HankintaPALA - Hankintahaku
- Tiina Virtanen
30.1.2024 Hankintahaku - näin teet tehokkaita hakuja Mercell-hankintatietokannasta.
Hankintahaku - toiminnolla voit hakea menneitä ja tulevia kilpailutuksia hankintatietokannastamme. Tietokanta tarjoaa mahdollisuuden tutustua niin käynnissä oleviin kuin jo menneisiin kilpailutuksiin sekä tuleviin päättyviin sopimuksiin. Saatavillasi ovat myös eri kilpailutusten hankinta-asiakirjat, myös menneistä hankinnoista.
Näytämme miten käytät hankintahakua entistä tehokkaammin löytääksesi juuri sinua kiinnostavat kilpailutukset. Opit myös, kuinka hankintahaun avulla kohdennat hakuprofiilisi tarkemmin juuri sinua kiinnostavien kilpailutusten lähteelle.
Tämä blogi on kooste HankintaPALAn webinaarista, jonka aiheenamme oli Hankintahaku.
Hankintapalan puolituntisen aikana katsoimme esimerkkeinä, miten tehdään tehokkaita hakuja Mercell-palvelun hankintatietokannasta Hankintahaku - osiossa.
SISÄLTÖ:
Hankintahaku Mercell-palvelussa – yleistä
Tapausesimerkkejä - Näin teet hakuja Mercell Hankintatietokannasta
Hankintahaku Mercell-palvelussa – yleistä
Hankintahaku-toimintoa voi hyödyntää esimerkiksi seuraavilla käyttötavoilla:
tekemällä itsenäisiä hakuja Mercellin Hankintatietokannasta erilaisilla hakukriteereillä
katsomalla miten omat hakuprofiili toimii, eli minkälaisia ilmoituksia niihin on osunut
hyödyntämällä hankintahaku- osiota yrityksen omien hakuprofiilien rakentamisessa ja parantamisessa. Esimerkiksi tarkistamalla, millaisia hakusanoja hankintailmoitusten kuvausteksteistä tai asiakirjoista löytyy ja millaisia CPV-sopimuskoodeja on vanhoissa hankintailmoituksissa aiemmin käytetty.
Etsimällä tiettyä kilpailutusta / hankintaa ja sen asiakirjoja
Hankintahaun haut eivät erikseen tallennu, eivätkä haut tai tekemäsi muutokset vaikuta saamiisi Mercell Update koontiviesteihin. Mikäli kaipaat palveluusi räätälöityjä hakuja, tilauksellesi voidaan lisätä hakuprofiileja, joihin tallennetaan toivotut hakuasetukset.
Miten Hankintahakuja pääsee tekemään?
Pääset tekemään hankintahakuja Mercell-Hankintatietokannasta kirjautumalla Mercell-palveluun.
Hankintahaku löytyy suurennuslasi-kuvakkeen alta.
Hakukriteerit selityksineen löydät tämän ohjesivun kautta
Tapausesimerkkejä - Näin teet hakuja Mercell Hankintatietokannasta
Hae koko tietokannasta halutun aikavalin ilmoitukset
Valitse Tarkennettu Haku-välilehti
Valitse hakuprofiili tai jätä oletusasetus joka hakee koko tietokannasta
Valitse haluttu aikaväli tai jätä oletusasetus joka hakee kuluvan päivän
Valitse haluttu päivämääräasetus tai jätä oletusasetus joka hakee julkaisupäivän mukaan
Valitse HAE
Hakutuloksena kaikki ilmoitustyypit kaikilta kynnysarvoilta. Oletus Maa-asetus on Suomi.
Hakutuloksen sininen merkki = lukematon ilmoitus (henkilökohtainen asetus)
Lipukemerkki ilmoituksen edessä = uniikki ilmoitus Mercell-palvelussa
Kolikot = kynnysarvot, 1 kolikko pienhankinta, 2 kolikkoa kansallinen hankinta, 3 kolikkoa EU- hankinta.
Tyyppi = ilmoitustyyppi
Alue = NUTS - koodialue, hankintayksikön ilmoittama
Maa = Valittu Maa - asetus hakualueelle
Julkaistu = Ilmoituksen julkaisupäivä Mercell-palvelussa
Tähti = onko ilmoitus nostettu suosikiksi. Vihreä tähti = suosikkilistalla, valkoinen = ei suosikkilistalla.
