Dynaamisen hankintajärjestelmän hankintavaihe

Hankintayksikön luoma dynaamisen hankintajärjestelmän osallistumispyyntö näkyy Tarjouspalvelussa koko hankintajärjestelmän voimassaolon ajan, ja tarjoajat voivat hakea mukaan hankintajärjestelmään myös hankintavaiheen aikana. Lisäksi Tarjouspalvelussa näkyy myös jatkuvasti hankintajärjestelmään hyväksyttyjen tarjoajien ajantasainen listaus. 

Hankintavaiheessa hankintajärjestelmän omistava hankintayksikkö voi tehdä hankintajärjestelmän sisäisiä kilpailutuksia (Hankintajärjestelmän sisäiset kilpailutukset ohjeen löydät vasemmalta "Tämän osion artikkelit" kohdasta).
Jos erikseen on niin sallittu, hankintajärjestelmässä mukana olevat hankintayksiköt voivat myös tehdä sisäisiä kilpailutuksia. Hankintavaiheen aikana osallistumispyyntöä on mahdollista korjata ja hankintajärjestelmän voimassaoloa on mahdollista jatkaa. Hankintajärjestelmä on myös mahdollista keskeyttää.

Hankintavaiheen toiminnot

Tietosivu

Ilmoituksen tietosivulta on mahdollista tarkastella tiettyjä hankintavaiheessa olevan hankintajärjestelmän perustietoja: 

• Määräaika

• Dynaamisen hankintajärjestelmän osallistumispyynnön tekijä

• Ilmoitukseen tutustuneet

  • Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat tutustuneet osallistumispyyntöön

• Saapuneet hakemukset

  • Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat jättäneet osallistumishakemuksensa

• Uusia vastaamattomia kysymyksiä

  • Kohdassa näkyy saapuneiden kysymysten määrä

  •  "Siirry kysymysten hallintaan>>" linkin kautta pystyy siirtymään kysymysten hallintaan ja vastaamaan jätettyihin kysymyksiin. (Ohjeet kysymysten hallintaan löydät tukiportaalin ohjeista, Voimassa olevat kilpailutukset > Voimassa olevien kilpailutusten toiminnot > Kysymysten hallinta.)

• Linkki osallistumispyyntöön Tarjouspalvelussa

  • Kohdassa näkyy linkki siihen tarjousportaaliin, johon hankintajärjestelmä on julkaistu

• Mukana olevat yhteisöt

  • Voit tarkastella mukana olevia yhteisöjä painamalla "Näytä/Piilota mukana olevat yhteisöt"

    • Voit lisätä uusia yhteisöjä painalla "Lisää mukana oleva yhteisö

Sopimusluonnos

Mikäli käytössänne on myös Cloudia Sopimus, tällä sivulla voi päivittää sopimuskokonaisuuden

Cloudia sopimus -järjestelmään.

Dokumentit

Tällä sivulla voit tarkastella hankintajärjestelmään liittyviä dokumentteja:

• Osallistumispyynnön PDF

• Viestin, mikäli osallistumishakemus on lähetetty sähköpostilla

• Alkuperäisen ilmoituksen, mikäli osallistumispyynnöstä on tehty korjausilmoituksia

• Ilmoituksen liitteet

• Saapuneet hakemukset

• Kysymykset/vastaukset ja viestit

• Päätösasiakirjat

• Muut dokumentit (Huom. nämä dokumentit näkyvät ainoastaan hankintayksikön Kilpailutuksen käyttäjille, eivätkä ne mene nähtäväksi Tarjouspalveluun)

  • Lisää uusi liitetiedosto -toiminnolla voit lisätä uusia hankintaan liittyviä tiedostoja, jotka näkyvät vain Kilpailutuksen käyttäjille.

  • Koosta dokumenttipaketti kaikilla tiedoilla

  • Koosta dokumenttipaketti ilman liikesalaisuustietoja

    • Hankintajärjestelmään lisätyistä asiakirjoista on mahdollista koostaa dokumenttipaketti. Dokumenttipaketin voi koostaa siten, että se sisältää kaikki tiedot tai että siitä jäävät pois liikesalaisuustiedot.

