Luo reklamaatio

HUOM! Sopimuksen tulee olla voimassa oleva, jotta reklamaatio on mahdollista luoda

Reklamaatio voidaan luoda:

• Reklamaatioehdotuksen pohjalta

• Sopimuksen pohjalta

  • Sopimushaun valikosta "luo reklamaatio"

  • Sopimukselta "reklamaatiot"-osiosta "lisää"

Luo reklamaatio reklamaatioehdotuksen pohjalta

• Luodut reklamaatio ehdotukset löytyvät osiosta haku - reklamaatio - reklamaatioehdotukset

Valitse katsele, josta avautuu reklamaatioehdotuksen tarkemmat tiedot

Ehdotuksen hylkääminen

• Valitse "hylkää"

Ehdotuksen hyväksyntä

• Valitse reklamoitava osapuoli

• Mahdollinen käytettävä reklamaatiopohja

  • Pääkäyttäjä voi luoda reklamaatiopohjia "asetukset"-valikossa

• Valitse "hyväksy"

  • Järjestelmä ohjaa reklamaation muokkausnäkymään

Reklaamation luonti 

• Reklaamatio voidaan luoda "sopimushaun" kautta

• Reklamaatio on myös mahdollista luoda sopimuksen katselutilan "reklamaatiot-osiosta"

Reklamaation luonti

Reklamaation perustaminen -välilehdellä voi valita reklamaatiopohjan, jota käytetään pohjana.

Reklamaatio koostuu neljästä osiosta

1.  Perustiedot

•  

  • Reklaamation sopimus 

    • Sopimus, jonka pohjalta reklamaatio tehdään (tulee automaattisesti)

  •  Reklamaation sopimuksen tyyppi

    • Sopimuksella valittu sopimustyyppi (tulee automaattisesti sopimuksen pohjalta)

  •  Nimi *

    • Syötä reklamaatiota kuvaava nimi

  • Reklamaation päivämäärä

    • Valitse kalenterista päivämäärä reklamaatiolle

  • Reklamaation tyyppi kts. ohje vasen navigaatio "reklamaatiotyypit"

    • Valitse mahdollinen reklamaatiotyyppi

  • Reklamoitava osapuoli *

    • Valitse alasvetovalikosta reklamaation osapuoli

  • Reklamaation ulkoiset osanottajat

    • Lisää reklamaation osapuolen tiedot:

      • Nimi * 

      • Sähköposti *

      • Puhelinnumero

  • Reklamaation sisäiset osanottajat

    • Sopimuksen vastuuhenkilö tulee automaattisesti

    • Lisää mahdolliset muut sisäiset vastaanottajat

  • Reklamaation liitteet

    • Lisää haluttu liite 

    • Lisää sopimuksen liitteitä reklamaation liitteeksi

2.  Reklamaation osat

• Lisää reklamaation sisältö + painikkeesta "lisää", jolloin voit luoda itse reklamaatioon otsikoita ja tekstikenttiä (Vasemman puolen laatikkoon tulee osan otsikko ja oikealla syötetään teksti otsikon alle)

• Lisää mahdollisia sopimuskohtia sopimukselta

• Muokkaa järjestystä välilehdellä on mahdollista muokata osien järjestystä

Huom! jos reklamaation luonnissa on käytetty reklamaatiopohjaa niin sisältöä ei välttämättä ole mahdollista muokata kts. ohje reklamaatiopohjat 

3.  Tila

• Tila

  • Vaihtuu reklamaation tilan mukaisesti

• Reklamaatiodokumentti

  • Voit katsoa reklamaation pdf-dokumentin

• Valitse liitetäänkö reklamaatiolle

  • Kansilehti

  • Sisällysluettelo

• Valitse lähetetäänkö reklamaatio *

  • Ulkoisille vastaanottajille (jotka on syötetty perustiedot osiossa)

  • Sisäisille vastaanottajille (jotka on syötetty perustiedot osiossa)

• Aseta reklamaation tarkastuksen päivämäärä

• Aloita tarkastusvaihe (lähettää reklamaation kommentointipyynnön s.postitse vastaanottajille)

KUVA: Kun vastaanottajat sekä päivämäärä on valittu, tulee "aloita tarkastusvaihe" aktiiviseksi. Tarkastusvaiheessa reklamaation tila muuttuu "tarkastuksessa" ja järjestelmä lähettää reklamaation kommentointipyynnön kaikille vastaanottajille.

Reklamaation kommentointi

• Reklamaation kommentointipyyntö tulee vastaanottajille järjestelmästä s.postitse. Pyynnön liitteenä on automaattisesti reklamaatio pdf-muodossa

• Aloita kommentointi

  • Syötä s.postiosoite, jolloin järjestelmä ohjaa käyttäjän reklamaation kommentointiin

KUVA: Syötä haluttu kommentti "lisää kommentti-kuvakkeesta". Kun reklamaatiota on kommentoitu menee reklamaation kaikille osapuolille viesti kommentista, tämä mahdollistaa reaaliaikaisen keskustelun reklamaation osalta.

• Kommentoinnin määräajan päättymisen jälkeen "tee päätös"

KUVA: Lisää päätöspäivämäärä sekä mahdollinen sisältö sekä liitteet. Lisää päätöksen vastaanottajat ja "hylkää taikka hyväksy reklaamatio", reklaamation hyväksynnästä lähtee s.posti osanottajille.

KUVA: Viesti, joka lähtee vastaanottajille järjestelmästä.

4. Historiatiedot

• Reklamaation vaiheet tallentuvat järjestelmän osioon historiatiedot

• Reklamaatiota voidaan tarkastella jälkikäteen sopimuksen osiosta reklamaatiot sekä haku - reklamaatiot osiosta

KUVA: Hakutulos-näkymästä voidaan myös luoda raportti zip-muotoon, joka sisältää kaikkien reklamaatioiden pdf-dokumentit sekä excel-listauksen kaikista reklamaatioista.