Denne guide viser dig, hvordan du bruger Mercell-forhandlingsmodulet. Modulet gør forhandlinger i flere faser lettere og giver dig god kontrol og dokumentation gennem hele forhandlingsprocessen.
Guiden er baseret på det faktum, at funktioner relateret til krav og produkter bruges i udbuddet. Dette er yderligere funktioner, der kan være nyttige i forbindelse med forhandlinger, men ikke strengt nødvendige. Du kan bruge forhandlingsmodulet uafhængigt af disse funktioner.
Hvis du følger en af nedenstående link, kommer du over til en af vores norske vejledninger, da de endnu ikke er omskrevet til det danske system.
Det er ingen indstillinger knyttet til forhandlingene når du registrerer udbuddet. Funktionen er heller ikke begrænset til hvilken type udbud du har annonceret. Du kan derfor aktivere funktionen for forhandlinger uanset hvilken type udbud du har publiseret.
For at du kan bruge funktionen som er beskrevet, må licensen for forhandlingsmodulen være aktivert på din brugerprofil. Har du ikke sådan en licens, tag da kontakt til systemadministrator i din virksomhed.
Hvordan fungerer forhandlinger i Mercell Udbudsportal
Forhandlingerne finder sted som forhandlingsrunder, og du har mulighed for at reducere antallet af tilbud, der forhandles gennem forhandlingsprocessen ved at gennemføre flere runder. I hver runde vælger du, hvilke leverandører der vil være involveret, og hvilke frister leverandørerne skal have til at indsende reviderede tilbud. Du kan også indstille en fælles frist, der gælder for alle leverandører.
Efter en afsluttet forhandlingsrunde kan du vælge at sende en tildelingsbeslutning eller gennemføre yderligere runder med nye reviderede tilbud.
Aktivering af forhandlingsmodulet
Du behøver ikke aktivere forhandlinger om udbud, før du rent faktisk begynder at føre forhandlingerne. Der er oprindeligt intet valg, når du tilmelder dig udbuddet, hvilket du skal gøre for at forberede dig på forhandlinger. Udbuddet registreres, offentliggøres og behandles som et almindelig udbud, indtil du aktiverer funktionerne til forhandlinger.
På hvilket tidspunkt skal du aktivere forhandlinger?
I praksis er der ingen endelig beslutning om, hvornår forhandlingsmodulet aktiveres, og en ny forhandlingsrunde vil blive startet. Vi kan forestille os forskellige scenarier:
Du aktiverer forhandlingsmodulet og opretter en forhandlingsrunde inden forhandlingsmøderne starter, og bruger funktioner til feedback og kommentarer som en elektronisk rapport i selve forhandlingsmødet. Når møderne er afsluttet, starter du forhandlingsrunden, så leverandørerne kan indsende reviderede tilbud baseret på kommentarer, du har afgivet til Mercell.
Du afholder møder og fører referater på den sædvanlige måde. Aktiver derefter forhandlingsmodulet, og opret forhandlingsrunden, når møderne er afsluttet.
Du bruger forhandlingsmodulet til en rent elektronisk afklaringsrunde uden møder.
Du er derfor fri til at bruge funktionerne efter dine egne ønsker og behov.
Forbered dig på forhandlinger
Før du kan starte en forhandlingsrunde, skal du først aktivere selve forhandlingsmodulet. Du kan kun gøre dette, når en indledende evaluering af de modtagne tilbud er afsluttet.
I denne vejledning har vi brugt følgende funktioner:
Påstand
Produkter
Registrerede tildelingskriterier
Hvis du ikke har brugt krav, produkter og tildelingskriterier i konkurrencen, mangler listen over evaluering / status, hvad der er markeret i den røde ramme, og viser kun (udelukkelsesgrunde til ESPD), kvalifikationskrav og dokumenter/filer. I så fald kan du springe direkte til sektionen Gennemførelse af en forhandlingsrunde.
Vurdering af krav
I eksemplet har vi lavet en indledende vurdering af leverandørenes besvarelse af kravspesifikationer. Det er fornuftig at lægge notater ind i kommentarboksene til internt brug.
Evaluering af tildelingskriterier
Også her kan det give mening at bruge kommentarfelterne til interne noter og rullemenuer til at indstille en beskrivende status.
OBS: Teksten i boksene ‘Kommentar til leverandør’ benyttes ikke i forhandlingsmodulen, og vil ikke kunne ses af leverandørene i forhandlingsrunden. Disse kommentarene kan imidlertid benyttes for at give en tilbagemelding til leverandøren på selve tildelingen.
Efter denne tid er det naturligt at afholde møder med leverandørerne og føre en dialog om indholdet af tilbudene.
