Fylla i ESPD-formulär – Kvalifikationskrav
- Kent
Analytics
I två andra artiklar går vi igenom hur du ska fylla i ESPD-formuläret del II – Uppgifter om leverantören och ESPD – Skäl till avslag. I den här artikeln ska vi gå igenom den sista delen av formuläret – Kvalifikationskrav.
Här måste du svara på de olika kraven som uppdragsgivaren har uppgett i formuläret. Det du måste förstå är skillnaden mellan kvalifikationskrav och dokumentationskrav.
· Kvalifikationskrav är uppdragsgivarens krav på leverantörernas kvalifikationer. Uppdragsgivare ska beskriva vilka minimikrav som gäller för att få delta i upphandlingen.
· Dokumentationskrav är uppdragsgivarens krav på vilken dokumentation leverantören ska lämna för att visa att de uppfyller kvalifikationskraven.
Uppdragsgivaren har oftast beskrivit minimikraven antingen i själva ESPD-formuläret eller i upphandlingsunderlaget.
Eller kanske både och. I så fall bör du kontrollera om samma krav har angetts på båda ställena. Har det inte gjorts bör du kontakta uppdragsgivaren och be att få det förtydligat.
A: Lämplighet / a: Sammanställning av alla kvalifikationskrav
Här anges som regel krav på att företaget ska vara registrerat i företagsregistret. Det kan också finnas krav på att företaget ska vara registrerat i ett branschregister, är medlem i en medlemsorganisation eller att företaget innehar särskilda behörigheter.
Svarsalternativen är ”Ja” eller ”Nej”.
Om dokumentationen kan laddas ned från internet svarar du ”Ja” på frågan ”Är uppgifterna möjliga för uppdragsgivaren att hämta kostnadsfritt i en databas i en EES-stat?” och uppger URL och eventuellt kod eller lösenord om det krävs för att komma åt dokumentationen. Detta är till exempel aktuellt när ditt företag är registrerat i en databas med godkända leverantörer eller om alla medlemmarna i en medlemsorganisation finns listade på en webbsida.
a: Sammanställning av alla kvalifikationskrav
Det händer också att uppdragsgivaren bara har uppgett kvalifikationskraven i upphandlingsunderlaget och har angett ett krav i ESPD-formuläret där du måste bekräfta att kraven i upphandlingsunderlaget är uppfyllda.
Om så är fallet och ni ska bjuda in en underleverantör att fylla i ESPD-formuläret bör du vara medveten om att underleverantören inte kommer att se det här kravet och därför inte heller har något krav att besvara.
B: Ekonomisk och finansiell kapacitet
Som framgår av rubriken handlar den här delen av formuläret om ekonomisk kapacitet. Uppdragsgivaren har möjlighet att välja olika typer av krav som leverantörerna ska besvara. De olika kraven har olika svarsalternativ. Det ska generellt vara ganska intuitivt att svara på dem och de olika fälten har en valideringsfunktion så att du inte lägger till information i fel format.
Om uppdragsgivare har bett om information för flera år klickar du på +-tecknet för att lägga till år.
I fält där du ska ange en siffra i kronor ska du ange hela tal utan mellanrum och decimaler.
Finansiella nyckeltal
Finansiella nyckeltal kan beräknas utifrån resultaträkningen eller balansen och ger en snabb överblick över företagets räkenskaper. Om uppdragsgivaren ber om finansiella nyckeltal men inte har specificerat vilka nyckeltal som efterfrågas bör du kontakta uppdragsgivaren och be om en precisering.
Om dokumentationen kan laddas ned från internet svarar du ”Ja” på frågan ”Är uppgifterna möjliga för uppdragsgivaren att hämta kostnadsfritt i en databas i en EES-stat?” och uppger URL och eventuellt kod eller lösenord om det krävs för att komma åt dokumentationen.
C: Tekniska och yrkesmässiga kvalifikationer
Här ska uppdragsgivaren uppge vilka tekniska kvalifikationer som krävs i upphandlingen. Vilka krav som uppdragsgivaren får lov att ställa på dokumentationen anges i FOA § 16-6.
På samma sätt som under formulärets del B kan du här fylla i de uppgifter som efterfrågas.
Ange relevant information i fälten och använd +-tecknet för att lägga till mer.
D: System för kvalitetssäkring och miljöstandard
Här kan uppdragsgivaren ställa krav på att leverantörerna ska ha kvalitets- och miljöledningssystem som uppfyller europeiska standarder, till exempel ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 27001.
Du ska alltså bekräfta att ni har ett system som uppfyller de angivna minimikraven. Detta betyder inte nödvändigtvis att ni måste ha certifiering. Uppdragsgivare ska även acceptera annan dokumentation som bevisar att kravet är uppfyllt enligt FOA § 16-7. Men du måste alltså kunna dokumentera att företaget har vidtagit kvalitetssäkringsåtgärder eller miljöledningsåtgärder som motsvarar de efterfrågade kvalitetssäkringsstandarderna eller miljöledningssystemen eller -standarderna.