Sende tildelingsbeslutning til leverandørene
- Former user (Deleted)
Når evalueringen er gjennomført og dere har pekt ut vinneren(e) i konkurransen, er alt klart for å informere leverandørene om beslutningen.
Vi forutsetter her at du har sjekket at valgte leverandører er kvalifisert, og evt. bedt om dokumentasjon på kvalifikasjonskravene. Hvis du ikke har gjort dette, bør det gjennomføres nå.
Klikk på ‘Sammenlign tilbud’.
Gå til ‘Tildeling’.
Under ‘Tildelingsalternativ’ velger du hvem som skal tildeles og ikke. Man kan selvsagt tildele flere dersom man f.eks. skal inngå parallelle rammeavtaler.
I feltet ‘Tildelingskommentar’ har du mulighet til å legge inn en kommentar til leverandøren. Hvor mye og hva man skriver her, praktiseres forskjellig fra oppdragsgiver til oppdragsgiver, og fra innkjøper til innkjøper.
Noen oppdragsgivere velger å skrive en kort kommentar og henvise til et dokument som beskriver evalueringen og tildelingsbeslutningen, mens andre skriver hele begrunnelsen for valg av leverandør i dette feltet.
Her finnes altså ingen fasit, men kommentaren og et evt. dokument må samlet oppfylle kravene til innholdet i meddelelse om valget av leverandør jf. de aktuelle forskriftene. Er du usikker bør du kontakte innkjøpsansvarlig i din virksomhet.
OBS: kommentaren du skriver her vil bli overført til protokollen. Vær derfor forsiktig med å skrive ting som kan omfattes av taushetsplikten dersom protokollen skal sendes til leverandørene.
Dette gjelder også dersom dere har integrasjon mellom Mercell og sak/arkiv, siden den ferdige protokollen vil kodes som et offentlig dokument og vil være åpen for innsyn.
Dersom systemadministratorene har laget maler for tildelingskommentarer, kan du velge disse med rullegardinmenyen ‘Velg kommentarmal’.
Hvordan man oppretter en protokollmal kan du lese om her: Opprette mal for protokoll
Sende brev med begrunnelse for valg av leverandør
Under ‘Tildelingsfiler’ kan du laste opp et dokument som vil bli synlig for leverandøren. Også her har forskjellige oppdragsgivere forskjellig praksis:
ett felles brev som sendes til alle leverandørene
ett brev til vinneren og et felles brev til de øvrige leverandørene
individuelle brev til hver enkelt leverandør
Det finnes altså ingen fasit, og er du usikker kontakt innkjøpsansvarlig i din virksomhet.
Både brevet og kommentaren vil kun være synlig for den aktuelle leverandøren
Husk å lagre når du er ferdig.
Tildelingsinformasjon til avviste leverandører
Dersom dere har avvist en eller flere leverandører underveis i prosessen, skal også disse få en begrunnelse for valg av leverandør.
Hvis dere ikke har avvist noen leverandører, får du heller ikke opp dette valget under ‘Evaluering/Status’. Da kan du hoppe videre til neste steg: Sende tildelingsbeslutning til leverandørene
Klikk på ‘Tildelingsinfo - Avviste leverandører’.
I feltet 'Tildelingskommentar' kan du beskrive tildelingsbeslutningen på samme måte som nevnt tidligere. Du kan også laste opp et dokument. Også her har forskjellige oppdragsgivere og innkjøpere forskjellig praksis, så sjekk med innkjøpsansvarlig i din virksomhet dersom du er usikker.
Husk å lagre.
Forhåndsvisning av tildelingsinformasjonen
Før du sender tildelingsbeslutningen til leverandørene, kan du sjekke hvordan det ser for leverandørene ved å klikke på ‘Forhåndsvis’-ikonet.
Dette er informasjonen som er tilgjengelig for leverandøren.
Her ser du tildelingskommentaren og du kan sjekke om du har lastet opp riktig dokument.
Sende tildelingsbeslutning til leverandørene
Når du har valgt ‘Leverandøren skal tildeles’ og ‘Leverandøren skal ikke tildeles’ på alle deltakerne i konkurransen, og lagret, skal du få et nytt ikon øverst på siden.
Hvis du ikke har dette ikonet, skyldes det at en eller flere av aktivitetene i evaluering/status-listen ikke er fullført.
OBS: Den leverandøren som skal tildeles, må være vurdert på alle kvalifikasjonskrav.
Gå derfor tilbake til tidligere steg og sjekk om leverandøren har status ‘Ikke vurdert’ på noen av kravene.
Når du har korrigert dette, skal det være klart til å sende ut tildelingsbeslutningen.
Klikk på håndtrykk-ikonet.
Du får opp denne boksen.
Ønsker du en annen karenstid enn den som automatisk blir satt av systemet, klikker du på blyanten
Tast inn antall karensdager og klikk på Lagre.
Dersom du har valgt mindre enn 10 dager, vil du alltid få en advarsel om dette uavhengig av hvilken terskelverdi konkurransen har. Dersom du er sikker på at karenstiden er i hht. regelverket, kan du klikke OK.
I feltet ‘Tildelingskommentar til øvrige leverandører’ kan du skrive en kommentar. Dette er frivillig å fylle ut, men kommentaren du fyller ut her vil bli overført til protokollen.
“Øvrige leverandører” betyr i denne sammenhengen leverandører som har meldt interesse i konkurransen men ikke deltatt. Dette betyr i praksis at leverandørene kan senere klikke seg inn på konkurransen og lese kommentaren.
“Øvrige leverandører” vil ikke motta noe varsel om at konkurransen er tildelt.
Når du klikker OK får du ingen flere advarsler, og det blir sendt en melding til leverandørene om at konkurransen er tildelt. Konkurransen får også status ‘Tildelt’.