Hankinnan kohteiden luonti (UX)

Cloudia Kilpailutuksessa kilpailutettavia asioita kutsutaan hankinnan kohteiksi, joten riippumatta siitä kilpailutatko tavara, palvelu tai urakkahankintaa, järjestelmään nämä lisätään "hankinnan kohteina". Hankittavia kohteita luodaan joko "ryhmiin" tai "osiin". Jos kyseessä oleva hankinta on jaettu osiin, luodaan tarjouspyynnön "Hankinnan kohteen kriteerit" -osioon hankinnan osa-alue, jonka alle hankinnan kohteet listataan. Jos hankintaa ei ole jaettu osiin, luodaan tarjouspyynnön "Hankinnan kohteen kriteerit" -osioon ryhmä, jonka alle hankinnan kohteet listataan. Valinta hankinnan osiin jakamisesta tehdään kansallisella hankintailmoituksella "Hankintamenettely" -osiossa ja EU-hankintailmoituksilla osiossa: II KOHTA: Hankinnan kohde. 

Tarjoajan sähköinen tarjous muodostuu kahdesta sähköisestä lomakkeesta; Soveltuvuusvaatimukset sekä Hankinnan kohteen kriteerit. "Hankinnan kohteen kriteerit" -osiossa määritellään hankittavat asiat eli hankinnan kohteet sekä minkälaisia näiden kohteiden tulee olla eli hankinnan kohteen kriteerit (ks. artikkeli hankinnan kohteen kriteerit)

Lisää ryhmä / osa-alue

Hankinnan kohteiden laadinta aloitetaan lisäämällä ryhmä tai osa-alue, riippuen siitä onko hankinta jaettu osiin vai ei. 

Lisää ryhmä (hankintaa ei ole jaettu osiin)

Luodaan "hankinnan kohteen kriteerit" -osioon ryhmä hankinnan kohteille ”Lisää ryhmä” -painikkeella, jonka jälkeen ryhmän muokkausikkuna avautuu.

• Anna ryhmälle nimi

• Hinnan kysyminen ja hinnan desimaalit (katso artikkeli vasemmalta hinnan kysyntä)

• Lisää kohteet ja niiden kriteerit

KUVA: Ryhmän lisääminen kansalliselle hankintailmoitukselle, jota ei ole jaettu osiin. 

Lisää osa-alue (hankinta on jaettu osiin)

Luodaan "hankinnan kohteen kriteerit" -osioon osa-alue hankinnan kohteille ”Lisää osa-alue” -painikkeella, jonka jälkeen osa-alueen muokkausikkuna avautuu.

• Anna osa-alueelle nimi

• Hinnan kysyminen ja hinnan desimaalit (katso artikkeli vasemmalta hinnan kysyntä)

• Lisää kohteet ja niiden kriteerit

KUVA: Osa-alueen lisääminen kansalliselle hankintailmoitukselle, joka on jaettu osiin. 

• Seuraavat valinnan tulevan näkyviin osa-alueen perustietoihin mikäli Hankintamenettely -osiossa on valittu, että osatarjoukset sallitaan. 

  • Valitse sallitaanko osa-alueen sisällä osatarjoukset

    • Jos valitaan "Kyllä" tarjoaja voi päättää mitä osa-alueen sisältämiä kohteita hän tarjoaa ja mitä jättää tarjoamatta

  • Valitse onko ko. osa-aluetta pakko tarjota

    • Jos valitaan "Kyllä" tarjoaja ei voi jättää ko. osa-aluetta tarjoamatta.  

KUVA: Hankinnan osa-alue "Koulutukuljetukset", jossa tarjoaja saa valita tarjoaako hän molemmille alueille. Jotta valinnat näkyvät tulee valintaperusteen olla "kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys".

Ryhmien tai osa-alueiden käsittely

Kaikkien ryhmien tai osa-alueiden käsittely

Hankinnan kohteen kriteerit -osion oikeassa ylälaidassa on toimintoja, joilla voit käsitellä kaikkia ryhmiä/osa-alueita kerralla. 