Lippu = onko ilmoituksesta tehty muistutus (henkilökohtainen asetus)
Kolme pistettä = onko ilmoitus nostettu Omiin Tarjouspyyntöihin/Tilaa muutettu (yrityskohtainen asetus)
Perunantoimittaja- hakuprofiilin haku
Valitse Tarkennettu Haku-välilehti
Valitse hakuprofiili, esimerkissä CPV-hakuprofiili - perunat
Valitse haluttu aikaväli ja päivämääräasetus. Tehdään haku jossa tuloksena on “onko tällä viikolla julkaistu jotain sopivaa jossa tarjousten jättöaikaa jäljellä?”
Oman profiilin asetukset näkyvät nyt hakukentässä. Maa-asetus Suomi, CPV-sopimuskoodit kuten hakuprofiilissa. Kaikki ilmoitustyypit kaikilta kynnysarvoilta.
Valitse HAE
Hakutuloksena ne ilmoitukset, jotka osuvat hakukriteereihin.
Hakutuloksissa näkyy, että ilmoitus on jo luettu (sininen pallo puuttuu) sekä ilmoitus ei ole suosikkilistalla (valkoinen tähti).
Mikäli hakutulos - kuten tässä esimerkissä - ei ole lainkaan oman toimialaasi sopiva ilmoitus, on hyvä katsoa miksi se on tuottanut osuman. Avasimme hankintailmoituksen ja katsoimme CPV-koodit välilehteä ja havaitsimme että ilmoituksen CPV - koodi oli 03- sarjan pääkoodi, joka tuottaa näköjään muitakin osumia kuin haluttuja perunoita. Koodin edessä on tikkataulu, josta tunnistamme että se on omassa seurannassa.
Rastista voit poistaa koodin omasta hakuprofiilistasi. Poistamalla koodin - et saa enää ilmoituksia joissa kyseistä koodia on käytetty omiin Mercell Update - viesteihisi.
Hakusanan käyttö
Tehdään haku jossa tuloksena on “onko jotain muuta peruna- aiheista kilpailutusta julkaistu jossa tarjousten jättöaikaa jäljellä?”
Valitse Tarkennettu Haku-välilehti
Valitse hakusana peruna*
Valitse haluttu aikaväli ja päivämääräasetus
Valitse HAE
Hakutuloksena ne ilmoitukset, jotka osuvat hakukriteereihin.
Hakutuloksissa näkyy, että kaikki ilmoitukset on jo luettu (sininen pallo puuttuu) sekä kaksi ilmoituksista on jo suosikkilistalla (vihreä tähti) sekä kolme pistettä ilmoituksen perässä kertoo, että ilmoituksen tilaa on vaihdettu ja se on omien tarjouspyyntöjen listalla (yrityksen yhteinen asetus, eli voi olla kollegan tai oma tekemä nosto).
Hakutuloksista näkyy myös, että hakusanalla hakeminen saattaa tuottaa myös “hukkaosumia”, mikäli haettava sana esiintyy hankintailmoituksen kuvauksessa, mutta muussa tarkoituksessa kuin toivotussa. Tässäkin esimerkissä ylin ilmoitus koski perunakellarin purkua, joka tuotti siksi osuman myös.
Mikäli hakutulos - kuten tässä esimerkissä Kouvolan kaupungin perunat - on oman toimialaasi sopiva ilmoitus, on hyvä katsoa miksi se ei ole tuottanut osumaa. Avasimme hankintailmoituksen ja katsoimme CPV-koodit välilehteä ja havaitsimme että ilmoituksen CPV - koodi oli 15- sarjan koodi, joka ei ollut omassa seurannassamme. (tikkataulu koodin edestä puuttui)
Plus - merkistä voit lisätä koodin omaan hakuprofiiliisi. Jatkossa saat ilmoitukset, jossa kyseistä koodia on käytetty omiin Mercell Update - viesteihisi.
Vanhan kilpailutuksen etsiminen
Aiemman esimerkin haku tuotti julkaisun, jossa kilpailutettiin perunoita Kouvolan kaupunkiin. Kukakohan sen viimeksi voitti?