Denne guide vil nu være baseret på det faktum, at I har haft møder med alle 3 leverandører, de har modtaget mundtlig feedback på tilbudene, og der er skrevet mødereferater. I er også blevet enige med leverandørerne om en frist for revision af tilbuddet.
Et indkøb med forhandlinger giver mulighed for individuelle frister til at revidere tilbuddet. Dette kan være nyttigt, hvis forhandlingsmøderne strækker sig over flere dage. For at alle skal have den samme tid, efter at mødet er afsluttet, kan der derfor fastsættes individuelle deadlines.
Det er et krav, at den sidste og endelige revision af tilbuddet skal have samme tilbudsfrist for alle leverandører.
For at åbne for at leverandørene kan revidere tilbudet, må I nu aktivere forhandlingsfunktionen og starte en forhandlingsrunde.
Gennemføre en forhandlingsrunde
Aktivere forhandlingsfunktion
For at aktivere forhandlingsfunktionen, går du til Forhandling/Tildeling, og klikker på Aktiver forhandling i topmenuen.
Du bliver nu præsenteret for en informationsboks. Klik OK.
Hvad skal leverandørene kunne ændre?
I princippet siger reglerne, at du kan forhandle alle aspekter af tilbuddet. Dette betyder ikke automatisk, at alle leverandører har mulighed for at foretage ændringer i alle dele af tilbuddet. Derfor skal du som indkøber aktivt åbne for de dele af tilbuddet, der kan ændres.
I dette eksempel tillader vi leverandører at ændre deres svar til:
Påstand
Priser (Produkter)
Upload nye tilbudsdokumenter
Hvis du ikke har brugt krav og produkter, kan du springe til afsnittet Revider tilbudsdokumenter
Revider svar på kravspecifikation
For det første vil vi tillade leverandører at ændre svaret på nogle af kravene. Som køber skal du overveje, i hvilket omfang kravene faktisk skal revideres. Når der er specifikke Ja / Nej-krav, der allerede er accepteret af leverandøren, er der ikke behov for yderligere afklaring.
Klik på Krav i evaluering / status, og marker de krav, hvor leverandøren skal kunne ændre svaret i forhandlingsrunden.
På dette billede kan du markere de krav, som leverandøren skal have mulighed for at ændre i det reviderede svar. Vi anbefaler at bruge kommentarfeltet til at guide leverandørerne. Kommentarerne kan f.eks. afspejler det, der er bemærket i mødereferatet, så du har al dokumentation fra forhandlingsprocessen i Mercell.
Kommentaren i feltet "Kommentar fra køber" vises ikke til leverandøren i denne fase af konkurrencen.
Husk at klikke på Gem, inden du fortsætter.
Revider priser
Hvis du har brugt en traditionel prisformular i Excel, NS-beskrivelser eller andre prisdokumenter, skal leverandøren uploade nye dokumenter for at ændre priser. I så fald skal du gå til næste afsnit 'Revidere tilbudspapirer'.
I vores eksempel har vi brugt funktionen til produktpriser i udbuddet, og vi kan nu åbne for leverandører til at revidere priser direkte i Mercell. Klik på Produktevaluering i Evaluering / Status
Marker afkrydsningsfeltet, og tilføj om nødvendigt en kommentar til leverandørerne for de priselementer, der kan ændres. Også her anbefaler vi, at kommentarerne afspejler det, der er noteret i protokollen, så du har al dokumentation fra forhandlingsprocessen i Mercell.
Revider tilbudsdokumenter
Vi tillader også leverandører at uploade nye versioner af udbudsdokumenterne eller uploade helt nye filer/dokumenter. Klik på Filer/Dokumenter i evaluering / status, marker afkrydsningsfeltet Forhandle, indtast kommentarer og klik endelig på Gem ændringer.
Leverandørene har foreløbig ikke mulighed for at lave ændringer i tilbudet. Det bliver først muligt efter du har startet forhandlingsrunden.
Oprette forhandlingsrunde
For at oprette en ny forhandlingsrunde klikker du på hammerikonet:
Dette vinduet dukker op.
Her har du følgende valg:
Overskrift: Giv forhandlingsrunden en titel
Individuelle deadlines: "Deadline" betyder det samme som en budfrist i almindelige udbud. Leverandøren kan ikke revidere tilbuddet, efter at denne frist er udløbet. Kontroller, om de forskellige leverandører skal have individuelle frister for at afgive et revideret tilbud. Dette kan være nyttigt, hvis forhandlingsmøderne strækker sig over flere dage.
