Dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisvaiheen toiminnot
- Chris
Perustamisvaiheen voimassa olevan ilmoituksen toiminnot
Tietosivu
Ilmoituksen tietosivulta on mahdollista tarkastella tiettyjä perustamisvaiheessa olevan hankintajärjestelmän perustietoja:
Määräaika
Dynaamisen hankintajärjestelmän osallistumispyynnön tekijä
Ilmoitukseen tutustuneet
Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat tutustuneet julkaistuun osallistumispyyntöön
Saapuneet hakemukset
Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat jättäneet osallistumishakemuksensa
Uusia vastaamattomia kysymyksiä
Kohdassa näkyy saapuneiden kysymysten määrä
"Siirry kysymysten hallintaan>>" linkin kautta pystyy siirtymään kysymysten hallintaan ja vastaamaan jätettyihin kysymyksiin. Ohjeet kysymysten hallintaan löydät täältä.
Linkki osallistumispyyntöön Tarjouspalvelussa
Kohdassa näkyy linkki siihen tarjousportaaliin, johon hankintajärjestelmä on julkaistu
Muokkaus
Muokkaus -toiminnolla on mahdollista tehdä seuraavat toimenpiteet:
Muokkaa määräaikaa
Katso tarkemmat ohjeet määräajan muokkaukseen "voimassa olevat kilpailutuksen osion ohjeista - muokkaa määräaikaa"
Muokkaa ilmoituksen tietoja (korjausilmoituksen tekeminen)
Toiminto toimii vastaavasti kuin kansallisen hankintailmoituksen ja EU-hankintailmoituksen kohdalla. Katso näihin liittyvät tarkemmat ohjeet osiosta "voimassa olevat kilpailutukset"
Muokkaa ilmoituksen tietoja (korjaustilaan siirtyminen) tai EU-korjausilmoitus
Lähetä ilmoitus uudestaan
Lähetä ilmoitus uudestaan -toiminnolla on mahdollista lähettää ilmoitus sähköpostitse halutuille vastaanottajille. "voimassa olevat kilpailutukset"
Sopimusluonnos
Mikäli käytössänne on myös Cloudia Sopimus, tällä sivulla voi päivittää sopimuskokonaisuuden
Cloudia Sopimus -järjestelmään.
Dokumentit
Tällä sivulla voit tarkastella hankintajärjestelmään liittyviä dokumentteja:
Osallistumispyynnön PDF
Viestin, mikäli osallistumishakemus on lähetetty sähköpostilla
Alkuperäisen ilmoituksen, mikäli osallistumispyynnöstä on tehty korjausilmoituksia
Ilmoituksen liitteet
Saapuneet hakemukset
Kysymykset/vastaukset ja viestit
Päätösasiakirjat
Muut dokumentit (Huom. nämä dokumentit näkyvät ainoastaan hankintayksikön Kilpailutuksen käyttäjille, eivätkä ne mene nähtäväksi Tarjouspalveluun)
Lisää uusi liitetiedosto -toiminnolla voit lisätä uusia hankintaan liittyviä tiedostoja, jotka näkyvät vain Kilpailutuksen käyttäjille.
Koosta dokumenttipaketti kaikilla tiedoilla
Koosta dokumenttipaketti ilman liikesalaisuustietoja
Dokumentti näkymän suora linkki
Pääset lataamaan hankintajärjestelmään liittyvät dokumentit myös tämän linkin kautta
Sähköpostilista
Dynaamiseen hankintajärjestelmään liittyvien sähköpostien vastaanottajien sähköpostiosoitteita voidaan ylläpitää "Sähköpostilista" -toiminnolla. Toiminnossa voidaan lisätä sähköpostiosoitteita sekä hankintayksikön listalle että tarjoajien listalle.