• Tarkista tiedot

  • Järjestelmä korostaa punaisella puuttuvat pakolliset tiedot tai ristiriitaiset valinnat

• Esikatselu

  • Esikatselu avautuu erilliseen välilehteen, jossa voit tarkastella miltä hankinnan kohteen kriteerit -osion syöttölomake näyttää tarjoajalle. 

  • HUOM! Jos hankinnassa on useita osa-alueita tai ryhmiä ne ovat oletuksena suljettuina ja halutun ryhmän/osa-alueen voi avata linkistä "Laajenna ryhmä >>"

• Kohteiden lisätietokentät

  • Toiminnolla voidaan lisätä kerralla kaikille hankinnan kohteille tietty lisätietokenttä, johon voi kohdetta tallennettaessa lisätä tietoa (esim. pakkauskoko, tuotekoodi)

• Lataa hankinnan kohteet Excel-tiedosta (ks. ohjeet alla)

  • Voit tuoda hankinnan kohteet kerralla Excel-importilla

• Sulje kaikki ryhmät/osa-alueet

  • Voit sulkea kaikki luomasi ryhmät/osa-alueet riveiksi käsittelyn helpottamiseksi 

• Avaa kaikki ryhmät/osa-alueet

  • Voit avata kaikki luomasi ryhmät/osa-alueet auki niin, että kaikki niiden sisältämä tieto on näkyvillä

KUVA: Kilpailutus, jossa on kolme osa-aluetta. Kuvassa on esitelty osa-alueiden yhteiset toiminnot

Yksittäisen ryhmän tai osa-alueen käsittely

Ryhmän/osa-alueen oikeasta yläkulmasta löydät toimintoja, joilla voit käsitellä kyseistä ryhmää/osa-aluetta. 

• Poista ryhmän/osa-aluen valitut kohteet ja kriteerit

  • Valitse halutut ryhmän tai osa-alueen kohteet ja/tai kriteerit laittamalla täppä rivin päässä olevaan ruutuun. 

  • Klikkaa punaista roskakoria

• Vie valinnat kriteeriryhmäksi (ks. artikkeli kriteerikirjasto)
  

  • Valitse halutut ryhmän tai osa-alueen kohteet ja/tai kriteerit laittamalla täppä rivin päässä olevaan ruutuun. 

  • Klikkaa painiketta, jossa on pilvi ja nuoli

• Kriteerikirjasto (ks. artikkeli kriteerikirjasto)

  • Valitse halutut ryhmän tai osa-alueen kohteet ja/tai kriteerit laittamalla täppä rivin päässä olevaan ruutuun. 

  • Klikkaa kirja -painiketta

• Ryhmän tai osa-alueen kohteiden ja kriteerien siirtäminen tai kopiointi (ks. artikkeli ryhmän kohteiden ja kriteerien siirtämisestä ja muokkamisesta)

  • Valitse halutut ryhmän tai osa-alueen kohteet ja/tai kriteerit laittamalla täppä rivin päässä olevaan ruutuun. 

  • Klikkaa nuoli -painiketta

• Sulje ryhmä/osa-alue

  • Sulje ryhmä/osa-alue yhdeksi riviksi alaviivasta

• Poista ryhmä/osa-alue

  • Poista kyseinen ryhmä/osa-alue tarjouspyynnöltä punaisesta raksista

Ryhmän/osa-alueen kohteiden yläpuolelta löydät toiminnot, joilla voit käsitellä kyseisen ryhmän/osa-alueen kohteita kerralla:

• Sulje kaikki ryhmän/osa-alueen kohteet

• Avaa kaikki ryhmän/osa-alueen kohteet

• Valitse kaikki ryhmän/osa-alueen kohteet

  • HUOM! Yksittäisen kohteen voi valita ko. kohteen rivin päästä

KUVA: Kuvassa on kuvattuna yksittäisen ryhmän muokkausmahdollisuudet

Hankinnan kohteet

Hankinnan kohteet voidaan luoda manuaalisesti tai tuoda Excel-importilla. 