Vis tilbud: Her kan du vælge, om du skal have mulighed for at se de reviderede tilbud straks efter at de er leveret eller først efter forhandlingsrunden er afsluttet.
Generel information om forhandlingsrunden: Her kan du sende en kommentar eller besked til leverandørerne. Denne kommentar synes for alle leverandører at være en del af forhandlingsrunden, se afsnittet; Hvordan ser det ud for leverandørerne?
Upload vedhæftede filer: Her kan du uploade dokumenter. Dette kan revideres beskrivelser, justeret prisformular eller andet. Disse dokumenter vil være synlige for alle leverandører, der er involveret i forhandlingsrunden.
Klik på Gem for at fortsætte.
Sætte individuelle frister
Hvis du krydset af for Individuelle frister, må disse angives på den enkelte leverandør.
Klikk på leverandørnavnet til en af leverandørene i listen eller brug blyanten til høyre.
Startdato for forhandling: Startdato betyder, at leverandøren ikke får mulighed for at ændre tilbudet inden denne dato. Du kan indstille en tid tilbage i tiden, f.eks. tidspunktet for forhandlingsmødet, så leverandørerne kan komme ind for at ændre tilbudet straks efter at du har aktiveret runden.
Slutdato for forhandling: Har den samme funktion som tilbudsfristen i en almindelig konkurrence. Leverandører kan ikke ændre deres tilbud efter denne dato.
Kommentar: Her kan du sende en generel kommentar til leverandøren. Dette vises kun for denne ene leverandør.
Upload vedhæftede filer: Her kan du uploade en vedhæftet fil, der kun skal sendes til denne udbyder. Dette kan f.eks. være et protokol.
Husk at gemme, inden du fortsætter.
Klik derefter på en af de andre leverandører for at foretage de samme indstillinger for alle leverandører, der skal inviteres til forhandlingsrunden.
Klik på *Gem og derefter på Tilbage når du er færdig med indstillingene på alle leverandørene.
Her ser du fristene du har opgivet.
Sætte fælles frist for reviderede tilbud
Hvis du ønsker at sætte en fælles frist for at levere reviderede tilbud, krydser du ikke af for individuelle frister og udfylder start- og sluttdato.
Sådan vælger du, hvilke leverandører der kan ændre i deres tilbud med et par klik
Når forhandlingsrunden er oprettet, og du har tilføjet leverandørerne, der skal inviteres til forhandlingsrunden, kan du bruge en genvej til at beslutte, hvad de skal kunne ændre.
Almindelige indstillinger for alle leverandører
I afsnittet ”Hvad skal leverandørerne kunne ændre?” så du, hvordan du kan vælge, hvad den enkelte leverandør kan ændre i det reviderede tilbud. Hvis du vil have, at alle leverandører skal kunne ændre alle dele af deres tilbud, kan du bruge denne genvej, som vi beskriver her.
Når du er i indstillingsskærmen til forhandlingsrunden, skal du klikke på Vælg / Fjern.
Du får dette billede op.
I rullemenuen kan du vælge:
Nuværende opsætning / valg: Du beholder de indstillinger, du har foretaget under Krav, Produkter, dokumenter osv. Under afsnittet Hvad skal leverandørerne kunne ændre?
Aktiver muligheden for forhandlinger om alle udbudselementer i budrunden: Hvis du vælger dette, vil du aktivere forhandlinger om alle udbudselementer (alle krav, alle produkter osv.) For alle leverandører. Dette overskriver de indstillinger, du tidligere har foretaget, se punkt ovenfor.
Deaktiver muligheden for forhandlinger om alle budelementer i budrunden: Det modsatte af det forrige punkt. Dette overskriver de indstillinger, du har foretaget tidligere.
I feltet Forhandlingskommentarer kan du skrive en kommentar til leverandørerne. Denne kommentar kopieres til alle tilbudselementerne (alle krav, alle produkter osv.) For alle leverandører. Dette overskriver de indstillinger, du har foretaget tidligere.
Indstillinger for den enkelte leverandør
Du har den samme mulighed for bulkindstillinger for hver leverandør. Klik på den relevante leverandør.
Klik på knappen Vælg/Fjern forhandling
Du får samme billede op som i forrige afsnit, og du har de samme valgmuligheder, men ændringene gælder altså kun den pågældende leverandør. Dette vil overskrive eventuelle innstillinger du har gjort tidligere under Hva skal leverandørene kunne endre?.
Start forhandlingsrunden
Foreløbig er forhandlingsrunden i redigeringsmode. Før leverandørene kan levere reviderede tilbud, må du starte forhandlingsrunden. Klik på «play»-knappen for at starte runden.
