Het digitaal UEA toepassen

Het digitaal UEA inrichten als inkoper

1. Ga (samen met uw beheerder) naar Organisatie, kies Wijzigen en controleer of onder de optie Type organisatie de checkbox is aangevinkt met Activeer UEA in combinatie met Publieke inkoper. 

2. Open uw tender en open het tabblad Vragenlijsten.

3. Klik op de gewenste vragenlijst (of maak deze aan) waar het digitaal UEA onderdeel van zal worden.

4. Open de vragengroep en Klik op Toevoegen en kies daar als vraagtype DigitaalUEA.

5. Klik op de blauwe Start digitaal UEA knop. Er opent zich een nieuw tabblad met de webinterface van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

6. Geef aan dat u een aanbestedende dienst of entiteit bent en doorloop alle stappen tot en met 'Klaar'.

7. Klik op Overzicht en controleer het gehele formulier. Is alles akkoord? Kies dan voor Opslaan. 

8. U wordt  teruggestuurd naar Mercell Source-to-Contract waar het formulier klaarstaat voor gebruik. U ziet hier vervolgens in het groen Digitaal UEA afgerond. Indien u vroegtijdig heeft afgebroken staat er UEA niet klaar.

9. Vul in het tekstveld eerst een algemene instructie voor de aanbieder.

10. Kies vervolgens de juiste evaluatiemethode. Net als bij Document evaluatie of Open vraag, dient u de beantwoording van de inschrijvers te evalueren. Hiervoor stelt u een evaluatiemethode. Klik vervolgens op Opslaan om de vraag af te ronden en op te slaan. 

Belangrijk 

Het pdf-bestand dat u ziet, is enkel voor uw eigen archief. Dit zal de inschrijver niet zien. De inschrijver ziet een blauwe Start knop om het UEA digitaal in te vullen. Benieuwd hoe een aanbieder het UEA digitaal invult? Kijk dan hier. 

Deel 2 van het oude 'PDF' UEA, automatisch wordt toegevoegd in de digitale UEA wanneer aanbieders die invullen.

Als u in een lopende aanbesteding het vraagtype wilt aanpassen van de oude variant naar het nieuwe digitale UEA, worden de eerder door de leverancier geüploade versies verwijderd. 

Toch het digitaal UEA met natte handtekening  ontvangen?

Instrueer dan de aanbieders om na het invullen van het UEA, het formulier als PDF te downloaden. Zij kunnen deze printen, ondertekenen, uploaden en op die manier nogmaals indienen. Neem hiervoor wel een extra vraag over op in de vragenlijst met als vraagtype Document Evaluatie. Want bij het vraagtype Digitaal UEA is er géén mogelijkheid een document apart te uploaden. 

Een inschrijver wil met een combinant inschrijven als combinatie?

Als een inschrijver het formulier heeft ingevuld en opgeslagen, staat een knop waarmee hij meerdere digitale UEA's kan toevoegen. Voor iedere combinant vullen ze zo eenvoudig een extra digitaal UEA in.

Applying the digital UEA (EU)

Setting up the digital UEA as a buyer.

1. Go (together with your administrator) to Organization, choose Change and check whether under the option Type of organization the checkbox is ticked with Activate UEA in combination with Public purchaser. 

2. Open your tender and open the Questionnaires tab.

3. Click on (or create) the desired questionnaire that the digital UEA will be part of.

4. Open the questionnaire and click on Add and choose Digital UEA as question type.

5. Click on the blue Start digital UEA button. A new tab will open with the web interface of the Uniform European Tender Document.

6. Indicate that you are a contracting authority or entity and go through all the steps up to 'Done'.

7. Click on Overview and check the entire form. Is everything correct? Then choose Save. 

8. You will be returned to Mercell Source-to-Contract where the form is ready to use. You will then see here in green Digital UEA completed. If you aborted early, UEA is not ready.

9. In the text field, first enter a general instruction for the provider.

10. Then choose the appropriate evaluation method. As with Document Evaluation or Open Question, you need to evaluate the registrants' responses. To do this, set an evaluation method. Then click Save to finalize and save the question. 

Important

The pdf file you see is for your own records only. The registrant will not see this. The registrant will see a blue Start button to fill out the UEA digitally. Curious how a provider fills out the UEA digitally? Then look here. 

Part 2 of the old 'PDF' UEA, automatically added in the digital UEA when providers complete it.

If you want to change the question type from the old version to the new digital UEA in an ongoing tender, the versions previously uploaded by the supplier will be removed. 

Still receive the digital UEA with a wet signature?

Then instruct the suppliers to download the form as a PDF after completing the UEA. They can then print it out, sign it, upload it and submit it again in this way. Do include an extra question about this in the questionnaire with the question type Document Evaluation. Because with the Digital UEA question type there is no possibility of uploading a document separately. 

A tenderer wishes to tender as a combination?

When a tenderer has completed and saved the form, there is a button with which he can add multiple digital UEAs. In this way they can easily fill in an extra digital UEA for each consortium member.