Tarjouspalvelun roolit

Termit:

Tarjouspyyntö - julkaisu, tarjouspyyntö, jonka ostajaorganisaatio on luonut.

Tarjous - tarjous, jonka toimittajaorganisaatio on luonut, vastaus tarjouspyyntöön.

Kaikki käyttäjät voivat:

• Päivittää organisaation tilaustasoa

  • Ostaa Premium- tai Enterprise-tason

    • Päivittää Premium-version Enterprise-tasolle

•  Muokata ja lähettää vastauksen ESPD:n selvityspyyntöihin, jos sitä pyydetään.

Kaikki roolit on lueteltu alla:

1. Peruskäyttäjä

2. Pääkäyttäjä

3. Tarjouksen omistaja

4. Tarjouksen hyväksyjä

5. Sopimuspäällikkö

6. Käyttäjähallinnan yksikkötason pääkäyttäjä

1. Peruskäyttäjä

Kun peruskäyttäjä avaa uuden tarjouksen, käyttäjästä tulee tarjouksen vastuuhenkilö ja hän saa kaikki tarjoukseen liittyvät ilmoitukset.

• Ylläpitäjä tai tarjouksen omistaja voi vaihtaa vastuuhenkilön -> ilmoitukset tulevat uudelle vastuuhenkilölle.

Kun peruskäyttäjä avaa olemassa olevan tarjouksen, jonka ylläpitäjä tai tarjouksen omistaja on aiemmin avannut.

Hän näkee seuraavat kohdat:

• Yhteenveto

  • Näkee tarjouspyynnön yhteenvedon

•  Julkaisuasiakirjat

  • Voi ladata kaikki julkaisuasiakirjat ja tarkastella pdf-esikatselua.

• Kysymykset ja vastaukset

  • Voi tarkastella toimitettuja kysymyksiä (kun tarjouksen omistaja on lähettänyt ne).

  • Vastatut kysymykset (kun hankintayksikkö on vastannut kysymyksiin)

Harmaat kohdat eivät ole Peruskäyttäjien käytettävissä:

• Vastuuhenkilöt

• Aktiviteetit

• ESPD

• Muut ehdot

• Hankinnan kohteen tietojen syöttö

• Lähetys

Organisaatiot joilla on käytössä Tarjouspalvelun ilmainen taso:

• Kun peruskäyttäjä klikkaa harmaita kohtia, tulee ilmoitus "Toiminto ei ole mahdollinen ilman tarjouksen omistaja -roolia"

• Aktiviteetiit on osana Premium-tilausta ja siitä tulee ilmoitus "Pääset käyttämään tätä ominaisuutta päivittämällä premium-palveluumme"

Premium-organisaatio:

• tulee ilmoitus, että tarvitset lisenssin ja roolin (tarjouksen omistaja)

Open

Omat tiedot - Tarjoukset

Näet kaikki organisaatiossa avatut tarjouskilpailut.

• Tarjouskilpailun avaaminen katsottavaksi

2. Pääkäyttäjä

Roolilla voit:

• Nähdä kaikki tarjoukset ja tarjouspyynnöt Tarjouspalvelussa

  • Pääsy vastuuhenkilöt-välilehdelle

    • Admin voi aina avata kaikki tarjoukset ja vaihtaa tarjouksen vastuuhenkilöä

  •  Pudotusvalikossa näkyvät kaikki organisaation käyttäjät, joilla on tarjouksen omistaja- ja ylläpitäjärooli

  • Voi katsoa Aktiviteettilokia (Premium)

  • Lisätä asiakirjoja organisaation dokumentteihin (Premium)

Et voi:

• Muokata tarjousta (tarvitsee tarjouksen omistajan roolin)

• Lähettää ESPD-pyyntöjä ryhmille tai alihankkijoille

• Antaa tilapäistä muokkausoikeutta muille käyttäjille (tarvitsee myös tarjouksen omistajan roolin)

• Lähettää tarjousta

• Päästä sopimukset ja toimeksiannot -välilehdelle (tarvitsee sopimushallinnoijan roolin)

• Tarkastella lähetetyn tarjouksen pdf-asiakirjaa (sinulla on oltava oikeus tarjoukseen ja tarjouksen omistajan rooli)

3. Tarjouksen omistaja

Roolilla on mahdollista:

• Vaihtaa vastuuhenkilökäyttäjän joksikin muuksi (tarjouksen omistajakäyttäjäksi tai ylläpitäjäksi).

  • Voi antaa väliaikaisen muokkausoikeuden, mutta ei voi tuolloin muokata kyseistä tarjousta

• Tarjouksen omistaja pääsee jokaiselle sivulle ja voi täyttää tarjouksen.

  • Aktiviteetit (Premium)

  • Yhteenveto

  • Julkaisuasiakirjat

  • Kysymykset ja vastaukset

  • Lähettää kysymys

  • Täyttää ESPD

    • Lähettää ESPD:n kelpoisuuspyynnön ryhmälle ja alihankkijoille

      • Hyväksyy vastaukset

  • Muut ehdot ja edellytykset

    • Lisätä asiakirja organisaation dokumenttikirjastosta (Premium)

  • Syöttää hankinnan kohteen tiedot

    • Lisätä asiakirja organisaation dokumenttikirjastosta (Premium).

  • Tarjouksen lähettäminen

  • Tarjouspyyntöön liittyvien täsmennyspyyntöjen vastaaminen

• Poistaa tarjouksen, jos sillä on muokkausoikeudet (Premium).

