Sende tildelingsbeslutning til leverandører
- Former user (Deleted)
Når evalueringen er gennemført og i har udvalgt vinderen af udbuddet, skal leverandørene informeres om beslutningen.
Vi antager her, at du har kontrolleret, at udvalgte leverandører er kvalificerede og eventuelt bedt om dokumentation af kvalifikationskravene. Hvis du ikke har gjort det, skal det gøres nu.
Klik på ‘Evaluer’.
Gå til ‘Tildeling’.
Under ‘Tildelingsalternativ’ vælger du hvem som skal tildeles og hvem der ikke skal tildeles. Man kan selvsagt tildele flere hvis man f.eks. skal indgå parallel aftaler.
I feltet 'tildelingskommentar' har du mulighed for at sende en kommentar til leverandøren. Hvor meget og hvad der er skrevet her, praktiseres forskelligt fra kunde til kunde og fra indkøber til indkøber.
Nogle kunder vælger at skrive en kort kommentar og henvise til et dokument, der beskriver evalueringen og tildelingsbeslutningen, mens andre skriver hele begrundelsen for valg af leverandør inden for dette felt.
Der er således intet rigtigt eller forkert her, men kommentaren og ethvert dokument skal tilsammen opfylde kravene til indholdet af meddelelsen om valg af leverandør. De relevante regler. Hvis du er i tvivl, skal du kontakte indkøbschefen i din organisation.
OBS: Kommentaren du skriver her vil blive overført til protokol. Vær derfor forsigtig med at skrive ting som kan omfattes af tavshedspligten eftersom protokollen skal sendes til leverandørene.
Dette gælder også hvis I har interaktion mellem Mercell og sag/arkiv, siden den færdige protokol vil kodes som et offentlig dokument og vil være åben for tilsyn.
Hvis systemadministratorerne har oprettet skabeloner til tildelingskommentarer, kan du vælge dem i rullemenuen 'Vælg kommentarskabelon'
Send et brev med årsager til valg af leverandør
Under 'Tildelingsfiler' kan du uploade et dokument, der vil være synligt for sælgeren. Også her har forskellige klienter forskellige fremgangsmåder:
Et fælles brev sendt til alle leverandøre
Et brev til vinderen og et fælles brev til de andre leverandører
Individuelle breve til hver leverandør
Der er således ingen endelig beslutning, og hvis du er usikker, skal du kontakte indkøbschefen i din organisation.
Både brevet og kommentaren vil kun være synlig for den aktuelle leverandør
Husk at gemme når du er færdig.
Tildelingsinformation til afviste leverandører
Hvis du har afvist en eller flere leverandører under processen, skal disse også gives en grund til at vælge en leverandør.
Hvis du ikke har afvist nogen leverandører, får du ikke denne mulighed under 'Evaluering / status'. Derefter kan du gå videre til næste trin: Send tildelingsbeslutning til leverandører
Klik på ‘Tildelingsinfo - Afviste leverandører’.
I feltet 'Opgavekommentar' kan du beskrive tildelingsbeslutningen på samme måde som tidligere nævnt. Du kan også uploade et dokument. Også her har forskellige kunder og købere forskellige fremgangsmåder, så spørg hos indkøbschefen i din virksomhed, hvis du er usikker.
Husk at gemme.
Forhåndsvisning af tildelingsinformtion
Før du sender tildelingsbeslutningen til leverandørene, kan du tjekke hvordan det ser for leverandørene ved at klikke på ‘Forhåndsvis’-ikonet.
Dette er information som er tilgængelig for leverandøren.
Her ser du tildelingskommentaren og du kan tjekke om du har oploadet den rigtige dokument.
Sende tildelingsbeslutning til leverandørene
Når du har valgt ‘Leverandøren skal tildeles’ og ‘Leverandøren skal ikke tildeles’ på alle deltagere i udbuddet, og gemt, får du få et nyt ikon øverst på siden.
Hvis du ikke har dette ikonet, skyldes det at en eller flere af mulighederne i evaluering/status-listen ikke er fuldført.
OBS: Den leverandøren som skal tildeles, må være vurderet på alle kvalifikationskrav.
Gå derfor tilbage til tidligere step og tjek om leverandøren har status ‘Ikke vurderet’ på nogen af kravene. (Alle deltagere skal fremgå som grønne, dvs. hvis de er blå mangler der udfyldelse)
Når du har korrigert dette, skal det være klart til at sende tildelingsbeslutningen ud.
Klik på håndtryk-ikonet.
Du får denne boks op.
Ønsker du en anden stand-still periode end den som automatisk bliver sat af systemet, klikker du på blyanten
Tast antal dage i stand-still perioden og klik på gem.
Hvis du har valgt mindre end 10 dage, vil du altid modtage en advarsel om dette uanset udbuddets tærskelværdi. Hvis du er sikker på, at ventetiden er i overensstemmelse med regler kan du klikke på OK.
I feltet ‘Tildelingskommentar til øvrige leverandører’ kan du skrive en kommentar. Dette er frivillig at udfylde, men kommentaren du udfylder her, vil blive overført til protokollen.
“Øvrige leverandører” betyder i denne sammenhæng, leverandører som har meldt interesse på udbuddet, men ikke deltaget. Dette betyder i praksis at leverandørene senere kan klikke sig ind på udbuddet og læse kommentaren.
“Øvrige leverandører” vil ikke modtaget noget information om at udbuddet er tildelt.
Når du klikker OK får du ikke flere advarsler, og der bliver sendt en besked til leverandørene om at udbuddet er tildelt. Udbuddet får også status ‘Tildelt’.