Lisää uusi kohde

• Lisää uusi hankinnan kohde kirjoittamalla sen nimi kohtaan "uusi kohde". 

• Lisää hankittava määrä HUOM! Jos jätät hankittavan määrän tyhjäksi, järjestelmä käsittelee määrää yhtenä   

• Lisää yksikkö

  • Mikä on vertailtava yksikkö ja missä yksikössä tarjoajan halutaan syöttävän hinta

KUVA: Kuvassa hankinnan ryhmään "Teräkset" on lisätty yksi kohde nimeltä "Harjateräs" ja uuden kohteen voi lisätä kohdasta "Uusi kohde". 

Kohteen muokkaus

Kohteen rivin päästä löytyy mahdollisuuksia muokata kohdetta. 

• Poista kohde

  • Poista kyseinen kohde ryhmästä/osa-alueesta punaisesta raksista

• Siirrä

  • Voit siirtää kohteen toiseen kohtaan ryhmän/osa-alueen sisällä ottamalla kiinni rivistä ja vetämällä sen haluttuun kohtaan (Drag&drop) 

  • HUOM. Jos haluat siirtää kohteen toiseen ryhmään/osa-alueeseen valitse ryhmän/osa-alueen ylälaidasta nuolipainike "Ryhmän kohteiden ja kriteerien siirtäminen ja kopiointi" 

• Toiminnot

  • Sulje kohde

    • Sulje kohde alaviivasta yhdeksi riviksi, jotta kohteita on helpompi hallinnoida

  • Kopioi kohde

    • Toiminto tekee kopion kohteesta alapuolelle

  • Kohteen lisätiedot

    • Toiminnolla voidaan lisätä kaikille kohteille määriteltyyn lisätietoon tekstiä (ks. kaikkien ryhmien tai osa-alueiden käsittely > kohteiden lisätietokentät) 

KUVA: Kohteen toiminnot -valikko

Lataa hankinnan kohteet Excel-tiedostosta

Hankittavat kohteet voidaan tuoda määrämuotoisella Excel-pohjalla.

• Valitse ”Lataa hankinnan kohteet Excel-tiedostosta”

  • Avautuvasta ikkunasta voidaan ladata määrämuotoinen tuontipohja ”lataa pohja”

    • Hankinnan kohteet määritellään määrämuotoiseen tuontipohjaan

  • ”Valitse tiedosto” -painikkeella määrämuotoinen pohja tuodaan takaisin järjestelmään

    • "Excelistä tuodut ryhmät/osa-alueet ja kohteet korvaa nykyiset" -valinnalla ylikirjoitetaan hankinnan kohteen kriteerit -osiossa olevat tiedot

      • Jos valintaa ei tehdä, ryhmät/osa-alueet ja kohteet tulevat nykyisten perään

  • "Lähetä" -toiminnolla tuodaan ryhmät/osa-alueet ja kohteet tarjouspyynnölle

KUVA: Lataa hankinnan ryhmät/osa-alueet ja kohteet Excel -tiedosta ikkunasta valitaan "lataa pohja" ja tuodaan se järjestelmään valitsemalla se omalta koneelta. 

Määrämuotoisen Excel-pohjan täyttäminen

Excelissä on määrämuotoiset kentät, joihin täytetään tarvittavat tiedot. Exceliin on pakko täyttää A- ja B-sarakkeen tiedot, mutta muilta osin täytettävät kentät ovat vapaavalintaisia. Jos kenttiin täytetään tietoa, siirtyvät ne ko. otsikoiden alle hankinnan kohteisiin.

• A-sarakkeeseen määritellään, onko rivi (R) ryhmä/osa-alue vai (T) tunniste

• B-sarakkeeseen määritellään kohteen nimi

• C-sarakkeeseen määritellään hankittava määrä

• D-sarakkeeseen määritellään yksikkö

• F-sarakkeeseen määritellään tuotekoodi

• G-sarakkeesta eteenpäin voidaan luoda omia lisäsarakkeita, jotka näkyvät hankinnan kohteissa lisätietona

KUVA: Esimerkki Excel-tiedoston täyttämisestä