Tarjousten vertailu (Kilpailutus)
- Chris
- Miro Nygren
Vertailutaulukon tarkastelu
Tarjousten/osallistumispyyntöjen vertailunäkymässä voit tarkastella kaikkia saapuneita tarjouksia/osallistumispyyntöjä järjestelmän automaattisen vertailunäkymän kautta tai muodostamalla omia vertailunäkymiä. Omat vertailunäkymät ovat aina ilmoituskohtaisia ja näkymän voi asettaa myös ko. ilmoituksen oletusnäkymäksi. Järjestelmässä on mahdollista tarkastella vertailutaulukkoa kahdella eri tavalla: muokkaus- ja katselunäkymässä. Järjestelmässä on ilmoituskohtaisesti oletuksena oletusnäkymä, jonka voi valita avattavan muokkaus- tai katselunäkymässä. Ilmoituskohtaisesti voidaan myös tallentaa oma vertailunkäymä ilmoituksen oletusnäkymäksi. Vertailutaulukko avautuu aina siinä muodossa, kuin tarjouspyynnön luontivaiheessa on määritelty. Vertailutaulukon muotoon vaikuttaa:
Onko kyseessä kokonaishankinta vai osa-alueisiin jaettu hankinta
Vertailuperuste (halvin hinta, pisteytys vai tärkeysjärjestys)
Pyydetyt soveltuvuusvaatimukset tai tarjoajaan kohdistuvat muut ehdot (kun käytetään rakenteista ESPD:tä)
Hankinnan kohteet ja kriteerit
Tarjousten vertailu pääset tarkastelemaan kun olet tehnyt avauspöytäkirjan ja avannut tarjoukset. Tämän jälkeen navigoi kohtaan "Tarjousten vertailu" ja klikkaa "Avaa vertailu". Järjestelmä muodostaa ja avaa vertailutaulukon automaattisesti.
Vertailun muokkausnäkymä
Vertailutaulukon muokkausnäkymä avautuu "Muokkaa vertailua" -valinnalla. Muokkausnäkymässä vertailutaulukkoon voidaan kohdistaa hallinnointi tai muokkaustoimintoja (kommentointi, toimittajavalinta, manuaalisten pisteiden asettamien, liikesalaisuustietojen käsittely, tarjousten hylkääminen sekä täsmennys).
Katsele vertailua
Vertailutaulukon katselunäkymä avautuu "Katsele vertailua" -valinnalla, jolloin voidaan tarkastella vertailutaulukkoa, mutta siihen ei voida kohdistaa hallinnointi tai muokkaustoimintoja.
Katsele vertailua muokkausnäkymän kautta
Valitse vertailutaulukon vasemmasta yläreunasta "Katsele vertailua"
Vertailun katselunäkymässä voidaan tarkastella vertailutaulukkoa aakkosjärjestyksessä tai paremmuusjärjestyksessä.
Vertailun hallinnointi ja muokkaustoiminnot
Vertailun muokkausnäkymässä voidaan tarkastella sekä kohdistaa hallinnointi- ja muokkaustoimintoja kaikkiin saapuneisiin tarjouksiin/osallistumispyyntöihin.
Vertailutaulukon pisteytysnäkymät ja pisteiden laskentatapa
Cloudia Kilpailutuksessa voidaan asettaa kokonaishinnalle tai osa-alueittain hinnan ja/tai laadun maksimipisteitä. Lisäksi hankittaville kohteille voidaan asettaa pisteytyspainoarvoja (liittyy hintapisteiden asettamiseen) sekä kriteerikohtaisia pisteitä. Hintapisteet muodostuvat automaattisesti sen perusteella mikä tarjoajan kokonaishinta on suhteessa muihin saapuneisiin tarjouksiin (hintavertailussa käytetään suhde pienimpään tai lineaarista laskentatapaa) ja laadun maksimipisteet kohdistuvat sille tarjoajalle, joka on saanut suurimman määrän kriteerikohtaisia pisteitä (laadun maksimipisteet vertaillaan suhde suurempaan kaavalla).
Hinnan ja laadun pisteiden laskentatapa
Kun vertailuperusteeksi on valittu "Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys" voidaan ryhmän kokonaishinnalle tai osa-alueen hinnalle määritellä pisteet, jotka jakautuvat valitun kaavan mukaisesti (suhde pienimpään tai suhde pienimpään, lineaarinen). Vertailunäkymässä tarjoukset on vertailtu suhteessa toisiinsa valitun hintakaavan mukaisesti. Mikäli laadun maksimipisteitä käytetään, tulevat laadulliset maksimipisteet automaattisesti suhde suurimpaan -kaavalla.
Kriteerikohtaisten pisteiden laskentatapa
Mikäli vertailuperusteeksi on valittu "Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys" tulee vertailutaulukkonäkymään oma sarake pisteiden laskentatavalle. Pisteiden laskentatapa -valikossa olevat tiedot kertovat sen, miten ko. kriteerin pisteet lasketaan. Pisteytykset voivat olla ns. automaattisia, jolloin pisteet tulevat automaattisesti vertailulle tarjoajan antaman vastauksen perusteella. Tai manuaalisia, jolloin vertailun käsittelijä asettaa pisteet vertailun muokkausnäkymässä kriteerikohtaisesti. Automaattisia pisteitä ei voi muokata vertailun muokkausnäkymässä.
Tarjouksen hylkääminen
Vertailutaulukossa on mahdollista hylätä tarjous/osallistumispyyntö vertailuvaiheessa, jolloin tarjoajan antama tarjous/osallistumispyyntö jää pois vertailusta. Jos hankinta koostuu osista, tehdään hylkääminen erikseen jokaisen halutun osan osalta.
