Slik bruker du eBevis
- Former user (Deleted)
- Torben Jenssen
eBevis er kun tilgjengelig når virksomheten din har lisens for eBevis i Mercell. Ta kontakt med systemadministrator dersom du ikke finner igjen valgene for eBevis som vi viser deg i denne veilederen.
I denne veilederen viser vi deg hvordan du registrerer konkurransen for å motta dokumentasjonsbevis gjennom eBevis. Vi skal også vise deg hvordan dokumentasjonen fremkommer i Mercell etter at tilbudsfristen er gått ut, og leverandøren har gitt nødvendig samtykke.
Er det noe du lurer på om eBevis? Les noen spørsmål og svar her.
DFØ står bak en veileder som beskriver bruk av dokumentasjonen i eBevis som du kan lese her.
Husk at eBevis er direkte knyttet til ESPD-skjemaet. Når du ønsker å bruke eBevis på konkurranser hvor ESPD-skjemaet ikke automatisk blir aktivert, må du derfor manuelt aktivere ESPD.
Selv om eBevis er knyttet til ESPD-skjemaet, så betyr ikke det at du ikke kan bruke eBevis på konkurranser hvor ESPD ikke er obligatorisk. Faktisk vil vi anbefale at du bruker eBevis på alle konkurranser hvor leverandøren skal levere firmaattest, skatteattest og dokumentasjon på økonomisk kapasitet.
Denne veilederen tar derfor for seg de kravene og dokumentasjonen som spesifikt er knyttet til eBevis, mens utfylling og veiledning knyttet til ESPD-skjemaet generelt er dekket i ESPD Avvisningsgrunner og ESPD Kvalifikasjonskrav.
Slik aktiverer du eBevis og ESPD-skjemaet
Hvis du skal publisere en konkurranse under EØS-terskelverdi, må du manuelt aktivere ESPD-skjemaet. Gå til fanen Betingelser og huk av for Bruk ESPD i Mercell.
Legg merke til at at muligheten for å velge eBevis ikke kommer frem før etter at du har aktivert ESPD. Konkurranser over EU-terskelverdi vil ha ESPD aktivert automatisk.
Huk nå av for eBevis. Dette aktiverer eBevis for denne konkurransen.
ESPD-krav og dokumentasjonsbevis
eBevis dokumentasjonspakken består av følgende dokumentasjon:
Oppdatert skatt- og momsattest
Om leverandøren er i en konkurs- eller insolvenssituasjon
Firmaattest
Siste 3 års regnskap
Leverandørens etableringsdato
Antall ansatte i bedriften
Denne dokumentasjonen er knyttet til spesifikke krav i ESPD-skjemaet, og du kan velge hvilken dokumentasjon du ønsker å motta ved å huke av for det korresponderende kravet.
Dersom informasjon om konkurssituasjon og antall ansatte i bedriften ikke er relevant, unnlater du å aktivere disse kravene.
Skatt- og momsattest, og informasjon om konkurs- eller insolvenssituasjon ligger under ESPD avvisningsgrunner. De øvrige ligger på ESPD kvalifikasjonskrav.
Oppdatert skatt- og momsattest
For å motta skatt- og momsattest må du huke av for Betaling av skatter og avgifter.
Om leverandøren er i en konkurs- eller insolvenssituasjon
De øvrige kravene finner du under ESPD Kvalifikasjonskrav.
Firmaattest
Her huker du av for Registrert i handelsregister eller foretaksregister.
Siste 3 års regnskap
Mange oppdragsgivere har gått bort fra å be om komplett regnskap, og velger i stedet å innhente kredittvurderingsrapport. Hvis det er situasjonen hos deg, dropper du å huke av for dette kravet.
eBevis henter automatisk de siste 3 års godkjente regnskap, og du har ikke muligheten til å velge kun siste år eller de to siste år.
Dersom dere stiller spesifikke krav til omsetning jf. FOA § 16-3 klikker du på blyanten til høyre og oppgir minimumskravet.
Leverandørens etableringsdato
Informasjon om leverandørens etableringsdato kan være relevant i tilfeller hvor leverandøren er et nyopprettet selskap som ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiveren har krevd, jf. FOA 16-4 (2).
