiköt listalta ja klikkaa "Valitse"

• Lisää käyttäjäryhmä:

  • Lisää käyttäjäryhmä klikkaamalla ”Lisää käyttäjäryhmä”. Valitse tarvittavat käyttäjäryhmät ja klikkaa ”Valitse” 

Lisää organisaatio tai käyttäjäryhmä klikkaamalla "Lisää yksikkö" tai ”Lisää käyttäjäryhmä”. Valitse oikea organisaatio/ryhmä listalta ja klikkaa "Lisää". 

• Oikeudet periytyvät

  • Jos valinta on tehty, periytyvät oikeudet alaspäin alayksiköille 

Käyttöoikeuksia saa poistettua sopimuspohjalta klikkaamalla nimen perässä olevaa punaista ruksia

Valitse sopimustyyppi klikkaamalla "Lisää sopimustyyppi". Valitse haluttu sopimustyyppi avautuvasta listasta ja klikkaa "Valitse"

Sopimuskohdat

Lisää sopimuskohta:

• Näkymästä voidaan valita sopimuspohjille halutut sopimuskohdat

• Sopimuskohdat valitaan aktivoimalla, jonka jälkeen valinnat lisätään ”Lisää” -toiminnolla tai palataan pois näkymästä ”Peruuta” -toiminnolla

• Näkymän sopimuskohtia voidaan rajata sopimuskohdan tietotyypin sekä hakusanan mukaan

Luo uusi sopimuskohta:

• Näkymässä voi luoda uuden sopimuskohdan.

Lisätyn sopimuskohdan toiminnallisuudet:

• Muokkaa sisältöä

  • Jos sisältöä ei ole lukittu sopimuskohdan luontivaiheessa, voidaan sisältöä muokata 

• Muokkaa järjestystä

  • Valinnalla aktivoidaan järjestyksen muokkaus 

  • Muokkaa järjestystä ”Vedä ja pudota” -toiminnolla, jonka jälkeen muutosnäkymästä päästään pois valitsemalla ”Muokkaa sisältöä” 

• Peri tiedot

  • Peri tiedot sopimuskohdasta 

  • Jos valinta poistetaan, voidaan sisältöä muokata (jos sitä ei ole lukittu) 

• Lukitse sisältö

  • Sopimuskohta voidaan lukita sopimuspohjalle 

  • Jos sopimuspohjaa käytetään sopimuksen pohjana, ei lukittua sopimuskohtaa voida muokata sopimuksen muokkauksessa 

• Pakota sopimukselle

  • Sopimuskohta voidaan pakottaa sopimukselle 

  • Jos sopimuspohjaa käytetään sopimuksen pohjana, vain juuritason pääkäyttäjä voi poistaa pakotetun sopimuskohdan sopimuksen muokkauksessa.

Dokumenttiasetukset

Dokumenttiasetukset -osiossa määritellään Sopimuspohjan muodostaman dokumentin asetukset.

• Aseta lisäkentät

  • Liitä kansilehti

  • Liitä sisällysluettelo

  • Näytä vain pääotsikot

  • Näytä sopimusosapuolten lisätiedot sopimusdokumentilla

  • Näytä alihankkijat sopimusdokumentilla

• Sopimuksen liitteet

  • Näytä sopimusliitteet dokumentilla

• Sopimuskausi

  • Näytä sopimusdokumentilla perustiedoissa määritelty sopimuskausi

• Optiokaudet

  • Näytä sopimusdokumentilla perustiedoissa määritellyt optiokaudet

• Näytä takuuaika

• Näytä irtisanomisaika

Muokkaa ylä- ja alatunnisteen asetuksia

• Sopimusdokumentin ylätunniste

  • Lukittu

  • Sisällytä päivämäärä ylätunnisteeseen

    • Valitse päivämäärä kalenterista tai valitse "Käytä sopimuksen luonnin aikaista päivämäärä", jolloin sopimuksen luontipäivämäärä sisällytetään automaattisesti sopimuksen ylätunnisteeseen

  • Sisällytä sopimuksen tunniste ylätunnisteeseen

• Alatunniste

  • Lukittu

Muokkaa allekirjoittajatietoja

• Sopimusosapuolten otsikko

• Tilaajat

• Toimittaja

• Allekirjoituksen teksti

• Allekirjoitusten sijainti

Dokumenttiasetukset välilehdeltä voi ladata sopimuspohjasta PDF tai Word-dokumentin.

Sopimuspohjan jakaminen

(*lisätoiminnallisuus)

• Ohjeet sopimuspohjan jakamiseen toiselle organisaatiolle löytyvät artikkelista "Sopimuspohjan jakaminen"

Tarkastele luotuja sopimuspohjia

Sopimuspohjat listautuvat ”Sopimusasetukset” -> ”Sopimuspohjat” -näkymään. Lajittelua voi muuttaa kohdasta "Uudelleenjärjestä".

• Aakkosjärjestykseen (A-Ö)

• Aakkosjärjestykseen (Ö-A)

• Uusimmat ensin

• Vanhimmat ensin

• Viimeksi muokatut ensin

Esikatsele pohjaa

Voit ladata pohjan PDF-muodossa työasemallesi.

Sopimuspohjan muokkaaminen

Valitse sopimuspohjien listalta haluamasi sopimuspohja ja valitse "Muokkaa". Sopimuspohjan muokkausikkuna avautuu. Tee halutut muokkaukset ja klikkaa "Tallenna".

Sopimuspohjan poistaminen

Valitse valikosta ”Poista”.

• Haluatko varmasti poistaa valitsemasi kohteen?

  • Kyllä

  • Ei
    
    

Hae sopimuspohjia

Haku -toiminnolla voidaan hakea luotuja sopimuspohjia. Hakuja voidaan tarkentaa hakusanoilla, vastuuhenkilöillä tai sopimustyypillä.