Kommenttikierros

Sopimuksen katselu näkymässä voidaan tarkastella ja luoda sopimukseen liittyviä kommenttikierroksia sekä muokata olemassa olevaa kommenttikierrosta. Kommenttikierrokset voivat olla tilassa: keskeneräinen, aktiivinen tai suljettu.

Lisää uusi kommenttikierros

Valitse "Lisää uusi kommenttikierros"

• Otsikko:

  • Syötä kommenttikierrokselle otsikko

• Saateteksti:

  • Kirjoita kutsulle saateteksti

• Määräaika:

  • Määrittele määräaika, johon mennessä kommentit tulee syöttää

• Vastaanottajat:

  • Lisää kommenttikierrokselle sisäinen vastaanottaja "Lisää sisäinen vastaanottaja"

    • Vastaanottaja on valittavissa Cloudia Sopimuksen käyttäjistä

  • Lisää kommenttikierrokselle ulkoinen vastaanottaja "Lisää ulkoinen vastaanottaja"  

    • Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite

• Lisää liite

  • Lisää omalta koneelta liite kommenttikierrokselle

• Näytä sopimusdokumentti vastaanottajille:

  • Kommenttikierroksen laatija voi määritellä näytetäänkö sopimusdokumentti vastaanottajille

• Vastaanottajat näkevät toistensa kommentit:

  • Kommenttikierroksen laatija voi määritellä näkevätkö vastaanottajat toistensa kommentit

• Lähetä kommenttikierroksen loppukatselmus ulkoisille käyttäjille

  • Kommenttikierroksen laatija voi määritellä lähetetääkö kommenttikierroksen päätyttyä ulkoisille käyttäjille loppukatselmusdokumentti

• Lähetä sähköposti-ilmoitus uusista kommenteista koostetusti

  • Jos tätä valintaa ei tehdä, järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen aina uuden kommentin saapuessa. 

Sopimuskohdat

• Valitse, mitkä sopimuskohdat lisätään kommentoitavaksi, laittamalla täppä valitun sopimuskohdan kohdalle kohtaan "Lisää kommenttikierrokselle". Tällöin kommenttikierroksen vastaanottaja näkee sopimuskohdan sekä sen sisällön. 

  • "Valitse kaikki" -toiminnolla voit valita kaikki sopimuskohdat mukaan kommenttikierrokselle 

  • Halutessasi voit kirjoittaa sopimuskohtaa koskevan kysymyksen kohtaan "Kohdetta koskevat lisätieto/kysymys"

Valitse lisätäänkö metatiedot/mitkä metatiedot lisätään näkyviin kommenttikierrokselle klikkaamalla aktiiviseksi kohta "Lisää kommenttikierrokselle". Tällöin kommenttikierroksen vastaanottaja näkee metatiedon sekä sen sisällön. 

HUOM. Salassapidetyiksi merkittyjä sopimuskohtia tai metatietoja ei voi lisätä kommenttikierrokselle

Kun tarvittavat kentät on täytetty, klikataan ”Tallenna” tai poistutaan näkymästä ”Peruuta” toiminnolla.

Kommenttikierroksen aloittaminen

Kun kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, voidaan kommenttikierros aloittaa.

• Tallennuksen jälkeen tulee valittavaksi "Aloita kommenttikierros"

• Kommentointikutsu lähetetään vastaanottajille klikkaamalla painiketta

• Jos haluat aloittaa kommentointikierroksen myöhemmin, valitse "Peruuta"

Vastaanottaja sää sähköpostiin ilmoituksen kommentointipyynnöstä.

• Kommentointinäkymään pääsee klikkaamalla "Aloita kommentointi"

Sopimuksen kommentointi

Aloita kommentointi -valinnan jälkeen, näkymä siirtyy kommentointiliittymään, jossa kommentoija syöttää kommentit sopimukselle.