Antall ansatte i bedriften
Deretter fortsetter du å registrere konkurransen på vanlig måte.
Veiledning til leverandørene om eBevis
Vi anbefaler at du gir informasjon til leverandørene om eBevis i konkurransegrunnlaget. Her er et eksempel på en veiledningstekst:
Oppdragsgiver benytter eBevis i denne konkurransen. eBevis gjør det mulig for oppdragsgiver å elektronisk hente inn opplysninger som dokumenterer at du oppfyller kvalifikasjonskravene knyttet til firmaattest og økonomisk kapasitet, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner mht. skatter og avgifter. Oppdragsgiver kan få tilgang til virksomhetsinformasjon fra Brønnøysundregistrene og restanser fra Skatteetaten.
Før oppdragsgiver kan hente opplysninger gjennom eBevis, må du gi samtykke. Dette gjøres i Altinn.
Dersom du ikke samtykker til bruk av eBevis må dokumentasjonen oppdragsgiver ber om sendes inn manuelt.
Her finner du en veileder til leverandørene om eBevis og fullmaktsprosessen: Gi fullmakt på ebevis.
Visning av dokumentasjonsbevisene
Når tilbudsfristen er gått ut, og leverandøren har gitt fullmakt, vil informasjonen i eBevis være tilgjengelig i Sammenlign tilbud-bildet.
I bildene nedenfor er det kun vist to leverandører, hvorav den ene ikke er norsk. eBevis gjelder altså kun norske leverandører. Utenlandske leverandører må dokumentere forholdene på vanlig måte med dokumenter.
Klikk på Sammenlign tilbud
Velg Avvisningsgrunner i Evaluering/status
Scroll ned til B: AVVISNINGSGRUNNER SOM GJELDER BETALING AV SKATTER, AVGIFTER OG TRYGDEAVGIFTER. Her ser du at informasjon knyttet til eBevis har rød overskrift. I eksempelet her ser vi at leverandøren har vesentlige restanser på skatt og moms. Ikke bra.
Scroll videre nedover til Konkurs. Her ser vi at leverandøren ikke er begjært konkurs.
For å sjekke firmaattest og se siste 3 års regnskap, klikk på Kvalifikasjonskrav.
Scroll ned til Registrert i handelsregister eller foretaksregister. Her ser du det står Ja, og du finner url til firmaattesten. Bruk markøren og merk url-en, høyreklikk og velg "Gå til https://......". Firmaattesten åpnes nå i nettleseren din.
Lenger ned finner du informasjon om Økonomisk og finansiell kapasitet og "Totale" årsomsetning. På samme måte som med firmaattesten finner du url til regnskapene de siste 3 årene.
Leverandørens stiftelsesdato finner du under Leverandørens etableringsdato.
OBS: lenkene vist ovenfor foreldes etter 3 måneder. Det betyr at dersom du åpner lenken mer enn 3 måneder etter at tilbudet ble levert, vil du få en feilmelding.
All denne informasjonen vil du også finne i anskaffelsesrapporten. Klikk på Tilbake
Klikk deretter på Rapport
Søk deg frem til leverandørenes tilbud og se gjennom leverandørens svar på ESPD avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav.
Hva må leverandøren foreta seg?
Husk at leverandørene trenger ikke abonnere på noe, kjøpe lisenser eller på annen måte forberede firmaet på å kunne levere eBevis.
Når leverandøren leverer tilbudet, får han en pop-up boks som forteller ham at han må gi fullmakt i Altinn.
Mercell vil nå sende en forespørsel til Brønnøysundregisteret gjennom et API og be om å få returnert dokumentasjonen du har huket av for i ESPD-skjemaet.
Informasjonen som hentes fra Brønnøysundregisteret blir overført til Mercell uten at leverandøren trenger å gi fullmakt. Dette gjelder siste 3 års regnskap, firmaattest, etableringsdato, antall ansatte og informasjon fra konkursregisteret.
Skatt- og mva-informasjon vil bli overført til Mercell først etter at leverandøren har gitt fullmakt. Leverandøren kan ikke gi fullmakt før tilbudet er levert. Fullmakten må gis i Altinn av en representant for firmaet som har tilstrekkelige rettigheter i Altinn.
Relaterte artikler