Hankintayksikkö -osiossa voit:
Lisätä hankintayksikön sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi painikkeesta
Valita hankintayksikön sähköpostilistalle uusia henkilöitä Cloudia Kilpailutus käyttäjistä
Voit poistaa lisättyjä osoitteita roskakori -kuvakkeesta
Järjestelmä lähettää listalla oleville vastaanottajille sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa:
uusi osallistumishakemus
muistutus 7 vrk päästä osallistumishakemuksen saapumisesta, jos hakemusta ei ole käsitelty
toimittajan tekee pyynnön poistua järjestelmästä
hankintajärjestelmään saapunut kysymys
Tarjoajat -osiossa voit:
Lisätä hankintajärjestelmään hyväksytyn tarjoaja-yrityksen sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta
Valita sähköpostilistalle henkilöitä osallistumishakemuksen lähettäjän Tarjouspalvelu-profiilista
Voit muokata tai poistaa hankintayksikön lisäämiä osoitteita
Viedä tarjoajien s.postiosoitteet excel-tiedostoon
Järjestelmä lähettää tarjoajalle sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa:
hankintajärjestelmää muokataan
toimittaja poistetaan hankintajärjestelmältä
lähetä viesti -toiminnolla lähetetään viesti
hankintajärjestelmän keskeytys (mikäli valitaan, että keskeytyksen selite lähetetään)
julkaistaan sisäinen kilpailutus
Sisäiseltä kisalta järjestelmä lähettää seuraavat sähköpostiviestit tarjoajille:
sisäistä kilpailutusta muokataan muokkaa määräaikaa -toiminnolla tai muokkaa ilmoituksen tietoja -toiminnolla
sisäisen kilpailutuksen keskeytys (mikäli valitaan, että keskeytyksen selite lähetetään)
lähetä viesti -toiminnolla lähetetyt viestit
hankintapäätöksen tiedoksianto
Oletuksena listalla on osallistumishakemuksen lähettäjän sähköpostiosoite, jota ei voi poistaa.
Tarjoaja voi myös itse lisätä sähköpostilistalle osoitteita Tarjouspalvelussa (ohjeet tähän löytyvät Tukiportaalin Tarjoajat -osiosta).
Keskeytä
Perustamisvaiheessa oleva hankintajärjestelmä voidaan keskeyttää "Keskeytä" -toiminnolla.
Keskeytä -toimintoon pääsee perustamisvaiheessa olevan hankintajärjestelmässä klikkaamalla näytön vasemmassa laidassa näkyvää "Keskeytä" -painiketta.
Selite kenttään kirjoitetaan selitys siitä, miksi hankintajärjestelmä keskeytetään
Jos tieto halutaan välittää hankintajärjestelmään hakeneille tai siihen Tarjouspalvelussa tutustuneille tarjoajille, valitaan aktiiviseksi kohta "Lähetä keskeytyksestä selitteen sisältävä sähköpostiviesti ilmoitukseen tutustuneille ja/tai siihen vastanneille"
Voit halutessasi lisätä liitetiedoston kohdasta "Lisää uusi liitetiedosto"
Keskeytys vahvistetaan painamalla "Keskeytä" -painiketta
Keskeytyksen tiedot ovat tämän jälkeen nähtävillä ilmoituksen tietosivulla
HUOM! Tieto keskeytyksestä lähetetään automaattisesti Hilmaan, jos ilmoitus on julkaistu Hilmassa. Keskeytetty ilmoitus siirtyy automaattisesti Keskeytetyt -kansioon.
Keskeytetyt hankintajärjestelmät
Keskeytetyt dynaamiset hankintajärjestelmät listautuvat järjestelmässä näkyviin "Keskeytetyt" -kansioon.
Listauksessa päättyneestä dynaamisesta hankintajärjestelmästä näytetään seuraavat tiedot:
Tunniste
Nimi (ilmoitus)
Määräaika
Vastuuhenkilö
Tekijä
Listausta on mahdollista järjestellä pudotusvalikosta joko määräaikaan tai nimeen perustuen.
Hakemusten käsittely
Katso tarkemmat ohjeet hakemusten käsittelemiseksi täältä.
Mallipohjien hallinta
Sivulla voit:
Luoda uuden sisäisen kilpailutuksen mallipohjan
Muokata ja poistaa olemassa olevia mallipohjia
Mallipohjalla käytettävä lomakepohja on seuraavien eroavaisuuksia lukuun ottamatta vastaava, kuin kansallisen hankintailmoituksen pohja.
Hankintamenettely on automaattisesti rajoitettu menettely eikä tätä tietoa voi muuttaa
Lomakepohjalta ei löydy "Tietoa hankinnassa huomioiduista erityiskysymyksistä" eikä "Muutoksenhakutiedot" -osia
Normaalista kansallisesta hankintailmoituksesta poiketen lomakepohjalta löytyy "Kriteerien lukitukset" -osa
HUOM! Seuraavien osioiden tarkemmat ohjeet löytyy voimassa olevat kilpailutukset osiosta
Lähetä viesti
Voit lähettää viestin eri vastaanottajille
Sisäinen keskustelu
Sisäinen keskustelu mahdollista organisaation sisäisesti
Perustamisvaiheen päättyminen
Perustamisvaiheen määräajan jälkeen ilmoitus siirtyy järjestelmässä "Hankintavaiheessa olevat" -kansioon. Hankintavaiheen ohjeet löytyy vasemman puolen palkista "Dynaamisen hankintajärjestelmän hankintavaihe"