Cloudia Sopimus Versiotiedotteet 2023

Illalla 20.12.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Salasana

• Jatkossa salasanan on oltava vähintään 12 merkkiä pitkä

  • Sen tulee sisältää vähintään:

    • yksi iso ja yksi pieni kirjain

    • yksi numero

    • yksi erikoismerkki

  • Muutos koskee salasanan vaihtoa sekä salasanan asettamista uudelle käyttäjälle

  • Uusien käyttäjien on vaihdettava salasana ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä

  • Olemassa olevien käyttäjien salasanat säilyvät ennallaan

Sopimuskori

• Lisätty mahdollisuus muuttaa massana sopimusten tila voimassa olevasta päättyneeksi

• Lisätty esto siirtää sopimus toiseen yksikköön, mikäli vastuuhenkilöllä ei ole oikeuksia kyseiseen yksikköön

• Jatkossa kun sopimusvastuuhenkilö muutetaan sopimuskorin kautta, vanhan sopimusvastuuhenkilön muokkausoikeudet poistetaan

  • Muutoksessa vaihtuu myös reklamaatioiden vastuuhenkilö (mikäli sopimuksella on reklamaatioita)

Reklamaatioraportti

• Raportille lisätty seuraavat tiedot:

  • Sopimuksen nimi

  • Sopimuskokonaisuuden nimi

  • Sopimuksen tunniste

Käyttäjäraportti

• Käyttäjien roolit näytetään raportilla moduuleittain

__________

Illalla 22.11.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Sopimuksen luonnosversiot

• Sopimuksesta on mahdollista luoda ja julkaista luonnosversioita sekä palata aiempiin versioihin

Open

Sopimuksen arvo

• Sopimuksen arvo osioon on lisätty seuraavat valuutat:

  • CHF, CNY, JPY, NOK, SEK

Open

Reklamaatiot

• Lisätty reklamaation esikatselumahdollisuus (pdf)

Sopimuksen esikatselu

• Mikäli sopimus on asetettu salassapidettäväksi, näytetään salassapidettävyyden syy esikatselussa

Muuta:

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on käytössä Sopimus - Toimittajahallinta integraatio

• Lisätty mahdollisuus yhdistää sopimukselle valittu toimittaja Toimittajahallinnan toimittajaan

• Sopimuksista saatavaan excel-raporttiin on lisätty uusi sarake Toimittajan tunniste toimittajahallinnassa

__________

Illalla 25.10.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Käyttäjäraportti

• Käyttäjistä saatavaan excel-raporttiin on lisätty seuraavat sarakkeet:

  • Titteli

  • Aktiivinen: Kyllä/Ei

  • Voimassaolo

  • Puhelinnumero

Sopimuskokonaisuuksien raportti

• Sopimuskokonaisuuksien haussa voi muodostaa raportin Toiminnot-painikkeen kautta

• Lisätty raporttiin uusi sarake: Diaarinumero

Open

Reklamaatiopohjat

• Lisätty reklamaatiopohjien listaukseen seuraavat saraketiedot:

  • Tekijä/muokkaaja

  • Muokkauspäivämäärä

• Lisätty pohjan esikatselumahdollisuus (pdf)

Open

Sopimuspohjien haku

• Lisätty mahdollisuus hakea oikeuksilla:
  
  

  • Käyttäjä

  • Yksikkö

  • Käyttäjäryhmä

• Voi hakea esimerkiksi sopimuspohjat, joihin käyttäjällä X on oikeudet

Sopimuskori

• Lisätty mahdollisuus ottaa optiokausi käyttöön massana

Open

• Lisätty mahdollisuus asettaa Tilaajavastuutietojen tarkistus käyttöön massana

Open

Muuta:

• Parannettu kommenttikentän katseluikkunan paikkaa järjestelmässä

___________

Illalla 14.9.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Sopimuskauden jatkaminen toistaiseksi voimassa olevana

• Sopimuskauden jatkon ollessa käytössä, katselutilan Tiedot -välilehdellä näytetään tieto siitä, mistä alkaen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana

Sopimuksen perustaminen

• Lisätty mahdollisuus asettaa hakutulokset haluttuun järjestykseen, kun sopimuksen perustamisvaiheessa sopimukselle valitaan

  • Sopimuskokonaisuus

  • Pääsopimus

  • Sopimuspohja

Open

• Lisätty mahdollisuus hakea sopimukselle sopimuskokonaisuutta sekä pääsopimusta järjestelmän niille antamalla tunnistenumerolla. Tunnistenumerolla voi myös hakea, kun haetaan sopimusta, jota halutaan käyttää perustettavan sopimuksen pohjana

Open

Sopimuksen esikatselu

• Mikäli sopimukselle on otettu optiokaudet käyttöön, niin sopimuksen esikatseluikkunassa näytetään, mikä optiokausi on voimassa