Det er ikke muligt at lave ændringer i en forhandlingsrunde efter den er startet. Hvis du opdager at der er nogen fejl, må du afslutte runden og starte en ny.
Du får denne boks op. Klik OK.
Hvis du ønsker at sende individuelle meldinger med mere informtion, kan du gøre det gennem kommunikationsfunktioonene i Mercell, men leverandørene vil uanset hvad modtage en automatisk generert besked i Mercell og varsel på email.
Leverandørene kan nå levere reviderede tilbud.
I udbudsbilledet vil du se at der er dukket en ny fane op – Forhandlingsrunder. Her har du oversigt over alle forhandlingsrundene i udbuddet.
Afslutte forhandlingsrunden
Du kan på et hvilket som helst tidspunkt afslutte forhandlingsrunden, men det mest naturlige er at dette først sker efter at fristen er udløbet. Forhandlingsrunden afsluttes ikke automatisk når fristen er passeret, men leverandørene vil ikke have mulighed for at ændre tilbudet efter fristen.
Får at afslutte forhandlingsrunden klikker du på «stop»-knappen.
Evaluer reviderede tilbud
Evaluering af tilbudene foregår i Sammenlign tilbud-billedet.
I feltet Evaluering / status skal du vælge, hvilke dele af tilbudene du vil se.
Alle operationelle tilbud: Viser de operationelle tilbud. Hvis en leverandør ikke har revideret sit tilbud i forhandlingsrunden, vises denne leverandørs sidst leverede tilbud, mens det reviderede tilbud fra de andre leverandører vises.
Original tilbud viser det originale tilbud leveret af leverandørerne.
Runde 2 betyder i dette tilfælde de reviderede tilbud i denne runde. De forskellige runder er angivet med det navn, du gav runden, da den blev oprettet. Hvis en af leverandørerne ikke har revideret sit tilbud i runde 2, vises denne leverandør ikke.
I denne fase af konkurrencen skal du nu gennemgå alle svarene igen og sætte den korrekte status i rullemenuen. Dette gælder både krav og tildelingskriterier.
Under Produktevaluering kan du skelne mellem at se oprindelige priser og reviderede priser ved at vælge fra boksen Forhandlingsrunder.
Se på nye og gamle dokumenter
Under Fil/dokumentet i boksen trin Evaluering / Status vil du se alle de dokumenter, der er knyttet til tilbuddet, uanset hvilken runde de blev leveret i, og uanset hvilken runde er markeret i feltet Forhandlingsrunde.
Her skal du se på den ændrede dato for at se, om det er et nyt eller ældre dokument. I eksemplet er der indsendt nye CV'er, mens tilbudsbrevet ikke er ændret siden forrige indsendelse. Budfilen er en automatisk genereret fil, der opdateres, når leverandøren afgiver et nyt tilbud.
Hvordan ser det ud for leverandørene?
Når forhandlingsrunden er startet, men før fristen er udløbet, vil leverandørene som er blevet inviteret til at levere reviderede tilbud, finde udbuddet i udbudsoversigten når de logger ind i Mercell.
Når vedkommende klikker sig ind på udbuddet får han nu mulighed for at levere tilbud.
Klikker derefter på Start indlevering af reviderede tilbud.
Hvis du har lagt en kommentar ind i boksen «Generel information om forhandlingsrunden», kommer denne kommentaren i dette felt hos leverandøren. Hvis du ikke har skrevet en kommentar, vil den hvide boks ikke vises. Hvis du har lagt et dokument op under Generelle filer/dokumenter, vil fil/dokumentet ligge vedlagt under feltet Generel informtion.
Leverandøren arbejder sig derefter igennem besvarelsen som om det er en almindelig tilbudslevering. Grønne piler betyder “Færdig”, hvide piler betyder “ikke færdig”. Blå pil betyder «her er du nu».
I de næste step vil leverandøren kunne ændre sin besvarelse på de tilbudselementene hvor du som indkøber har åbnet op for ændringer. I dette eksempelet kan leverandøren ændre alle priselementene. Hvis vedkommende ikke ønsker at lave ændringer kan han klikke Næste uden ændringer.
Hvis du har åbnet op for at leverandøren kan vedlægge nye tilbudsdokumenter, vil der være mulighed for dette med + Tilføj filer-knappen. I modsat fald vil knappen ikke være tilgængelig.
De af delene af besvarelsen som leverandøren ikke kan ændre er «gråtonet» og det er selvsagt ikke mulig at lave ændringer.
Sidste step er at sende det reviderede tilbud ind. Leverandøren kan revidere tilbudet flere gange, helt frem til fristen for forhandlingsrunden udløber.
Add Comment