Poista valinta haluttujen tarjousten/osallistumispyyntöjen kohdalta
Vie ja tuo manuaalisesti arvioitavat vertailuperusteet Excel-tiedostolla
Halutessasi voit siirtää tarjoajan antamat kriteerivastaukset Exceliin, syöttää siellä niiden pisteitä sekä arviointeja ja ladata pisteytyksen vertailutaulukkoon. Excel-tuonnin jälkeen vertailutaulukon saa auki "Muokkaa vertailua" tai "Katsele vertailua" valinnalla, jonka jälkeen Excelillä tuodut pisteytykset sekä kommentit näkyvät vertailutaulukkonäkymässä. Tätä toimintoa voidaan käyttää ainoastaan silloin, jos pisteiden laskentatavaksi on määritelty "manuaalinen".
Valitse " Vie manuaalisesti arvioitavat vertailuperusteet Excel-tiedostoon”
Tallenna Excel-tiedosto omalle koneellesi
Exceliin listautuu kaikki kriteerit, jotka on määritelty manuaalisesti pisteytettäviksi. Sekä kriteerikohtaiset vastaukset, mikäli kriteerin tyyppi on "Teksti" -tyyppinen.
Syötä haluamasi tiedot
Tallenna täytetty Excel-tiedosto tuontia varten omalle tietokoneelle
Siirry takaisin kilpailutuksen tietosivulle ja klikkaa linkkiä "Tuo manuaalisesti arvioidut vertailuperusteet Excel-tiedostosta"
HUOM! Vienti-Exceliin ei saa tehdä mitään muutoksia ja mikäli vertailutaulukko muodostetaan uudelleen (käsittely aloitetaan kelvollisen tarjoajan valinnasta), pitää vienti-Excel muodostaa uudelleen ” Vie manuaalisesti vertailuperusteet Excel-tiedostoon” -toiminnolla).
Näkymästä voidaan avata vertailutaulukko PDF-muodossa
Avaa vertailutaulukko pdf-muodossa (liikesalaisuudet näytetään)
Avaa vertailutaulukko pdf-muodossa (liikesalaisuudet piilotettu)
Huom! Suurten vertailutaulukkojen tiedostot tulee avata selaimessa, koska Adobe Acrobat rajoittaa PDF-tiedoston leveyttä
Suurten vertailutaulukkojen osalta suosittelemme käyttämään selaimena Chromea tai Edgeä
Näkymästä voidaan avata vertailutaulukko toisessa tiedostomuodossa
Avaa vertailutaulukko excel-muodossa (liikesalaisuudet näytetään)
Avaa vertailutaulukko excel-muodossa (liikesalaisuudet piilotettu)
Vertailunäkymät
Tarjousten vertailu -osiossa on mahdollista luoda erilaisia näkymiä vertailutaulukosta. Järjestelmä tuottaa oletusnäkymän vertailutaulukosta, mutta tämän lisäksi voidaan laatia muita vertailunäkymiä esim. tarjoajakohtaisesti, ryhmä- tai osa-aluekohtaisesti.
Vertailunäkymät luodaan kilpailutuksen "Tarjousten vertailu" -osion kohdassa "Vertailunäkymät"
Valitse "Luo uusi vertailunäkymä"
Vertailunäkymän määritteleminen
Vertailunäkymän nimi
Nimeä vertailutaulukko
Oletusnäkymä
Valitse, onko vertailunäkymä tarjouspyynnön oletusnäkymä
Näkymään listautuvat tarjoukset
Voit valita, mitkä tarjoukset, hankinnan osat ja kohteet tulevat vertailunäkymään
Oikeassa laidassa olevalla nuolella saat auki alasvetovalikon josta pääset valitsemaan halutut tarjoukset
"Valitse kaikki" -valinnalla voit valita kaikki tarjoukset, osa-alueet ja kohteet
Valinnat voidaan tyhjentää "Tyhjennä valinnat" painikkeella
Näkymän asetukset. Valitse halutut asetukset
Näkymä muodostuu käänteisenä
Näytetään vain ne, johon liittyy pisteytys
Näytetään vain ne, joihin liittyy manuaalinen pisteytys
Näytetään vain ne, joihin liittyy liikesalaisuustietoja
Näytetään tarjoajan nimi
Näytetään tarjouksella annettu nimi
Näytetään hintakoosterivit
Näytetään laadun yhteenvetorivit
Näytetään kokonaispisteiden rivit
Näytetään (tarjouksen) sijanumero
Näytetään soveltuvuusvaatimukset
Näytetään yhteiset kriteerit/tiedot
Valitse "Tallenna"
Tallennuksen jälkeen voidaan avata näkymä "Avaa näkymä vertailutaulukossa" -valinnalla
Poistaa vertailunäkymän "Poista" -valinnalla
Palata vertailunäkymien hallinnointiin "Palaa" -painikkeella.
Luodut vertailunäkymät listautuvat "Tarjousten vertailu" -osioon kohtaan "Vertailunäkymät". Näkymää pääsee tarkastelemaan ko. näkymän vasemmassa laidassa olevasta kolmen viivan painikkeesta.
Avaa näkymä vertailutaulukossa
Muokkaa vertailunäkymää
Avaa vertailunäkymä pdf-muodossa (Liikesalaisuudet näytetään)
Avaa vertailunäkymä pdf-muodossa (Liikesalaisuudet piilotettu)
Poista
KUVA: Vertailunäkymien toiminnot