Open

• Mikäli sopimus on asetettu salassapidettäväksi, tai sopimukselle on asetettu yksittäisiä salassapidettäviä tietoja, näytetään sopimuksen esikatseluikkunassa salassapidettävyyden syy niille käyttäjille, joilla ei ole oikeuksia sopimukseen

Open

Yhteyshenkilö:

• Sopimuksen osapuolille mahdollista lisätä useita yhteyshenkilöitä 

Open

Muuta:

• Sopimuskokonaisuuden merkkipaaluihin lisätty samanlainen kalenteri, joka on käytössä sopimusten merkkipaaluilla

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on käytössä Kilpailutusintegraatio

• Kun sopimuskokonaisuus luodaan Kilpailutuksesta Sopimukseen, lisätään tälle sopimuskokonaisuudelle metatiedot, jotka on merkitty lisättäväksi kaikille uusille sopimuskokonaisuuksille

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on luottosuhde toisen organisaation kanssa

• Jatkossa myös sopimuskokonaisuuksia (sisältäen sen sopimukset) pystyy kopioimaan, jakamaan tai siirtämään toiselle organisaatiolle

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on asianhallintaintegraatio

• Asianhallintasiirrot osiosta pääsee jatkossa suoraan katselemaan/muokkaamaan sopimusta kolmen viivan menukuvakkeesta tai esikatseluikkunan kautta

___________________________________________________________________

Illalla 5.7.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Parannuksia sopimuskauteen ”Jatkuu toistaiseksi voimassa olevana”

• Lisätty sopimuksen katselu-tilaan ikoni, jos sopimuskautta on jatkettu toistaiseksi voimassa olevana

• Lisätty perustietoihin teksti, jos määräaikaista sopimusta on jatkettu toistaiseksi voimassa olevana

Merkkipaalut

• Seuranta -> Merkkipaalut; lisätty kuvaavampi nimi toiminnallisuudelle ”kohdistus”, tämä muokattu muotoon ”vastuuhenkilön massamuokkaus”. Lisätty huomio-väritystä, kun käyttäjä varmistaa, että haluaa merkkipaalujen massamuokkauksen tehtävän

Rajoitettu Sopimushallinnan käyttäjärooli

• Käyttäjähallinnassa voidaan antaa esimerkiksi konsultille rajoitettu rooli Sopimushallintaan. Tämän roolin ajatuksena on se, että käyttäjä ei näe mitään muita sopimuksia tai sopimuskokonaisuuksia, kuin mihin hänelle on annettu oikeus. Sopimushallinnassa käyttäjällä näkyy ainoastaan valikko Haku – Sopimuskokonaisuudet sekä Sopimukset. Haussa on näkyvillä ainoastaan ne sopimuskokonaisuudet ja sopimukset, joihin käyttäjälle on annettu oikeus kunkin sopimuksen/kokonaisuuden ”Käyttäjät ja käyttöoikeudet" -välilehdellä.

• Rajoitettu käyttäjä ei voi:

  • Luoda uutta sopimuskokonaisuutta taikka sopimusta -> eli ei voi olla sopimuskokonaisuuden tai sopimuksen päävastuuhenkilö

  • Olla osa käyttäjähallinnassa luotua ryhmää

• Rajoitettu käyttäjä voi:

  • Olla sopimuksen varavastuuhenkilö

    • Hallinnoida sopimuksen elinkaarta (luoda reklamaation, kommentointikierroksen, aloittaa sähköisen allekirjoituksen jne.)

  • Muokata sopimusta 

  • Saada siihen lukuoikeudet

Vinkki! Jos käyttäjän on olisi tarve luoda sopimuksia, rajoitettu käyttäjä voi asettaa esimerkiksi sopimus päävastuuhenkilölle merkkipaalun tehtävän, luo uusi sopimus. Näin vastuuhenkilö saa viestin käyttäjältä ja voi käydä luomassa uuden sopimuksen, johon antaa oikeudet rajoitetulle käyttäjälle.

Open

Logiikanmuutos sopimuskohtaiseen muutoslokiin

• Sopimuskohtainen muutosloki myös admin-käyttäjän nähtävissä, aiemmin nämä lokitiedot olivat ainoastaan sopimuksen vastuuhenkilön sekä mahdollisten varavastuuhenkilöiden nähtävillä

Open

Parannuksia optiokauden asettamiseen

• Kun sopimus on päättynyt ja optiokausi asetettiin voimaan, sopimuksen tila pysyi silti päättyneenä. Muutettu logiikkaa niin, että sopimuksen tila vaihtuu voimassa olevaksi, kun sopimus käydään tallentamassa, esimerkiksi laitetaan optiokausi valinta ja tallennetaan. HUOM! Sopimuksen tallennus vaaditaan, jotta päättyneen sopimuksen tila tulee muuttumaan!

Open

Lokitiedot raakatekstimuodossa

• Mahdollisuus ladata excel raakatekstimuodossa Käyttäjähallinnan käyttäjälokien sekä Sopimushallinnan aktiviteettilokin osalta.

