Hakemusten käsittely

Hakemusten käsittely

Dynaamiseen hankintajärjestelmään saapuneet osallistumishakemukset näkyvät hakemusten käsittely -välilehdellä. Hakemukset näkyvät seuraavan luokittelun mukaisesti:

• Käsiteltävänä

  • Välilehdellä näkyvät ne hakemukset, joita ei ole vielä hankintayksikön toimesta hyväksytty tai hylätty

  • Hakemukset näkyvät luokiteltuina perustamisvaiheessa saapuneisiin ja hankintavaiheessa saapuneisiin

• Hyväksytyt

  • Välilehdellä näkyvät ne hakemukset, jotka on hyväksytty mukaan dynaamiseen hankintajärjestelmään

• Hylätyt

  • Välilehdellä näkyvät ne hakemukset, jotka hankintayksikkö on hylännyt

• Keskeneräiset

  • Välilehdelle listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat käyneet tutustumassa hankintajärjestelmän osallistumispyyntöön, mutta eivät ole jättäneet hakemusta

• Poistumispyynnöt

  • Välilehdellä näkyvät hankintajärjestelmään hyväksytyt, mutta siitä poistumispyynnön tehneet tarjoajat

  • Poistumispyynnöt käsitellään tällä välilehdellä 

• Poistuneet ja poistetut

  • Välilehdellä näkyvät tarjoajat, jotka ovat poistuneet tai poistettu hankintajärjestelmästä

Aiemmin hylättyä toimittajaa ei voi valita mukaan hankintajärjestelmään ilman uutta hakemusta. Aiemmin hyväksytyn toimittajan hylkääminen on mahdollista, mutta sitä varten käytetään omaa toimintoa (katso kohta Toimittajan poistaminen hankintajärjestelmästä).

Järjestelmä lähettää sähköpostimuistutuksen sellaisista käsittelemättömistä osallistumishakemuksista, joiden saapumisesta on kulunut yli 7 vuorokautta. 

Hakemuksen hyväksyminen tai hylkääminen

Hakemukset voidaan hyväksyä/ hylätä kaikki kerralla tai tarjoajakohtaisesti. HUOM! Osiin jaetuissa hankintajärjestelmissä tarjoajat tulee hyväksyä yksitellen. Tällöin ei tule käyttää "Ryhmätarkastelu" toimintoa. Painike on näkyvissä vain siinä vaiheessa, kun hakemusten käsittely -välilehdelle siirrytään. Myöhemmin painike lakkaa näkymästä.

Tarjoajan hakemuksen käsitteleminen aloitetaan painamalla tarjoajan nimeä "käsiteltävänä" -välilehdellä näkyvästä listauksesta.

Tämän jälkeen aukeaa näkymä, jossa on mahdollista tarkastella tarjoajan osallistumishakemusta ja tehdä hyväksyntä tai hylkäys.

• Hakemuksen dokumentit

  • Tarkastele tarjoajan lähettämää osallistumishakemusta ja muita siihen mahdollisesti liittyviä liitteitä

• Siirry tarkasteluun

  • Avaa vertailutaulukko

• Hakemuksen käsitteleminen

  • Merkitse hakemus joko hyväksytyksi tai hylätyksi (Huom! Jos hankinta on jaettu osiin, valitse ne osa-alueet joihin tarjoaja hyväksytään. Hakemus voidaan joko hyväksyä tai hylätä. Jos tarjoaja hyväksytään osa-alueeseen A, niin täpätään tämä osa-alue A. Silloin B osa-alueen osalta hakemus hylkääntyy automaattisesti, kun osa-alue jätetään täppäämättä.)

  • Kirjoita tekstikenttään tarjoajalle lähetettävä perustelu hyväksyntään tai hylkäämiseen liittyen

  • Liite tarvittaessa mukaan liite

• Klikkaa "Tallenna ja lähetä"

  • Tehdyt valinnat tallentuvat ja tarjoajalle lähtee sähköposti, jossa on perustelu

Tarjoajien hyväksyminen/hylkääminen kerralla

• Valitse "Käsiteltävänä" -välilehdeltä tarjoajan rivien päästä ne tarjoajat, jotka haluat mukaan ryhmätarkasteluun

• Valitse "Ryhmätarkastelu" ja tarkastele tarjoajien tietoja yhteisessä näkymässä 

  • Näkymästä voidaan tehdä yhtenäinen hyväksymis- /hylkäysilmoitus tarjoajalle yllä olevan ohjeen mukaan.

Toimittajan poistaminen hankintajärjestelmästä

Hankintajärjestelmän omistava hankintayksikkö voi poistaa toimittajan hankintajärjestelmästä. Poistaminen edellyttää perusteluiden antamista, ja päätös poistamisesta perusteluineen annetaan toimittajalle järjestelmän kautta sähköpostilla. Perustelut tallentuvat ko. tarjoajan kohdalle "poistuneet ja poistetut" -osioon.

Hankintajärjestelmään hyväksytty toimittaja voidaan poistaa painamalla toimittajan nimeä "hyväksytyt" välilehdellä.

• Tekstikenttään kirjoitetaan hakemuksen poistamisen perustelut, jotka menevät tiedoksi toimittajalla sähköpostitse

• Poistaminen vahvistetaan painamalla "Poista ja lähetä" -painiketta

• Hakemuksen käsittelyyn on myös mahdollista lisätä liitteitä

Poistumispyynnön käsitteleminen

Myös hankintajärjestelmään toimittajaksi valittu tarjoaja voi tehdä itse pyynnön hankintajärjestelmästä poistumiseksi. Tästä tulee hankintayksikölle tieto sähköpostilla, minkä jälkeen hankintayksikkö tekee pyyntöön perustuvan päätöksen. Hankintayksiköllä on mahdollisuus joko hyväksyä tai hylätä poistumispyyntö.

Poistumispyyntö käsitellään klikkaamalla toimittajan nimeä "Poistumispyynnöt" -välilehdellä.

• Avautuvassa näkymässä näkyy toimittajan perustelut poistumispyynnölle

• Valitse

  • Hyväksy poistumispyyntö tai

  • Hylkää poistumispyyntö

• Kirjoita tekstikenttään päätöksen perustelut, jotka menevät tiedoksi toimittajalle sähköpostitse

• Tarvittaessa lisää liite

• Vahvista tehdyt valinnat painamalla "Tallenna ja lähetä" -painiketta

Riippumatta siitä, poistuiko toimittaja hankintajärjestelmästä omasta vai hankintayksikön aloitteesta, poistamisen jälkeen toimittaja ei enää saa tietoa uusista sisäisistä kilpailutuksista tai muita hankintajärjestelmään liittyviä viestejä. Mahdollisiin poistetun toimittajan kanssa tehtyihin ja voimassaoleviin sopimuksiin tällä ei ole vaikutusta.

Poistamiseen liittyvät mahdolliset valitukset käsitellään järjestelmän ulkopuolella, mutta valituksesta huolimatta toimittaja ei enää voi osallistua hankintajärjestelmään. Hankintajärjestelmästä poistamisen jälkeen tarjoaja voi kuitenkin tehdä uuden osallistumishakemuksen.