      • Dokumenttipakettiin tuleville tiedostoille voidaan määritellä etuliite

      • Haluttaessa voidaan käyttää PDF/A-tiedostomuotoa

        • Painetaan "muodosta dokumenttipaketti"

          • Valitaan tallennussijainti ja painetaan "Tallenna"

• Dokumentti näkymän suora linkki

  • Pääset lataamaan hankintajärjestelmään liittyvät dokumentit myös tämän linkin kautta

Sähköpostilista

Dynaamiseen hankintajärjestelmään liittyvien sähköpostien vastaanottajien sähköpostiosoitteita voidaan ylläpitää "Hankintajärjestelmän sähköpostilista" -toiminnolla. Toiminnossa voidaan lisätä sähköpostiosoitteita sekä hankintayksikön listalle että tarjoajien listalle. 

Hankintayksikkö -osiossa voit:

• Lisätä hankintayksikön sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta

• Valita hankintayksikön sähköpostilistalle uusia henkilöitä Cloudia Kilpailutus käyttäjistä

• Voit poistaa lisättyjä osoitteita roskakori -kuvakkeesta

Järjestelmä lähettää listalla oleville vastaanottajille sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa:

• uusi osallistumishakemus

• muistutus 7 vrk päästä osallistumishakemuksen saapumisesta, jos hakemusta ei ole käsitelty

• toimittaja tekee pyynnön poistua järjestelmästä

• hankintajärjestelmään saapunut kysymys

Tarjoajat -osiossa voit:

• Lisätä hankintajärjestelmään hyväksytyn yrityksen sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta

• Valita sähköpostilistalle henkilöitä osallistumishakemuksen lähettäjän Tarjouspalvelu-profiilista

• Voit muokata tai poistaa hankintayksikön lisäämiä osoitteita

Järjestelmä lähettää tarjoajalle sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa: 

• hankintajärjestelmää muokataan 

• toimittaja poistetaan hankintajärjestelmältä

• lähetä viesti -toiminnolla lähetetään viesti

• hankintajärjestelmän keskeytys (mikäli valitaan, että keskeytyksen selite lähetetään)

• julkaistaan sisäinen kilpailutus

Sisäiseltä kisalta järjestelmä lähettää seuraavat sähköpostiviestit tarjoajille:

• sisäistä kilpailutusta muokataan muokkaa määräaikaa -toiminnolla tai muokkaa ilmoituksen tietoja -toiminnolla

• sisäisen kilpailutuksen keskeytys (mikäli valitaan, että keskeytyksen selite lähetetään)

• lähetä viesti -toiminnolla lähetetyt viestit

Oletuksena listalla on osallistumishakemuksen lähettäjän sähköpostiosoite, jota ei voi poistaa.
Tarjoaja voi myös itse lisätä sähköpostilistalle osoitteita Tarjouspalvelussa.

Keskeytä

Hankintavaiheessa oleva hankintajärjestelmä voidaan keskeyttää "Keskeytä" -toiminnolla. 

• Selite kenttään kirjoitetaan selitys siitä, miksi hankintajärjestelmä keskeytetään

• Jos tieto halutaan välittää hankintajärjestelmään hakeneille tai siihen Tarjouspalvelussa tutustuneille tarjoajille, valitaan aktiiviseksi kohta "Lähetä keskeytyksestä selitteen sisältävä sähköpostiviesti ilmoitukseen tutustuneille ja/tai siihen vastanneille"

• Voit halutessasi lisätä liitetiedoston kohdasta "Lisää uusi liitetiedosto"

• Keskeytys vahvistetaan painamalla "Keskeytä ilmoitus" -painiketta

• Keskeytyksen tiedot ovat tämän jälkeen nähtävillä ilmoituksen tietosivulla

HUOM! Tieto keskeytyksestä lähetetään automaattisesti Hilmaan, jos ilmoitus on julkaistu Hilmassa. Keskeytetty ilmoitus siirtyy automaattisesti Keskeytetyt -kansioon.

Tilapäinen sulkeminen

*erikseen tilattava lisätoiminnallisuus

Toiminnolla hankintayksikkö voi ilmoittaa hankintajärjestelmän tilapäisestä sulkemisesta. 

Kun kyseiseen kohtaan laitetaan täppä, avautuu saateteksti kenttä. Tähän hankintayksikkö voi kirjoittaa saateteksin, joka näkyy tarjoajille Tarjouspalvelussa.