• Tarjouskilpailun omistaja voi luoda rinnakkaisen tarjouskilpailun painikkeella ”Tee uusi tarjous”

  • Huom! Jos hankintayksikkö on estänyt rinnakkaiset tarjoukset, ei tämä ole mahdollista

Omat tiedot -> Tarjoukset:

Jos muokkausoikeudet ovat kaikilla tarjousten omistajilla tai tietyillä käyttäjillä, nämä voivat olla

• Tarkastella tarjouksen pdf-tiedostoa

• Poistaa tarjouksen

• Ladata dokumenttipaketin (Premium)

4. Tarjouksen hyväksyjä

Käyttäjällä on oltava lukuoikeus, jotta hän voi:

• Tarkastella tarjouksen pdf-dokumenttia
  Huom! Ilmaistason käyttäjät voivat nähdä vain lähetetyt tarjoukset

5. Sopimuspäällikkö

Voi nähdä:

• Kaikki organisaation sopimukset

• Ilmoittaa mahdolliset organisaationsa toimeksiannot hankintayksiköille

6. Käyttäjähallinnan yksikkötason pääkäyttäjä

On pääsy vain Käyttäjähallintaan ja voi:

• Luoda uusia käyttäjiä

• Muokata/poistaa olemassa olevia käyttäjiä

On this page

Supplier Portal roles (ENG)

Terms:

Call of tender - publication, tender that buyer organization has created

Tender - a bid that the supplier organization created, a response to a call for tender

All users can:

• Update the organization`s tier

  • Purchase the premium or enterprise

    • Upgrade premium to enterprise

• Edit & submit a response to ESPD clarification requests if invited to do so

All the roles are listed below:

1. Basic user

2. Admin

3. Tender owner

4. Tender acceptor

5. Contract manager

6. User management admin unit level

1. Basic user

When Basic user opens tender for the first time, user will become as person in charge of tender and will receive all the notifications to it

• Admin or tender owner can change them as the person in charge -> Notifications comes to the new person in charge

When Basic user opens the tender what is opened before by the admin or tender owner

They can see the following sections:

• Summary

  • See the summary of the call for tender

• Publication documents

  • Can download all the publication documents and view the pdf preview

• Questions and answers

  • Can view the submitted questions (when the tender owner has sent them)

  • Answered questions (when the procurement entity has answered to questions)

Grey sections are not available for Basic users:

• Persons in charge

• Activities 

• ESPD

• Other terms and conditions

• Procurement object information

• Sending

Free tier organizations:

• When the basic user clicks grey sections, comes a notification that you need to have a tender owner role

• Activities are a premium feature, and from that comes a notification that you should buy premium tier 

Premium organization:

• Comes a notification that you need a license and a role (tender owner)

2. Admin

Can:

• Open every tender in the Supplier portal

  • Access in persons in charge tab

    • Admin can always open all tenders and change itself as the person responsible for the tender 

    • Change another tender owner as the person in charge of the tender

      Note! If the admin wants to edit a tender, the admin must have the tender owner role also

  • The drop-down menu shows every user in the organization who has a tender owner and admin role

  • Can access the activities if user have license (Premium)

• Edit the tender (my profile - tenders - in progress)

  • Access in persons in charge tab

  • Activities if user has license (Premium)

• Add documents to the organization`s document library (Premium)

Can`t:

• Edit the tender (needs to have tender owner role)

  • Send the ESPD requests to groups or subcontracto

•  Give the temporary editing right to other users (needs to have also tender owner role)

• Submit the tender

• Access the contracts and commissions tab (needs contract manager role)

• View the submitted tender pdf document (needs to have right to tender and tender owner role)

3. Tender owner

When Tender owner opens tender for the first time, user will become as person in charge of tender and will receive all the notifications to it

• Can change the person of charge user to someone else (tender owner user or admin)

  • Can give the temporary editing right, but at that time cannot edit that specific tender (Free)

•  The tender owner can access every page and fill out the tender

  • Activities (Premium)

  • Summary

  • Publication documents

  • Q&A

    • Submits the questions

  • Fill the ESPD

    • Send the qualification request from ESPD to the group and subcontractors

    • Approves the answers

  • Other terms and conditions

    • Add a document from the organization`s document library (Premium)

  • Enter procurement object information

    • Add a document from the organization`s document library (Premium)

  • Sending

    • Add a document from the organization`s document library (Premium)

    • Submit the tender

  • Receive the clarifications from the tender

When Tender owner opens the tender what is opened before by the Admin or Tender owner the Tender owner can:

• Open the created tender (Free)

• Open the pdf (Free)

• Delete the tender if have editing rights (Premium)

The tender owner can create a parallel tender by 'create a new tender' button.

But if the procurement entity has been preventing parallel tenders- can`t do that

My profile -> Tenders:

For the freemium, this behaves like a basic user if the tender owner doesn`t have rights to specific tender

If the editing rights are for all the tender owners or specific users, those can 

• View tender pdf

• Delete tender

• Download the document package (Premium)

4. Tender acceptor

The user needs to have reading right so they can:

• View the tender's pdf document if the user has been given the right to do so

  • Note! Free package users can only see offers from the past

5. Contract manager

Can see:

• all organization's contracts

• report their possible organization's commissions to procurement entities

6. User management admin unit level

Has only access to User management and can:

• Create new users

• Edit/ delete existing users

On this page