Gunningsbrieven sturen

Via Mercell Source-to-Contract kunt u de aanbieders op de hoogte stellen van de gunningsbeslissing via een digitale brief. Dit is praktisch, omdat u gelijk relevante informatie uit de software in de brief kan laden.

Gunningsbrief versturen

1. Klik in het linkermenu op Gunning, en vervolgens Brieven om het juiste scherm te openen.

2. U kan ervoor kiezen om per aanbieder een ander sjabloon in te laden, maar de meest efficiënte wijze is om op de gele balk te klikken (Sjablonen kiezen). Hiermee bepaal je in één keer welke sjablonen bij welke aanbieder geladen moeten worden.

3. Geef aan welk sjabloon er gebruikt moet worden voor welk scenario en klik op OK. De sjablonen worden ingeladen, dit kan even duren.

4. Aan de linkerkant ziet u een overzicht van alle aanbieders. Het groene icoontje met de beker wordt gebruikt om de winnaar(s) te markeren. Gedisqualificeerde aanbieders krijgen een stopbord-icoontje. Alle brieven staan nog in concept. Wanneer een brief niet direct naar uw zin is, kunt u deze bewerken door op het drie puntjes-icoon te klikken en vervolgens op Wijzigen.

5. U kunt de brieven die in concept zijn controleren of de juiste informatie erin staat. Wanneer dit is gedaan, klikt u op Afronden om deze brief naar de volgende fase te zetten. U kunt uw brieven verzamelen onder Klaar voor verzending. Vanaf hier kunt u klikken op Versturen om deze brief te versturen naar de aanbieder(s).

Belangrijk

• Voor bulk-acties (alles verzenden bijvoorbeeld) kunt u klikken op het drie puntjes-icoon. Deze vindt u achter de statussen (Concept, Klaar voor verzenden, Verzonden).

• De aanbieder ontvangt een notificatie van een verzonden gunningsbrief. Hij kan deze brief in de software bekijken en hier eventueel een pdf van maken.

• Een verzonden brief kunt u altijd herroepen. De leverancier kan vanaf dat moment de brief niet meer inzien.

Zie in onderstaande video stap voor stap hoe Gunningscommunicatie in Mercell Source-to-Contract werkt:

https://youtu.be/r1QFqmthWCw

Send award letters

Via Mercell Source-to-Contract, you can inform the supplier(s) of the award decision by means of a digital letter. This is practical, because you can immediately load relevant information from the software into the letter.

Send award letter

1. Click on Award in the left menu, and then Letters tab to open the appropriate screen.

2. You can choose to load a different template for each supplier, but the most efficient way is to click on the yellow bar (Choose Templates). This allows you to determine at once which templates should be loaded for which supplier.

3. Indicate which template should be used for which scenario and click OK. The templates will be loaded, this may take some time.

4. On the left side you will see an overview of all suppliers. The green icon with the cup is used to mark the winner(s). Disqualified suppliers will get a stop sign icon. All letters are still in draft. When a letter is not to your liking, you can edit it by clicking on the three dot icon and then on Edit.

5. You can check the letters in draft to see if they contain the correct information. When this has been done, click on Finish to move this letter to the next phase. You can collect your letters under Ready for sending. From here you can click Send to send this letter to the supplier(s).

Important

• For bulk actions (sending everything for example) you can click on the three dots icon. You will find it behind the statuses (Draft, Ready to send, Sent).

• The supplier receives a notification of a sent award letter. He can view this letter in the software and create a pdf of it.

• You can always revoke a sent letter. From that moment on, the supplier can no longer view the letter.

Vergabemitteilung verschicken

In Mercell Source-to-Contract können Sie die Anbieter über eine Vergabeentscheidung informieren, indem Sie eine digitale Mitteilung verschicken. Alle relevanten Informationen werden dabei automatisch in die Mitteilung übernommen.

Vergabemitteilung senden

1. Klicken Sie im Menü links auf Vergabe und anschließend auf Mitteilungen.

2. Falls gewünscht, können Sie pro Anbieter unterschiedliche Vorlagen verwenden. Die schnellste Methode ist jedoch, einfach auf die gelbe Leiste zu klicken (Vorlagen auswählen). Damit legen Sie einmal fest, welche Vorlagen für welchen Anbieter verwendet werden sollen.

3. Geben Sie an, welche Vorlage für welches Szenario verwendet werden soll, und klicken Sie auf OK. Die Vorlagen werden geladen. Dies kann einen kurzen Moment dauern.

4. Auf der linken Seite werden alle Anbieter angezeigt. Der/die Gewinner ist/sind mit dem grünen Pokal-Symbol gekennzeichnet. Abgelehnte Anbieter erhalten ein Einfahrt-verboten-Symbol. Alle Mitteilungen sind noch Entwürfe. Falls Sie eine Mitteilung noch bearbeiten wollen, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und anschließend auf Bearbeiten.

5. Sie können die Texte der Mitteilungen im Bereich „Entwurf“ noch überprüfen. Wenn Sie das erledigt haben, klicken Sie auf Abschließen, sodass die Mitteilung in die nächste Phase gelangt. Unter Bereit für den Versand können Sie Ihre Mitteilungen sammeln. Um die Mitteilung an den/die Anbieter zu senden, klicken Sie auf Verschicken.

Wichtiger Hinweis

• Für Batch-Prozesse (z. B. „Alle versenden“) können Sie auf das Symbol mit den drei Punkten klicken. Dieses finden Sie neben dem jeweiligen Status (Entwurf, Bereit für den Versand, Verschickt).

• Der Anbieter wird über den Versand einer Vergabemitteilung informiert. Er kann die Mitteilung in der Software anzeigen und bei Bedarf in eine PDF-Datei konvertieren.

• Sie können versendete Mitteilungen jederzeit widerrufen. Der Anbieter kann die Mitteilung dann nicht mehr öffnen.