Open

_______________________________________

Illalla 24.5.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Sopimuskauden jatkaminen toistaiseksi voimassaolevana

• Määräaikaisille sopimuksille on lisätty mahdollisuus jatkaa sopimuskautta siten että sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana

• Sopimuksen tilan on oltava voimassa oleva, jotta sopimuskautta voi jatkaa

• Lisätty "Sopimuskauden jatko käytössä" myös sopimusten hakusuodattimeen

Sopimusten haku

• Sopimusten sanahakuun on lisätty seuraavat lisävalinnat:

  • Kohde sisältää

    • Minkä tahansa hakusanan (OR)

    • Kaikki hakusanat (AND)

    • Ei mitään näistä hakusanoista (NONE)

Salasana

• 10 000 käytetyintä salasanaa ei ole mahdollista asettaa salasanaksi

• Salasanan asetuksen yhteyteen on lisätty vahvuusmittari, joka kertoo onko salasana heikko/vahva

Muuta:

• Lisätty sopimusten tuontitiedostoihin uusi sarake "Suma ID"

  • Tarkoittaa Toimittajahallinnassa olevaa toimittajan tunnistenumeroa 

  • Huom! Koskee vain niitä organisaatioita, joilla on käytössä Cloudia Toimittajahallinta

______________________________

Illalla 26.4.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Käyttäjäkori

• Käyttäjäkorin kautta voi vaihtaa käyttäjätunnuksien loppuosaa käyttäjille massana tilanteissa, kun organisaation nimi muuttuu

Tarjouksen valitseminen

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on käytössä myös Cloudia Kilpailutus

• Jatkossa sopimukselle on mahdollista valita tarjous myös sopimuksen perustamisen jälkeen

Muuta

• Tehty pieniä parannuksia sopimusmuutostoiminnon sekä kommentoinnin infoteksteihin

_____________________________________

Illalla 22.3.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Aktiviteettiloki

*Päätason yksikön Admin -toiminnallisuus

• Tietojen tallennus alkaa 23.3.2023, jonka jälkeen Seuranta -valikon "Aktiviteettiloki" osiosta pääsee tarkastelemaan käyttäjien toimia järjestelmässä

• Tietoja voi hakea päivämäärän, käyttäjän ja tyypin perusteella

  • Tyyppejä ovat:

    • Latasi tiedoston

    • Navigoi kohteeseen

________________________________________

Illalla 1.3.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Päällekkäisten sopimusmuokkausten esto

*Toiminto ei tule päälle oletuksena, vaan organisaation tulee pyytää toiminnon kytkentää Cloudian tuesta. Toiminto on maksuton.

• Toiminto estää kahden käyttäjän yhtäaikaisen sopimuksen muokkauksen

  • Tällöin toinen käyttäjä ei pääse sopimuksen muokkaustilaan, mikäli toinen käyttäjä on muokkaamassa kyseistä sopimusta

  • Ainoastaan päätason sopimushallinnan pääkäyttäjä voi ottaa itselleen muokkausoikeudet, vaikka toinen käyttäjä on muokkaamassa sopimusta

• Toiminnon ohjeisiin pääset täältä

Diaarinumero

• Jatkossa myös voimassa olevan sopimuksen diaarinumeroa voi muokata

Yksittäisten tiedostojen allekirjoitus (Visma)

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on käytössä Visman sähköinen allekirjoituspalvelu Cloudia Sopimuksessa.

• Toiminnallisuuden myötä järjestelmässä on mahdollista allekirjoittaa
  yksittäisiä tiedostoja Visman sähköisen allekirjoituspalvelun kautta

• Toiminnolla voi esimerkiksi allekirjoittaa Muut liitteet -osioon lisättyjä liitteitä ilman, että sopimuksen tilaa tarvitsee vaihtaa voimassa olevasta luonnos-tilaan (Esim. optiopäätös, muutostyötilaus jne)

___________________________________________

Illalla 25.1.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Asianhallintasiirto asetukset

*Huom! Koskee vain niitä organisaatioita, joilla on käytössä enemmän kuin yksi asianhallintajärjestelmä Cloudia Sopimuksessa

• Asetus -kenttä on jatkossa "Kohdeasianhallinta"

• Dokumenttimetadata -kenttä on jatkossa "Siirtoasetus"

Historia -toiminnallisuuden parantaminen

• Parannettu Cloudia Sopimuksen historiatietoja niin, että jatkossa muutoshistoria tallentuu myös käyttäjän tarkasteltavaksi käyttöliittymältä seuraavien tietojen osalta:

  • Sopimus

  • Sopimuskokonaisuus

  • Asetukset-valikon:

    • Metatiedot

    • Sopimuspohjat

• Historiatietojen tallennus alkaa 25.1.2023, jonka jälkeen käyttäjä voi tarkastella historiatietoja. Historiatiedoille on lisätty oma osio "historia". Osioon tallentuu tehty muutos, päivämäärä sekä muutoksen tekijä.