Huom! Kyseinen toiminto ei estä tarjoajia lähettämästä uusia osallistumishakemuksia, kyseessä on tarjoajille näkyvä tiedote tilapäisestä sulkemisesta.

Tilapäisen sulkemisen saa kytkettyä pois päältä klikkaamalla ''Salli osallistumishakemusten jättäminen''.

Estä sisäisten kilpailutusten julkaiseminen tilapäisesti

* erikseen tilattava lisätoiminnallisuus

Kyseisellä toiminnolla on mahdollista estää sisäisten kilpailutusten julkaiseminen tilapäisesti. Sisäisiä kilpailutuksia on kuitenkin mahdollista aloittaa, mutta niitä ei voi julkaista.

Kun kyseisen kohdan täppää, avautuu tekstikenttä, johon tulee kirjoittaa ohje ilmoituksen julkaisusivulle.

Tieto näkyy sisäisen kilpailutuksen Esikatselu ja julkaisu -välilehdellä.

Julkaisemisen eston voi ottaa pois päältä klikkaamalla ''Salli sisäisten kisojen julkaiseminen''.

Keskeytetyt hankintajärjestelmät

Keskeytetyt dynaamiset hankintajärjestelmät listautuvat järjestelmässä näkyviin "Keskeytetyt" -kansioon. 

Listauksessa päättyneestä dynaamisesta hankintajärjestelmästä näytetään seuraavat tiedot:

• Tunniste

• Nimi (ilmoitus)

• Määräaika

• Vastuuhenkilö

• Tekijä

Listausta on mahdollista järjestellä pudotusvalikosta joko määräaikaan tai nimeen perustuen.

Hakemusten käsittely

Katso tarkemmat ohjeet hakemusten käsittelyyn vasemmalla olevasta palkista "Tämän osion artikkelit".

Mallipohjien hallinta

Sivulla voit:

• Luoda uuden sisäisen kilpailutuksen mallipohjan

• Muokata ja poistaa olemassa olevia mallipohjia

Muokkaus

Hankintavaiheessa olevan ilmoituksen korjaaminen tapahtuu Muokkaus -välilehdellä. 

Toiminto toimii vastaavasti kuin kansallisen hankintailmoituksen ja EU-hankintailmoituksen kohdalla. Näihin liittyvät tarkemmat ohjeet löytyvät tukiportaalista voimassa olevien kilpailutusten toiminnot > Muokkaa valikko -osiosta.

• Siirry korjaustilaan -painikkeen painamisen jälkeen järjestelmä vielä varmistaa käyttäjältä "Oletko varma, että haluat siirtää hankintajärjestelmän korjaustilaan?" 

  • Klikkaa Kyllä

    • Järjestelmä siirtyy ilmoituslomakkeelle

      • Tee tarvittavat muokkaukset ja julkaise ilmoitus uudelleen "Esikatselu ja julkaisu" välilehdellä.

Lähetä viesti

Katso tarkemmat ohjeet viestin lähetykseen täältä.

Tarjouspyynnöt

Katso ohjeet sisäisen kilpailutuksen tekoon vasemmalta Tämän osion artikkelit -listauksesta.

Dynaamisen hankintajärjestelmän päättyminen

Dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa ennalta määrätyn ajan, jonka jälkeen järjestelmän voimassaolo päättyy. Hankintajärjestelmä on myös mahdollista keskeyttää keskeytysilmoituksella (keskeytä -toiminto).

Päättyneet hankintajärjestelmät

Päättyneet dynaamiset hankintajärjestelmät listautuvat järjestelmässä näkyviin "Päättyneet" -kansioon. 

Listauksessa päättyneestä dynaamisesta hankintajärjestelmästä näytetään seuraavat tiedot:

• Tunniste

• Nimi (ilmoitus)

• Määräaika

• Tekijä

Listausta on mahdollista järjestellä pudotusvalikosta joko määräaikaan tai tunnisteeseen perustuen.

Päättyneen hankintajärjestelmän kohdalla oikeassa laidassa näkyvän kuvakkeen kautta on mahdollista tehdä seuraavat toiminnot:

• Avata ilmoituksen tietosivu

• Avata ilmoitus PDF-muodossa

• Avata ilmoitus HTML-muodossa

• Tehdä uusi ilmoitus kyseisen ilmoituksen pohjalta

• Siirtää ilmoitus arkistoon