Tehdään haku jossa tuloksena on “löytyykö Kouvolan kaupungin aiempaan perunahankintaan hankintailmoitusta tai jälki-ilmoitusta?”
Valitse Tarkennettu Haku-välilehti
Valitse hakusana peruna* +kouvola
Valitse haluttu aikaväli, esim. kuluvasta päivästä 4 vuotta taaksepäin, julkaisupäivän mukaan.
Valitse HAE
Hakutuloksena ne ilmoitukset, jotka osuvat hakukriteereihin.
Hakutuloksista näkyy sekä hankintailmoitus että jälki-ilmoitus, josta saamme lisätietoa vanhasta kilpailutuksesta. EU- kynnysarvon ylittävistä Jälki-ilmoituksista löytyy hankintalain mukaiset hankintayksikön ilmoittamat tiedot. Avaamalla ilmoitukset, pääset katsomaan ilmoitusnäkymää ja tarkistelemaan sen tietoja.
Tehdään haku jossa tuloksena on “Onko peruna-aiheisia DPS:iä auki”
Valitse Tarkennettu Haku-välilehti
Valitse hakusana peruna*
Valitse haluttu aikaväli ja päivämääräasetus
Valitse HAE
Hakutuloksena ne ilmoitukset, jotka osuvat hakukriteereihin.
Hakutuloksista näkyy yksi DPS ja oikean reunan kolme pistettä paljastaa, että tämä on yrityksen jonkun henkilön toimesta jo nostettu omiin tarjouspyyntöihin. Avaamalla ilmoitukset, pääset katsomaan ilmoitusnäkymää ja tarkistelemaan sen tietoja.
Hakusanan käyttö
Tehdään haku jossa tuloksena on “miten haetaan hankintoja silloin, kun tarjoan tiettyjä tuotteita, jotka on yleensä listattu exceleihin eli sisälle asiakirjoihin eikä tuotetta ole välttämättä kerrottu hankinnan kuvauksessa?”
Valitse Tarkennettu Haku-välilehti
Valitse hakusana, esim. N01BB58 (lääkkeen koodi)
Valitse haluttu aikaväli ja päivämääräasetus
Valitse Rajaa Hakua kohtaan Tekstit ja dokumentit
Valitse HAE
Hakutuloksena ne ilmoitukset, jotka osuvat hakukriteereihin.
Hakutuloksista näkyy yksi hankintailmoitus ja tarkempi tarkastelu osoittaa, että kyseinen hakusana löytyy hankintailmoituksen tarjousasiakirjan sisältä. Huomaa että asiakirjapaketti (.zip) pitää ladata omalle koneelle, ja purkaa ennen hakutoiminnon käyttöä.
K: Joskus huomaa, että ilmoituksesta näyttäisi puuttuvan jostain hankinnoista, voitko vielä näyttää, mistä asiakirjat löytyvät, jos siellä on jokin paikka josta en oo ymmärtänyt katsoa?
V: Hyvä kysymys, tässä hyvä esimerkki ilmoituksesta, johon on tullut asiakirjojen lisäyksen jälkeen palvelussamme vielä julkaisun jälkeen päivitys ja asiakirjat eivät päivitetyssä versiossa (versio 3) näy. Tällöin pitää valita versioista näkyviin se versio, jossa asiakirjat on lisätty (versio 2).
Suurkeittiölaitteiden ja -kalusteiden sekä niiden asennuksen hankinta Rikosseuraamuslaitos
Valitse Näytä kaikki kohdasta Versiot
Valitse se versio, johon Hankinta-asiakirjat lisätty (Mercell Quality check)
Löydät asiakirjat Versiosta 2
Mikäli asiakirjat puuttuvan kokonaan, kyseessä voi olla ilmoitus johon joko laadunvalvontamme ei ole voinut niitä lisätä tai eivät ole vielä ehtineet lisätä. Tällöin kannattaa kysyä asiakaspalvelusta lisätietoja.
Jos tarvitset apua hankintahaun kanssa, tai haluat lisää lisää hakuprofiileja, voit myös ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme asiakaspalveluportaalimme kautta.
Lähteet:
Mercell: Open the World of Public Business
00-9.30Päättyvät sopimukset
29.11. klo 9.00-9.30