• Kommentoijien on mahdollista kommentoida aktiivista kommenttipyyntöä

• Kommentoija voi syöttää kommenttinsa haluttuihin kohtiin

• Kommentoija voi lisätä liitteen haluamiinsa kohtiin

• Kommentti lähetetään "Lähetä kommentit"-toiminnolla

Kommenttikierroksen hallinnointi

Kommentointikierrokset listautuvat sopimuksen "Kommentit" -välilehdelle

Kommenttikierros luonnos

• Muokkaa

  • Keskeneräisen kommenttikierroksen muokkaaminen

    • Avautuu sama näkymä kuin uuden kommenttikierroksen luomisessa

• Aloita kommenttikierros

  • Kommenttikierros aloitetaan klikkaamalla ”Aloita kommenttikierros”

• Poista

  • Poista kommenttikierros

Aktiivinen kommenttikierros

• Katsele

  • Avaa kommenttikierroksen tiedot

• Kommentointi

  • Käyttäjä pääsee samaan kommentointi näkymään, joka näkyy vastaanottajalle 

  • Näkymään listautuvat kommentoijien antamat kommentit

  • Kommenttikierroksesta voi ladata tiivistelmän (pdf) klikkaamalla "Lataa kooste"

• Muokkaa

  • Aloitetun kommenttikierroksen muokkaaminen

    • Avautuu sama näkymä kuin uuden kommenttikierroksen luomisessa, jossa voi muokata määräaikaa, vastaanottajia sekä mukana olevia sopimuskohtia ja metatietoja. 

    • Määräaikaa voi pidentää tai lyhentää

    • Vastaanottajia voidaan poistaa/lisätä. Järjestelmä lähettää tästä sähköpostiviestin asianosaisille. 

• Päätä kommenttikierros

  • Käyttäjä voi päättää aktiivisen kommenttikierroksen ”Päätä kommenttikierros” toiminnolla

• Lähetä muistutusviesti

  • Halutessasi voit lähettää muistutusviestin niille henkilöille, jotka eivät ole vielä kommentoineet sopimusta "Lähetä muistutusviesti" toiminnolla.

    • Valitse avautuvasta ikkunasta henkilöt, joille muistutusviesti halutaan lähettää ja klikkaa "Lähetä".

Päättynyt kommenttikierros

• Aktiivinen kommenttikierros päättyy määräajan päätyttyä tai käyttäjä voi päättää sen ”Päätä kommenttikierros” toiminnolla. 

• Kommentointi

  • Katsele kommentoijien jättämiä kommentteja

• Muokkaa

  • Jatka määräaikaa tai muokkaa vastaanottajia

    • HUOM. Jos haluat jatkaa määräaikaa, muista käynnistää kommenttikierros uudelleen toiminnolla "Aloita kommenttikierros"

Jos kommenttikierroksen aloituksessa on valittu "Lähetä kommenttikierroksen loppukatselmus ulkoisille käyttäjille", lähtee kierroksen päättyessä loppukatselmus käyttäjän sähköpostiin.

Dokumentissa näkyy käyttäjien tai käyttäjän sopimukseen antamat kommentit, riippuen onko aloituksessa valittu näkevätkö vastaanottajat toistensa kommentit.

Kommenttikierroksen ulkoinen vastaanottaja

• Sähköpostiin saapuu viesti josta pääsee suorittamaan kommentoinnin

• Klikkaamalla "Aloita kommentointi" painiketta aukeaa uusi välilehti johon tulee syöttää sähköpostiosoite mihin olet vastaanottanut tuon kutsun

• Tämän jälkeen aukeaa kommentointinäkymä

• Kommenttien lisäys tapahtuu "Lisää kommentti" kohdista

• Kommentin lisäksi on mahdollista lisätä myös liitteitä

• Lähetys tapahtuu "Lähetä kommentti" painikkeesta jolloin kommentti tallentuu suoraan kommentointikierrokselle

• Kommentoinnin jälkeen voit sulkea välilehden